Od chaosu do kontroli: Opanowanie zarządzania projektami w ustawieniach agencji

Niezależnie od tego, czy wyznaczasz zespół do wprowadzenia nowego produktu dla agencji, czy też zajmujesz się kampaniami marketingowymi dla swoich klientów, większość działań zespołów agencji można zobaczyć przez pryzmat zarządzania projektami. Skuteczne metody zarządzania projektami mogą pomóc w określeniu i realizacji wysiłków, dotrzymaniu terminu i budżetu oraz ciągłym ulepszaniu ofert.

Odkryj 18 praktycznych wskazówek dotyczących oferowania klientom rozwiązań typu white-label. Już dziś pobierz BEZPŁATNIE przewodnik „Jak stworzyć własną etykietę”!

Jeśli chcesz zwiększyć swoje możliwości w zakresie odsprzedaży zasobów marketingu cyfrowego lub tworzenia nowych kampanii marketingowych dla klientów i zarządzania nimi, rozważ wdrożenie zarządzania projektami dla agencji. Poniżej znajdziesz wskazówki i zasoby, jak to zrobić.

Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne dla agencji?

Kampanie marketingowe można postrzegać jako projekty. Każde z nich ma swój własny budżet, cele, wyzwania i ograniczenia. Łączenie wszystkich tych elementów – często w przypadku wielu kampanii i klientów – może być trudne, jeśli nie doskonalisz umiejętności zarządzania nimi.

Skuteczne zarządzanie projektami może pomóc w przezwyciężeniu tych wyzwań, a nawet zapewnić pozytywne wyniki, takie jak zwiększone przychody agencji, ponieważ możesz usprawnić procesy, zrobić więcej za mniej i stale ulepszać produkty.

Oto niektóre typowe korzyści płynące z zarządzania projektami, które mogą pomóc w zabezpieczeniu agencji przed recesją:

• Poprawiona wydajność. Metodologie zarządzania projektami skupiają się na efektywnym wykorzystaniu zasobów, aby zespoły mogły ukończyć pracę w terminie, nawet przy ograniczonych ramach czasowych.
• Większe zadowolenie klienta. Klienci są zwykle szczęśliwsi, gdy wdrażasz skuteczne metody zarządzania projektami, ponieważ poprawiają one komunikację i zapewniają wysoką jakość, terminowość i budżet.
• Zwiększona rentowność. Zarządzanie projektami często kojarzy się z oszczędnościami, które mogą zwiększyć zyski.

Style i metody zarządzania projektami

Zarządzanie projektami w agencji może opierać się na jednej lub większej liczbie istniejących metod zarządzania projektami. Przetestuj różne podejścia, aby znaleźć rozwiązanie, które sprawdza się w przypadku Twoich zespołów i klientów, zaczynając od kilku ulubionych opisanych poniżej.

Wodospad

W podejściu kaskadowym zespoły dzielą projekty na fazy i realizują je liniowo. Praca nad każdą fazą rozpoczyna się dopiero po zakończeniu poprzedniej fazy, tworząc kaskadowy wodospad pracy na osi czasu projektu.

Waterfall to dobre podejście, jeśli chcesz stworzyć powtarzalne procesy, które możesz wykorzystać przy dużych przedsięwzięciach marketingowych. Weź to pod uwagę, tworząc i uruchamiając nowe witryny lub zarządzając tworzeniem i publikacją treści.

Zręczny

Zwinne zarządzanie projektami przyjmuje podejście iteracyjne, które dzieli każdy projekt na małe etapy, które można szybko ukończyć. Uwzględnia także pętle informacji zwrotnej i elastyczność, wspierając zmiany w procesie w miarę rozwoju projektu.

Rozważ zwinne metody zarządzania projektami, jeśli uruchamiasz agencję, pracujesz nad zwiększeniem przychodów agencji startupowej lub blisko współpracujesz z ustalonym klientem nad działaniami marketingowymi, które są dla Was nowe.

Scrum

Scrum to specyficzny, zwinny framework, który pomaga zastosować filozofię zarządzania projektami w bardziej uporządkowany sposób. Ramy obejmują wartości i zasady, które dopasowują wysiłki związane z zarządzaniem projektami i angażują zespoły scrumowe, w tym właścicieli produktów i mistrzów scrum.

Rozważ wdrożenie scruma w przypadku złożonych projektów marketingowych, które wymagają szybkich, ale starannie zarządzanych zespołów wykwalifikowanych specjalistów, takich jak tworzenie stron internetowych.

Narzędzia do zarządzania projektami dla agencji

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na wdrożenie zarządzania projektami dla agencji, narzędzia techniczne mogą pomóc Ci we wsparciu komunikacji w zespole i kliencie, zarządzaniu wysiłkami i zwiększeniu pozytywnych wyników sprzedaży usług online.

Ponad połowa specjalistów zajmujących się zarządzaniem projektami twierdzi, że stoi przed wyzwaniem skutecznej współpracy z innymi (Exploding Topics). Narzędzia do zarządzania projektami i zasoby white label, które mogą usprawnić współpracę, są ważne.

Funkcjonalność i łatwość użycia narzędzia do zarządzania projektami to najważniejsze kwestie dla większości użytkowników (Techopedia). Wybierając narzędzia dla swoich zespołów, zwróć uwagę, czy posiadają one funkcje wspierające sukces w projektach. Możesz rozpocząć badania, korzystając z niektórych opcji poniżej.

Trello

Źródło obrazu: Trello

Trello to popularne narzędzie do zarządzania projektami w stylu Kanban, które pozwala stworzyć wizualne podejście do zarządzania projektami. Twórz i przypisuj tablice projektów, karty i zadania oraz zarządzaj listami zadań i dokumentami w tym samym widoku.

Trello może dobrze działać w małych i średnich zespołach o określonych przepływach pracy. W przypadku zespołów, które skalują się poza tę granicę, zwykle robi się trochę bałaganu.

Asana

Asana to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami z wieloma możliwościami dostosowania. Możesz tworzyć zautomatyzowane przepływy pracy, które zapewnią bezproblemowe przeniesienie zadań projektowych do następnej fazy i wskazanie odpowiedzialnej strony, a zintegrowane opcje poczty e-mail i powiadomień będą informować wszystkich na bieżąco.

Sprawienie, by Asana działała dla Ciebie, może jednak zająć trochę czasu i wymagać zbudowania niestandardowych przepływów pracy. Jest to lepsza opcja dla agencji, które mogą przeznaczyć zasoby na zarządzanie Asaną, podczas gdy Asana pomaga im w zarządzaniu projektami.

Obóz bazowy

Źródło obrazu: Basecamp

Basecamp to narzędzie do współpracy, które pomaga podzielić projekty na różne listy rzeczy do zrobienia, które można następnie przeglądać na podstawie typu projektu lub zadania, terminów lub osoby, do której są przydzielone.

Basecamp to proste, ale potężne narzędzie, które może pomóc w zarządzaniu różnymi zespołami, szczególnie jeśli Twoje projekty marketingowe opierają się na zasobach zewnętrznych, takich jak freelancerzy.

Inne narzędzia do zarządzania projektami

Inne narzędzia, których możesz użyć, aby włączyć zarządzanie projektami i zadaniami do swojej strategii marketingu cyfrowego, obejmują:

• Do zrobienia
• Kliknięcie
• Jira
• Wrike
• Inteligentny arkusz
• Moxi
• Podio

Źródło obrazu: Podio

Procesy zarządzania projektami dla różnych typów agencji

Zarządzanie projektami w agencjach marketingowych nie wygląda tak samo we wszystkich obszarach i ważne jest, aby dostosować te metodologie i narzędzia do unikalnej strategii agencji. Na przykład potrzeby zespołu pracującego nad zwiększeniem obecności sprzedawcy Google Workplace w zakresie zarządzania projektami różnią się od potrzeb zespołu tworzącego treści wideo dla klientów.

Oto kilka krótkich wskazówek, jak opracować odpowiedni proces zarządzania projektami dla różnych typów agencji:

• Agencje marketingowe. Zastanów się nad skalą swoich potrzeb merytorycznych i czy potrzebujesz podejścia projektowego wspierającego zadania redakcyjne. Wodospad sprawdza się tutaj dobrze i możesz dostosować podejście za pomocą narzędzi cyfrowych, aby zautomatyzować części procesu.
• Cyfrowe agencje reklamowe. Ponieważ zarządzanie reklamami może być zadaniem ciągłym, rozważ opracowanie przepływu pracy związanego z zarządzaniem projektami w celu tworzenia nowych kampanii, zanim przekażesz je do zwykłych przepływów pracy procesów biznesowych.
• Agencje projektowe. Wybierz narzędzia do zarządzania projektami, które wizualnie wspierają Twój zespół, takie jak wykresy Gantta i karty Kanban.
• Agencje rozwoju oprogramowania. Ponieważ metody zwinne i scrumowe są tworzone z myślą o zespołach programistów technicznych, zacznij od istniejącego podejścia i na tej podstawie wprowadź dostosowania dla swojego zespołu.

Wskazówki dotyczące zarządzania projektami dla agencji

Niezależnie od podejścia do zarządzania projektami w swojej agencji, rozważ wdrożenie niektórych z poniższych najlepszych praktyk, aby w pełni wykorzystać swoją inwestycję:

• Komunikuj się jasno. Unikaj używania terminów związanych z zarządzaniem projektami, których klienci nie zrozumieją, i mów przejrzyście o tym, jak wykonujesz dla nich pracę. Chociaż nie musisz zagłębiać się w szczegóły na temat marek własnych i marek własnych w przypadku klientów, pomocne może być przeprowadzenie ich przez procesy, aby zrozumieli, w jaki sposób zarządzasz projektami i jaka jest ich rola.
• Wyznaczaj realistyczne cele. Przejrzyj dane i wyniki wcześniejszych projektów, aby móc dokładnie przewidzieć budżety, terminy realizacji i to, co możesz zapewnić.
• Zarządzaj oczekiwaniami klientów. Poniżej obietnicy (w granicach rozsądku) i przekroczenia limitu. Bądź szczery wobec klientów i informuj klientów, gdzie mogą pojawić się wyzwania, i oferuj proaktywne plany radzenia sobie z nimi.
• Korzystaj z dobrych narzędzi do współpracy. Wykorzystaj narzędzia do zarządzania projektami, zadaniami i komunikacji — Slack, Microsoft Teams, a nawet własny zestaw narzędzi Vendasta może pomóc w skuteczniejszej współpracy z pracownikami agencji, partnerami, freelancerami i klientami.
• Inteligentnie alokuj zasoby. Korzystaj z zasobów w najbardziej sensowny sposób. Nie zlecaj swojemu wewnętrznemu zespołowi zmagania się z ciężarem rozwoju zasobów, jeśli na przykład bardziej sensowna jest współpraca z zewnętrznymi dostawcami. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po białych etykietach, aby uzyskać pomoc w dodawaniu zasobów bez skalowania personelu.