Jak rozwijać swoją agencję bez zwiększania liczby pracowników

Nie da się tego pokryć cukrem, rozwijanie agencji w tradycyjny sposób jest stresujące.

Zdobywasz więcej klientów i potrzebujesz więcej pracowników. Zatrudniasz więcej pracowników i potrzebujesz więcej klientów. To błędne koło, które skutkuje wieloma godzinami przepracowania ludzi (w tym Ty) lub obniżonymi marżami zysku.

Dobrą rzeczą jest to, że działamy w świecie, który umożliwia skalowanie firm bez zwiększania liczby pracowników. Nazywa się to ekonomią „gig”.

W gospodarce koncertowej firmy zatrudniają freelancerów, wykonawców i pracowników tymczasowych zamiast pracowników pełnoetatowych. Przyspiesza proces rekrutacji i zmniejsza ryzyko dużych kosztów ogólnych.

Oprócz tego trendu pracy tymczasowej w grę wchodzą inne siły. Rośnie praca zdalna – 97% pracowników nie chce pracować w biurze w pełnym wymiarze godzin, a apetyt na prowadzenie dodatkowej pracy – ma już 1 na 3 Amerykanów. W połączeniu te siły tworzą idealną burzę dla agencji, które chcą skalować bez zwiększania liczby pracowników.

Model zatrudniania agencji zewnętrznych to inteligentny sposób na przyspieszenie wzrostu w 2021 roku.

Plusy i minusy modelu agencji zewnętrznej

To, że siły społeczne tworzą do tego warunki, nie oznacza, że ​​musisz, prawda? Czy istnieje zatem prawdziwy biznesowy uzasadnienie wyboru modelu outsourcingu agencji, czy też tradycyjne podejście „wzrost liczby pracowników” jest lepszym sposobem?

Spójrzmy na plusy i minusy:

Zalety outsourcingu

Jak wspomniałem we wstępie, istnieje wiele pozytywów związanych z zatrudnianiem freelancerów, wykonawców, pracowników tymczasowych lub firm typu white label, gdy skalujesz swoją agencję. Oto niektóre z tych zalet:

• Mniejsze ryzyko. Jednym z największych uderzeń w tradycyjny model biznesowy agencji jest jej zależność od liczby pracowników. Każdy opiekun klienta lub specjalista zespołu może obsłużyć tylko tylu klientów. W pewnym momencie musisz zatrudnić więcej osób. Ale jak tylko zatrudnisz nowych ludzi, nagle masz zbyt wiele możliwości dla swojej listy klientów. Prawie niemożliwe jest uzyskanie idealnego stosunku liczby personelu do klienta przez dowolny czas. Zlecając zadania stronom trzecim zmniejszasz ryzyko, ponieważ możesz przydzielić im mniej lub więcej pracy w zależności od potrzeb Twoich klientów – nie są oni na etatowej liście płac.
• Niższy koszt. Efektem napływu modelu agencji o wysokim zatrudnieniu jest większa powierzchnia biurowa, wyższe płace i kilka innych kosztów związanych z zarządzaniem dużym zespołem. Wyspecjalizowane strony trzecie zwykle mają własną powierzchnię biurową i samodzielnie zajmują się innymi wydatkami biznesowymi. Tak, stawka godzinowa może być wyższa niż w przypadku zatrudnienia juniora, ale zostaniesz obciążony dokładną liczbą godzin potrzebnych do osiągnięcia wyników klienta. Szacuje się, że „prawdziwy” koszt zatrudnienia pracownika wynosi ponad 4000 USD, a to tylko po to, by go uruchomić.

Koszt zatrudnienia pracownika

• Uzyskaj dostęp do wiedzy. W większości przypadków, gdy agencje zatrudniają nowe osoby, zatrudniają ich jako juniorów. Osoby z niewielkim lub zerowym doświadczeniem mogą zostać przeszkolone i podniesione, aby sprostać wymaganiom klientów, ale nie kosztują dużo pieniędzy. Współpraca z wyspecjalizowanymi stronami trzecimi zmniejsza koszty i czas szkolenia niewykwalifikowanych pracowników i zapewnia dostęp do doświadczonych umysłów. Jasne, będziesz musiał wprowadzić nowych wykonawców, aby byli zbieżni z Twoimi procesami i oczekiwaniami, ale jest to znacznie płynniejszy proces niż uczenie ich, jak uzyskiwać wyniki dla klientów. Zasadniczo uzyskasz lepsze wyniki przy mniejszym treningu i poprawisz wskaźnik uderzeń, aby znaleźć odpowiednich członków zespołu.
• Zbudowany na skalę. Model outsourcingu pozwala na skalowanie w górę i w dół w zależności od potrzeb w dowolnym momencie. Jeśli stracisz klienta, po prostu zapłacisz mniej płatnych godzin swojemu wykonawcy, który pracował dla tego klienta. Jeśli zdobędziesz nowego klienta, możesz przydzielić mu więcej godzin. Jest to o wiele łatwiejszy proces niż poszukiwanie talentów, prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej, zatrudnianie ich, szkolenie i przygotowywanie ich do pracy z klientem. Może to zająć miesiące, czyli czasu, którego nie masz, jeśli na wyciągnięcie ręki pojawia się nowa okazja dla klienta. Nic dziwnego, że szkolenie nowych pracowników jest oceniane jako największe wyzwanie dla agencji marketingowych:

Największe problemy agencji cyfrowych

• Bardziej oddany sprawie. Sugerowanie, że osoba trzecia jest bardziej zaangażowana w osiąganie wyników klienta niż osoba, którą zatrudniasz wewnętrznie, może brzmieć dziwnie. Należy jednak pamiętać, że freelancerzy, kontrahenci i usługi typu white label prowadzą własną działalność gospodarczą. Mają inny sposób myślenia niż ktoś, kto chce zostać zatrudniony przez agencję i otrzymać stałą wypłatę. Jest to relacja korzystna dla obu stron, jeśli Twoja agencja odnosi sukces, to jej biznes również.

Mniejsze ryzyko, niższe koszty, lepsze wyniki dla klientów i skalowalność… brzmi zbyt pięknie, aby mogło być prawdziwe, prawda? Cóż, może tak jest – spójrzmy na drugą stronę.

Wady outsourcingu

Outsourcing to nie tylko róże i motyle. W końcu, skoro jest tak dobry, dlaczego ponad 41% agencji nadal korzysta z tradycyjnego modelu zwiększania zatrudnienia we własnym zakresie?

Oto kilka wad outsourcingu pracy z klientami, które należy wziąć pod uwagę:

• Kontrola jakości. Być może największym zmartwieniem agencji, które zlecają pracę stronom trzecim, jest zapewnienie kontroli jakości. Pracując z ekspertami, każdy z nich będzie miał swój własny styl i niuanse, które mogą nie odpowiadać Twoim oczekiwaniom dotyczącym jakości w niektórych obszarach. Ważne jest, aby udokumentować swoje standardy i oczekiwania, aby móc wdrażać nowych dostawców zewnętrznych w sposób, który utrzyma jakość pracy dostarczanej klientom. Narzędzie takie jak Confluence może Ci w tym pomóc:

Confluence dla dokumentacji procesu

• Wyrównywanie priorytetów. Oczywiście dobrzy kontrahenci będą mieli pełną księgę pracy. Jeśli możesz wypełnić tę książkę w 100% przypadków, świetnie. Jednak jedną z kluczowych zalet outsourcingu jest możliwość skalowania w górę i w dół w zależności od potrzeb. Jeśli pozyskasz nowego klienta, nie możesz zagwarantować, że Twoi najlepsi kontrahenci będą dostępni. Ich priorytetem jest utrzymanie własnego biznesu, a nie bycie dostępnym do utrzymania twojego.
• Komunikacja z klientami. Regularna komunikacja z klientami jest niezbędna do udanego zaangażowania. Jeśli na koncie pracuje wiele osób trzecich, może to skomplikować proces komunikacji i spowodować nieodebrane prośby lub niespójne wiadomości. Polecam używanie Asany do śledzenia wszystkich zadań klienta i komunikacji w zespole:

Asana do zarządzania projektami

• Spójność marki. Komunikacja nie jest jedyną rzeczą, która jest zagrożona, gdy wiele stron przyczynia się do jednego klienta. Będziesz udostępniać dokumenty, wymieniać e-maile i komunikować się innymi kanałami z całym zespołem. Może to potencjalnie zmniejszyć spójność Twojej marki w oczach klienta, jeśli osoby trzecie używają własnych kont do prowadzenia pracy i komunikacji.

Jak widać, outsourcing pracy klienta ma pewne potencjalne wady. Możesz jednak zminimalizować to ryzyko, dokumentując rygorystyczne kontrole jakości, procesy, wytyczne dotyczące komunikacji i procedury wdrażania nowych wykonawców.

Pierwsze kroki z outsourcingiem agencji

Jeśli uwierzyłeś w koncepcję outsourcingu, możesz się zastanawiać, od czego mam zacząć?

Cóż, dosłownie wszystko można zlecić na zewnątrz. Ale to nie znaczy, że powinieneś.

Zdecydowanie zalecam utrzymanie przywództwa, strategii i zarządzania kontem we własnym zakresie. Dzięki temu możesz ustalać zasady i standardy dla swojej agencji. Zespół kierowniczy tworzy standardy, a opiekunowie klienta utrzymują te standardy, będąc spoiwem między kontrahentami a klientami.

Poza tym możesz zlecić na zewnątrz dowolną liczbę specjalności. SEO, kupowanie mediów, tworzenie treści, zarządzanie kampaniami, zarządzanie mediami społecznościowymi, tworzenie stron internetowych, administracja i inne. Istnieją wykwalifikowani wykonawcy, freelancerzy i usługi typu white label z doświadczeniem we wszystkich tych obszarach.

Na przykład ShortStack prowadzi niestandardowe kampanie marketingowe i konkursy dla swoich klientów. Są ekspertami w tej dziedzinie i doskonałą usługą niszową, na której można polegać, jeśli prowadzisz regularne kampanie dla klientów.

Istnieją również strony takie jak UpWork, na których można znaleźć freelancerów z różnych dziedzin, lub agencje marketingowe typu white label, które zajmują się Twoim zatrudnieniem i wślizgują się pod Twoją markę.

Wspaniałą rzeczą w outsourcingu jest to, że można go przetestować bez większego ryzyka. Zanurz palec i zobacz, jak to idzie. Możesz być zaskoczony możliwościami, jakie otwiera dla Twojej agencji.