7 szablonów budżetu na wydarzenia do planowania finansów

Mówiłem to już wcześniej i powiem to jeszcze raz: nienawidzę arkuszy kalkulacyjnych i nienawidzę budżetowania. To zło konieczne, jak wszyscy wiemy, więc kiedy przychodzi czas na budżet, polegam na szablonach i aplikacjach, takich jak Wally, które pomagają zaplanować moje wydatki.

Jeśli planujesz wydarzenia, które chcą uprościć proces budżetowania, potrzebujesz szablonu budżetu wydarzenia. Szablony to świetna opcja dla planistów wydarzeń, których nie stać na rozbudowane oprogramowanie do budżetowania i potrzebują innego rozwiązania.

Przygotowałem listę siedmiu szablonów budżetu wydarzeń (mieszanka arkuszy kalkulacyjnych Excel i opcji do druku), które pomogą Ci zaplanować wydatki na większość – jeśli nie wszystkie – wydarzenia.

Jeśli żaden z tych szablonów nie jest dokładnie tym, czego szukasz, nie bój się: kończę krótkim przewodnikiem tworzenia własnego szablonu budżetu na wydarzenie.

Szablony są wymienione w porządku alfabetycznym.

Szablony Excel

Te szablony są najlepsze dla planistów wydarzeń, którzy nie tylko chcą planować wydatki na wydarzenia, ale także wizualizować te wydatki za pomocą narzędzi arkusza kalkulacyjnego Excel. Szablony programu Excel zapewniają użytkownikom znacznie większą elastyczność niż budżety do wydrukowania, dzięki czemu idealnie nadają się do złożonych wydarzeń z wieloma ruchomymi częściami.

• Oficjalny szablon Microsoft Office 1
• Oficjalny szablon Microsoft Office 2
• Arkusz kalkulacyjny Budżetu Wydarzeń Smartsheet i Arkusz Planowania Konferencji
• Tidyform Budżet wydarzenia i szablon wykresu

Szablony do druku

Dla planistów, którzy wolą pracować na papierze, te szablony są właśnie tym, czego szukasz. Są one najlepsze w przypadku mniejszych imprez bez zbyt wielu ruchomych części i pokrywają podstawowe wydatki, takie jak miejsce, dekoracje i personel.

• FreebieFindingMom – arkusz kalkulacyjny budżetu wydarzenia
• Przewodnik Planowanie budżetu wydarzeń
• Template.net Szablony budżetu wydarzenia do druku

Zbuduj własny szablon budżetu na wydarzenie

Chociaż te siedem szablonów obejmuje większość podstaw, nie obejmują one wszystkich podstaw. Jeśli te wymienione szablony nie zawierają wszystkiego, czego potrzebujesz, możesz zbudować własny szablon budżetu wydarzenia od podstaw w dowolnym preferowanym formacie.

Eventbrite ma dokładny przewodnik, który przeprowadzi Cię przez każdy etap projektowania własnego budżetu na wydarzenie. Poniżej podsumowałem ich kroki i rozwinąłem cały proces, dołączając dodatkowe wskazówki dotyczące tego, na co należy zwrócić uwagę podczas tworzenia budżetu wydarzenia.

Krok 1: Określ, na co planujesz budżet

Podczas gdy większość wydarzeń wiąże się z podobnymi kosztami, takimi jak koszty miejsca lub systemy rejestracji gości, inne — takie jak bezpieczeństwo dronów i inne modne funkcje — są unikalne dla każdego wydarzenia. Zaletą budowania własnego budżetu jest możliwość organizowania unikalnych kosztów w dowolny sposób.

Jakie wydatki należy uwzględnić przy tworzeniu szablonu budżetu wydarzenia?

• Miejsce i dekoracje
• Żywnościowy
• Rekrutacja
• Marketing wydarzeń
• Koszty podróży
• Sprzęt audiowizualny
• Zabawa
• Pozostałe opłaty

Krok 2: Określ swoje rzeczywiste koszty

Twój budżet potrzebuje linii bazowej niezbędnych wydatków, takich jak miejsce, które pojawiają się przed dodaniem dodatkowych udogodnień. Linia bazowa składa się z szerokich kategorii, z których każda jest uzupełniona o indywidualne koszty.

Oto kilka przykładów:

Miejsce wydarzenia:

• Wynajem pokoi
• Kaucja
• Parking

A/V:

• Projektory
• Internet/Wi-Fi
• Głośniki
• Mikrofony
• Kamery

Żywnościowy:

• Barmani
• Serwery
• Żywność
• Napoje

Marketing:

• Oprogramowanie do marketingu w mediach społecznościowych
• Materiały do ​​druku i prace projektowe
• Oprogramowanie do zarządzania rejestracją

Zabawa:

• Muzycy/DJ
• Opłaty głośnikowe
• Powiązane koszty mieszkania i transportu

Różnorodny:

• Wystrój sali
• Osadzenie
• Dodatkowa obsługa wydarzenia
• Podatki i opłaty

Eventbrite zaleca oznaczanie kolorami Twoich wydatków, oznaczanie wydatków związanych z miejscem na czerwono, wydatków marketingowych na niebiesko, kosztów podróży na zielono i tak dalej. Pomoże Ci to utrzymać porządek w finansach i ułatwi znalezienie tego, czego potrzebujesz.

Krok 3: Zaplanuj swoje przewidywane przychody

Po obliczeniu wydatków nadszedł czas na zaplanowanie przychodów.

Większość programów do zarządzania wydarzeniami może śledzić sprzedaż biletów, podczas gdy inne śledzą dodatkowe źródła przychodów, takie jak sprzedawcy, sponsorzy i dochody z darowizn. Jeśli to nie jest Twoje pierwsze tego rodzaju wydarzenie, wróć i odnieś się do poprzednich sum przychodów i arkuszy kalkulacyjnych, aby pomóc w oszacowaniu.

Planując swoje przychody, szukaj:

• Koszt na uczestnika w porównaniu z kosztem zarobionych dolarów rejestracji
• Trendy w kosztach uczestników i kosztach rejestracji w stosunku do siebie (wzrosły czy spadły?)
• Możliwości wydarzeń, w tym nowe technologie, które generują nowe koszty, a jednocześnie przynoszą nowe przychody (przykład: technologia RFID)
• Podobne wydarzenia i ich opłacalność

Krok 4: Zaplanuj nieznane zmienne

W dowolnym budżecie chcesz stworzyć bufor na incydenty, które napotkasz podczas planowania wydarzenia. Lepiej jest przekroczyć budżet i zostać z nadmiarem środków, niż utknąć na minusie przed zebraniem jakichkolwiek przychodów.

Aby uzyskać wskazówki dotyczące utrzymywania kosztów w ustalonym budżecie w celu utworzenia tego bufora, obejrzyj ten film z Event Planning Blueprint TV:

Krok 5: Połącz to wszystko razem

Teraz, gdy masz już wszystkie potrzebne informacje, nadszedł czas, aby zebrać budżet wydarzenia.

Dla użytkowników programu Excel, oto krótki samouczek dotyczący tworzenia prostego budżetu w arkuszu kalkulacyjnym, do którego można podłączyć wszystkie dane:

Dla tych, którzy preferują pióro i papier, użyj jednego z powyższych szablonów jako inspiracji i dodaj swoje unikalne, niezbędne zmienne i sekcje, aby stworzyć kompleksowy, w pełni dostosowany budżet.

Inne zasoby zarządzania wydarzeniami

Zamiast zaspokajać Twoje potrzeby, być może te szablony uświadomiły Ci, że potrzebujesz oprogramowania do budżetowania, które pomoże zaplanować Twoje wydatki. Sprawdź katalog oprogramowania do budżetowania firmy Capterra i korzystaj z potężnego narzędzia do filtrowania, które pomoże Ci znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz.

Blog zarządzania wydarzeniami Capterra jest pełen zasobów i przewodników, które pomogą Ci zorganizować idealne wydarzenie. Oto kilka, od których możesz zacząć:

• 3 lekcje zarządzania wydarzeniami od „The Disaster Artist”
• 5 wskaźników, które określą zwrot z inwestycji w wydarzenie
• Darmowe lub niedrogie szablony programów wydarzeń dla wydarzeń z ograniczonym budżetem
• 4 aplikacje mobilne eventowe zwiększające zaangażowanie uczestników