Przewodnik po skutecznym czyszczeniu danych
Opublikowany: 2023-12-09Systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM) odgrywają kluczową rolę w utrzymywaniu i ulepszaniu interakcji z klientami. Jednak na wydajność Twojego systemu CRM znacząco wpływa jakość Twoich danych. W tym miejscu pojawia się znaczenie czyszczenia danych, nie tylko w celu uporządkowania bazy danych CRM, ale także w celu utorowania drogi dla lepszego prognozowania sprzedaży, ukierunkowanego marketingu i usprawnienia operacji.
W tym blogu zagłębimy się w podstawy czyszczenia danych, w jaki sposób HubSpot Operations Hub upraszcza często zniechęcający proces czyszczenia danych i dlaczego ta praktyka jest istotna w celu wyeliminowania marnotrawstwa w operacjach biznesowych.
Dlaczego czyszczenie danych?
Wyobraź sobie, że rozpoczynasz wszechstronną kampanię marketingową, nad którą pracujesz od tygodni – tworząc strategię, planując budżet, uzyskując zatwierdzenia, gromadząc wszystkie zasoby itp., a kiedy w końcu wszystko składasz w całość, zdajesz sobie sprawę, że Twoja Relacja z Klientem System zarządzania (CRM) jest zaśmiecony przestarzałymi, zduplikowanymi lub brakującymi danymi.
Powstałej przeszkodzie można było łatwo zapobiec, powodując dodatkowe opóźnienia w rozpoczęciu kampanii i tworząc zadanie administracyjne, którego nikt dobrowolnie nie podjąłby się w tym kluczowym okresie.
W tym miejscu wchodzi w grę czyszczenie lub czyszczenie danych. Zapewniając czystość danych, nie tylko uporządkujesz bazę danych CRM, ale także torujesz drogę do lepszego prognozowania sprzedaży, ukierunkowanego marketingu i usprawnienia operacji.
Czyszczenie danych , zwane również czyszczeniem danych, to istotna strategia zapewniająca higienę danych. Polega na identyfikowaniu i korygowaniu nieścisłości, rozbieżności i błędów w zbiorach danych. Proces ten zapewnia, że Twoje informacje są nie tylko dokładne, ale także spójne i wiarygodne.
Czyszczenie danych zasadniczo przekształca i porządkuje Twój system CRM, usuwając duplikaty, uzupełniając brakujące dane i poprawiając błędy. W ten sposób zwiększa integralność danych, co prowadzi do bardziej precyzyjnych spostrzeżeń, lepszego podejmowania decyzji i ostatecznie lepszych wyników biznesowych.
Efektywne czyszczenie danych
Proces czyszczenia danych może często wydawać się zniechęcający specjalistom operacyjnym ze względu na jego techniczny i czasochłonny charakter. Zwykle wiąże się to z pracą nad wieloma arkuszami kalkulacyjnymi i porządkowaniem ich oraz tworzeniem skrupulatnego kodu w celu wskazania obszarów, w których dane są niekompletne lub nieprawidłowe.
Jednak dzięki HubSpot Operations Hub proces ten jest znacznie uproszczony. To narzędzie pozwala przejąć kontrolę nad danymi, zapewniając ich czystość, przejrzystość i dobrą organizację.
Dzięki Operations Hub możesz zautomatyzować różne aspekty procesu czyszczenia danych:
- Może pomóc w deduplikacji danych kontaktowych i firmowych.
- Napraw problemy ze sprawami w swoich rekordach kontaktów.
- Automatyzacja formatowania w różnych właściwościach HubSpot.
- Funkcja Data Quality Command Center pomaga w utrzymaniu sprawnej bazy danych.
Omówimy teraz każdy z tych aspektów jeden po drugim:
Deduplikuj dane kontaktowe i firmowe
Powielanie danych w systemie CRM może prowadzić do znacznych kosztów, zarówno pod względem czasu, jak i zasobów. Nie tylko zmniejsza to produktywność, zmuszając członków zespołu do przeglądania zbędnych lub nieprawidłowych danych, ale może również negatywnie wpływać na jakość obsługi klienta.
Wyobraźmy sobie scenariusz, w którym przedstawiciel handlowy kontaktuje się z klientem w sprawie potencjalnego zakupu, nieświadomy, że z tym samym klientem z tego samego powodu kontaktował się już inny członek zespołu. Może to prowadzić do niezadowolenia klientów i zaszkodzić reputacji firmy.
Użytkownicy HubSpot CRM zyskują znaczną przewagę dzięki wbudowanemu narzędziu do zarządzania duplikatami . To narzędzie usprawnia proces identyfikacji i łączenia zduplikowanych danych kontaktowych i firmowych, zapewniając, że Twoja baza danych pozostanie czysta i wolna od bałaganu.
Narzędzie do zarządzania duplikatami w HubSpot, dostępne dla użytkowników Professional i Enterprise, porównuje rekordy na podstawie różnych kryteriów, takich jak imiona i nazwiska, adresy e-mail i inne. Wykorzystuje uczenie maszynowe do poprawy identyfikacji duplikatów w miarę upływu czasu. Aby uzyskać dostęp do narzędzia, przejdź do Kontaktów lub Firm, kliknij Działania i wybierz Zarządzaj duplikatami. Narzędzie wyświetla do 2000 prawdopodobnych duplikatów, przeliczanych co kilka tygodni.
Aby dostosować porównania, przejdź na górę tabeli, wybierz właściwości i przejrzyj możliwe duplikaty. Aby scalić, kliknij opcję Przejrzyj, porównaj właściwości, wybierz rekord do zachowania i kliknij opcję Scal. W przypadku użytkowników Operations Hub proces jest zautomatyzowany i obejmuje takie opcje, jak łączenie na podstawie daty zaangażowania lub daty utworzenia.
Po połączeniu rekord główny zachowuje dane, a rekord wtórny zostaje z nim scalony. Połączonych rekordów nie można rozłączyć. Regularnie przeglądaj i usuwaj duplikaty, aby zwiększyć wydajność bazy danych. Początkowy proces może zająć trochę czasu, ale regularne audyty poprawiają skalowalność.
Napraw problemy ze sprawami w swoich rekordach kontaktów
Aby zachować spersonalizowany, ale skalowalny zasięg marketingu i sprzedaży, niezbędne jest wyczyszczenie danych CRM. Rozwiązywanie problemów związanych ze sprawami ułatwia Twojemu zespołowi poruszanie się po CRM, zapewniając jednocześnie, że w przypadku użycia tokenów personalizacyjnych klienci otrzymają poprawnie zapisane imiona i nazwiska. W HubSpot superadministratorzy mogą rozwiązywać problemy dotyczące rekordów kontaktów, aby zwiększyć możliwości wyszukiwania i zapewnić spójność tokenów personalizacji używanych w wiadomościach e-mail lub treści.
Aby rozwiązać problemy z formatowaniem w HubSpot:
- Przejdź do opcji Kontakty w menu rozwijanym.
- Kliknij Działania i wybierz Napraw problemy z formatowaniem.
- Wyświetl i zaakceptuj/odrzuć zalecenia dotyczące problemów z formatowaniem w narzędziu do formatowania kontaktów.
A jeśli masz subskrypcję Operations Hub Professional lub Enterprise, możesz pominąć żmudne zadanie ręcznego wykonywania każdej rekomendacji, automatyzując rozwiązywanie problemów związanych ze sprawami w rekordach kontaktów za pomocą dostosowanych reguł formatowania.
Wchodząc do sekcji Automatyzacja w prawym górnym rogu, możesz przejść do karty Reguły w prawym panelu i wybrać określone reguły formatowania, takie jak pisanie wielkimi literami, aby aktywować automatyzację. Dzięki temu rekordy ze zidentyfikowanym problemem formatowania, np. imię zapisane małą literą, zostaną automatycznie poprawione po wprowadzeniu do CRM.
Aby dostosować preferencje automatyzacji, przełącz pole wyboru, aby włączyć lub wyłączyć określone reguły w zależności od ich wymagań. Zakładka Zmiany w rekordach umożliwia użytkownikom przeglądanie i filtrowanie wszystkich rekordów aktualizowanych przez zautomatyzowane reguły, zapewniając przejrzystość i kontrolę nad zautomatyzowanymi procesami. Po skonfigurowaniu tych reguł użytkownicy mogą zapisać swoje ustawienia na potrzeby bieżącej automatyzacji.
Niezależnie od tego, czy wdrażasz ukierunkowane e-maile marketingowe, czy sekwencje sprzedaży, tokeny te ułatwiają dostosowane interakcje, które odpowiadają na problemy, potrzeby i wyzwania klientów na dużą skalę, zapewniając, że każda interakcja z potencjalnym klientem pozostaje istotna i spersonalizowana.
Automatyzacja formatowania we wszystkich usługach HubSpot
Automatyzacja jakości danych w HubSpot zapewnia łatwe i automatyczne czyszczenie brudnych danych, dzięki czemu zespół operacyjny może skupić się na inicjatywach rozwojowych. Automatyzacja obejmuje czynności przepływu pracy, które formatują wartości właściwości, takie jak pisanie wielkimi literami, ustalanie właściwości daty i aktualizowanie numerów telefonów.
Automatyzacja jakości danych w HubSpot usprawnia korygowanie problemów z formatowaniem rekordów kontaktów poprzez systematyczny proces:
Ocena: Stwierdzam rozbieżności formatowania danych kontaktowych.
Reguły standaryzacji: Zdefiniuj reguły spójnego formatowania.
Automatyzacja HubSpot: korzystaj z przepływów pracy HubSpot lub narzędzi innych firm zintegrowanych z HubSpot w celu automatyzacji.
Wyzwalacze: Ustaw wyzwalacze na podstawie zdarzeń, takich jak utworzenie nowego kontaktu lub aktualizacja pola.
Akcje czyszczenia danych: Implementuj akcje wyszukiwania i zamiany, formatowania daty i godziny oraz wyrażeń regularnych, aby rozwiązać problemy z formatowaniem.
Kroki walidacji: Uwzględnij etapy walidacji, aby zapewnić zgodność z zasadami normalizacji.
Rejestrowanie i raportowanie: Implementuj dzienniki, aby śledzić zmiany wprowadzone podczas procesu automatyzacji.
Testowanie: Przed wdrożeniem automatyzacji na dużą skalę przeprowadź dokładne testy na podzbiorze danych.
Zaplanowane wykonanie: skonfiguruj wykonanie zaplanowane lub w czasie rzeczywistym, aby zachować spójne formatowanie danych.
Monitorowanie i konserwacja: Regularnie monitoruj i dostosowuj proces automatyzacji, aby dostosować się do zmieniających się standardów danych.
Postępując zgodnie z tym procesem, organizacje mogą zapewnić spójne formatowanie rekordów kontaktów, co prowadzi do poprawy jakości danych i skuteczniejszych działań marketingowych i sprzedażowych.
Ta funkcja pokazuje bezpośredni wpływ automatyzacji jakości danych na utrzymanie czystszej bazy danych, zwiększenie wydajności i zmniejszenie wyzwań związanych z danymi.
Centrum dowodzenia jakością danych
Centrum zarządzania jakością danych HubSpot służy jako scentralizowane centrum proaktywnego zarządzania stanem danych w systemie CRM. To centrum dowodzenia, dostępne tylko dla użytkowników z uprawnieniami superadministratora, znajduje się w menu rozwijanym Raporty w obszarze Zarządzanie danymi i oferuje kompleksowy pulpit nawigacyjny zapewniający spostrzeżenia i narzędzia umożliwiające rozwiązywanie problemów związanych z danymi.
To scentralizowane centrum, dostępne w menu rozwijanym Raporty w obszarze Zarządzanie danymi, jest dostępne wyłącznie dla użytkowników z uprawnieniami superadministratora. Pełni funkcję wszechstronnego pulpitu nawigacyjnego oferującego szereg spostrzeżeń i narzędzi umożliwiających skuteczne radzenie sobie z wszelkimi wyzwaniami związanymi z danymi, które mogą się pojawić. Kluczowe funkcje Data Quality Command Center obejmują:
1. Nieruchomości: Zapewnia cenny wgląd w całkowitą liczbę nieruchomości powiązanych z kontaktami i firmami, wraz z codziennymi raportami trendów podkreślającymi wszelkie problemy związane z nieruchomościami. Identyfikuje także nieruchomości, które nie zawierają danych, są nieużywane lub zawierają duplikaty, umożliwiając użytkownikom łatwe sprawdzanie i uzyskiwanie dostępu do szczegółowych informacji po kliknięciu „Wyświetl wszystkie statystyki dotyczące właściwości”.
2. Rejestry: Gromadzi kompleksowe informacje na temat całkowitej liczby rekordów kontaktowych i firmowych, którym towarzyszą codzienne raporty trendów, które sygnalizują wszelkie problemy związane z rekordami. W szczególności identyfikuje rekordy, które mają problemy z formatowaniem lub są duplikatami. Użytkownicy mogą wygodnie rozwiązać te problemy, klikając konkretny problem, co przekieruje ich do odpowiednich narzędzi, takich jak Formatowanie kontaktów lub narzędzie do zarządzania duplikatami.
3. Synchronizacja danych: udostępnia szczegółowe informacje o całkowitej liczbie podłączonych aplikacji do synchronizacji danych, a codzienne raporty trendów podkreślają wszelkie problemy z synchronizacją danych. Identyfikuje także aplikacje, w przypadku których występują błędy synchronizacji lub brak aktywnych synchronizacji. Użytkownicy mogą przeglądać dodatkowe statystyki, klikając „Wyświetl wszystkie statystyki aplikacji Data Sync”.
Data Quality Command Center umożliwia użytkownikom podejmowanie proaktywnych działań w zakresie zarządzania stanem danych poprzez identyfikowanie i rozwiązywanie różnych problemów, w tym nieużywanych właściwości, problemów z formatowaniem, duplikatów i błędów synchronizacji danych. Wszystko to można wykonać poprzez scentralizowany i przyjazny dla użytkownika interfejs, zapewniający efektywne zarządzanie danymi.
Minimalizacja odpadów
Czyszczenie danych odgrywa kluczową rolę w optymalizacji operacji biznesowych, minimalizowaniu strat i zwiększaniu wydajności. Zapewnia, że dane przechowywane w CRM są dokładne, aktualne i istotne, co prowadzi do świadomego i strategicznego podejmowania decyzji. Czysty zbiór danych ogranicza błędy spowodowane niedokładnymi informacjami, minimalizując w ten sposób straty w postaci czasu i zasobów poświęconych na poprawianie tych niedokładności. Co więcej, optymalizuje produktywność ludzi, ponieważ nie muszą już tracić niepotrzebnego czasu na sortowanie zaśmieconych i wprowadzających w błąd danych; zamiast tego mogą skupić się na wykonywaniu zadań, które dodają wartości firmie.
Procesy są usprawnione, gdy dane są czyste i niezawodne. Decyzje można podejmować szybko i pewnie, redukując opóźnienia i wąskie gardła. Automatyzacja czyszczenia danych również odgrywa tutaj rolę, ponieważ pozwala na ciągłe i proaktywne zarządzanie stanem danych, jeszcze bardziej zmniejszając ryzyko błędu.
Z technologicznego punktu widzenia czyszczenie danych zmniejsza obciążenie systemów CRM. Eliminując duplikaty i nieistotne dane, CRM działa wydajniej i zapewnia lepsze wyniki w zakresie raportowania i analityki. Poprawia także skuteczność integracji z innymi systemami, zapewniając dokładną synchronizację danych i eliminując ryzyko błędów czy awarii systemu na skutek złej jakości danych. Ogólnie rzecz biorąc, utrzymując czystą i wysokiej jakości bazę danych, firmy mogą optymalizować operacje, minimalizować straty i maksymalizować wartość inwestycji w CRM.
Dokładne czyszczenie danych i porządkowanie systemów CRM, ułatwione przez funkcje automatyzacji w HubSpot, skutkuje usprawnionym i wydajnym krajobrazem interakcji z klientami. Proces ten eliminuje marnotrawstwo poprzez eliminację zbędnych danych i niespójności w formatowaniu, zwiększając w ten sposób efektywność istniejących technologii i procesów. Optymalizacja jakości danych usprawnia operacje biznesowe, ponieważ gwarantuje, że każda wykorzystana informacja jest dokładna, istotna i korzystna, co prowadzi do precyzyjnego targetowania, spersonalizowanych interakcji z klientami, a ostatecznie do poprawy wyników biznesowych.