Oto dlaczego reguła 80/20 zmienia zasady gry pod względem produktywności

W ciągu dnia jest tylko tyle godzin. Chcielibyśmy, jakbyśmy chcieli, to wciąż tylko 24. Tak więc nazwa gry to jak najlepiej wykorzystać te 24 godziny.

Jeśli szukasz wskazówek dotyczących produktywności, jesteś we właściwym miejscu. Mamy ich 36.

Ale dzisiaj robimy głębokie nurkowanie na zasadzie Pareto, znanej również jako zasada 80/20. Przyjrzyjmy się, jak to działa i dlaczego zmienia zasady gry pod względem produktywności.

Jaka jest zasada Pareto?

Kim do cholery jest Pareto i dlaczego powinienem dbać o jego zasady? Wyjaśnijmy.

Vilfredo Pareto był włoskim ekonomistą żyjącym na przełomie XIX i XX wieku. Zauważył, że w jego kraju panuje nierównomierna dystrybucja bogactwa, więc postanowił stworzyć formułę, aby to opisać.

Ta formuła okazała się być zasadą Pareto i opisywała, że ​​80 procent bogactwa kraju znajduje się w rękach 20 procent ludności. Pareto nazwał ich „nielicznymi żywotnymi”, a pozostałe 80 procent „wieloma trywialnymi”.

Przykłady zasady Pareto

Obecnie zasada Pareto, czyli zasada 80/20, jest szerzej stosowana, aby opisać, jak 80 procent wyników pochodzi z 20 procent przyczyn.

Odrzucając teorię na bok, oto kilka rzeczywistych przykładów zasady Pareto:

• 80 procent przychodów firmy pochodzi od 20 procent jej klientów
• 80 proc. reklamacji pochodzi od 20 proc. klientów
• 80 procent ruchu w witrynie pochodzi z 20 procent jej stron
• 80 procent finansowania pochodzi od 20 procent inwestorów
• 80 procent sprzedaży pochodzi od 20 procent przedstawicieli handlowych
• 80% leadów pochodzi z 20% kampanii marketingowych

Jeśli chodzi o produktywność, zasada Pareto mówi, że 80 procent twoich wyników pochodzi z 20 procent twoich wysiłków.

Innymi słowy, spędzasz 80% swojego czasu na rzeczach, które nie znaczą aż tak dużo. Jeśli chcesz zrobić więcej, najpierw upewnij się, że priorytetowo traktujesz najważniejsze rzeczy.

Najłatwiejszym sposobem zrozumienia mocy zasady 80/20 jest lista rzeczy do zrobienia. Typowa lista rzeczy do zrobienia działa znacznie dłużej, niż jest to rozsądnie możliwe. Jeśli masz tam mnóstwo przedmiotów, możesz ulec pokusie, aby najpierw skreślić łatwiejsze przedmioty. Co jest bardziej satysfakcjonujące niż odhaczanie rzeczy?

Ale gdybyś zamiast tego skupił się na jednym lub dwóch najważniejszych elementach, byłbyś ogólnie bardziej produktywny. To zasada Pareto w działaniu. Wszystko sprowadza się do ustalenia priorytetów zadań, które mają największy wpływ.

TL; DR: W pewnym sensie zasada Pareto pomaga zrobić więcej, podczas gdy w rzeczywistości robisz mniej.

Jeśli myślisz „Zapisz mnie!”, czytaj dalej.

Wprowadzanie zasady w życie

Najłatwiejszym sposobem na natychmiastowe zwiększenie produktywności jest zastosowanie zasady Pareto do codziennej listy rzeczy do zrobienia. Każdego ranka przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia i określ od jednego do trzech zadań, które przyniosą największy wpływ. Najpierw popracuj nad tymi. Gdy to zrobisz, wszystko inne jest dodatkowym kredytem!

Oto cztery kolejne sposoby, w jakie reguła 80/20 może zwiększyć produktywność Ciebie i Twoich współpracowników.

1. Skoncentruj się na swoich najlepszych klientach

Jeśli 20 proc. Twoich klientów generuje 80 proc. przychodów Twojej firmy, na tę grupę warto zwrócić szczególną uwagę. Postaraj się je zrozumieć.

Korzystaj z ankiet, aby zidentyfikować ich problemy, motywacje oraz to, co kochają lub nienawidzą w Twoich produktach lub usługach. Skoncentruj się na naprawieniu skarg tych klientów, zamiast biegać i próbować rozwiązać problemy dolnych 80 procent.

2. Usprawnij swoje obciążenie pracą

Aby zwiększyć produktywność, spójrz na te zadania, które zajmowały 80 procent Twojego czasu, ale przyczyniały się tylko do 20 procent wyników. Czy którekolwiek z nich można zlecić na zewnątrz? Jeśli zarządzasz zespołem, zastanów się, które zadania można odciążyć za pomocą oprogramowania lub automatyzacji albo przekazać do innego działu lub zasobu. Uwalnia to cenny czas i energię, które można ponownie zainwestować w „nielicznych”.

• Wskazówka dotycząca produktywności: Zablokuj swój czas. Są szanse, że nie możesz całkowicie zignorować wszystkiego na swojej liście rzeczy do zrobienia. Zablokuj więc 80 procent czasu w kalendarzu na 20 procent najważniejszych zadań i zarezerwuj 20 procent swojego czasu na mniej ważne rzeczy.

3. Daj dodatkową miłość swoim najlepszym wykonawcom

Zidentyfikuj 20% swoich pracowników, którzy generują 80% wydajności Twojego działu. Jak możesz dać tym członkom zespołu trochę TLC, aby utrzymać ich motywację i przyczynić się do osiągnięcia tych najlepszych 80 procent?

Znajdź sposoby na zapewnienie dodatkowego coachingu lub mentoringu, zorganizowanie konkursu sprzedaży lub oferowanie dodatkowych korzyści.

4. Rozwiąż problemy z wydajnością

Jakie problemy z wydajnością nękają Twój zespół? Stwórz listę. Następnie sklasyfikuj każdy problem i ustal je pod kątem największego wpływu. Są szanse, że wiele z tych problemów będzie należało do tej samej kategorii.

Znajdź oprogramowanie zwiększające produktywność lub nową metodę pracy, które pomogą rozwiązać te problemy — rozwiążesz w ten sposób 80 procent problemów przy 20 procentach wysiłku.

• Wskazówka dotycząca produktywności: Śledź swoją pracę. Pod koniec dnia roboczego lub tygodnia spójrz, jak opłaciła się Twoja zasada Pareto. Zrobiłeś najważniejsze rzeczy? Czy czujesz się bardziej produktywny? Mam nadzieję, że odpowiedź na oba pytania brzmi: tak!

Zastrzeżenie dotyczące zasady 80/20

Jak w przypadku wszystkiego, należy wziąć pod uwagę pewne zastrzeżenia dotyczące zasady Pareto. Tylko dlatego, że 20 procent Twoich najlepszych klientów generuje 80 procent Twoich przychodów, nie oznacza to, że powinieneś całkowicie ignorować pozostałych 80 procent klientów.

To samo dotyczy pozycji z Twojej osobistej listy rzeczy do zrobienia. Pranie może nie być tak ważne, jak znalezienie nowej opiekunki do dziecka, ale jest to coś, co w końcu będziesz musiał traktować priorytetowo.

Więc bądź mądry, jeśli chodzi o zasadę Pareto. Nie bądź z tym lekkomyślny.

Używany właściwie, jest potężnym narzędziem, które może sprawić, że będziesz bardziej produktywny, mniej zestresowany i o wiele szczęśliwszy zarówno w pracy, jak i życiu osobistym. I choć nie dotyczy wszystkiego, w miejscach, w których działa, może być niezwykle skuteczny.

Chcesz zrobić więcej za mniej? Oczywiście, że jesteś. Odblokuj prawdziwą produktywność dzięki NextivaONE, inteligentnemu oprogramowaniu biznesowemu, które łączy wszystkie rozmowy z klientami i zespołem w jednym, uproszczonym widoku. Zarezerwuj demo już teraz.