5 najważniejszych powodów, dla których Twoja agencja cyfrowa musi wdrożyć automatyzację

Nie jest tajemnicą, że automatyzacja może codziennie oferować agencjom niesamowitą wartość. Ale przy codziennych zadaniach i zbliżających się terminach ugrzęźniesz, zdajemy sobie sprawę, jak trudne może być zrównoważenie obciążenia pracą, a ponadto próby wdrożenia automatyzacji byłyby tylko bardziej uciążliwe.

W rzeczywistości, w niedawnej ankiecie Marketing Land, 72% respondentów agencji wyraziło neutralne opinie na temat automatyzacji. Wdrożenie dowolnego systemu wymaga czasu i energii, ale jest to inwestycja warta wysiłku. Strategiczne wdrożenie automatyzacji może zadecydować o tym, czy pozostaniesz w stagnacji, czy jeszcze bardziej ułatwisz swojemu zespołowi skalowanie.

5 sposobów, dzięki którym automatyzacja może pomóc Twojej agencji wyprzedzić konkurencję

1. Zachowaj konkurencyjność w ciągle zmieniającej się branży

Agencje nie tylko konkurują z innymi agencjami o interesy — konkurują także ze swoimi klientami. Badanie agencji cyfrowych z 2019 r. mówi, że prawie 50% agencji twierdzi, że zachowanie klientów jest ich największym zmartwieniem w tym roku, ponieważ odrzucają pomoc agencji i przenoszą się do firmy, uzyskując własne platformy automatyzacji:

Wcześniej polegano na agencjach ze względu na ich strategiczną i kreatywną wiedzę specjalistyczną, ale w miarę jak firmy zmierzają w kierunku bardziej opartego na danych krajobrazu, muszą znaleźć nowe sposoby na wniesienie wartości:

Ponadto 39,9% firm określiło „nadążanie za automatyzacją” jako kluczowe wyzwanie. Niezależnie od tego, te same firmy zdają sobie sprawę, że usługi automatyzacji są koniecznością, aby zachować konkurencyjność w ich środowisku.

2. Unikaj marnowania tygodniowych godzin pracy administracyjnej

Celem technologii w miejscu pracy zawsze było zwiększenie wydajności i ograniczenie niepotrzebnej pracy. Na przykład biała księga Accelo twierdzi, że ponad jedną czwartą dnia poświęcasz na komunikację za pośrednictwem platform takich jak Slack i Zoom, a także na współpracę przez e-maile.

Chociaż są one niezbędne do skalowania każdej firmy, sposób komunikowania się i współpracy może stać się ogromną stratą czasu. Wykorzystując automatyzację, możesz usprawnić codzienne obowiązki administracyjne (np. przygotowywanie wiadomości e-mail, planowanie i aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych):

Dlatego automatyzacja staje się kluczowa dla agencji – oszczędza czas poświęcany na zadania pomocnicze, poprawia zaangażowanie pracowników poprzez kultywowanie widoczności pracy i zwiększa produktywność. Zamiast tego poświęć ten czas na budowanie strategii biznesowej, mentoring współpracowników i skupienie się na rozliczanej pracy z klientami, która generuje przychody dla Twojej agencji.

3. Wykorzystaj wewnętrzny system do tworzenia nowych sprzedaży i długotrwałych relacji

Jak zapewne wiesz, generowanie nowej sprzedaży dla agencji znacznie różni się od innych firm. Na przykład agencje nie sprzedają namacalnych produktów ani powtarzalnej usługi; sprzedajesz unikalne rozwiązanie i doświadczenie stworzone specjalnie dla każdego klienta, za każdym razem dopasowane do jego potrzeb i oczekiwań.

Podstawą udanego procesu sprzedaży jest system CRM wyposażony w zautomatyzowaną funkcjonalność, która umożliwia integrację w całej firmie, dzięki czemu różne funkcje (takie jak sprzedaż, marketing, sukces klienta i inne) mogą wyświetlać te same dane i tę samą podróż użytkownika lub klienta.

Ta dostępność pomaga Twojemu zespołowi zachować wewnętrzną organizację, przechowywać kluczowe informacje dotyczące klientów w jednym miejscu i umożliwia współpracę z zespołem, aby nigdy nie przegapić ważnego zadania projektowego. Ustanawiając kompleksowy, zintegrowany system, pomaga Twojemu zespołowi łatwo zarządzać każdą relacją z klientem od początkowej oferty sprzedaży do realizacji projektu.

4. Spraw, aby każdy projekt był prawdziwie oparty na współpracy

Wszyscy byliśmy sfrustrowani, gdy członek zespołu był poza biurem, a ty nie wiedziałeś, co wysłał (lub otrzymał) klientowi. Musisz albo poczekać na ich powrót, albo nieśmiało poprosić klienta o przekazanie ci wiadomości.

Są też regularne opóźnienia, których doświadczamy, gdy klient wysyła wiadomość e-mail do swojego menedżera konta z odpowiedzią na ważne pytanie, a cała firma musi czekać do rana, aby sprawdzić wiadomości e-mail, aby kontynuować projekt.

Automatyzacja daje moc, dzięki której współpraca staje się wysiłkiem zespołowym. Udana współpraca wymaga stałej komunikacji między Twoją agencją, a także klientami i partnerami, ale konieczność przeglądania e-maili i przeszłych zadań jest nieefektywna. Projekt nie musi się zatrzymywać ani wymagać mnóstwa ręcznego wysiłku i czasu, aby nadrobić zaległości w projekcie klienta.

Zautomatyzowane integracje, które umożliwiają dwukierunkową synchronizację z głównymi wiadomościami e-mail, kalendarzami i modułami zadań, takimi jak G Suite lub Office365, z systemem CRM zapewniają, że Twój zespół nigdy nie przegapi krytycznej korespondencji i sprawią, że proces współpracy będzie przebiegał tak płynnie, jak to tylko możliwe.

W przypadku stron docelowych po kliknięciu współpraca jest łatwiejsza dzięki Instapage Collaboration, ponieważ interesariusze projektu mogą odpowiadać na opinie i rozwiązywać komentarze w jednym interfejsie. Koniec z szukaniem komentarzy w wątkach Slack, e-mailach lub narzędziach do zarządzania projektami. Dodatkowo, przy każdej przesłanej interakcji na stronie, do odpowiedniego członka zespołu wysyłane są automatyczne wiadomości e-mail, aby odpowiedział on zgodnie z wątkiem komentarza:

5. Wykorzystaj automatyzację, aby zwiększyć zyski swojej agencji

Główną zaletą automatyzacji jest zmniejszenie pracy fizycznej związanej z zadaniami administracyjnymi i dodatkową pracą zajętą. Uwalnia to wystarczająco dużo czasu, który możesz poświęcić na poszukiwanie nowych klientów i dalsze pielęgnowanie istniejących relacji z klientami.

Ale bez automatyzacji i funkcji, takich jak automatyczne śledzenie czasu, możesz przegapić płatne możliwości. Na przykład możesz nie obliczyć, ile godzin spędzasz na e-mailach, spotkaniach i braku dokładności grafiku. Jeśli brzmi to znajomo, zwróć uwagę, ponieważ badania pokazują, że przeciętna agencja traci rocznie 110 000 USD przychodów z powodu złego śledzenia czasu.

Ale co z twoją agencją? Na przykład Twój 15-osobowy zespół wystawia średnio 150 USD za godzinę. Gdybyś miał uchwycić wycieki przychodów ze spotkań, e-maili i zapomnienia, dodałbyś 1,7 miliona dolarów rocznie:

Jeśli nie śledzisz tak dokładnie rozliczanych godzin, nie wiesz szczerze, które projekty, klienci lub praca są opłacalne. Bez skutecznego śledzenia czasu tracisz płatne możliwości. Potęga automatyzacji umożliwia przechwytywanie i rejestrowanie wszystkich tych godzin, zapewniając, że cały Twój czas jest udokumentowany.

Automatyzacja, na którą Twoja agencja nie może się doczekać

To inwestycja, która na początku wymaga od Ciebie i Twojego zespołu. Proces obejmuje poszukiwanie odpowiednich narzędzi, które odpowiadają Twoim potrzebom, i wdrażanie ich w codziennym przepływie pracy. W dłuższej perspektywie Twój czas jest mniej poświęcany na pracę administracyjną, co pozwala skupić się na zadaniach generujących dochód dla klientów.

Aby uzyskać szczegółowe informacje o tym, jak rozwijać swoją agencję w wielu obszarach, w tym strategii, personelu, rozliczeń i innych — zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z demonstracji Instapage Enterprise.

O autorze
Geoff McQueen jest dyrektorem generalnym i współzałożycielem Accelo, platformy chmurowej do prowadzenia małych i średnich firm świadczących usługi profesjonalne. Firma Accelo, z siedzibą w Dolinie Krzemowej, założona w Australii i dysponująca do tej pory ponad 11 milionami dolarów kapitału podwyższonego ryzyka, usprawnia operacje i podwaja rentowność tysięcy firm w ponad 40 krajach. Wreszcie, Geoff jest mężem i ojcem i dzieli swój czas między trzy biura Accelo w San Francisco, Denver i Wollongong w Australii.