7 powodów, aby zostawić arkusze kalkulacyjne Excel do zarządzania informacjami o produkcie

Od momentu wydania w 1985 r. Microsoft Excel jest podstawowym rozwiązaniem dla firm do zarządzania i organizowania arkuszy kalkulacyjnych produktów. Ale tylko dlatego, że przez tak długi czas coś robiono w określony sposób, nie oznacza, że ​​musi to trwać. Niektóre tradycje mogą być szkodliwe.

Dane produktów są złożone i długie z wieloma funkcjami. Obejmuje nie tylko atrybuty produktu, ale także wiele innych zasobów cyfrowych, takich jak obrazy i filmy. Przechowywanie ich w arkuszu kalkulacyjnym może prowadzić do błędnych formatów. Istnieje kilka zasobów cyfrowych, których nie można przechowywać w arkuszu kalkulacyjnym. Ale to nie wszystko. Arkusze kalkulacyjne nie są dla Ciebie przydatne, jeśli chodzi o zarządzanie sklepami e-commerce i informacjami o produktach z różnych innych powodów.

Jestem tutaj, aby podkreślić różne problemy, które pojawiają się podczas korzystania z arkuszy kalkulacyjnych Excel i dlaczego nadszedł czas, aby przejść do bardziej wydajnych rozwiązań; a mianowicie: PIM.

1. Arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy ludzkie

Dane to jeden z najmocniejszych zasobów firmy, który opiera się na podejmowaniu wysokiej jakości decyzji i tworzeniu wskazówek. Ale co wtedy, jeśli dane nie są kompletne lub dokładne? Zgadłeś: kiepskie decyzje, które poprowadzą biznes w złym kierunku.

Podobno 88% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Gdy każda osoba w organizacji wprowadza zmiany w pliku, zwiększa się ryzyko skażenia. Małe, drobne błędy w tym procesie powodują powstanie arkusza kalkulacyjnego zawierającego niedokładne i niespójne dane. Błędy te trafiają do arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ program Excel nie ma możliwości powiadamiania użytkowników o wprowadzeniu niedokładnego atrybutu produktu lub o omyłkowym pominięciu komórki, co jest możliwe w rozwiązaniach do zarządzania informacjami o produkcie. Ponadto, ponieważ śledzenie danych jest tak trudne, pracownicy mogą stać się leniwi i wprowadzać atrybuty produktów bez podwójnego sprawdzania poprzednich wpisów, aby upewnić się, że się nie powtarzają.

Jeśli jesteś w branży e-commerce wystarczająco długo, zrozumiesz, jaki wpływ na satysfakcję klientów mogą mieć niespójne dane. To po prostu odciąga ich od Twojej marki. Jaki jest więc sens spędzać wiele godzin ciężkiej pracy na utrzymywaniu arkuszy kalkulacyjnych, gdy przynoszą one niepożądane wyniki i odpychają sprzedaż?

Dlatego wraz z rozwojem firmy konieczne jest odejście od arkuszy kalkulacyjnych produktów na rzecz systemów zarządzania danymi, które umożliwiają śledzenie wszystkich informacji związanych z produktami, które są wolne od błędów. Takie systemy natychmiast powiadamiają użytkowników o wszelkich brakujących atrybutach produktów i zduplikowanych wpisach oraz zapewniają spójność między wszystkimi kanałami.

2. Nie zezwalaj na współpracę między członkami zespołu

Głównym powodem, dla którego arkusze kalkulacyjne są tak podatne na błędy, jest to, że nie pozwalają na współpracę między członkami zespołu. Ponieważ synchronizacja arkuszy kalkulacyjnych nie może przebiegać w taki sposób, że zmiany wprowadzane w nich jednocześnie przez więcej niż jednego pracownika są jednocześnie włączane do pliku, stają się one silosowane.

Każdy plik programu Excel jest przeznaczony do aktualizowania przez jedno wystąpienie programu Excel naraz. Nie mają takiej samej architektury jak korporacyjne bazy danych lub systemy zarządzania informacjami o produktach, które zostały zaprojektowane z myślą o obsłudze wielu użytkowników.

Pomimo istnienia rozwiązań cloud computing, nadal trudno jest udostępniać arkusze kalkulacyjne członkom zespołu i innym działom w organizacji. Arkusze Google to jedno z możliwych rozwiązań chmurowych, które umożliwiają udostępnianie w czasie rzeczywistym, ale mogą naruszać politykę bezpieczeństwa firmy i spowodować naruszenie lub utratę danych.

Różni się to od sposobu działania rozwiązań Product Information Management, takich jak Apimio. Wielu pracowników może aktualizować takie rozwiązania w czasie rzeczywistym, nie martwiąc się o niezapisane zmiany z różnych źródeł. Oprogramowanie PIM umożliwia pracę zespołową, prowadząc do płynnego przepływu informacji we wszystkich działach i kanałach. Oszczędza też dużo czasu. Inaczej niż w arkuszach kalkulacyjnych, w których musisz poczekać, aż jeden pracownik zakończy wprowadzanie zmian w arkuszu, aby przekazać je następnemu pracownikowi. A ten nieefektywny cykl trwa bez końca.

3. Brak odpowiedzialności, ponieważ zmiany nie mogą być śledzone

Teraz każdy, kto ma dostęp do arkusza kalkulacyjnego produktu, może wprowadzać w nim zmiany. Jeśli dajesz dostęp do arkusza kalkulacyjnego 5 różnym pracownikom, nie ma możliwości śledzenia, kto wprowadził zmiany w tych plikach. Jeśli kiedykolwiek zdarzy się, że ważne informacje zostaną utracone lub zmienione, spędzisz znaczną ilość czasu, próbując dowiedzieć się, kto był za to odpowiedzialny. Wtedy w jakiś sposób spędzisz dodatkowy czas na odzyskaniu tych informacji.

Inaczej jest w przypadku zautomatyzowanych rozwiązań, takich jak PIM, które rejestrują wszystkie zmiany wprowadzone w systemie. Możesz go skonfigurować do śledzenia zmian w elementach, produktach i innych jednostkach. Dzięki tym informacjom możliwe jest zrekonstruowanie wszystkich działań, które miały miejsce na skonfigurowanych jednostkach. Jest to niezwykle ważne, ponieważ pomaga w uproszczeniu procesu przywracania systemu/danych w przypadku utraty lub złośliwych działań występujących w systemie PIM.

4. Brak bezpieczeństwa

Zazwyczaj arkusze kalkulacyjne nie są tak bezpieczne i dlatego są bardziej narażone na uszkodzenie danych lub niewłaściwe zarządzanie informacjami. Pliki zawierające poufne informacje finansowe mogą nie być bezpieczne przed hakerami. Możesz zabezpieczyć hasłem plik arkusza kalkulacyjnego produktu, jednak nadal może on nie być wystarczający dla firm. Gdy ktoś ma dostęp do danych arkusza kalkulacyjnego, nie można ograniczyć tego, co z nim robi.

Dlatego też inne rodzaje oprogramowania do gromadzenia danych mogą być bardziej realną opcją. Na przykład Apimio ma wbudowane zabezpieczenia, które chronią integralność danych. Tylko producent ma autonomię w zakresie wprowadzania zmian w danych produktu. Możesz przydzielić różne zadania różnym pracownikom w portalu, ograniczając dostęp. W arkuszu kalkulacyjnym jest to niemożliwe, ponieważ nie możesz ograniczyć dostępu do niektórych komórek.

Podobnie użytkownik może posortować kolumnę informacji i nieświadomie spowodować brak synchronizacji powiązanych informacji, takich jak imię i nazwisko. W przeciwieństwie do tego, baza danych będzie ujednolicić wszystkie części rekordu, zapewniając w ten sposób lepszą integralność danych.

Systemy PIM są optymalne dla sprzedaży wielokanałowej. Dlatego w procesie dystrybucji danych w wielu kanałach sprzedaży integralność danych jest nienaruszona, bez uszkodzenia lub utraty informacji.

5. Nie wspieraj podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym

Arkusze kalkulacyjne nie są w stanie wspierać podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym ze względu na nieaktualne i niedokładne dane. Zbieranie najbardziej aktualnych informacji od wielu użytkowników i ich podsumowanie jest czasochłonne.

Arkusze kalkulacyjne dostarczają jednocześnie nieprzetworzone dane. Dlatego trudno jest zinterpretować, które dane są niezbędne, a które nie. Być może jedyną opcją w arkuszu kalkulacyjnym jest naciśnięcie przycisku „sortuj”, który nie zawsze pomaga znaleźć to, czego szukasz. W przypadku innych istniejących systemów możliwe jest ustalanie priorytetów danych za pomocą narzędzi do wizualizacji. W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, narzędzia te mogą podkreślać krytyczne aspekty zestawu danych lub wyników.

Arkusze kalkulacyjne produktów nie są przeznaczone do przechowywania danych historycznych. Często podczas akcji zmniejszania ich rozmiaru, aby były łatwiejsze w zarządzaniu, ktoś może omyłkowo usunąć dane historyczne. Nawet jeśli zachowujesz różne wersje, decydentom bardzo trudno jest porównywać pliki i zauważać trendy w swoich danych.

Systemy zarządzania informacją o produkcie są budowane w celu uwzględnienia analizy danych. Dzięki przechowywaniu wszystkich informacji w jednym miejscu organizacje mogą odczytywać trendy konsumenckie i podejmować wysokiej jakości decyzje biznesowe. Odpowiednie oprogramowanie pulpitu nawigacyjnego zapewni Ci strukturę wykresu, z której można zbudować, jednocześnie dając wiele możliwości dostosowywania.

Arkusze kalkulacyjne są również zazwyczaj bez kontekstu. W programie Excel trudno jest skorelować ze sobą różne zestawy danych, aby zobaczyć, jak są ze sobą powiązane. Z drugiej strony pulpity nawigacyjne mogą zawierać różne warstwy informacji i płynnie łączyć wiele źródeł. Zaczynasz od ogólnego widoku swoich danych i dodajesz szczegółowe dane, aby jednym kliknięciem pokazać dane, które wpływają na te liczby.

6. Nieodpowiednie do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM)

Czy kiedykolwiek próbowałeś przechowywać obraz w arkuszu kalkulacyjnym? Zaciskasz pięści z frustracji, ponieważ jest to prawie niemożliwe. Pliki PDF, filmy, obrazy i inne treści cyfrowe są niezbędne dla firm zajmujących się handlem elektronicznym, ponieważ ożywiają Twoje produkty. Podstawowe atrybuty produktu nie będą angażować kupujących.

Zasoby cyfrowe są często publikowane w różnych działach z różnymi pracownikami. Posiadanie centralnej lokalizacji, która przechowuje wszystkie te dane wraz z resztą informacji o produkcie, zapewnia, że ​​są one łatwo dostępne i dostępne dla każdego członka organizacji, dzięki czemu mogą przesyłać je do wszystkich kanałów sprzedaży w dowolnym momencie.

PIM ma nieograniczone możliwości DAM, aby zapewnić bezpieczeństwo i aktualność wszystkich plików i treści multimedialnych. Możesz zarządzać obrazami, filmami, grafikami i plikami w jednym miejscu, połączonym bezpośrednio z Twoimi produktami. Posiadanie zarówno informacji o produkcie, jak i zasobów cyfrowych w centralnym repozytorium, umożliwia zespołom marketingowym łatwe rozpowszechnianie treści związanych z ich produktami w razie potrzeby. Umożliwia także tworzenie bardziej odpowiednich treści, ponieważ żadne pliki nie są tracone. Zespoły nie muszą poświęcać dodatkowego czasu na ich zlokalizowanie.

Dzięki narzędziom do zarządzania informacjami o produkcie, takim jak Apimio, publikowanie zasobów cyfrowych we właściwym kanale, we właściwym czasie i we właściwym formacie, odbywa się automatycznie. Nie musisz się stresować optymalizacją ich pod kątem użytkownika, ponieważ system robi to za Ciebie.

Kolejna lektura: Zrozum podstawową różnicę między systemami DAM i PIM

7. Brak automatycznego tworzenia kopii zapasowych danych

Excel nie ma żadnej funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych danych. Więc kiedy zaczniesz umieszczać dane produktów w arkuszach Excela, lepiej przygotuj się również na ręczne przygotowanie kopii zapasowej. Ponadto, jeśli kiedykolwiek pojawi się instancja, w której zapomniałeś wykonać kopię zapasową, to dane zniknęły przez okno, nigdzie nie można ich znaleźć. Utrata danych to ogromne ryzyko dla każdej firmy. Skutkuje to niekompletnymi danymi produktów na froncie publicznym i niedokładną analizą danych w przyszłości. Dzieje się tak, ponieważ ogromne porcje danych nie znajdują odzwierciedlenia w arkuszach.

Jednak każdy PIM ma funkcję automatycznego tworzenia kopii zapasowych, która często, automatycznie tworzy kopie zapasowe bazy danych i przechowuje je w różnych wirtualnych lokalizacjach. Użytkownicy nie muszą martwić się utratą danych, ponieważ wszystko będzie bezpieczne. Możesz uzyskać do niego dostęp w dowolnym momencie, w dowolnym miejscu, które uznają za dogodne. Zastanów się, ile czasu i wysiłku zaoszczędzi Twój zespół, gdy będziesz automatycznie tworzyć kopie zapasowe danych. Nie jest wymagana żadna praca ręczna. Uwielbiamy to słyszeć!

Podsumowując

Dzięki solidnym systemom PIM firmy powinny przestać polegać na nieaktualnych arkuszach kalkulacyjnych Excel, które tworzą niedokładne i niespójne dane produktów. Narzędzia takie jak Apimio są teraz na rynku, aby pomóc firmom e-commerce usprawnić ich działalność, uzyskać dostęp do danych produktów najwyższej jakości z gwarantowanym bezpieczeństwem i integralnością danych.