8 strategii zarządzania czasem zapewniających bardziej produktywną pracę

Ten artykuł jest gościnnym wpisem Freyi Laskowski , ekspertki w dziedzinie finansów osobistych i założycielki CollectingCents .

Jeśli wyszukasz w Google hasło „sławni prokrastynatorzy”, odkryjesz, że Leonardo da Vinci miał najwyraźniej talent do czegoś więcej niż tylko sztuki: łatwo się rozpraszał i pozostawiał projekty niedokończone.

Zapytaj Monę Lisę, ile czasu zajęło mu jej wykończenie. (Wskazówka: odpowiedź to 16 lat!)

Jeśli jedna z najbardziej cenionych osobistości na świecie była także mistrzynią w odkładaniu spraw na później, nie jesteś przegraną.

Niezależnie od tego, czy masz trudności z zrobieniem prania, czy też za tydzień kończy się Twój największy projekt, oto osiem strategii zarządzania czasem, które z pewnością przywrócą Ci życie.

Spis treści

1. Nadaj priorytet zadaniom wrażliwym czasowo i wartościowym
2. Ustal mini terminy
3. Śledź czas spędzony na pracy nad zadaniami
4. Wdrażaj techniki produktywności
5. Pracuj w najbardziej produktywnych porach
6. Ogranicz zakłócenia
7. Deleguj i zlecaj jak najwięcej zadań na zewnątrz
8. Zablokuj czas na różne rodzaje pracy

1. Nadaj priorytet zadaniom wrażliwym czasowo i wartościowym

Czasami oszukujemy się, myśląc, że jesteśmy produktywni ze względu na liczbę rzeczy, które zaznaczyliśmy na naszych listach rzeczy do zrobienia. Ale w rzeczywistości ilość wykonanych zadań nic nie znaczy – jest to jakość, na której powinniśmy się skupić.

Jakość Twoich zadań można określić na dwa sposoby: na ile są one wrażliwe na czas i na ile są wartościowe.

Jeśli chcesz być produktywny i nauczyć się dobrze zarządzać swoim czasem, zawsze ustalaj priorytety zadań, które należy wykonać jak najszybciej (wrażliwe na czas) lub tych, które pozwolą Ci poczynić największe postępy (o wysokiej wartości).

Na przykład przygotowanie się do spotkania, które masz następnego dnia, powinno nastąpić przed sprawdzeniem poczty elektronicznej. Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, skupienie się na klientach, których już masz, powinno nastąpić przed działaniami związanymi z generowaniem leadów.

Kolejny dobry przykład — jeśli jesteś konsultantem, przygotowanie się do zbliżającej się konsultacji i zbadanie firmy, z którą się konsultujesz, jest ważniejsze niż zapewnienie widoczności Twojej firmy.

Kolejną korzyścią z wykonywania zadań o najwyższym priorytecie w pierwszej kolejności jest to, że złagodzisz stres w tym procesie. Zastanów się: które zadania budzą Twój największy niepokój i są najtrudniejsze do wykonania? Zwykle odpowiedzią jest jeden (lub więcej) tego typu projektów.

Zajmując się nimi w pierwszej kolejności, będziesz mógł przejść cały dzień ze spokojem ducha wynikającym ze świadomości, że trudne rzeczy już wykonałeś.

Jednak w rzeczywistości pilne lub mające wpływ zadania nie muszą być tak trudne, jak zwykle je postrzegamy. Zarządzanie czasem nie polega tylko na ustalaniu priorytetów listy rzeczy do zrobienia, ale także na zastanawianiu się, jak uczynić ją mniej zniechęcającą.

2. Ustal miniterminy

Większość (jeśli nie wszystkie) Twoich zadań ma termin ostateczny. A jeśli nie jest to oficjalny termin, to taki, który sam ustaliłeś.

Możesz na przykład przygotować do piątku 100 nowych potencjalnych klientów, wyczyścić skrzynkę odbiorczą do godziny 16:00 i zakończyć pięć rozmów handlowych w ciągu dnia.

Aby mieć pewność, że wykonasz te zadania w wyznaczonym terminie, wykonuj je stopniowo przez tygodnie i miesiące.

W przykładzie generowania leadów możesz dodawać 20 leadów codziennie przez cały tydzień, aby osiągnąć docelowy cel do piątku. Aby wyczyścić skrzynkę odbiorczą do godziny 16:00, możesz sprawdzać pocztę przez 10 minut co 3-4 godziny. W przypadku rozmów sprzedażowych możesz przypisać każdą rozmowę do określonego przedziału czasowego w kalendarzu . Wszystkie te małe terminy ostatecznie pomogą Ci osiągnąć swój cel.

To przykłady miniterminów, które można ustalać długoterminowo lub nawet kilka razy w ciągu jednego dnia.

Oszczędza czas i energię na zadaniach, które w przeciwnym razie byłyby wyczerpujące. A co jeszcze lepsze: jeśli wyrobisz w sobie nawyk dotrzymywania małych terminów, przestaniesz także nawyk odwlekania.

3. Śledź czas spędzony nad zadaniami

Wiedza o tym, ile czasu spędzasz na zadaniach, jest korzystna z wielu powodów, w tym:

• Lepsze pojęcie o tym, ile pracy możesz wykonać w ciągu godziny (i ile pobierać opłaty za swoje usługi)
• Znalezienie nowych sposobów na ograniczenie czynników rozpraszających i przyspieszenie działania
• Planuj swój dzień, mając realistyczny pomysł na to, co możesz zrobić
• Wiedza o tym, ile czasu będziesz musiał przeznaczyć na określone zadania

Każdemu z nas zdarzały się dni, w których nasza lista rzeczy do zrobienia wyglądała realistycznie, a nawet była łatwo osiągalna. Jednak w połowie dnia zdajemy sobie sprawę, że poważnie nie doceniliśmy czasu potrzebnego na ukończenie wszystkiego.

Na szczęście można tego łatwo uniknąć — śledząc czas spędzany na zadaniach.

Czy jest coś, o czym myślałeś, że nie zajmie Ci dużo czasu, ale okazało się dość czasochłonne? W moim przypadku oznaczało to opisywanie i przeglądanie wpisów na blogu.

Kiedyś szkicowałem i zaczynałem pisać tego samego dnia. Ale gdy zdałem sobie sprawę, ile czasu zajęło mi przygotowanie moich postów, zacząłem oddzielać zarys i zadanie badawcze od samego pisania. Oddzielenie tych zadań pomogło mi zaoszczędzić około godziny na post w dni, kiedy pisałem.

Lub załóżmy, że spędzasz więcej czasu, niż lubisz, odpowiadając na e-maile . Po tym odkryciu możesz zainwestować w bezpłatny autoresponder e-mailowy — jest to coś, czego nie zrobiłbyś, gdybyś nie monitorował czasu.

Ta wskazówka może być najprostsza ze wszystkich i łatwo ją wdrożyć.

Istnieje mnóstwo bezpłatnych narzędzi do śledzenia czasu — takich jak Toggl i Clockify — które pozwalają tworzyć osobne „zadania” i indywidualnie rejestrować w nich czas. Jest to niezwykle przydatne, jeśli chcesz sprawdzić, jak rozdzielasz godziny w ciągu dnia.

4. Wdrażaj techniki produktywności

Dzięki nauce i mnóstwu badań mamy do dyspozycji cały ocean technik zwiększających produktywność. Jestem pewien, że słyszałeś o przynajmniej niektórych z nich.

Oto pięć, z których możesz zacząć korzystać już teraz:

Technika Pomodoro

Być może najbardziej znana na tej liście technika Pomodoro polega na ustawieniu timera – zwykle na 25 minut – a następnie zresetowaniu go na pięć, gdy zadzwoni.

Przez pierwsze 25 minut pracujesz nad jednym zadaniem, starając się osiągnąć jak największy postęp. Następnie, gdy zadzwoni minutnik, masz od pięciu do dziesięciu minut przerwy przed rozpoczęciem kolejnej 25-minutowej sesji.

Powtarzaj proces, aż zadanie zostanie ukończone. Jeśli jednak Twoje zadanie wymaga kilku sesji Pomodoro, zaleca się, aby po czwartej zacząć robić 15–20-minutowe przerwy.

Głęboka praca

„Głęboka praca” to bardziej stan psychiczny niż hack produktywności. Kiedy jesteś w stanie głębokiej pracy, skupiasz 100% swojej energii na jednym zadaniu przez dłuższy czas (powiedzmy od jednej do trzech godzin), eliminując jednocześnie wszystkie czynniki rozpraszające.

Osobiście praca głęboka to mój ulubiony hack, ponieważ pozwala mi poczynić znaczne postępy w czasie, który wydaje się trwać zaledwie godzinę (ale to dwa lub trzy razy dłużej).

Jako pierwszy ukuł ten termin, profesor informatyki na Uniwersytecie Georgetown, Cal Newport. Napisał o tym nawet całą książkę.

Aby jak najlepiej wykorzystać sesje głębokiej pracy, oto kilka rzeczy, które możesz zrobić:

• Oczyść swoje otoczenie z wszelkich bałaganów
• Wybierz zadanie przed ustawieniem timera
• Wyeliminuj wszystkie możliwe czynniki rozpraszające (takie jak telefon komórkowy)

Na koniec, aby wejść w stan głębokiej pracy – nazywany także „stanem przepływu” – rozważ wykonanie następujących czynności:

• Wypij filiżankę kawy (lub kofeiny)
• Obejrzyj coś motywującego lub inspirującego
• Słuchaj muzyki, która Cię nakręca
• Medytować
• Wziąć zimny prysznic

Zasada Pareta

Stworzona przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto zasada Pareto to koncepcja mówiąca, że ​​20% działań odpowiada za 80% rezultatów. Pomysł ten został zastosowany w różnych dziedzinach, od sprzedaży po naukę języków.

Jeśli jednak chodzi o produktywność i zarządzanie czasem, zasada Pareto zapewnia ramy umożliwiające identyfikację zadań najbardziej wartych natychmiastowej uwagi.

Istnieje sześć głównych kroków, aby wykorzystać tę koncepcję zarządzania czasem:

• Wypisz problemy, z którymi się borykasz lub zadania, które musisz wykonać
• Znajdź przyczynę problemu (dlaczego jego ukończenie zajmuje Ci tak dużo czasu? Dlaczego musisz to zrobić?)
• Każdemu problemowi przypisz ocenę od 1 do 10 (10 oznacza ważne, 1 najmniej ważne)
• Podziel zadania/problemy o tej samej przyczynie na grupy
• Dodaj wynik każdej grupy
• Rozpocznij pracę nad grupą z najwyższym wynikiem

Aplikacje zwiększające produktywność

Chociaż niekoniecznie jest to technika, niezliczone wysokiej jakości aplikacje zwiększające produktywność wykorzystują powyższe (i inne metody oparte na nauce).

Jeśli jesteś fanem Techniki Pomodoro, możesz użyć Pomo Done . Łączy się nawet z innymi narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack i wieloma innymi.

Lub, jeśli szukasz cyfrowej listy rzeczy do zrobienia, Smart Tasks ma płynny, atrakcyjny wizualnie interfejs, który pozwala tworzyć, kodować kolorami i wykonywać zadania.

5. Pracuj w najbardziej produktywnym czasie

Jeśli już wiesz, w jakich porach dnia jesteś najbardziej produktywny, warto zająć się wtedy najbardziej wymagającymi zadaniami.

A co jeśli nie znasz jeszcze tych czasów?

Cóż, jeśli śledzisz czas, jak mówiliśmy w wskazówce nr 3, nie powinno to stanowić problemu na długo.

Zanotuj, kiedy wydawało Ci się, że czas leci — pomoże Ci to odkryć najbardziej produktywne okresy i idealne okazje do głębokich sesji roboczych.

Kolejną rzeczą, którą możesz zrobić, to porównać szybkość wykonania tego samego zadania o różnych porach dnia. Na przykład, jeśli zazwyczaj pracujesz nad zadaniami SEO po południu, spróbuj robić to rano przez kilka następnych dni. Czy jest różnica?

6. Ogranicz rozpraszanie

Rozproszenia uwagi są prawdopodobnie największą przeszkodą w produktywności. Prawdopodobnie sięgasz po telefon, zmieniasz karty, sprawdzasz pocztę i patrzysz na zegarek częściej, niż zdajesz sobie sprawę.

W rzeczywistości zakłócenia są nieuniknione i zawsze nas otaczają. A przełamanie nawyku poddawania się im wymaga czasu. Jeśli jednak nastawiłeś się na sukces, możliwe jest wyeliminowanie ich tylko w przypadku zadań wrażliwych na czas i o dużej wartości.

Oto kilka wskazówek, jak stworzyć idealne, wolne od zakłóceń środowisko pracy:

• Ustaw telefon w trybie „Nie przeszkadzać” w miejscu poza zasięgiem
• Włącz lub zdejmij zegarek
• Skonfiguruj blokadę wyskakujących okienek lub przydatne rozszerzenia Chrome na swoim laptopie
• Powiedz innym domownikom lub osobom, które mogą próbować się z Tobą skontaktować, że będziesz niedostępny przez określony czas
  

7. Deleguj i zlecaj jak najwięcej zadań na zewnątrz

Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy pracujesz w biurze od dziewiątej do piątej, prawdopodobnie masz nieatrakcyjną liczbę zadań administracyjnych — takich jak sprawdzanie e-maili, planowanie spotkań i odbieranie połączeń telefonicznych.

Zadania te zajmują więcej czasu, niż zdajemy sobie sprawę i zaufaj mi, gdy powiem, że podziękujesz sobie za delegowanie lub outsourcing tych, które możesz.

Zadania zlecane na zewnątrz nie muszą być przeznaczone wyłącznie do celów administracyjnych — mogą dotyczyć wszystkiego, co nie jest związane z Twoim głównym stanowiskiem.

Inwestując na przykład w Grammarly , możesz poświęcić mniej czasu na korektę i edycję, a jednocześnie brzmieć bardziej profesjonalnie podczas komunikacji online.

Możesz planować spotkania z dużym wyprzedzeniem, korzystając z oprogramowania takiego jak CalendarHero . CalendarHero pozwala pracownikom automatyzować planowanie, blokować czas w kalendarzu, ustawiać przypomnienia o spotkaniach i ograniczać koordynację poczty elektronicznej tam i z powrotem. Oszczędza czas, pomagając znaleźć go na to, co ważne.

Opcje są nieograniczone i można je znaleźć za darmo lub za wygórowaną cenę. Ale niezależnie od inwestycji, z pewnością będzie ona tego warta.