Absencja pracowników: przyczyny i środki kontroli

Czy Twoi pracownicy są często nieobecni w pracy?

Zwyczajowa nieobecność w pracy nazywana jest absencją — jest to problem, który może mieć wpływ na produktywność, ciągłość pracy i ogólne wyniki firmy.

Czym jednak właściwie jest absencja i co ją powoduje?

W tym poście na blogu przyjrzymy się znaczeniu absencji, jej przyczynom i konsekwencjom. Wyposażymy Cię także w 10 strategii, które pomogą Ci zminimalizować niekorzystne skutki absencji.

Zaczynajmy!

Czym jest absencja w miejscu pracy?

Absencja ma miejsce wtedy, gdy pracownik jest nieobecny w pracy w zaplanowanym czasie. Przyczyny absencji pracowników mogą być różne: choroby, problemy rodzinne, stres i inne czynniki.

Jedną z definicji absencji podają autorzy artykułu badawczego pt. Zarządzanie absencją w miejscu pracy: przypadek włoskiej firmy wielobranżowej, która wyjaśnia absencję jako „ zwyczajową nieobecność w pracy przez jeden lub więcej dni, zwykle usprawiedliwioną zaświadczenie lekarskie, ale tak naprawdę ze względu na interesy osobiste i słabe poczucie obowiązku”.

W jakim stopniu absencja występuje w miejscu pracy? Możesz być zaskoczony, jeśli nie śledziłeś statystyk.

Według Bureau of Labor Statistics (BLS) spośród 118 745 pracowników w wielu branżach łącznie 3,6% pracowników w USA było nieobecnych w pracy w 2022 r. z różnych powodów.

Bez względu na przyczynę absencja może wpływać na produktywność w miejscu pracy, zwiększać obciążenie pracą innych współpracowników, zakłócać terminy realizacji projektów, żeby wymienić tylko kilka.

Jaka jest różnica między nieobecnością a absencją?

Chociaż terminy te są często używane zamiennie, istnieje znacząca różnica między nieobecnością a absencją.

Nieobecność oznacza jedynie „ nieobecność w zwykłym lub oczekiwanym miejscu lub w uzgodnionym czasie ”. Termin ten oznacza jedynie, że ktoś nie jest obecny w określonym miejscu lub czasie, bez podania przyczyny lub czasu trwania nieobecności.

Co więcej, termin ten nie odnosi się konkretnie do nieobecności pracowników w miejscu pracy.

Z drugiej strony absencja odnosi się w szczególności do częstej i nawykowej nieobecności pracowników w pracy , często bez ważnych powodów lub odpowiedniego upoważnienia.

Rodzaje absencji w miejscu pracy

Istnieje kilka sposobów kategoryzowania rodzajów absencji w miejscu pracy, ale te trzy typy są najczęstsze:

• Planowana lub zatwierdzona absencja,
• Nieplanowana, nieusprawiedliwiona lub nieplanowana absencja oraz
• Chroniczna lub nadmierna absencja.

Typ nr 1: Planowana lub zatwierdzona absencja w miejscu pracy

Planowana lub zatwierdzona absencja obejmuje przypadki nieobecności zaplanowanych i zaplanowanych z wyprzedzeniem.

Przykłady obejmują:

• Wakacje,
• Osobisty czas wolny i
• Ustalony czas wolny od pracy.

Firmy zazwyczaj określają ramy czasowe uzyskania zgody na planowane nieobecności w swojej polityce obecności – ponieważ ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA) nie określa liczby urlopów ani ram czasowych informowania pracodawców.

Na przykład polityka dotycząca obecności na Uniwersytecie Południowej Florydy stanowi, że zgoda na planowane urlopy musi zostać wyrażona „ co najmniej 24 godziny wcześniej i musi być zgodna z wszelkimi politykami wydziałowymi dotyczącymi planowego czasu wolnego”.

Typ 2: Nieplanowana, nieusprawiedliwiona lub nieplanowana absencja w miejscu pracy

Przyczyną nieplanowanych urlopów są zazwyczaj sytuacje awaryjne, takie jak choroba lub śmierć bliskiej osoby. Firmy rzeczywiście uznają potrzebę takich urlopów, jeśli przyczyny są autentyczne, a pracownicy nie są karani za te nieobecności.

Jednakże nieobecność pracownika w pracy bez powiadomienia pracodawcy/przełożonego lub podania przyczyny może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego. Takie nieusprawiedliwione nieobecności, zwane także „nieusprawiedliwionymi nieobecnościami”, nie są autoryzowane przez pracodawcę i mogą być niezgodne z polityką organizacji dotyczącą brania urlopu.

Każda firma określa działania dyscyplinarne (takie jak upomnienia, zawieszenie lub rozwiązanie umowy o pracę) w przypadku nieusprawiedliwionych nieobecności, które mogą nasilać się w przypadku powtarzających się takich nieobecności.

Typ 3: Nadmierna lub chroniczna absencja w miejscu pracy

Częste i długotrwałe nieobecności zalicza się do kategorii chronicznych lub nadmiernych nieobecności. Ponieważ w ustawie Fair Labor of Standards Act (FLSA) nie ma standardowej definicji nadmiernej lub przewlekłej nieobecności, każda firma określa, co stanowi nadmierne nieobecności.

Na przykład Uniwersytet Case Western Reserve w swoich zasadach dotyczących obecności definiuje nadmierne nieobecności jako:

„… powtarzające się przypadki (więcej niż 6 w ciągu 6 miesięcy) nieplanowanych nieobecności i/lub spóźnień niezwiązanych z zatwierdzonym czasem wolnym, gdzie 1 zdarzenie = 1 do 5 kolejnych dni nieplanowanej nieobecności lub 3 przypadki spóźnień lub 2 przypadki częściowego brak."

Aby zrozumieć, jak firmy i specjaliści HR definiują nadmierne nieobecności, skontaktowaliśmy się z Ryanem Mckenzie, współzałożycielem i dyrektorem ds. marketingu Tru Earth, firmy produkującej przyjazne dla środowiska produkty gospodarstwa domowego. Firma Ryana definiuje chroniczną absencję jako taką, która zakłóca produktywność firmy:

„Przewlekła absencja to utrzymujący się wzorzec, w wyniku którego pracownik opuszcza więcej niż przysługujący mu roczny urlop lub zwolnienie chorobowe. Choć niektóre nieusprawiedliwione nieobecności mogą być nieuniknione w zwykłym życiu, wierzymy, że więcej niż trzy nieusprawiedliwione nieobecności w ciągu sześciu miesięcy mogą mieć wpływ na synergię i produktywność zespołu”.

Co powoduje absencję?

Absencja w pracy może wynikać z wielu czynników, które mogą również wpływać na zaangażowanie i produktywność pracowników.

Przyjrzyjmy się, jakie są przyczyny absencji.

Przyczyna nr 1: Problemy ze zdrowiem psychicznym i fizycznym

Do absencji przyczyniają się zarówno problemy zdrowotne, jak i psychiczne. Według BLS tylko w styczniu 2022 r. 7,8 mln pracowników było nieobecnych w pracy z powodu problemów zdrowotnych (takich jak uraz, choroba itp.).

Co więcej, to samo źródło podaje, że w tym samym okresie 4,2 mln pełnoetatowych pracowników pracowało w niepełnym wymiarze godzin z powodu choroby, problemu zdrowotnego lub wizyty lekarskiej.

Chociaż problemy zdrowotne mogą się różnić, Centra Kontroli i Zapobiegania Chorobom (CDC) wymienia pięć najczęstszych chorób przewlekłych prowadzących do absencji w miejscu pracy:

• Cukrzyca,
• Wysokie ciśnienie krwi,
• Brak aktywności fizycznej,
• Palenie i
• Otyłość.

Według Światowej Organizacji Zdrowia (WHO) oprócz tego problemy ze zdrowiem psychicznym, takie jak depresja i stany lękowe, również są przyczyną utraty 12 miliardów dni pracy każdego roku.

Lęk lub depresja również na wiele sposobów wpływają na produktywność w pracy, utrudniając osobom cierpiącym koncentrację i współpracę.

Mówiąc o zdrowiu psychicznym, nie możemy pominąć tematu stresu.

Dane zebrane przez Amerykański Instytut Stresu pokazują, że chociaż 83% pracowników w USA doświadcza stresu związanego z pracą, 1 milion jest codziennie nieobecnych w pracy z powodu stresu.

Przyczyna nr 2: Brak satysfakcji z pracy

Co sprawia, że ​​ludzie kochają swoją pracę i chcą codziennie przychodzić do pracy (czyli satysfakcja z pracy)? Jak się okazuje, czynników jest wiele.

Według niedawnego badania przeprowadzonego przez The Conference Board, oto czynniki wpływające na satysfakcję z pracy:

• Wynagrodzenie i premie,
• Uznanie,
• Obciążenie pracą/równowaga między życiem zawodowym a prywatnym,
• zasady promocji,
• Przegląd wydajności,
• Bezpieczeństwo pracy,
• Programy szkoleń zawodowych,
• Jakość przywództwa,
• Kultura pracy i
• Świadczenia (takie jak plany emerytalne, dni chorobowe, zasady urlopu/urlopu rodzinnego).

Brak jednego lub więcej z tych czynników może prowadzić do niezadowolenia z pracy.

Ponadto pracownicy, którzy nie są zadowoleni ze swojej pracy, częściej szukają sposobów na uniknięcie pracy. Badanie sprawdzające związek między satysfakcją z pracy a absencją wykazało, że im wyższy poziom niezadowolenia z pracy, tym dłuższa absencja w miejscu pracy.

Przyczyna nr 3: Wypadki i urazy w miejscu pracy

Wypadki i urazy, które prowadzą do absencji, są niestety zbyt częste. Według BLS tylko w 2021 r. pracodawcy z branży prywatnej zgłosili 2,6 miliona obrażeń w miejscu pracy (nie śmiertelnych).

Co jest przyczyną tych obrażeń?

Dane CDC pokazują, że trzema głównymi przyczynami urazów związanych z pracą skutkujących przedłużającą się absencją w 2020 r. były:

• Kontakt ze sprzętem i przedmiotami,
• Poślizguje się i upada, i
• Nadmierny wysiłek.

Ponadto, według Administracji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA), problemem może być także ergonomia, czyli idealny sposób organizacji środowiska pracy, który minimalizuje obciążenie i obrażenia, a jednocześnie maksymalizuje komfort i wydajność.

Źle zaprojektowane miejsca pracy i procesy mogą prowadzić do czynników stresogennych, takich jak długotrwałe siedzenie/stanie, niewygodna postawa, nadmierny hałas, wibracje, powtarzalne ruchy i duże obciążenia fizyczne. Mogą z kolei prowadzić do wyczerpania psychicznego i fizycznego, zwiększając ryzyko wypadków przy pracy i absencji.

W rzeczywistości badanie sprawdzające związek między absencją a warunkami pracy wykazało, że im bardziej pracownicy są narażeni na wyżej wymienione czynniki stresogenne, tym dłużej prawdopodobne jest, że będą nieobecni.

Przyczyna nr 4: Wypalenie zawodowe

Wypalenie zawodowe jest skutkiem stresu w miejscu pracy. Według Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób (ICD-11), która klasyfikuje i definiuje schorzenia: „Wypalenie zawodowe to syndrom rozumiany jako wynik przewlekłego stresu w miejscu pracy, z którym nie można skutecznie sobie poradzić”.

Chociaż wypalenie zawodowe może mieć wiele przyczyn (brak odpoczynku, nadmierne obciążenie pracą lub toksyczne miejsce pracy), prowadzi do niskiej produktywności i zwiększonej absencji.

W rzeczywistości badanie Gallupa zatytułowane Wypalenie pracowników: część I: 5 głównych przyczyn wykazało, że pracownicy doświadczający wypalenia zawodowego:

• Czy o 63% częściej korzysta się ze zwolnień lekarskich,
• Są 2,6 razy bardziej skłonni do poszukiwania innej pracy i
• Odczuj spadek poziomu pewności o 13%.

Wypalenie zawodowe, charakteryzujące się uczuciem negatywizmu oraz wyczerpania psychicznego i fizycznego, może utrudniać zebranie energii i motywacji do pójścia do pracy.

Przyczyna nr 5: Negatywna kultura pracy

Co dokładnie rozumiemy pod pojęciem kultury pracy? W końcu nie jest to coś, czego można dotknąć lub zobaczyć.

Założyciel i dyrektor generalny The Purposeful Culture Group , firmy konsultingowej zajmującej się kulturą i autor, S. Chris Edmonds, podaje prostą definicję kultury organizacyjnej w podcaście.

„Kultura dotyczy tego, jak ludzie traktują siebie nawzajem — jak liderzy traktują swoje zespoły i współpracowników, jak pracownicy traktują siebie nawzajem oraz jak ludzie traktują klientów i dostawców. Chodzi o relacje i szacunek.”

W miejscu pracy o pozytywnej kulturze pracy członkowie zespołu traktują się nawzajem z szacunkiem i uprzejmością. Kiedy panuje atmosfera zaufania, pracownicy mają jasność co do swoich obowiązków i celów firmy.

Z drugiej strony, oto niektóre cechy charakterystyczne miejsca pracy o negatywnej kulturze:

• Brak kierunku i jasnych celów,
• Słaba komunikacja,
• Przeciążenie pracą i brak równowagi między życiem zawodowym a prywatnym,
• Mikrozarządzanie,
• Dyskryminacja i molestowanie,
• Brak wartości firmy itp.

Zła kultura miejsca pracy nie tylko wpływa na produktywność i zdrowie psychiczne, ale także prowadzi do nadmiernej absencji w pracy. Kiedy badacze z Culture Shift przepytali 1000 pracowników w Wielkiej Brytanii, odkryli, że 71% z nich wzięło zwolnienie lekarskie, aby uniknąć widywania się w pracy z osobą, z którą mieli negatywne relacje.

To nie wszystko. Z tego samego źródła wynika, że ​​aż 61% pracowników, którzy doświadczyli dyskryminacji, mobbingu lub molestowania w pracy, skorzystało z urlopów długoterminowych.

Jak wynika z ankiety FlexJobs 2022, toksyczna kultura pracy jest również głównym czynnikiem, który skłania 30% pracowników w USA do rozważenia rezygnacji z pracy.

Przyczyna nr 6: Obowiązki rodzinne

Pracownicy mający obowiązki rodzinne, takie jak opieka nad dziećmi, starszymi rodzicami lub niepełnosprawnymi członkami rodziny, często muszą wziąć wolne od pracy, aby zająć się obowiązkami opiekuńczymi.

Według raportu z 2020 r. zatytułowanego Carebeing in the US opiekunowie spędzają około 23,7 godzin tygodniowo na obowiązkach opiekuńczych.

Godzenie obowiązków zawodowych i rodzinnych może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy jedno i drugie wymaga dużej ilości czasu i uwagi. Brak polityki przyjaznej rodzinie w miejscu pracy, problemy z transportem, stres emocjonalny i fizyczny mogą zwiększać problem absencji.

Ale dlaczego absencja jest tak ważna?

W następnej sekcji przyjrzymy się kosztom absencji, aby pomóc Ci zrozumieć, dlaczego problem wymaga niezwłocznego rozwiązania.

Jakie są koszty nieobecności w pracy?

Koszt absencji w miejscu pracy odnosi się do skutków nieobecności pracowników w pracy. Na przykład, gdy pracownik jest nieobecny, jego współpracownicy muszą przejąć jego obowiązki, co może prowadzić do powstania kosztów za nadgodziny.

Oto lista kosztów związanych z absencją :

• Zmniejszona produktywność : Koszty absencji mogą sięgać milionów dolarów w wyniku zmniejszonej produktywności. Według wspomnianego wcześniej badania CDC, pracodawcy ponoszą co roku koszty w wysokości 36,4 miliarda dolarów z powodu absencji spowodowanej chorobami przewlekłymi i wynikającej z niej obniżonej produktywności.
• Zatrudnianie i szkolenie pracowników zastępczych : Firmy zatrudniające pracowników zastępczych ponoszą koszty wynagrodzeń i szkoleń , a także utratę produktywności. Badanie przeprowadzone przez firmę Circadian zatytułowane Absenteeism: The Bottom Line Killer wykazało, że każdego roku absencja kosztuje pracodawcę 3600 dolarów za godzinę na pracownika. Co więcej, koszty wynagrodzeń pracowników zastępczych mogą być o 50% wyższe od wynagrodzenia pracownika nieobecnego.
• Niskie morale i brak zaangażowania w zespole : Absencja może mieć wpływ na współpracowników, zespoły i organizację jako całość. Na przykład, jeśli kierownictwo zwiększy obciążenie pracą członków zespołu nieobecnego pracownika, pracownicy ci mogą stawić czoła wypaleniu, stresowi i niskiemu poziomowi zaangażowania.
• Szkoda dla reputacji marki : niezaangażowani i niezadowoleni pracownicy mogą nie osiągać najlepszych wyników w pracy, co może przełożyć się na kosztowne błędy, produkty niskiej jakości lub niezadowolenie klientów. Wszystkie te czynniki mogą zaszkodzić reputacji firmy i skutkować zwiększoną absencją w pracy.
• Koszty składek ubezpieczeniowych: Absencja związana z chorobami i wypadkami przy pracy zwiększa koszty opieki medycznej i ubezpieczenia odszkodowawczego dla pracowników (rodzaj ubezpieczenia pokrywającego utratę dochodów i wydatki na opiekę medyczną dla pracowników, którzy odnieśli obrażenia). Im częstsze są roszczenia z tytułu odszkodowań pracowniczych w firmie, tym wyższe są stawki składek.

Jak widać, absencja może mieć wpływ na produktywność, jakość i poziom zaangażowania, a wszystko to może ostatecznie wpłynąć na reputację firmy i zyski.

Jak sobie radzisz z absencją w pracy?

Poniższe wskazówki mogą pomóc w skutecznym rozwiązaniu problemu absencji i jej kontrolowaniu, począwszy od ustalenia jasnych zasad po stworzenie kultury otwartej komunikacji.

Wskazówka nr 1: Ustal jasne zasady dotyczące obecności

Stworzenie szczegółowej polityki obecności jest być może pierwszym krokiem do ograniczenia absencji.

Podczas opracowywania polityki pamiętaj o zaangażowaniu pracowników i najwyższego kierownictwa. Weź pod uwagę charakter pracy, potrzeby firmy i uzasadnione potrzeby swoich pracowników.

Jasno zdefiniuj, co stanowi akceptowalne i niedopuszczalne nieobecności, w tym spóźnienia, nieplanowany urlop, przewlekłą/nadmierną nieobecność i przedłużony czas wolny.

Pamiętaj, aby opisać proces zgłaszania nieobecności i okres, w którym należy to zrobić. Określ, w jaki sposób i kiedy pracownicy powinni powiadamiać swoich przełożonych lub dział HR o swojej nieobecności, niezależnie od tego, czy jest ona spowodowana chorobą, przyczynami osobistymi, czy też planowanymi urlopami.

Wspomnij o wymaganej dokumentacji w przypadku nieobecności, takiej jak zaświadczenia lekarskie lub inne odpowiednie dowody, oraz o terminach składania takich dokumentów.

Na koniec wyjaśnij konsekwencje nieprzestrzegania zasad obecności. Oto przykład z Departamentu Usług Administracyjnych stanu Connecticut:

Wskazówka nr 2: Zidentyfikuj wzorce absencji

Prowadź dokładne rejestry nieobecności pracowników i analizuj dane, aby zidentyfikować wzorce. Pomoże Ci to zrozumieć przyczyny absencji i wskazać konkretne obszary wymagające poprawy.

Jak śledzić absencję? Kontrolując obecność pracowników.

Łatwym sposobem śledzenia obecności i liczby godzin przepracowanych przez każdego pracownika jest skorzystanie z bezpłatnego narzędzia do śledzenia obecności, takiego jak Clockify.

Po utworzeniu konta w Clockify możesz wysyłać e-maile z zaproszeniami do członków swojego zespołu, aby dołączyli do Twojego obszaru roboczego. Po zalogowaniu się do Clockify pracownicy mogą uruchomić stoper w przeglądarce, na komputerze stacjonarnym lub w aplikacji mobilnej (lub mogą ręcznie dodawać godziny).

Dzięki Panelowi zespołu możesz zobaczyć, kto aktualnie nad czym pracuje, jego ostatnią aktywność oraz wizualne zestawienie tygodnia pracy.

Możesz także uzyskać raport dotyczący obecności wszystkich pracowników w określonym przedziale czasu, obejmujący:

• Przerwa,
• Nadgodziny,
• Czas rozpoczęcia i
• Czasy końcowe.

Po prześledzeniu danych możesz kategoryzować nieobecności na podstawie przyczyn, takich jak choroba, urlop, urlop osobisty lub inne typy, co może pomóc w zrozumieniu głównych przyczyn absencji pracowników.

Dzięki Clockify możesz obserwować trendy i wzorce absencji na przestrzeni czasu i porównywać dane w różnych działach, zespołach, porach roku lub stanowiskach. Może to pomóc w zidentyfikowaniu konkretnych ról lub działów o dużej absencji.

Daje to pojęcie o zakresie absencji, ale możesz przeprowadzić ankiety lub dyskusje w grupach fokusowych z pracownikami, aby zrozumieć przyczyny absencji.

Spostrzeżenia uzyskane dzięki tym metodom mogą pomóc w opracowaniu strategii zapobiegania absencji.

Wskazówka nr 3: Wdrażaj programy dobrego samopoczucia w miejscu pracy

Według CDC stres związany z pracą jest głównym problemem zdrowotnym w miejscu pracy. Stres w pracy może zwiększać ryzyko chorób przewlekłych i jak już widzieliśmy w części poświęconej przyczynom absencji, choroby przewlekłe mogą prowadzić do absencji w pracy.

Programy odnowy biologicznej w miejscu pracy, które dotyczą zarówno dobrego samopoczucia psychicznego, jak i fizycznego, mogą pomóc w ograniczeniu absencji.

Na przykład Nike oferuje swoim pracownikom bezpłatne sesje doradcze dotyczące szerokiego zakresu problemów ze zdrowiem psychicznym, w tym depresji, nadużywania substancji psychoaktywnych, lęków, budowania odporności i tak dalej.

Inne, takie jak Tru Earth, zachęcają pracowników do priorytetowego traktowania odpoczynku i relaksu. Ryan Mckenzie wyjaśnia, w jaki sposób ich firma zapewnia odpoczynek i relaks:

„Zachęcamy do korzystania z dni zdrowia psychicznego i podkreślamy znaczenie odpoczynku i relaksu, zachęcając naszych pracowników do pełnego wykorzystania czasu urlopowego”.

Jednak rodzaj programu odnowy biologicznej, który oferujesz w swojej firmie, będzie zależał od potrzeb Twoich pracowników.

Aby zaprojektować niestandardowy program odnowy biologicznej dla swoich pracowników, wykonaj następujące kroki:

• Przeprowadź ankietę, aby poznać potrzeby zdrowotne i dobre samopoczucie swoich pracowników,
• Ustal jasne cele programu odnowy biologicznej, takie jak zmniejszenie absencji,
• Upewnij się, że otrzymujesz wsparcie od najwyższego kierownictwa w zakresie programu odnowy biologicznej,
• Skonsultuj się z ekspertami, aby opracować program odnowy biologicznej uwzględniający zdrowie fizyczne, psychiczne i emocjonalne,
• Korzystaj z wielu kanałów komunikacji, aby zwiększać świadomość na temat programów odnowy biologicznej i
• Oferuj zachęty zachęcające pracowników do zaangażowania.

Wskazówka nr 4: Zajmij się kwestiami bezpieczeństwa

Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy jest niezbędne, aby zminimalizować absencję związaną z wypadkami, poślizgami i upadkami.

Rozpocznij od zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń w miejscu pracy, które mogą zwiększyć ryzyko poślizgnięć, potknięć i upadków.

Najlepszym sposobem identyfikacji zagrożeń jest konsultacja z pracownikami. Według OSHA pracownicy „są w najlepszym miejscu, aby zidentyfikować problemy związane z bezpieczeństwem i zdrowiem, takie jak niebezpieczne sytuacje, niebezpieczne warunki, bliskie sytuacje/groźne zdarzenia oraz rzeczywiste zdarzenia ”.

W oparciu o zalecenia OSHA, oto kilka innych rzeczy, które możesz zrobić, aby Twoje miejsce pracy było bezpieczne i zdrowe, a w rezultacie ograniczyło absencję w pracy:

• Zadbaj o czystość i porządek w miejscu pracy,
• Zapewnij odpowiednie oświetlenie we wszystkich obszarach, co pomoże zmniejszyć liczbę wypadków,
• Zainstaluj antypoślizgowe materiały podłogowe w obszarach narażonych na wilgoć,
• Zapobiegaj ryzyku potknięcia się, zabezpieczając kable, przewody i inny sprzęt mobilny,
• Napraw luźne dywany, uszkodzone podłogi i nierówne powierzchnie,
• Zamontuj poręcze na schodach i w innych miejscach, w których pracownicy mogą potrzebować wsparcia,
• Stosuj jasne i widoczne oznakowanie, aby wskazać potencjalne zagrożenia,
• Skonsultuj się z ekspertami, aby zaprojektować ergonomiczne przestrzenie do pracy i
• Przeprowadzaj regularne szkolenia BHP dla wszystkich pracowników.

Wskazówka nr 5: Stwórz pozytywną kulturę pracy

Chociaż przyczyn absencji pracowników może być wiele, toksyczne miejsce pracy jest często jedną z głównych przyczyn. Eliminowanie toksycznych zachowań w miejscu pracy wymaga systematycznego i oddanego podejścia.

Mianowicie liderzy muszą wykazywać się pozytywnymi zachowaniami, takimi jak przejrzystość, zaufanie, szacunek i współpraca.

Firmy, które oprócz silnego przywództwa, świadczeń i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym charakteryzują się pozytywną kulturą pracy, konsekwentnie plasują się na liście najlepszych miejsc pracy na liście Najlepszej Kultury Globalnej Firmy Comparably.

Inne czynniki, które pomogły firmom takim jak Elsevier i Chegg znaleźć się na powyższej liście, to środowisko pracy, które jest „integrujące, równe i radosne”.

Oprócz tych, oto kilka innych strategii kultywowania pozytywnej kultury pracy:

• Stwórz misję opisującą wartości, przekonania i pożądane zachowania,
• Stwórz bezpieczne środowisko, w którym pracownicy mogą wyrażać swoje opinie i obawy,
• Komunikuj jasne oczekiwania dotyczące ról i obowiązków,
• Doceniaj i nagradzaj wysiłki i osiągnięcia pracowników,
• Uwzględnij traktowanie innych w ocenie wyników pracownika,
• Budowanie świadomości na temat pożądanych i niedopuszczalnych zachowań oraz
• Konflikty i nieporozumienia rozwiązuj w konstruktywny sposób.

Wskazówka nr 6: Zneutralizuj wypalenie zawodowe i stres

Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu wypalenia zawodowego i zapobiegania mu jest umiejętność rozpoznawania jego oznak, które często mogą być subtelne.

Niektóre typowe oznaki, na które należy zwrócić uwagę, aby wykryć wypalenie zawodowe, obejmują:

• Brak udziału w wydarzeniach zespołowych lub wycofanie się z interakcji,
• Wzrost liczby błędów, którym można zapobiec,
• Pesymizm, drażliwość lub cynizm,
• Niemożność skupienia się i podjęcia decyzji,
• Zmniejszona pewność siebie i
• Częste problemy zdrowotne.

Aby zneutralizować wypalenie zawodowe, możesz ustalić częste spotkania z pracownikami i sporządzić plan działania uwzględniający konkretne wyzwania, przed którymi stają w miejscu pracy. W zależności od obaw pracownika plan działania może obejmować:

• Elastyczne godziny pracy,
• Zmniejszone obciążenie pracą,
• Sesje konsultacyjne/terapeutyczne,
• Programy odnowy biologicznej i
• Sesje rozwoju kariery.

Wskazówka nr 7: Zachęcaj do współpracy

Chociaż współpraca jest elementem pozytywnego środowiska pracy, wymaga w tym miejscu szczególnej wzmianki ze względu na jej znaczenie w ograniczaniu absencji.

W swojej pracy badawczej zatytułowanej Strategie ograniczające absencję w miejscu pracy sektora publicznego dr John G. Turner odkrył , że środowisko pracy oparte na współpracy zmniejsza absencję poprzez promowanie zaangażowania pracowników.

W tym badaniu jeden z liderów, z którymi przeprowadzono wywiad, powiedział:

„Chciałbym organizować więcej wydarzeń, takich jak wspólne gotowanie i konkursy budowania zespołu, aby utrzymać motywację pracowników, co może pomóc w zapobieganiu absencji w miejscu pracy”.

Inny przywódca powiedział:

„Zawsze szukamy powodów, dla których pracownicy nie przychodzili do pracy i zauważyliśmy brak współpracy z kierownictwem, który nie pozwalał na zaangażowanie pracowników”.

Środowisko współpracy nie tylko zapewnia pracownikom możliwość dzielenia się umiejętnościami i wiedzą, ale także sprzyja rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji.

Jak jednak promować współpracę, gdy masz rozproszoną siłę roboczą?

Bezproblemowym sposobem promowania komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym między zdalnymi zespołami jest użycie aplikacji do współpracy zespołowej, takich jak Pumble. Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak wideokonferencje, kanały, wiadomości indywidualne i grupowe, Pumble oferuje wszystko, czego potrzebujesz, aby Twoje zespoły były w kontakcie i zaangażowane.

Wskazówka nr 8: Zapewnij możliwości rozwoju zawodowego

Oferując możliwości rozwoju zawodowego, nie tylko zwiększasz umiejętności i zaangażowanie pracowników, ale także tworzysz poczucie lojalności i zaangażowania.

Pracownicy, którzy widzą jasną ścieżkę rozwoju w organizacji, chętniej inwestują w swoje role, co prowadzi do zmniejszenia absencji i zwiększenia satysfakcji z pracy.

Oto kilka sposobów oferowania możliwości rozwoju kariery:

• Współpraca z pracownikami przy tworzeniu planów rozwoju kariery i umiejętności,
• Prowadzenie regularnych szkoleń, warsztatów i seminariów,
• Wdrażaj programy mentorskie, w których doświadczeni pracownicy kierują mniej doświadczonymi kolegami,
• Oferuj kursy online, aby pracownicy mogli uczyć się we własnym tempie, oraz
• Wspieranie pracowników w zdobywaniu odpowiednich certyfikatów podnoszących ich kwalifikacje.

Wskazówka nr 9: Doceniaj i nagradzaj pracowników

Odrobina wdzięczności znacznie pomoże w zmniejszeniu absencji.

Chcesz więcej dowodów?

W ankiecie przeprowadzonej przez Curiosity at Work 82% Amerykanów, których wysiłki zostały docenione, stwierdziło, że są zadowoleni w pracy. A jak wszyscy wiemy, szczęśliwi i zaangażowani pracownicy rzadziej są nieobecni w pracy.

Inne badanie zatytułowane Zmniejszanie absencji i zmiana harmonogramu wśród pracowników sklepów spożywczych za pomocą nagród punktowych wykazało, że nagrody zmniejszają absencję wśród pracowników. Nagrody pomogły także w ograniczeniu przypadków wcześniejszego kończenia pracy.

Oto kilka sposobów wdrożenia systemu wynagrodzeń, który pomoże zmniejszyć absencję pracowników:

• Zdecyduj, które zachowania i działania zasługują na uznanie,
• Upewnij się, że pożądane zachowania są zgodne z podstawowymi wartościami i celami organizacji,
• Ustal mierzalne kryteria dla każdego zachowania. Na przykład polityka frekwencji może określić jako mierzalne kryterium 80% obecności w danym miesiącu,
• Zdecyduj o rodzaju nagród, takich jak zachęty pieniężne lub możliwości awansu zawodowego,
• Potwierdzenie osiągnięć i wkładu,
• Stwórz system, w którym menadżerowie natychmiastowo przyznają uznanie i pochwałę, gdy zauważą wyróżniające się zachowanie,
• Jasno przekaż program nagród i uznania wszystkim pracownikom oraz
• Śledź i mierz wpływ programu nagród i uznania na wskaźniki absencji i ogólne zaangażowanie pracowników.

Wskazówka nr 10: Wprowadź politykę pracy i rodziny

Jeśli chcesz zmniejszyć absencję, kolejnym obszarem, na którym warto się skupić, jest stworzenie miejsca pracy przyjaznego rodzinie.

Wdrażając politykę dotyczącą pracy i rodziny (WFP), możesz zapewnić pracownikom będącym opiekunami odpowiednie wsparcie w radzeniu sobie z pracą i obowiązkami opiekuńczymi.

WFP może zaoferować:

• Elastyczne godziny i ustalenia pracy,
• Urlop rodzicielski (płatny i bezpłatny),
• Opieka dzienna w biurze lub płatna opieka nad dzieckiem oraz
• Urlop rodzinny z tytułu opieki.

Zanim jednak wdrożysz którąkolwiek z tych zasad, upewnij się, że przestrzegasz zasad i przepisów obowiązujących w Twoim stanie, szczególnie tych dotyczących urlopu rodzicielskiego.

Często zadawane pytania dotyczące absencji w miejscu pracy

Masz więcej pytań dotyczących absencji w miejscu pracy? W tej części skupiono się na odpowiedziach na najczęściej zadawane pytania dotyczące absencji.

Czym jest chroniczna absencja?

Przewlekła absencja wskazuje na częste nieobecności w pracy, które mogą mieć wpływ na produktywność firmy. Nie ma jednak powszechnie uzgodnionej definicji chronicznej absencji.

Definicja może się różnić w zależności od polityki firmy, norm branżowych i indywidualnych okoliczności.

Ponieważ nie ma standardowej definicji przewlekłej absencji w kontekście pracy, możemy przyjrzeć się, jak szkoły definiują ten termin, aby poprawić nasze zrozumienie.

W kontekście akademickim chroniczna absencja ma miejsce wtedy, gdy uczeń opuszcza 10% dni w roku szkolnym, co obejmuje zarówno nieobecności nieusprawiedliwione, jak i usprawiedliwione.

Przykładowo, jeśli student opuści 2 dni w miesiącu, w każdym miesiącu roku, oznacza to, że jego nieobecność wynosi od 18 do 20 dni, co stanowi absencję chroniczną.

Czym jest nadmierna absencja?

Nadmierna absencja to zjawisko częstych nieobecności w pracy, wykraczających poza to, co jest uważane za normalne lub akceptowalne.

Chociaż przyczyną długotrwałych lub powtarzających się nieobecności może być choroba, powody osobiste lub inne czynniki, nadmierna absencja może zakłócić wydajność i produktywność pracowników.

Nie ma standardowej definicji nadmiernej absencji, ponieważ każda firma ma własną politykę.

Na przykład Vikas Kaushik, dyrektor generalny TechAhead, nadmierną absencję definiuje jako taką, która powoduje opóźnienia w projektach:

„Nadmierną absencję definiujemy jako sytuację, w której pracownik często opóźnia projekty z powodu nieplanowanych nieobecności. Staramy się, aby liczba nieusprawiedliwionych nieobecności nie przekraczała 2% wszystkich dni roboczych, ponieważ uważamy, że ważne jest znalezienie równowagi między potrzebami osobistymi a obowiązkami zawodowymi”.

Ile nieusprawiedliwionych nieobecności jest dopuszczalnych?

Dopuszczalny poziom nieusprawiedliwionej nieobecności może się znacznie różnić w zależności od takich czynników, jak:

• Charakter pracy,
• Normy branżowe,
• Polityka firmy i
• Ogólny wpływ absencji na organizację.

Chociaż nie ma powszechnie określonego limitu nieusprawiedliwionej nieobecności, wiele organizacji ma szczegółowe zasady dotyczące obecności, które opisują akceptowalny poziom nieobecności, zarówno usprawiedliwionej, jak i nieusprawiedliwionej.

Czy absencja jest spowodowana stresem?

Stres jest jedną z najczęstszych przyczyn absencji. Jak wspomniano wcześniej, według Amerykańskiego Instytutu Stresu 83% pracowników w USA doświadcza stresu związanego z pracą. Co więcej, to samo badanie pokazuje, że stres jest przyczyną codziennej nieobecności 1 miliona pracowników w pracy.

Wszystkie powyższe wskazówki mogą pomóc firmom złagodzić stres w miejscu pracy i zmniejszyć absencję.

Co to jest prezenteizm?

Prezenteizm odnosi się do sytuacji, w których pracownicy są w miejscu pracy, ale z różnych powodów nie są w stanie pracować na swoich zwykłych obrotach.

W swoim artykule badawczym zatytułowanym Prezenteizm: w pracy – ale poza nią Paul Hemp definiuje prezenteizm jako „ problem polegający na tym, że pracownicy są w pracy, ale z powodu choroby lub innych schorzeń nie w pełni funkcjonują. ”

Chociaż nie dzieje się to celowo, prezentyzm może również wpływać na produktywność, a co za tym idzie, na wyniki finansowe firmy, podobnie jak absencja.

Jak obliczyć wskaźnik absencji?

Aby obliczyć wskaźnik absencji lub wskaźnik absencji pracownika, należy skorzystać z poniższego wzoru:

(Łączna liczba dni lub godzin nieobecności / Dostępne dni lub godziny pracy w danym okresie) x 100

Zobaczmy, jak obliczyć wskaźnik absencji na przykładzie.

Jan pracuje 25 dni w miesiącu (5 dni w tygodniu). W lipcu 2023 roku był nieobecny przez 5 dni.

Obliczmy teraz wskaźnik absencji, korzystając z powyższego wzoru.

To pokazuje, że wskaźnik absencji wynosi 20% lub że John stracił 20% dni pracy z powodu absencji.

Za pomocą tego prostego wzoru możesz obliczyć wskaźnik absencji dla pojedynczej osoby, działu lub firmy jako całości.

Jaki jest średni wskaźnik nieobecności?

Średni wskaźnik absencji jest tożsamy ​​ze wskaźnikiem absencji i te dwa pojęcia stosowane są zamiennie. Wskaźnik nieobecności lub absencji odnosi się do czasu nieobecności pracownika w pracy i jest wyrażany w procentach.

Wzór używany do obliczenia wskaźnika absencji jest taki sam, jak ten, którego użyłbyś do obliczenia wskaźnika absencji:

Wskaźnik nieobecności = (Całkowita liczba dni lub godzin nieobecności / Dostępne dni lub godziny pracy w danym okresie) x 100

Końcowa myśl: zastosuj proaktywne podejście, aby pokonać absencję

Nie ulega wątpliwości, że absencja pracowników to wieloaspektowe wyzwanie, które może znacząco wpłynąć na produktywność, morale i zyski firmy.

Jednak rozumiejąc przyczyny tego stanu i wdrażając skuteczne środki kontroli, można stworzyć bardziej pozytywne środowisko pracy, poprawić samopoczucie pracowników i zmniejszyć do minimum wskaźniki absencji.

Od rozwiązywania problemów zdrowotnych i promowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym po tworzenie pozytywnej kultury pracy – strategie omówione w tym poście na blogu oferują kompleksowe podejście do zarządzania absencją i zapobiegania jej.

Należy pamiętać, że proaktywne i ciągłe podejście, które koncentruje się na zaangażowaniu pracowników, dobrym samopoczuciu i rozwoju kariery, nie tylko neutralizuje absencję, ale także pomaga stworzyć miejsce pracy, w którym pracownicy są zmotywowani do dawania z siebie wszystkiego (i nie tylko)!

️ Czy zastosowałeś jedną lub dwie strategie, aby skutecznie zmniejszyć absencję? Podziel się swoimi wskazówkami na adres [email protected], abyśmy mogli wyróżnić je w nadchodzących postach. Jeśli uważasz, że nasz post na blogu jest wnikliwy, śmiało udostępnij go swoim współpracownikom, przyjaciołom i rówieśnikom.