3 najczęstsze hierarchie agencji reklamowych i jak zorganizować swój zespół

Hierarchia Twojej agencji reklamowej jest odzwierciedleniem tego, co chcesz osiągnąć jako firma. Włączenie określonych działów lub struktur organizacyjnych nie tylko mówi pracownikom, komu powinni podlegać, ale powinno być zgodne z celami strategicznymi. Może też wiele powiedzieć o tym, jak współpracujesz z klientami.

Bez dobrze zaprojektowanej hierarchii opóźnienia w przepływie pracy mogą się zwiększać i prowadzić do niezadowolenia klientów.

Niezależnie od tego, czy zatrudniasz nowych pracowników po raz pierwszy, czy przenosisz swój zespół z butiku do dostawcy kompleksowych usług, w tym przewodniku przedstawimy najczęstsze struktury hierarchii i odmiany dla Twojej wyjątkowej agencji.

Dzięki odpowiedniej strukturze organizacyjnej Twoja agencja będzie działać sprawniej i zostanie zapamiętana przez klientów z właściwych powodów.

Co to jest hierarchia agencji?

Hierarchia agencji grupuje pracowników zgodnie z ich ogólnymi obowiązkami, na przykład w dziale marketingu lub dziale obsługi klienta. Pokazuje również, jak skonstruowane są role, aby każdy wiedział, kto jest jego zawodowym przełożonym. Występują w dwóch głównych odmianach, mechanistycznej i organicznej:

Mechanistyczne struktury centralizują władzę i tworzą formalne relacje między członkami zespołu. Organiczne struktury pozwalają na współpracę między działami i ograniczają mentalność „strażnika”, która może otaczać kierowników działów i spowalniać proces.

Zarówno struktury mechanistyczne, jak i organizacyjne mają zalety i wady. Jak zobaczysz, to, co jest najlepsze dla Twojej agencji, ostatecznie zależy od jej wielkości, klientów i oferowanych usług.

Najpopularniejsze hierarchiczne schematy organizacyjne dla agencji

Tradycyjny model

Tradycyjny model od dawna jest strukturą preferowaną przez duże agencje reklamowe oferujące różnorodne usługi. Porusza kwestię zarządzania wieloma pracownikami poprzez scentralizowanie władzy, wyjaśniając, komu każdy podlega:

Organizacja jest podzielona na różne działy — kreatywny, produkcyjny, obsługi klienta lub finansowy. Każdy dział jest kierowany przez kierownika działu, na przykład kierownika ds. reklamy lub dyrektora ds. reklamy, i obejmuje wszystkich członków zespołu specjalizujących się w danej dziedzinie.

Wadą tej struktury jest to, że w naturalny sposób oddziela ona ludzi od siebie i utrudnia współpracę między działami. W rezultacie nie jest to dobre rozwiązanie dla agencji, które oferują kilka różnych usług temu samemu klientowi i polegają na ciągłej komunikacji.

Ogólnie rzecz biorąc, ten model sprawdza się najlepiej, gdy klienci zazwyczaj przychodzą do agencji po specjalistyczną usługę, która może być zawarta w jednym dziale, na przykład SEO lub projektowanie marki.

Model macierzowy

Model macierzowy zachowuje tradycyjne podziały i szefów działów, ale jest wystarczająco elastyczny, aby umożliwić tworzenie zespołów międzywydziałowych:

Dzięki temu modelowi agencje reklamowe full service są w stanie zaspokoić wszystkie potrzeby swoich klientów bez tworzenia dużych barier w komunikacji między działami. Stara się łączyć to, co najlepsze zarówno w mechanistycznych, jak i organicznych strukturach hierarchicznych.

Z drugiej strony powoduje to niejasność, komu członkowie zespołu powinni podlegać w danym momencie: kierownikowi projektu czy kierownikowi działu.

System pod

Jeszcze bardziej organicznym podejściem niż model matrix jest system strąków.

Leeann Leahy, CEO agencji VIA, opracowała tę strukturę organizacyjną dla swojego personelu. W systemie podów tradycyjni menedżerowie kont zniknęli, a klienci mają dostęp do czterech leadów projektowych, w tym:

• Lider strategii biznesowej/konsumenckiej
• Prowadzenie planowania
• Kreatywny lider
• Lider zarządzania projektami

W razie potrzeby projekt kieruje delegowaniem zadań innym członkom zespołu w ramach agencji.

Głównym celem tego modelu jest skrócenie czasu procesu zatwierdzania, wyeliminowanie zbędnych stanowisk kierowniczych, zwiększenie odpowiedzialności współpracowników i zachęcenie do tego, co Leahy określa mianem „szybkiej i wściekłej” kreatywności.

Różnice w hierarchii według typu agencji

Nie każda agencja reklamowa oferuje wszystkie usługi, które oferuje agencja full service. To, w czym specjalizuje się agencja, wpłynie na to, jaka struktura organizacyjna będzie dla niej najlepsza.

agencje SEO

Podczas gdy agencja reklamowa oferująca pełen zakres usług może włączyć SEO do swoich usług, agencja SEO specjalizuje się w budowaniu widoczności firmy w Internecie dzięki usługom takim jak:

• Analiza strony internetowej
• Optymalizacja struktury
• Produkcja treści
• Zarządzanie mediami społecznościowymi
• Optymalizacja współczynnika konwersji

W związku z tym agencja SEO może potrzebować tylko trzech głównych działów: zarządzania strategią/projektami, technicznego SEO i marketingu treści. Tradycyjny model hierarchiczny może działać w przypadku agencji SEO, ponieważ oferowane usługi są zwykle specyficzne i nie potrzeba tak wielu działów, jak w przypadku agencji reklamowej oferującej pełen zakres usług.

Agencje kreatywne

Agencja kreatywna zwykle opracowuje i produkuje produkty wizualne, które są wykorzystywane w istniejącej strategii marketingowej klienta, w tym:

• Kierunek sztuki
• Kopiowanie
• Projekt brandingu
• projektowanie UX
• projektowanie stron
• Produkcja wideo

Usługi te wymagają dużej współpracy. Na przykład copywriterzy i projektanci grafiki reklamowej będą musieli współpracować, aby stworzyć produkt końcowy. Z tego powodu model macierzowy może najlepiej sprawdzić się w agencji kreatywnej.

Różnice w hierarchii według wielkości agencji

Dla agencji z więcej niż jedną lokalizacją

Agencje z więcej niż jedną lokalizacją dają klientom zróżnicowanym geograficznie więcej możliwości bezpośrednich interakcji. Może również zwiększyć szanse na znalezienie najlepszych talentów.

Twoja struktura organizacyjna z różnymi lokalizacjami może wyglądać mniej więcej tak:

W tym modelu władza jest zdecentralizowana na regiony geograficzne. Dzięki temu praca może przebiegać szybko, ale jeśli nie będziesz ostrożny, brak komunikacji między regionami może prowadzić do zamieszania, na przykład fragmentarycznego głosu marki.

Na przykład, jeśli wyżej wymienione dywizje w Ameryce Północnej i Azji i Pacyfiku rozpoczęły kampanię marketingową skierowaną do lokalnych odbiorców docelowych, nadal powinny koordynować działania, aby ogólny przekaz i spójność marki były spójne.

Dla dużych agencji lub agencji oferujących pełen zakres usług

Większe agencje oferują obszerną listę usług, które mogą spełnić wiele, jeśli nie wszystkie, wymagań marketingowych i reklamowych klientów, niezależnie od tego, czy potrzebują pomocy w projektowaniu wizualizacji marki, czy specjalistów SEO, którzy mogą poprawić ich organiczne wyniki wyszukiwania.

W związku z tym sensowne jest, aby duże agencje miały dział zajmujący się zarządzaniem kontami. Menedżerowie kont służą jako łącznik między klientem a członkami zespołu w innych działach zaangażowanych w projekt.

Poprawia to doświadczenie klienta, umożliwiając mu rozwijanie relacji z jednym centralnym punktem kontaktowym. Account manager jest również w stanie dostarczyć spójny przekaz do wszystkich działów, zmniejszając szansę na sytuację „on powiedział, ona powiedziała”.

Struktura, taka jak model macierzowy, zachowuje władzę pionów, jednocześnie umożliwiając menedżerom kont pracę z zespołem składającym się z różnych członków działów, który spełnia wszystkie potrzeby klienta.

Dla małych agencji

Członkowie zespołu w małych agencjach zwykle noszą wiele czapek i mają bardziej nieformalne, znajome relacje ze współpracownikami. Ich role są elastyczne i zmieniają się codziennie, jeśli nie co godzinę.

W związku z tym agencje te są dobrze przygotowane do eksperymentowania z bardziej postępową strukturą organizacyjną, taką jak system kapsułek. Klienci mogą mieć dostęp do wszystkich członków zespołu, nie czując się przytłoczeni, a członkowie zespołu nie muszą przechodzić przez niepotrzebnego strażnika, takiego jak menedżer konta, aby uniknąć zamieszania w komunikacji.

Wskazówki dotyczące poprawy wydajności hierarchii Twojego zespołu

Nie można polegać wyłącznie na strukturze organizacyjnej, aby zapewnić płynne działanie zespołu. Oto kilka wskazówek, jak opracować odpowiednią hierarchię agencji do swoich potrzeb, a następnie skutecznie ją realizować.

Ustanowienie poparcia dla pracowników

Jeśli restrukturyzujesz hierarchię swojej agencji, poproś o zaangażowanie swoich menedżerów i pracowników, a nie tylko kierownictwo najwyższego szczebla lub zarząd. Twoi pracownicy będą tymi, którzy codziennie działają w tej nowej strukturze organizacyjnej i prawdopodobnie mają pewien wgląd w to, co będzie działać najlepiej.

Na początku bądź elastyczny

Bob Sanders z Sanders Consulting Group, organizacji pomagającej agencjom w realizacji ich celów strategicznych, zaleca podejście do restrukturyzacji jako procesu ewolucyjnego, któremu należy pozwolić na organiczny przebieg.

Pozwala to wyczuć i przetestować nowe struktury, zanim zaangażujesz się w coś, co nie ma sensu dla twojego zespołu.

Zamień seniorów w trenerów

Starsi członkowie zespołów i kierownicy osiągnęli swój status dzięki znacznej wiedzy zdobytej przez lata praktyki. Zbyt często ich wiedza specjalistyczna jest marnowana tylko na zatwierdzanie lub podpisywanie wyników tworzonych przez nadzorowanych przez nich członków zespołu.

Zachęcanie wyższych stanowisk do pełnienia roli trenerów dla swojego zespołu może nie tylko zwiększyć wiedzę młodszych pracowników, ale także poprawić jakość produktu końcowego, który dostarczasz klientom, i zapobiega błędom.

Garrett Mehrguth, dyrektor generalny Dyrektywy Consulting, wyjaśnia, dlaczego korzystają z modelu coachingu:

Kiedy tworzyliśmy Dyrektywę, nasze kierownictwo pomyliło coaching ze szkoleniem. Wierzyliśmy, że nasze tablice edukacyjne mogą szkolić mężczyzn i kobiety, aby stali się specjalistami ds. marketingu w wyszukiwarkach.

Założyliśmy, że ludzie mogą nauczyć się strategicznego podejścia, czytając online i od razu zagłębiając się w swoją pracę. Nie skupialiśmy się na konieczności coachingu 1 na 1. Skupiliśmy się na kontroli jakości, a wtedy zaniedbaliśmy sensowny coaching. Kontrola jakości jest reaktywna; coaching jest proaktywny.

Oba mają swoje miejsce, ale żaden trening nie powinien przebijać coachingu.

Która hierarchia agencji reklamowych jest najlepsza?

Pomimo swojej reputacji w zakresie tworzenia silosów i utrudniania współpracy, tradycyjne struktury organizacyjne mogą nadal działać dla agencji oferujących specjalistyczne usługi.

Bardziej organiczne modele mogą jednak stworzyć ekscytującą synergię poprzez zmniejszenie formalności między członkami zespołu. Podczas gdy coś w rodzaju systemu pod może być zbyt luźne dla większej agencji reklamowej, model matrycowy jest obiecujący, ponieważ zapewnia elastyczność przy zachowaniu wyraźnych linii władzy.

Ostatecznie najlepszy model hierarchii dla Twojej agencji to taki, który pomaga utrzymać zadowolenie pracowników i klientów.

Opracowanie odpowiedniej hierarchii dla Twojej agencji reklamowej to tylko część bitwy. Zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z demonstracji Instapage Enterprise.