11 najważniejszych elementów, które należy uwzględnić przy sporządzaniu umowy agencyjnej

Czy twoje umowy agencyjne są kuloodporne? Czy w ogóle korzystasz z umów?

Jeśli Twoja agencja korzysta z umów, które nie obejmują wszystkiego, czego potrzebuje, lub co gorsza, w ogóle nie korzystasz z umów, narażasz całą swoją agencję na ryzyko.

Umowa agencji marketingowej to coś więcej niż dokument, który wysyłasz do klienta, a następnie archiwizujesz. Każda sekcja ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. A źle napisana umowa może narazić Cię na wszystko, od dodatkowej pracy po proces sądowy.

Przyjrzyjmy się, dlaczego warto korzystać z kontraktów i szczegółom świetnej umowy z klientem.

Dlaczego agencje zawsze potrzebują umowy z klientami

Bez względu na to, jak dobrze pozyskałeś nowego klienta i jak bardzo jest on zainteresowany, przed rozpoczęciem pracy powinieneś wynegocjować umowę, która jest sprawiedliwa dla obu stron.

Brak szczelnej umowy, w której nie ma miejsca na dodatkowe prace, które można by przemycić, ma kluczowe znaczenie dla Twojej agencji. Jeśli Twoja umowa zawiera luki i nie określa konkretnie świadczonych usług, klient może zgodnie z prawem zażądać pracy wykraczającej poza zakres Twoich obowiązków.

Oczywiście może to prowadzić do utraty przychodów przez Twoją agencję. Im więcej czasu poświęcisz na pracę nad projektem, tym mniejszy będzie zwrot z inwestycji.

Najgorszy scenariusz jest taki, że zawarłeś złą umowę i skończysz w procesie sądowym z klientami. Mogą ciągnąć się miesiącami i latami, a nikt nie chce, aby taka ciemna chmura wisiała nad Twoją firmą.

Najlepsza rada, gdy przygotowujesz się do przyjęcia nowego klienta? Przygotuj się na najgorsze, miej nadzieję na najlepsze. Najprostszym sposobem, aby zawsze być przygotowanym bez poświęcania nadmiernego czasu na pisanie umów, jest posiadanie edytowalnego szablonu. Chociaż zarys szablonu będzie taki sam, możesz dostosować go do indywidualnych klientów:

Zmiana szablonu oznacza, że ​​możesz dostosować warunki dotyczące zakresu i długości pracy, a jednocześnie mieć zapewnioną ochronę swojej agencji.

Przekazując klientowi umowę, będziesz wiedział, że w chwili jej podpisania wszystkie oczekiwania, koszty, zakresy i terminy zostały jasno określone. Żadnych niespodzianek i utraconych dochodów oraz umowa, z której obie strony są zadowolone.

11 pozycji, które należy uwzględnić w umowie o pracę

Większość Twojej umowy marketingowej z klientem będzie koncentrować się na zobowiązaniach prawnych i tym, co obejmuje Twój zakres. Chociaż większość szablonów doskonale nadaje się do użycia, zawsze powinieneś skonsultować się z zespołem prawnym, jeśli chcesz dokładnie sprawdzić klauzulę lub treść umowy.

Oto 11 obowiązkowych elementów każdej umowy z klientem.

1. Nazwy i adresy agencji i klienta

To jest pierwsza część Twojej umowy i powinna znajdować się na górze, ponieważ jasno pokazuje, kto zostanie zawarty w umowie:

Musi zawierać zarówno Twoje, jak i prawne nazwy handlowe Twojego klienta (bez pseudonimów). Pod nazwami handlowymi musisz podać adres, pod którym każda firma jest prawnie zarejestrowana. Jest to ważne, ponieważ jeśli związek idzie na południe, łatwiej jest się z nimi skontaktować, jeśli trzeba podjąć kroki prawne. Dokładnie sprawdź te szczegóły ze swoim klientem, zanim ktokolwiek podpisze wykropkowaną linię.

2. Określ czas trwania umowy

Kiedy twój klient chce, abyś zaczął pracę, a kiedy ma się ona zakończyć?

Ważne jest, aby nie tylko mieć datę rozpoczęcia i zakończenia, ale także to, jak wygląda zakończenie pracy. Musisz jasno określić, że umowa wygaśnie po zakończeniu pracy. Nie później. Po zakończeniu pracy należy przekazać całą pracę w zamian za ostateczną płatność.

Wpisz w umowie, że prace końcowe zostaną wydane po otrzymaniu płatności końcowej. W ten sposób nie ma zamieszania po obu stronach.

3. Uczyń swój zakres prac kuloodpornymi

Twój zakres pracy to jedyne miejsce, w którym możesz wpaść w różnego rodzaju kłopoty, jeśli nie będziesz ostrożny.

Jeśli nie określisz, ile poprawek klient może wykonać w projekcie lub nie określisz dokładnie, co rozumiesz przez zarządzanie witryną (na przykład), nie zdziw się, jeśli Twoja agencja wykona mnóstwo dodatkowej pracy dla klienta… za darmo.

Zakres powinien być wyróżniony na pierwszej stronie i musi być bardziej szczegółowy niż ten:

Zamiast tego powinien być jak własny dodatek do umowy. Głównym celem jest bardzo szczegółowe określenie, jakie usługi są wliczone w cenę, którą płaci klient.

Jako absolutne minimum chcesz zidentyfikować:

• To, co uzgodniliście z klientem
• Usługi, które będziesz świadczyć
• Jakie są namacalne rezultaty usług
• Czego potrzebujesz od klienta
• Ile poprawek zezwolisz

Na przykład, jeśli projektujesz witrynę internetową klienta i nie ograniczasz liczby poprawek, możesz być uwiązany przez wiele miesięcy, zmieniając palety kolorów i pola tekstowe.

Nie bądź tą agencją. Spraw, aby zakres był jak najbardziej szczegółowy i weź tyle stron, ile potrzebujesz. Zobacz, jak szczegółowy jest ten szablon:

Zakres pracy z otwartymi rezultatami może stać się twoim wrogiem, gdy zaczniesz pracę. Wróg, na którego twoja agencja nie może sobie pozwolić.

4. Ustal jasny harmonogram płatności

Nikt nie lubi walić klienta za spóźnioną płatność lub zaległą fakturę. Jest to frustrujące i może mieć wpływ na relacje z klientami.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest posiadanie jasnego harmonogramu płatności od momentu rozpoczęcia pracy z klientami. Ta część umowy musi określać całkowitą kwotę, którą otrzymasz, sposób dokonania płatności oraz to, czy płatność podlega zwrotowi:

Jeśli rozliczasz klienta na zasadzie retencji, możesz ustawić warunki płatności na miesięczne. Ale jeśli pracujesz na zasadzie projektu, możesz zdecydować się na plan płatności 50/50, w którym otrzymujesz zapłatę za połowę całości projektu z góry (potraktuj to jako depozyt), a drugą połowę otrzymasz po zakończeniu wszystkich prac .

Możesz też rozliczać swojego klienta w kamieniach milowych. Jeśli budujesz witrynę internetową, możesz obciążyć klienta rachunkiem po ukończeniu kamienia milowego (strona główna, sklep internetowy, blog itp.). To świetny sposób na utrzymanie napływu pieniędzy, jeśli ukończenie projektu zajmie kilka miesięcy.

5. Nie bądź popychadłem z powodu opóźnień w płatnościach

To niezręczne, gdy ludzie są ci winni pieniądze. Ale w końcu biznes is biznes.

Wyjaśnij od momentu zawarcia umowy z klientem, że jeśli spóźni się z opłaceniem Twoich faktur, zostanie naliczona kara. Jeśli wysłałeś fakturę do klienta, którego masz miesięczne honorarium, a on płaci ją z dziesięciodniowym opóźnieniem, wpływa to na przepływy pieniężne Twojej agencji. Nie zastanawiaj się dwa razy, zanim uwzględnisz w umowie opłatę za zwłokę.

Opłata za spóźnioną płatność może być ustaloną kwotą w dolarach lub procentem faktury:

Jest to łagodny sposób zachęcania klientów do terminowej zapłaty, a jeśli zdarzy się, że raz się spóźnią, możesz go wykorzystać według własnego uznania i machnąć opłatą, jeśli chcesz. Ale jeśli stanie się to regularnym zjawiskiem, powinieneś wyegzekwować opłatę.

6. Jeśli klient chce dodać pracę, zapisz swoje warunki

Powszechnie znane jako „pełzanie zakresu”, dzieje się tak, gdy klient prosi cię o trochę dodatkowej pracy tutaj i trochę poprawki tam. Na pierwszy rzut oka nie wydaje się to dużo, ale zanim się zorientujesz, klient zleca Ci wykonanie pracy poza Twoim zakresem za darmo.

Unikaj tego za wszelką cenę. Bądź uczciwy, gdy klient przychodzi do ciebie z prośbą o dodatkową pracę. Możesz zgodzić się na podjęcie pracy, ale powinieneś jednocześnie przedstawić im nową wycenę.

Wzmianka o dodatkowych żądaniach pracy w umowie jest obowiązkowa. Umieść go tuż pod swoim zakresem i napisz, że wszystkie dodatkowe zlecenia pracy poza zakresem będą wycenione według oddzielnej stawki i umowy.

7. Kiedy chcesz zerwać z klientem

Zanim wyślesz pożegnalny e-mail lub wykonasz niewygodną rozmowę telefoniczną, przejrzyj warunki swojej umowy, aby zobaczyć, jak długo jeszcze będziecie ze sobą współpracować. Lub, jeśli w ogóle możesz złamać umowę.

Wpisz w umowie klauzulę wypowiedzenia, która będzie korzystna dla obu stron, ponieważ warunki rozwiązania umowy będą takie same dla obu stron:

Pamiętaj, aby uwzględnić:

• Ile czasu musisz dać Ty lub Twój klient
• Czy zawiadomienie musi mieć formę pisemną np. e-mail?
• Jak poradzisz sobie z każdą zaległą pracą z klientem?

8. Nakreśl, co się stanie w przypadku naruszenia umowy

Jeśli Ty lub Twój klient nie dotrzymaliście warunków umowy, naruszyliście warunki umowy.

W tej sekcji umowy agencyjnej musisz być stanowczy i stwierdzić, że naruszenie umowy może skutkować natychmiastowym zerwaniem bez zwrotu kosztów dla klienta.

Może się to wydawać surowe, ale jeśli zawarłeś umowę z klientem, a on szuka innej agencji za twoimi plecami, może to być poważne naruszenie umowy. Musisz szybko zerwać i odciąć więzi.

Aby temu zapobiec, umieść w umowie klauzulę o naruszeniu umowy, która stanowi, że Twój klient nie może współpracować z inną agencją, która wykonuje tę samą pracę, co Twoja, w czasie obowiązywania Twojej umowy. A jeśli tak, muszą najpierw rozwiązać twoją umowę. W ten sposób Twoja agencja nie zostanie pozostawiona na lodzie.

9. Kto będzie posiadał co? Wyjaśnij.

Tworzysz pracę. Twój klient za to płaci. Ale kto jest właścicielem?

Prawa autorskie to ważna klauzula, którą należy zawrzeć w umowach marketingowych, więc nie ma wątpliwości co do tego, kto jest właścicielem czego.

Ale prawa autorskie mogą znaczyć znacznie więcej. Nawet jeśli przekażesz końcowe dzieło swojemu klientowi, mogą istnieć określone procesy, których Twoja agencja używa do stworzenia dzieła (własność intelektualna), i możesz zdecydować, czy chcesz je zatrzymać, czy przekazać w ramach ceny kontraktowej.

Wiele agencji „wydzierżawia” swoją pracę swoim klientom, a jeśli klient nie przeczyta dokładnie umowy, może nigdy nie być tego świadomy. Ta sekcja może wymagać pewnych negocjacji z klientem, ale na dłuższą metę będziesz zadowolony, że dokładnie ją przedyskutowałeś.

10. Miej klauzulę poufności, aby chronić swoją agencję

Ta klauzula chroni nie tylko Twoją agencję, ale także Twojego klienta. Powinien jasno określać wszystko, o czym nie chcesz rozmawiać publicznie bez Twojej pisemnej zgody.

Typowe elementy, które należy umieścić w klauzuli poufności to:

• Stawki Twojej agencji
• Procesy, których używasz do tworzenia produktów
• Wszelkie wymiany e-maili między Twoją agencją a klientem

Oto przykład:

Z drugiej strony nie będziesz mógł legalnie omawiać operacji swojego klienta, jeszcze niepublikowanych wiadomości o jego firmie ani e-maili. Klauzula jest dla obu stron sposobem na pokazanie, że wzajemnie się wspieracie.

11. Dołącz klauzulę odszkodowawczą

Oto scenariusz. Twój klient ponosi cios finansowy, który jest bezpośrednim wynikiem pracy wykonanej przez Twoją agencję. Nie jest super, ale zdarza się. Ale jeśli nie zawarłeś w umowie klauzuli o odszkodowaniu, Twoja agencja może mieć duże kłopoty.

To różnica między koniecznością zrekompensowania klientowi lub uwolnieniem się od haczyka:

Nie powinno więc dziwić, że klauzula o odszkodowaniu jest skomplikowana i powinna zostać sprawdzona przez zespół prawny, aby upewnić się, że Twoja agencja jest w pełni objęta ochroną.

Jak dostarczyć swojemu klientowi zabójczą umowę agencyjną

Z powyższą listą kolejnym krokiem jest przygotowanie umowy.

Po pierwsze, umowa musi wyglądać legalnie. Ani jeden klient nie przekaże agencji reklamowej 20 000 $, jeśli poświęcisz pięć minut na przepisanie tego. Musi też zawierać logo Twojej agencji, być poprawnie sformatowane i wolne od literówek, jeśli chcesz zawierać umowy.

PandaDoc to proste, bezpłatne narzędzie, dzięki któremu możesz pobrać wyjątkową okładkę umowy z agencją marketingową:

Ale poza tym, aby twoja umowa wyglądała na lśniącą i nową, pomyśl o swoim kliencie również podczas pisania projektu.

Jeśli jesteś zatrudniony do pracy za projekt ulotki za 100 USD, prawdopodobnie nie ma potrzeby wysyłania 100-stronicowego dokumentu, którego nie można pokonać w żadnej sali sądowej. Nie tylko może to być onieśmielające dla klienta, ale może również opóźnić proces rozpoczęcia projektu, ponieważ będzie musiał przejrzeć wszystkie 100 stron w całości.

Z drugiej strony, jeśli zostaniesz zatrudniony do dużego projektu (np. przeprojektowania strony internetowej), będziesz chciał zawrzeć wszystko, o czym wspomnieliśmy powyżej, i uczynić umowę tak szczelną, jak to tylko możliwe.

Pomoc w sformułowaniu umowy

Jak już wspomniano, zawsze powinieneś przejść przez prawnika szablon umowy, zanim zaczniesz go używać do podpisywania klientów. Ale jeśli nie masz budżetu na utworzenie umowy od podstaw, możesz zamiast tego skorzystać z szablonu online.

Narzędzia takie jak Docracy mogą zapewnić Ci łatwe szablony, w których wystarczy wypełnić puste pola:

PandaDoc zapewnia również agencjom marketingowym bezpłatne szablony. Ponadto szablony są pełne wskazówek od PandaDoc, które pomogą Ci poprawnie wypełnić umowę, jeśli utkniesz:

Zawsze proś o pomoc prawną przed skorzystaniem z umowy

Umowy agencyjne mogą być skomplikowane. Istnieje wiele klauzul, które można dodać, aby zabezpieczyć swoją agencję na wypadek, gdyby umowa poszła nie tak lub aby powstrzymać cię przed wykonywaniem dodatkowej pracy z powodu luki.

To powiedziawszy, zawsze skonsultuj się z prawnikiem przed skorzystaniem z niego w transakcji biznesowej. W ten sposób mogą wskazać, czy jest jakiś ważny szczegół, który przeoczyłeś, i czy klauzula nie została poprawnie napisana.

Dodatkowe pieniądze wydane na kwestie prawne mogą się zwrócić w dłuższej perspektywie.

Chociaż umowy są ważną częścią każdej odnoszącej sukcesy agencji, są tylko jednym elementem układanki, jeśli chodzi o zdobywanie nowych klientów. Zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z demonstracji Instapage Enterprise.