Jak stworzyć idealną politykę obecności pracowników

Od dzieciństwa uczono nas, że nigdy nie należy się spóźniać i zawsze być przygotowanym. Niektórzy nawet słyszą echa rodziców odbijające się w uszach. Czy jesteś gotowy do szkoły?!

Mimo to istnieje wiele czynników decydujących o tym, dlaczego ktoś się spóźnia lub nie pojawia, szczególnie w środowisku pracy. Choroby, dojazdy do pracy lub problemy osobiste to niektóre z głównych czynników spóźnień, przez które od czasu do czasu wszyscy przechodzimy.

Obecnie wielu pracodawców jest do pewnego stopnia dość tolerancyjnych, ale gdzie wyznaczają granicę? Cóż, odpowiedź leży w zasadach dotyczących obecności pracowników.

W poniższych akapitach:

• Przejrzyj główne punkty wszystkich zasad dotyczących obecności pracowników,
• Oferuj darmowe szablony polis,
• Podaj przykłady ich wypełnienia,
• Otrzymasz wskazówki od profesjonalistów dotyczące zasad obecności oraz
• Odpowiedz na niektóre z najczęstszych pytań dotyczących zasad obecności pracowników.

Co to jest polityka obecności?

Jeśli nie słyszałeś wcześniej o zasadach dotyczących obecności lub Twoja firma po prostu z nich nie korzysta, oto proste zestawienie.

Polityka obecności to dokument lub zestaw dokumentów ustalających jasne wytyczne dotyczące obecności pracowników w konkretnej firmie. Dzięki takim dokumentom wszyscy pracownicy są świadomi zasad i wytycznych dotyczących takich kwestii, jak:

• Zmiany,
• przerwy na lunch,
• Opieszałość,
• Procedury (PTO, liście itp.) oraz
• Wszelkie działania dyscyplinarne wynikające z nieprzestrzegania zasad.

Nie wszystkie zasady są takie same i zadaniem pracodawcy jest dostosowanie ich do swoich potrzeb.

W związku z tym liczba warunków i dokładne informacje zawarte w takich polisach zależą od pracodawcy.

Jaka jest dobra polityka frekwencji?

Nie można w rzeczywistości stworzyć uniwersalnie „dobrej” polityki frekwencji, ponieważ nie ma uniwersalnej podstawy, na której można by zdefiniować zasady.

Krótko mówiąc, firmy różnią się, podobnie jak ich wymagania. Dlatego dobra polityka dotycząca frekwencji to ta, która najlepiej pasuje do firmy.

Oto zestawienie wszystkiego, w czym powinna Ci pomóc polityka dotycząca obecności, jeśli chcesz stworzyć najlepszą z możliwych dla swojej firmy.

Świetna polityka obecności pomaga zrównoważyć potrzeby Twoje i pracowników

Zmiana 9-17 to już od jakiegoś czasu standard w sferze biznesowej i wiele osób nie wyobraża sobie pracy na innych zmianach i restrukturyzacji swojego grafiku.

Jednak w zależności od rodzaju działalności i pracy wykonywanej przez każdego pracownika zmiany mogą zakłócić naturalną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Na przykład praca na nocne zmiany wpływa na czas osobisty pracownika i zakłóca jego harmonogram snu. Dlatego dobra polityka mogłaby zawierać klauzulę mówiącą, że każdy pracownik powinien pracować nie więcej niż X nocnych zmian w miesiącu/tygodniu, aby zaspokoić potrzeby wszystkich.

Świetna polityka obecności pomaga śledzić godziny pracy

Przestarzałe systemy śledzenia godzin pracy zawsze miały wady w działaniu – listy obecności gubiły się lub ktoś zapominał o zarejestrowaniu wejścia/wyjścia.

Obecnie każdy korzysta z rejestratora czasu i nie ma potrzeby zatrudniania dodatkowej siły roboczej do nadzorowania obecności. Dlatego ustalenie zasad korzystania z modułu do śledzenia czasu byłoby korzystne zarówno dla pracowników, jak i firmy, ponieważ zminimalizowałoby błędy i pozwoliło wszystkim skupić się na zadaniach zawodowych.

Systemy śledzenia czasu, takie jak Clockify, automatyzują proces do tego stopnia, że ​​rejestrowanie wejścia/wyjścia odbywa się za pomocą prostego logowania i dwóch kliknięć — rozpoczynając zmianę i kończąc ją.

Polityka doskonałej frekwencji wyjaśnia wytyczne wspierające prawa pracowników

Ustalenie jasnych wytycznych pomoże każdemu przestrzegać zasad i nie zepsuć procesu. Jednak ważne jest, aby wiedzieć, gdzie wytyczyć linię. Innymi słowy, uczyń swoje zasady rozsądnymi .

Na przykład, jeśli godziny pracy mieszczą się w przedziale od 9:00 do 18:00, zapewnij pracownikom odpowiednią ilość czasu na przerwę na lunch w odpowiednich porach, np. o 12:00 i 15:00

Ponadto, jeśli konieczna jest fizyczna obecność, elastyczny harmonogram pracy Twoich pracowników z pewnością przyniesie korzyści wszystkim, ponieważ zapewni im wystarczająco dużo czasu na dotarcie do pracy bez poświęcania zbyt dużej ilości czasu osobistego przed zmianami lub po nich.

Co uwzględnić w polityce obecności?

Teraz, gdy zapoznałeś się już z ogólnym pojęciem zasad dotyczących obecności i ich celem, wymienimy i wyjaśnimy kilka ogólnych zestawów zasad i punktów, które każda firma powinna uwzględnić w swojej dostosowanej polityce obecności.

Ogólne zasady

Jak wspomniano wcześniej, istnieją pewne ogólne zasady, które prawie każda firma uwzględnia w swoim zestawie zasad dotyczących obecności i Ty też powinieneś.

Takie zasady zwykle odnoszą się do:

• Godziny pracy (dzienne i tygodniowe) oraz
• Przyjazd/wyjazd z pracy (biurowej lub zdalnej).

Niektóre firmy zawierają ogólną politykę dotyczącą wnioskowania o urlop lub mają szczegółową politykę, która szczegółowo opisuje warunki i sposób wykorzystania naliczonego czasu wolnego.

Opieszałość

Prawie każda firma wyraźnie podaje szczegółowe wytyczne dotyczące spóźnień w swoich listach obecności.

Ogólnie rzecz biorąc, spóźnienie definiuje się jako spóźnienie do pracy, niezależnie od dokładnej liczby minut i sekund. Mimo wszystko spóźnianie się jest spowodowane wieloma czynnikami i dlatego firmy często oferują okres karencji — zazwyczaj dopuszczalne jest 15–20 minut.

Ponownie okres karencji zależy od rodzaju pracy wykonywanej przez pracowników. Jeśli dane zadanie jest czasochłonne, spóźnienie może nie być tolerowane. Dlatego większość pracodawców ustala wytyczne, które jasno stwierdzają:

• Okres karencji,
• Ramy czasowe, w których należy powiadomić przełożonego oraz
• Postępowania dyscyplinarne za spóźnienia.

Płatny czas wolny (PTO) i usprawiedliwione nieobecności

Pracownicy powinni mieć prawo do PTO (płatnego lub bezpłatnego, w zależności od tego, gdzie mieszkają), a liczba wykorzystanych dni zwykle zależy od umowy, którą zawarli z pracodawcą, ale prawdopodobnie okaże się, że istnieje minimum stanowe/krajowe dla liczba dni, z których możesz skorzystać.

Istnieją jednak pewne przepisy, których należy przestrzegać, aby mieć pewność, że firma będzie działać sprawnie podczas Twojego urlopu.

Ponadto takie postanowienia polityki powinny przewidywać, że pracownicy muszą:

• Powiadom z wyprzedzeniem swojego przełożonego oraz
• Upewnij się, że większość ich współpracowników nie zaplanowała wakacji w tym samym terminie.

Ponadto każdy pracodawca musi liczyć się z nieprzewidzianymi okolicznościami, takimi jak:

• Choroby,
• Poród,
• Wypadki i
• Różne sytuacje awaryjne.

W takich przypadkach z całą pewnością w polisie będzie napisane, że musisz jak najszybciej powiadomić przełożonego i dostarczyć niezbędne informacje i dokumenty potwierdzające przyczynę nieobecności.

Nieusprawiedliwione nieobecności

Pracodawca musi oczywiście zabezpieczyć się na wypadek nieusprawiedliwionego spóźnienia lub nieobecności.

Wyróżniamy dwa rodzaje nieobecności nieusprawiedliwionych:

• Nie ma połączeń, nie ma pokazów, i
• Porzucenie pracy.

Nie ma połączenia, nie ma pokazu

Żadne wezwanie nie pojawia się praktycznie mówi samo za siebie – pracownik nie pojawia się w miejscu pracy lub nie zgłasza się, jeśli praca wykonywana jest zdalnie bez wcześniejszego powiadomienia. Pracodawca ma ustalić zasady postępowania w takich przypadkach — czy można tolerować niestawienie się, ile razy może się to zdarzyć, oraz kryteria ustalania, czy naruszenie stanowi przypadek niestawienia się.

W niektórych nagłych przypadkach może się zdarzyć, że pracownik nie był w stanie powiadomić swojego przełożonego i w związku z tym mógł ponieść konsekwencje dyscyplinarne, mimo że dana sprawa mogła go usprawiedliwić. Dlatego ważne jest jasne zdefiniowanie parametrów, czym jest „no call no show” i wyszczególnienie potencjalnych przypadków, które mogą należeć do tej kategorii.

Porzucenie pracy

Poważniejszym wykroczeniem jest porzucenie pracy — niestawienie się w miejscu pracy lub stawianie się zdalnie przez kilka dni bez wcześniejszego powiadomienia. Również w tym przypadku do pracodawcy należy określenie, ile dni nieobecności uważa się za porzucenie pracy.

Działania dyscyplinarne

W przypadku naruszenia i nieprawidłowego przestrzegania którejkolwiek z powyższych zasad, pracodawca może podjąć wszelkie działania dyscyplinarne spełniające kryteria. Powaga wykroczenia będzie zazwyczaj determinować rodzaj działań dyscyplinarnych, takich jak:

• Ostrzeżenie pierwszego sprawcy od bezpośredniego przełożonego,
• Pisemne ostrzeżenie od kierownika,
• Ostatnie ostrzeżenie — spotkanie z działem HR i
• Zakończenie.

Jednakże wszelkie działania dyscyplinarne muszą być wyraźnie określone w zasadach obecności, aby były ważne.

Wyjątki

Do pracodawcy i zespołu prawnego należy zaproponowanie odpowiednich wyjątków od działań dyscyplinarnych zgodnie z prawem. W wielu przypadkach pracownik może być nieobecny w pracy i zostać zwolniony ze względu na wymogi prawne lub państwowe, takie jak:

• Obowiązek sędziowski,
• Obowiązek wojskowy,
• Ustawa o urlopach rodzinnych i zdrowotnych – urlop FMLA,
• Urlop wyborczy,
• Urlop w nagłych przypadkach itp.

Wzór polityki obecności pracowników

Poniżej znajduje się przykładowa polityka dotycząca obecności pracowników, którą możesz pobrać i wykorzystać do opracowania własnych wytycznych.

Aby pobrać kopię Polityki obecności pracowników (DARMOWY SZABLON), kliknij link prowadzący do tego formatu, a zobaczysz nową zakładkę z następującym pytaniem:

Czy chcesz sporządzić kopię szablonu zasad obecności pracowników?

Kliknij przycisk Utwórz kopię, co umożliwi skopiowanie i edycję szablonu. Po zapisaniu kopii na Twoim Dysku będziesz mógł ją edytować i dostosować do swoich potrzeb.

️ Polityka obecności pracowników (DARMOWY SZABLON)

Jak wypełnić wzór polityki obecności?

Następnie wypełnimy szablon, aby dać Ci lepszy obraz tego, jak powinien wyglądać produkt końcowy. Należy pamiętać, że informacje podane w przykładzie są fikcyjne i nie odzwierciedlają rzeczywistych zasad obecności firmy.

Przykładowa część wprowadzająca Polityki obecności pracowników (szablon).

Część wprowadzająca do polityki obecności jest ważna, aby nadać ton dokumentowi i upewnić się, że pracownicy wiedzą, czego się spodziewać. Oto przykład, którego możesz użyć:

Kompromis i znalezienie złotego środka w WHMOF jest kluczem do zapewnienia absolutnego profesjonalizmu i osiągnięcia naszych celów. Dlatego też poniższe zasady odzwierciedlają nasze oczekiwania wobec każdego pracownika. Należy pamiętać, że zgadzając się i podpisując ten dokument, przestrzegasz wszystkich przewidzianych w nim postanowień i jesteś zobowiązany do ich przestrzegania, aby uniknąć działań dyscyplinarnych.

Przykład polityki czasu pracy

Oto przykład polityki dotyczącej czasu pracy, którą możesz zastosować w swojej firmie:

Przykład polityki spóźnień

Polityka dotycząca spóźnień to najważniejszy segment, który należy uwzględnić w polityce dotyczącej obecności pracowników. Oto jak możesz stworzyć swój własny:

Przykład polityki płatnego urlopu (PTO) i usprawiedliwionych nieobecności

Jeśli Twoja firma oferuje PTO, oto przykładowa polityka, którą możesz zastosować w swojej firmie:

Przykład polityki nieusprawiedliwionych nieobecności

Poniżej znajduje się przykład polityki, którą można ustawić dla nieusprawiedliwionych nieobecności:

Przykład polityki działań dyscyplinarnych

Naturalnie nieprzestrzeganie wytycznych będzie skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych. Oto niektóre sankcje, które Twoja firma może zastosować lub dostosować:

Przykład wyjątków

Wyjątki od zasad są dość powszechne w wszelkich dokumentach prawnych. Poniżej wymieniono niektóre z najczęstszych wyjątków w USA:

Niniejszym akceptuję warunki Zasad obecności pracowników i potwierdzam, że przeczytałem i zrozumiałem działania dyscyplinarne, które mogą nastąpić w przypadku nieprzestrzegania wspomnianych Zasad.

Jak ulepszyć politykę frekwencji?

Szablon i dostarczone przez nas przykłady w żadnym wypadku nie stanowią ostatecznej odpowiedzi na politykę doskonałej frekwencji, ale powinny dać ci ogólne pojęcie o tym, jak stworzyć własną.

Z drugiej strony same zasady zawsze opierają się na potrzebach firmy, dlatego nigdy nie będzie uniwersalnej polityki obecności.

Tworząc własny dokument, należy jednak zwrócić uwagę na kilka rzeczy.

Wskazówka nr 1: Zawsze bądź konkretny

Upewnij się, że nie ma żadnego pola manewru, z którego pracownicy mogliby skorzystać. Na przykład, jeśli polityka stanowi, że spóźnienie będzie zawsze tolerowane do 15 minut, pracownicy zwrócą na to uwagę i zawsze rozpoczną swoją zmianę o 9:15 (jeśli ich zmiana zaczyna się o 9:00).

Należy zatem podać, ile razy w tygodniu/miesiącu pracownik może spóźnić się.

Wskazówka nr 2: Bądź sprawiedliwy i uczciwy

Nikt nie chce tolerować trudnych warunków pracy. Mimo to jest zrozumiałe, jeśli masz rygorystyczne zasady, które są ściśle powiązane z dobrobytem firmy. Dlatego idź na kompromis i upewnij się, że wszyscy są zadowoleni.

Na przykład, jeśli istotne jest, aby wszyscy pracownicy byli na miejscu nie później niż o 9:00 i niedopuszczalne są spóźnienia, zrekompensuj im długą przerwę na lunch lub dodatkowe dni urlopu.

Wskazówka nr 3: Upewnij się, że wszyscy rozumieją zasady

Nie będzie absurdem twierdzenie, że większość z nas, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, pomija czytanie dokumentów i po prostu je podpisuje. Ponadto żargon prawniczy może być dla niektórych trudny i wymagać dodatkowych wyjaśnień.

Dlatego upewnij się, że Ty lub Twój dział HR omawiacie zasady dotyczące obecności pracowników ze wszystkimi pracownikami, aby każdy mógł być na pokładzie i skupić się na swoich zadaniach.

Wskazówka nr 4: Nagradzaj przestrzeganie zasad

Z pewnością znajdą się pracownicy, którzy przestrzegali wszystkich zasad, wytycznych i zasad zawartych w tej książce. Dlatego niesprawiedliwe byłoby nienagradzanie ich za ich ciężką pracę i poświęcenie.

Ponadto nagrody wynikające z doskonałej frekwencji mogą służyć jako motywacja dla innych pracowników i pomóc w zwiększeniu ich produktywności.

Często zadawane pytania dotyczące zasad obecności pracowników

Jeśli niektóre z wcześniej wymienionych terminów były nieco mylące, sekcja FAQ powinna wszystko wyjaśnić.

Jakie są standardowe zasady dotyczące obecności?

Mówiąc najprościej, standardowe zasady dotyczące obecności stanowią zestaw dokumentów regulujących postępowanie pracowników w zakresie obecności. Polityka, podobnie jak ta szczegółowo opisana powyżej, zazwyczaj zawiera szczegółowe informacje dotyczące:

• Praca zmianowa,
• Opieszałość,
• PTO i
• Inne sprawy związane z frekwencją.

Jaka jest rozsądna polityka dotycząca obecności?

Rozsądna polityka frekwencji to taka, która odpowiada zarówno pracownikom, jak i pracodawcy. Innymi słowy, pracownicy mają wystarczającą swobodę, aby zrównoważyć życie osobiste i zawodowe, podczas gdy pracodawcy mogą zobaczyć doskonałą frekwencję i wyniki.

Jaka jest polityka stałego uczestnictwa w szkoleniu przez 6 miesięcy?

Kroczący okres 6 miesięcy jest zwykle definiowany jako okres z poprzednich 6 miesięcy, który stanowi podstawę do obliczenia określonego zdarzenia – w tym przypadku obecności.

Generalnie firmy i przedsiębiorstwa działające w ten sposób korzystają również z systemu punktów frekwencji, aby nagradzać dobrą frekwencję i „karać” spóźnienia. Jednak po 6 miesiącach wszystkie punkty obecności i dane zostaną usunięte, a pracownicy będą mogli zacząć od nowa.

Na czym polega polityka obecności bez winy?

System frekwencji bez błędów to coś, co wszyscy znamy z wczesnych lat szkolnych. System punktowy przydziela punkty za spóźnienia i absencje, a jeśli zbierzesz ich odpowiednią ilość, następuje postępowanie dyscyplinarne.

Co to jest rekord obecności?

Rejestr obecności służy do gromadzenia i zapisywania informacji o obecności każdego pracownika w celu uzyskania pełnego obrazu wyników pracy danego pracownika.

Do takich dokumentów zalicza się zazwyczaj:

• Zapisy wejść/wyjść,
• Suma godzin przepracowanych w miesiącu/roku,
• Przerwy w miesiącu/roku,
• Dni chorobowe wykorzystane w ciągu miesiąca/roku oraz
• Pozostawić do wykorzystania na miesiąc/rok.

Wniosek: Dobra polityka frekwencji pomaga osiągnąć cele zawodowe

Jak sugeruje tytuł, ulepszenie ogólnego systemu obecności i aktualizacja zasad będzie bardzo pomocne.

Nie tylko wpłynęłoby to na wydajność i zapewniłoby obecność wszystkich pracowników przez cały czas trwania ich zmian, ale także zwiększyłoby produktywność poprzez nagradzanie doskonałej frekwencji.

Ogólnie rzecz biorąc, precyzja i jasne wytyczne pomogą wszystkim znaleźć się na tej samej stronie.

ℹ️ Czy Twoja firma stosuje zasady frekwencji? Daj nam znać na adres [email protected], a być może uwzględnimy Twoje przemyślenia w tym lub jednym z naszych przyszłych artykułów. Udostępnij także ten post osobie, która potrzebuje narzędzia do śledzenia czasu pracy, aby ulepszyć system obecności swoich pracowników.