Zaległości w płacach: co to oznacza?

Jako właściciel firmy musisz zadbać o różnego rodzaju wydatki. A mając do czynienia z różnymi wydatkami biznesowymi, prawdopodobnie słyszałeś od swojego księgowego termin „zaległości w płacach”, ale nie byłeś pewien, co to znaczy.

Cóż, jeśli rekompensujesz swoim pracownikom godziny przepracowane po upływie terminu płatności, to jest to zaległość w płacach .

Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć zaległości na liście płac, stworzyliśmy krótki przewodnik wyjaśniający nie tylko to pojęcie, ale także inne wyrażenia, takie jak „płacenie z góry” i „płacenie na bieżąco” — więc bądź na bieżąco.

W tym poście na blogu omówimy również następujące tematy:

• Co oznaczają zaległości na liście płac,
• Różnica między listą płac z dołu a wypłatami bieżącymi i zaliczkowymi,
• Przykład płatności z dołu,
• Zalety i wady płacenia pracownikom zalegającym z płatnościami i
• Najczęściej zadawane pytania dotyczące zaległości i zaległości w płacach.

A więc zacznijmy.

Co oznaczają zaległości na liście płac?

Jeśli prowadzisz listę płac za ostatni tydzień zamiast bieżącego tygodnia, jest to uważane za zaległą listę płac.

Innymi słowy, Twoi pracownicy nie otrzymują zapłaty na koniec ustalonego okresu rozliczeniowego, czyli na koniec tygodnia pracy, ale będą musieli poczekać kilka dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego, aby otrzymać wynagrodzenie.

Większość firm wynagradza pracowników w ten sposób, ponieważ łatwiej im obliczyć całkowite wynagrodzenie za bieżący okres rozliczeniowy.

Oprócz przepracowanych godzin, przy obliczaniu wynagrodzenia pracodawca musi wziąć pod uwagę również inne czynniki, takie jak:

• Wszystkie podatki, które trzeba zapłacić,
• płatny czas wolny (PTO),
• Zwolnienie lekarskie,
• Porady,
• prowizje lub
• Nadgodziny.

Możesz także wynagradzać swoich pracowników w inny sposób, więc zobaczmy różnice między płaceniem z dołu, płaceniem bieżącym i płaceniem z góry w następnym akapicie.

Zaległa lista płac vs. bieżąca vs. zaliczka: jakie są różnice?

Jak już wspomnieliśmy, spłata z dołu oznacza, że ​​np. prowadzisz listę płac za ostatni tydzień zamiast bieżącego.

Z drugiej strony, kiedy płacisz swoim pracownikom w bieżącym terminie , płacisz im w dniu zakończenia ustalonego okresu rozliczeniowego.

Płacenie w bieżącym może być nieco trudne dla pracodawców, ponieważ muszą obliczyć szacunkową liczbę godzin, które pracownik przepracuje w tym okresie rozliczeniowym. Obliczenie szacunkowej liczby przepracowanych godzin oznacza, że ​​pracodawca będzie musiał odgadnąć, ile godzin pracownik będzie przepracował, co może różnić się od faktycznie przepracowanych godzin.

Na przykład, jeśli tydzień pracy pracownika przypada od poniedziałku do niedzieli, a koniec jego okresu rozliczeniowego wypada w piątek, aby wypłacić mu pieniądze tego samego dnia, pracodawca musiałby obliczyć godziny wcześniej (dla soboty i niedzieli) i odgadnąć, ile godzin pracował tam będzie w końcu.

Płacenie z góry byłoby całkowitym przeciwieństwem płacenia z dołu. Kiedy pracodawca płaci pracownikowi z góry, oznacza to, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie przed normalnym harmonogramem wynagrodzeń.

Na przykład pracownik może wziąć coś, co nazywa się zaliczką na wynagrodzenie . Termin ten odnosi się do sytuacji, w której pracodawca może przekazać swojemu pracownikowi procent wynagrodzenia przed zwykłym terminem wypłaty.

W ten sposób pracownik otrzymuje wypłatę przed upływem zwykłego okresu rozliczeniowego.

Jaki jest przykład płacenia z dołu?

Aby bardziej szczegółowo wyjaśnić spłatę z dołu, spójrzmy na przykład tej metody płatności.

Załóżmy, że Jan pracuje w kawiarni i pracuje na swojej zwykłej zmianie od 8:00 do 17:00 w poniedziałki, wtorki, środy i czwartki, ale decyduje się wziąć dzień wolny w piątek.

Niedziela byłaby dniem zakończenia tygodnia pracy, więc jego pracodawca zwykle oblicza wynagrodzenie Johna tego samego dnia. Tym razem jego pracodawca uwzględnia w swoich obliczeniach również płatny urlop (w tym przykładzie dniem wolnym jest piątek).

W tym przypadku John nie otrzymuje zapłaty od razu. Otrzymuje wynagrodzenie pięć dni po zakończeniu poprzedniego tygodnia pracy, czyli otrzymuje wypłatę w następny piątek. Innymi słowy, John otrzymuje zapłatę z dołu.

Jeśli zastanawiasz się, dlaczego John nie otrzymał zapłaty od razu, wyjaśnimy to za chwilę.

Płacenie z dołu jest wygodniejsze dla pracodawcy Johna, ponieważ przed ostatecznym obliczeniem wynagrodzenia może poświęcić trochę czasu na rozważenie takich czynników, jak płatny urlop.

Jakie są zalety płacenia pracownikom zaległym?

Istnieje kilka godnych uwagi zalet płacenia pracownikom z dołu, więc dowiedzmy się o nich więcej.

Zaleta nr 1: Płacenie z dołu pomaga pracodawcom uwzględnić wszystkie czynniki

Płacenie pracownikom zaległym daje pracodawcy więcej czasu na obliczenie wszystkich czynników, takich jak nadgodziny, płatny czas wolny czy prowizje, przed wydaniem płatności.

Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, skontaktowaliśmy się z Wendy Ha, założycielką, głównym konsultantem i doradcą w AgileCPA.

Wendy jest dyplomowanym zawodowym księgowym (CPA) i certyfikowanym księgowym zarządczym (CMA) z ponad 10-letnim doświadczeniem jako lider ds. finansów i księgowości.

W jej opinii zawodowej płacenie pracownikom zaległym daje więcej czasu na dokładne obliczenie wynagrodzenia zmiennego (tj. prowizji):

„Załóżmy na przykład, że sprzedawca technologii zamknął transakcję 13 stycznia, a osoba ta jest ogólnie uprawniona do 10% prowizji. Jeśli płatność nastąpi w następnym tygodniu, zespół finansowy może poświęcić trochę czasu na obliczenie i uzyskanie wszystkich niezbędnych zgód, aby zwolnić prowizję”.

Zaleta nr 2: Płatność z dołu zmniejsza liczbę nieścisłości

Jeśli porównamy to z płaceniem bieżącym, w którym pracodawca może rejestrować godziny pracy pracownika, gdy ten jeszcze pracuje, płatność z dołu zapewnia wystarczająco dużo czasu na dokładniejsze śledzenie i obliczanie godzin.

Według Wendy istnieją pewne przypadki, w których pracodawcy muszą płacić swoim pracownikom z dołu:

„Jeśli pracodawcy zatrudniają pracowników na godziny i chcą płacić przelewem, muszą płacić z dołu. Na przykład, powiedzmy w detalicznej firmie odzieżowej, nie można zapłacić pracownikom godzinowym za 14 stycznia, jeśli data wypłaty przypada na ten sam dzień. Sklep detaliczny nie wiedziałby, ile godzin przepracowali tego dnia. Ponadto firma nie będzie mogła bezpośrednio zdeponować środków, ponieważ zazwyczaj ostateczne kwoty wynagrodzeń muszą zostać przesłane dzień wcześniej”.

Zaleta nr 3: Płatność z dołu pomaga firmom w przepływie środków pieniężnych

Firmy często płacą z dołu, ponieważ daje im to czas na większą elastyczność w zakresie przepływów pieniężnych. Według British Business Bank „przepływ pieniężny jest miarą ilości gotówki wpływającej i wychodzącej z Twojej firmy w określonym czasie”.

Ponownie zobaczmy, jak Wendy wyjaśnia tę zaletę:

„ Opóźnienie płatności może pomóc firmie w przepływie środków pieniężnych. Ponieważ usługa jest świadczona przez pracowników, firma może już otrzymywać płatności od swoich klientów. Opóźnienie listy płac o 1 lub 2 tygodnie pomoże w przepływie środków pieniężnych, zwłaszcza jeśli firma ma inne zobowiązania finansowe, które musi spłacić”.

Jakie są wady płacenia pracownikom z dołu?

Jeśli chodzi o płacenie pracownikom zalegającym z płatnością, to są też pewne wady, więc przyjrzyjmy się im.

Wada nr 1: Płacenie z dołu prowadzi do tego, że pracownicy czekają na zapłatę

Kiedy właśnie skończyłeś ciężki tydzień w pracy, to, co z pewnością może podnieść Cię na duchu, to możliwość natychmiastowego dostępu do tych ciężko zarobionych pieniędzy. Płacenie z dołu uniemożliwia pracownikom robienie tego, dlatego niektórzy pracownicy mogą uznać to za mniej pożądaną opcję rekompensaty.

Wada nr 2: Płacenie z dołu może być trudną zmianą dla pracowników, którzy przyzwyczaili się do bieżących

Każde przejście może być trochę trudne dla pracowników, zwłaszcza jeśli chodzi o listę płac. Jeśli zdecydujesz się przejść na płatność z dołu, musisz być świadomy potencjalnych konsekwencji, jakie może to mieć dla Twoich pracowników. Być może Twoi pracownicy przyzwyczaili się do obecnego systemu płatności i przejście z płatności bieżących na płatności z dołu nie jest czymś, czego się spodziewali.

Konieczność pozostania przez tydzień lub dwa bez wynagrodzenia może mieć wpływ na finanse Twoich pracowników. Ponadto, aby utrzymać dobre relacje z pracownikami, ale także uniknąć trudności finansowych, które mogą napotkać, prawdopodobnie będziesz musiał zapewnić im także pewnego rodzaju wynagrodzenie przejściowe (jest to jednorazowa płatność w formie zaliczki, np. przykład).

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zaległości i zaległości w płacach

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zaległościach i zaległościach w płacach, zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami, które dla Ciebie wybraliśmy.

Zaległości w płacach a wypłaty z dołu: jaka jest różnica?

Jak już wspomnieliśmy, zaległości w płacach dotyczą sytuacji, w której pracownicy otrzymują rekompensatę za godziny przepracowane w poprzednim okresie rozliczeniowym zamiast w bieżącym okresie rozliczeniowym.

Ale co z wypłatą z dołu ?

Według Forbesa zapłata z dołu oznacza „zapłacenie za towary lub usługi po spełnieniu warunków lub po upływie terminu płatności”. Na przykład, jeśli zalegasz z rachunkiem za energię elektryczną, a Twój dom został już zasilony energią elektryczną, oznacza to, że Twój rachunek za prąd jest opłacany z dołu.

Co oznaczają zaległości w księgowości?

Zaległości w księgowości mogą wystąpić w kilku przypadkach, a pierwszym przypadkiem, o którym wspomnimy, jest przypadek zapłaty z dołu — na przykład, gdy Twoja firma płaci dostawcy z dołu.

Załóżmy, że jesteś właścicielem restauracji i kupujesz warzywa od określonego sprzedawcy.

Chociaż ustaliłeś warunki płatności ze swoim dostawcą – aby zapłacić je przed 30 stycznia – nie zrobiłeś tego. Otrzymałeś warzywa, ale przegapiłeś termin płatności, więc teraz będziesz musiał zapłacić swojemu dostawcy z dołu.

Innymi słowy, jeśli jako właściciel firmy zalegasz z płatnościami, które jesteś winien swoim dostawcom, jest to płatność z dołu.

Dostawcy mogą czasami zmusić Cię do uiszczenia opłaty za opóźnienie, więc miej to na uwadze, decydując, czy płatność z dołu jest najlepszą opcją dla Twojej firmy.

Oprócz zaległych płatności dla dostawców, inne przypadki zaległości w księgowości można podzielić na 3 rodzaje zaległości:

1. Renta z dołu — Jak wyjaśnia Forbes, „jeśli wypłata renty jest dokonywana na koniec ustalonego okresu, a nie na początku, nazywa się to rentą z dołu”. Na przykład spłata kredytu hipotecznego jest uważana za zaległą rentę.
2. Wezwania do zapłaty — Wezwania do zapłaty występują w sytuacji, gdy w spółce jest kilku akcjonariuszy, a jeden z nich nie wpłaca należnej kwoty akcji na wezwanie.
3. Dywidendy z dołu — Gdy spółka ma zaległości w wypłacie dywidendy, oznacza to, że nie wypłaciła dywidendy w terminie akcjonariuszom uprzywilejowanym — to znaczy tym akcjonariuszom, którzy mają pierwszeństwo w przeciwieństwie do zwykłych akcjonariuszy w stosunku do zysków korporacji.

Jak zmniejszyć ryzyko zaległości w płatnościach?

Oprócz płacenia pracownikom zaległym, istnieje również coś, co nazywa się płatnością z dołu.

Kiedy wystawiasz rachunek z dołu, wystawiasz rachunek swojemu klientowi lub klientowi po dostarczeniu im usług lub towarów.

Aby pomóc Ci zmniejszyć ryzyko zaległości w płatnościach, takie jak ryzyko braku płatności, a nawet zapobiec niektórym zagrożeniom, przygotowaliśmy kilka przydatnych wskazówek.

Wskazówka nr 1: Użyj oprogramowania do fakturowania, aby śledzić swoje faktury

Korzystanie z oprogramowania do fakturowania pomaga zmniejszyć ryzyko zaległości w płatnościach, ponieważ umożliwia śledzenie wszystkich faktur w jednym miejscu.

W rzeczywistości odpowiedni program do fakturowania zapewnia szczegółowy przegląd zarówno opłaconych, jak i zaległych faktur.

Na przykład w Clockify możesz oznaczać faktury jako Wysłane lub Niewysłane , a jeśli upłynie termin płatności wysłanej faktury, faktura automatycznie otrzyma status Zaległe .

Możesz również użyć e-maila z przypomnieniem jako przyjaznej notatki o fakturze, która jest przeterminowana.

Wszystkie te opcje mogą uprościć śledzenie płatności klienta i zmniejszyć ryzyko, które czasami wiąże się z płatnościami z dołu.

Wskazówka nr 2: Przeprowadź kontrolę kredytową potencjalnych klientów

Aby uniknąć kontaktów z nierzetelnymi klientami, możesz przeprowadzić ich kontrolę kredytową, aby ocenić, czy mogą regularnie płacić na czas.

Pracodawca może sprawdzić czyjąś historię kredytową, patrząc na jego raport kredytowy — raporty kredytowe zawierają:

• Historia płatności rachunków,
• Pożyczki,
• Bieżące zadłużenie i
• Inne informacje finansowe.

W ten sposób zmniejszasz możliwość otrzymania opóźnionych lub brakujących płatności i narażasz finanse swojej firmy.

Wniosek: Przed spłatą zaległości oceń, czy ten system Ci odpowiada

Jak widać, płacenie pracownikom kilka dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego jest przydatną praktyką dla pracodawców, ponieważ mają więcej czasu na dokładniejsze obliczenie przepracowanych godzin swoich pracowników.

Z drugiej strony pracownicy nie zawsze mogą być zwolennikami tego systemu płatności. Czasami będą potrzebować trochę czasu, aby przystosować się do płatności później niż zwykle, zwłaszcza jeśli są przyzwyczajeni do innego harmonogramu płatności.

Jeśli jednak zdecydujesz się płacić swoim pracownikom z dołu, musisz zdawać sobie sprawę zarówno z zalet, jak i wad, jakie może przynieść ta metoda płatności. W ten sposób możesz zdecydować, czy płatność z dołu jest najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy, czy też powinieneś wybrać inną opcję.

Ostatecznie, niezależnie od tego, jak zdecydujesz się zapłacić swoim pracownikom, spróbuj wybrać system płatności, który jest najwygodniejszy dla wszystkich zaangażowanych stron.

‼️ Czy kiedykolwiek wcześniej płaciłeś swoim pracownikom z dołu? Być może znalazłeś już odpowiedni system płatności, który jest najlepszy dla Twojej firmy, aby wynagradzać pracowników za przepracowane godziny. Daj nam znać na adres blogfeedback@clockify.me, abyśmy mogli wypróbować Twój system następnym razem. A jeśli spodobał Ci się ten post na blogu, podziel się nim z kimś, kto Twoim zdaniem może być zainteresowany jego przeczytaniem.