8 Co wolno, a czego nie należy robić w systemie fakturowania agencji

Czy wiesz, że prawie połowa wszystkich faktur jest opłacana z opóźnieniem? Liderzy biznesowi zgłaszają również, że praktyki płatnicze klientów uległy pogorszeniu w ciągu ostatniego roku (Atradius). Wielu ma nadzieję, że wkrótce sytuacja się odwróci. Dopóki to się nie stanie, liderzy agencji, tacy jak Ty, zastanawiają się, jak zapewnić sobie wynagrodzenie. W końcu terminowe otrzymywanie płatności jest ważne, zwłaszcza jeśli chcesz rozwijać swój biznes. Posiadanie dobrego systemu fakturowania jest kluczem do osiągnięcia tego celu.

W jaki sposób automatyzacja może sprawić, że Twoja agencja będzie bardziej wydajna i produktywna? Aby się tego dowiedzieć, pobierz „Agency Marketing Through Automation”.

Te osiem zaleceń i zakazów może pomóc Ci usprawnić system rozliczeniowy i jeszcze bardziej ułatwić Twoim klientom płacenie na czas.

#1. Zrób: Ustal jasne oczekiwania dotyczące płatności

Bez względu na to, jaką platformę fakturowania wybierzesz, zawsze powinieneś mieć jasne zasady płatności. Przed rozpoczęciem pracy upewnij się, że poznałeś oczekiwania klientów dotyczące rozliczeń. Jeśli minęło już trochę czasu od ustalenia zasad płatności, nie zaszkodzi przejrzeć je ponownie i wprowadzić niezbędne zmiany teraz, gdy wzrosła Twoja agencja, baza klientów i miesięczne przychody stałe.

Niektórzy klienci mogą chcieć miesięcznych rozliczeń. Inni mogą woleć, abyś wystawił fakturę za tę ważną pracę, którą wykonujesz, gdy już wszystko zakończysz. Jeśli wykonujesz dużo pracy dla klienta, potrzebujesz jasnych zasad dotyczących wystawiania mu rachunków. Czy dostają jeden rachunek lub rachunek za każdą usługę, produkt lub projekt, nad którym pracujesz? W miarę przyjmowania większej liczby klientów możesz zdać sobie sprawę, że musisz utworzyć wiele zasad rozliczeniowych dla różnych typów kont i projektów.

Rozważ zapoznanie się z warunkami płatności i zasadami dotyczącymi opóźnień, aby ustalić, czy możesz wprowadzić jakieś zmiany, które pomogą Ci otrzymać płatność na czas. Jeśli Twoi klienci zawsze płacą z opóźnieniem, czy możesz zaoferować im opcję podziału płatności? Co się dzieje, gdy klient się spóźnia? Posiadanie jasnych zasad i przekazywanie ich klientom może pomóc w usprawnieniu procesu rozliczeniowego.

#2. Zrób: Użyj systemu fakturowania, aby zautomatyzować rozliczenia

Teraz masz już opracowane zasady rozliczeniowe. Nadszedł czas, aby zintegrować je z wybranym przez Ciebie systemem fakturowania.

System powinien być w stanie pomóc Ci zautomatyzować niektóre z bardziej żmudnych części fakturowania. Może to obejmować generowanie i wysyłanie faktur dotyczących płatności okresowych.

System fakturowania integrujący się z innym używanym przez Ciebie oprogramowaniem może usprawnić ten proces. Oprogramowanie rozliczeniowe może także pobierać dane z marketingu lub sprzedaży w celu generowania faktur.

Co więcej, odpowiednia platforma rozliczeniowa powinna ułatwiać Twoim klientom terminową płatność. Mogą zobaczyć swoje faktury, a następnie zapłacić je w sposób, w jaki chcą, z tego samego pulpitu nawigacyjnego.

#3. Nie rób: Miej oddzielne systemy rozliczeniowe dla różnych usług

Konsolidacja to najważniejsza kwestia, jeśli chodzi o Twój system fakturowania. Właściwa platforma rozliczeniowa może ułatwić Twojemu zespołowi księgowemu opłacanie rachunków Twojej agencji. Platforma może również zmniejszyć liczbę dostawców, którym płacisz. Oznacza to jeden rachunek w jednym miejscu, a nie dziesiątki rachunków na kilku platformach.

Działa to również dla Ciebie i Twoich klientów, gdy przychodzi czas na wystawianie im faktur. Posiadanie wszystkich rachunków w scentralizowanej lokalizacji ułatwia Twoim klientom ich znalezienie i opłacenie. System fakturowania ze zintegrowaną platformą płatniczą jeszcze bardziej ułatwia im terminową płatność.

Posiadanie oddzielnych rachunków za każdą usługę lub wysyłanie przez różne działy własnych faktur oznacza więcej pracy dla Twojego zespołu. Może to również powodować zamieszanie po stronie klienta. Mogą pomyśleć, że zapłacili już jeden rachunek, ale zorientują się, że dotyczył on innego projektu lub usługi.

Ułatw to wszystkim, łącząc wszystko pod jednym sztandarem.

#4. Zrób: Wysyłaj automatyczne przypomnienia i potwierdzenia

Twój system fakturowania powinien także mieć możliwość wysyłania automatycznych przypomnień i potwierdzeń. Potwierdzenia pomagają zarówno Twojemu zespołowi, jak i klientowi śledzić, ile już zapłacili. Dzięki ich automatyzacji paragon szybciej dociera do klienta i oszczędza czas Twojego zespołu.

Automatyczne przypomnienia są ważne w świecie, w którym prawie połowa wszystkich faktur jest opłacana z opóźnieniem. Czasem wystarczy tylko szturchnięcie – 21% klientów płaci zaległą fakturę już po pierwszym przypomnieniu (Moula). Jeśli jednak prawie połowa Twoich klientów spóźnia się z płatnościami, wysyłanie takich przypomnień znacznie pochłania czas Twojego zespołu księgowego.

Automatyzacja systemu fakturowania gwarantuje, że Twoje faktury i przypomnienia będą wysyłane na czas, dzięki czemu możesz szybciej otrzymać zapłatę. Twój zespół ma więcej czasu, jeśli nie musi wysyłać spóźnionych powiadomień do połowy klientów.

#5. Nie: Zapomnij o szczegółach

Diabeł często tkwi w szczegółach. Być może pamiętasz o dodaniu do rachunku informacji rozliczeniowych klienta, ale nie zapomnij też dodać własnych danych. Twój system fakturowania powinien sprawić, że będzie to proste i łatwe.

Odpowiednia platforma może pomóc, oferując szablony. Może nawet połączyć się z innym oprogramowaniem, którego już używasz w swojej agencji. Przykładem jest CRM sprzedaży, z którego platforma rozliczeniowa może skorzystać, aby upewnić się, że dane klienta są prawidłowe.

Właściwe określenie szczegółów jest również ważne przy sporządzaniu rachunku. Platforma, która łączy się z Twoim oprogramowaniem marketingowym i innymi częściami Twojego rurociągu, może dodać odpowiednie szczegóły dotyczące zakupów klientów.

#6. Zrób: Ułatw sobie płatność

Konsolidacja to jeden ze sposobów ułatwienia Twoim klientom płacenia rachunków. Kolejną sprawą jest zapewnienie połączenia systemu fakturowania z platformą płatniczą.

W ten sposób klienci muszą tylko zalogować się do jednego panelu, aby zobaczyć i opłacić swoje rachunki. Jeśli mogą zapłacić w wybrany sposób za pomocą zaledwie kilku kliknięć, jest bardziej prawdopodobne, że zapłacą wcześniej. Możesz nawet zdecydować się na częściowe płatności lub rabaty w przypadku wcześniejszych płatności (FitSmallBusiness).

Oznacza to mniej opóźnień w płatnościach. Dodatkową zaletą jest to, że Twój zespół spędza mniej czasu na śledzeniu niezapłaconych faktur.

#7. Nie: Nie doceniaj mocy projektu

Profesjonalnie zaprojektowana faktura może zrobić wrażenie na Twoich klientach. Może również podkreślić ważne szczegóły, takie jak kwota do zapłaty i termin płatności. Kiedy te szczegóły będą się wyróżniać, Twoi klienci będą bardziej skłonni zapłacić wcześniej.

Design jest również ważny, ponieważ reprezentuje Twoją markę. Powszechna marka jest ważna, nawet w dziale rozliczeń. Sprawia, że ​​wyglądasz profesjonalnie, a także pomaga klientom Cię zapamiętać. Jeśli ułatwisz im także płacenie rachunków, prawdopodobnie pomyślą o tym, jak łatwo jest z Tobą współpracować.

#8. Zrób: Użyj systemu fakturowania, który umożliwia sprzedaż dodatkową

Kolejną zaletą korzystania z systemu fakturowania, który łączy się z marketingiem, sprzedażą i innymi częściami Twojego rurociągu, jest to, że może pomóc Ci sprzedawać więcej. Dzięki niemu Twoi klienci szybko i łatwo dodadzą kolejne produkty do koszyka.

Twój system fakturowania może nawet pomóc w formułowaniu rekomendacji dla klienta. Wykorzystując dane o tym, co kupili inni klienci, platforma może sugerować rozwiązania. To z kolei ułatwia zespołowi sprzedażowemu Twojej agencji sprzedaż krzyżową i dodatkową. Kiedy już zawrą transakcję, dział rozliczeń może z łatwością dodać nowe pozycje do rachunków cyklicznych.

Uaktualnij sposób zarabiania

Przetestuj te nakazy i zakazy w swoim systemie fakturowania i spędzaj mniej czasu na ściganiu klientów w sprawie niezapłaconych faktur.

Co się stanie, jeśli platforma do fakturowania, z której korzystasz, nie oferuje Ci potrzebnych narzędzi, takich jak skonsolidowane rozliczenia lub automatyzacja? Może już czas na zmianę.

Odpowiednia platforma rozliczeniowa pomoże Ci otrzymać płatność na czas. Dzięki temu uwolnisz więcej najcenniejszych zasobów, dzięki czemu będziesz mógł skupić się na skalowaniu swojego biznesu.