6 wskazówek dotyczących produktywności i zarządzania czasem dla przedsiębiorców

Czy znasz największą cechę odnoszących sukcesy przedsiębiorców i właścicieli firm ?

Bezwzględnie strzegą swojego czasu i skupiają się na swoich celach, jednocześnie wykonując wiele zadań jednocześnie i załatwiając sprawy .

Jednak prowadzenie firmy oznacza, że ​​nie można całkowicie uniknąć codziennych, administracyjnych i powtarzalnych zadań . Dodaj do tego ciągłą falę rozmów telefonicznych , aktualizacje w mediach społecznościowych i powiadomienia ze smartfonów , a osiągnięcie maksymalnej produktywności może wydawać się odległym marzeniem.

Ale nie jest to niemożliwe.

W tym artykule podzielimy się praktycznymi i możliwymi do osiągnięcia technikami zarządzania czasem dla zapracowanego przedsiębiorcy , które pomogą Ci skoncentrować się na zadaniach o najwyższym priorytecie bez utraty kontroli nad codziennymi operacjami.

Znaczenie umiejętności zarządzania czasem dla właścicieli małych i średnich firm

Jako właściciel małej i średniej firmy (SMB) masz przed sobą wiele kapeluszy. Prawdopodobnie jesteś dyrektorem generalnym, dyrektorem ds. marketingu, przedstawicielem obsługi klienta – lista jest długa.

Nic dziwnego, że przeciętny właściciel startupu pracuje oszałamiającą liczbę 50–70 godzin tygodniowo .

Długie godziny pracy są często częścią przedsiębiorczości na wczesnym etapie , ale ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że masz ograniczoną energię fizyczną i psychiczną. Codzienne gaszenie pożarów może wydawać się pracą, ale tylko wyczerpuje Twoją energię i odwraca uwagę od najważniejszych zadań strategicznych.

Nie jest to trwałe, powoduje wypalenie zawodowe i rujnuje równowagę między życiem zawodowym a prywatnym .

Dlatego też musisz ustalić priorytety swoich wymagań, abyś mógł poświęcić swój czas na pracę „nad” swoją firmą, wyznaczanie kierunku strategicznego, tworzenie lepszych doświadczeń klientów i znajdowanie skutecznych sposobów delegowania, automatyzowania lub eliminowania pozostałych zadań, aby zapewnić Twojej firmie chodzi bez problemu.

Praktyczne wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla zapracowanych przedsiębiorców

Nie możesz ulepszyć tego, czego nie mierzysz. Zanim zastosujesz jakąkolwiek strategię zarządzania czasem , musisz dokładnie sprawdzić swoje codzienne czynności i dowiedzieć się, gdzie spędzasz czas.

Możesz to zrobić za pomocą aplikacji do śledzenia czasu lub po prostu zapisując wszystko, co robisz, w arkuszu kalkulacyjnym na koniec dnia . Dane z tygodnia powinny wystarczyć, aby pokazać trendy i pomóc w określeniu obszarów wymagających poprawy.

Po uzyskaniu tych spostrzeżeń użyj poniższych technik, aby zoptymalizować swoją produktywność.

1. Użyj macierzy Eisenhowera do ustalenia priorytetów zadań

Matryca Eisenhowera to jedno z najpopularniejszych narzędzi służących do ustalania priorytetów zadań i efektywnego zarządzania czasem.

Oto jak to działa.

Weź wszystkie swoje zadania i podziel je na cztery ćwiartki.

Pilne i ważne

Oto najważniejsze zadania biznesowe wymagające natychmiastowej uwagi — krytyczny problem klienta, ograniczona czasowo kampania sprzedażowa lub ostateczny termin realizacji projektu. Nadaj im priorytet ponad wszystko inne.

Ważne, ale nie pilne

Są to ważne zadania, które zazwyczaj przyczyniają się do długoterminowej kondycji Twojej firmy — coroczne spotkania poświęcone planowaniu, uczenie się nowych umiejętności i inwestowanie w lepsze oprogramowanie. Lepiej zaplanować je na odpowiedni czas, zamiast odkładać je w nieskończoność.

Pilne, ale nieważne

Są to zadania operacyjne i wymagające wysokich kwalifikacji administracyjnych, które mają kluczowe znaczenie w codziennej działalności firmy, ale można je łatwo delegować .

Nie pilne i nieważne

To zabójcy czasu, jak przewijanie mediów społecznościowych , bezużyteczne spotkania czy hierarchiczne formalności, które powinieneś wyeliminować ze swojego życia.

Następnym razem, gdy będziesz tworzyć listę rzeczy do zrobienia na początku dnia pracy , przejrzyj ją przez tę matrycę, aby upewnić się, że ustaliłeś priorytety najważniejszych zadań i delegujesz, planujesz lub eliminujesz resztę.

2. Pozbądź się rozproszeń, korzystając z Techniki Pomodoro

Nie możemy całkowicie odłączyć się od mediów społecznościowych , e-maili ani interakcji w miejscu pracy. Możemy jednak zorganizować te rozrywki, aby mieć pewność, że nie wpływają one na naszą produktywność.

To tutaj Technika Pomodoro jest tak skuteczna.

Technika Pomodoro to strategia zarządzania czasem , która dzieli pracę na określone interwały przedzielone krótkimi przerwami.

Składa się z następujących elementów:

• Przerwy: Każdy okres pracy nazywany jest Pomodoro i zazwyczaj trwa 25 minut.
• Przerwy: Po każdym pomodoro następuje krótka przerwa (zwykle 5 minut).
• Zestawy: Po czterech Pomodoro następuje dłuższa przerwa trwająca 20–30 minut.

Wykorzystuj przerwy na relaks, przeglądanie mediów społecznościowych lub robienie czegokolwiek, co zwykle odwraca Twoją uwagę od pracy. Jednak w trakcie pracy zachowaj pełną koncentrację.

Nie ma tu sztywnych zasad. Możesz zmienić czas trwania przerw i przerw, aby dopasować go do tego, co najbardziej Ci odpowiada.

3. Oszczędzaj czas dzięki automatyzacji

Automatyzacja procesów biznesowych i przepływów pracy to jeden z najlepszych sposobów na uwolnienie czasu i zwiększenie produktywności. To tutaj narzędzie do zarządzania relacjami z klientami (CRM), takie jak Act! może być potężnym typem oprogramowania do zarządzania czasem dla Twojej firmy.

Możesz użyć CRM, aby zautomatyzować przepływy pracy związane z marketingiem e-mailowym, generowaniem potencjalnych klientów i zarządzaniem klientami . Zamiast ręcznie wprowadzać informacje o klientach do różnych arkuszy kalkulacyjnych i spędzać godziny każdego dnia na poszukiwaniu odpowiednich danych, użyj Act! aby uporządkować wszystko w panelu informacyjnym klienta.

Dostarcza wnikliwych informacji i sprawia, że ​​możesz spędzić więcej czasu na podejmowaniu decyzji biznesowych w oparciu o spostrzeżenia klientów, zamiast zarządzać arkuszami kalkulacyjnymi.

4. Minimalizuj spotkania dzięki komunikacji asynchronicznej

Spotkania powodują co roku straty w produktywności o wartości ponad 37 miliardów dolarów .

Co jest gorsze? 55 procent profesjonalistów uważa, że ​​większość spotkań mogłaby odbywać się za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Proste rozwiązanie? Korzystaj z narzędzi komunikacji asynchronicznej, takich jak poczta e-mail, nagrania ekranu, wiadomości głosowe i narzędzia do zarządzania projektami , aby współpracować efektywniej i oszczędzać czas . Planuj spotkania tylko wtedy, gdy nie ma lepszej opcji.

5. Stwórz źródło wiedzy dla swojego zespołu

Jesteś właścicielem firmy , więc naturalnie wiesz najwięcej o swojej firmie i o tym, jak chcesz, aby Twoi pracownicy prowadzili ją za Ciebie.

Dlaczego nie przekształcić tych informacji w źródło wiedzy zawierające nagrania wideo, artykuły, przewodniki i standardowe procedury operacyjne (SOP), z których Twoi pracownicy mogą korzystać za każdym razem, gdy potrzebują wskazówek? Może to z czasem zaoszczędzić tysiące godzin i zmniejszyć zależność Twojego zespołu od Ciebie.

6. Naucz się mówić nie (często)

Mówienie „nie” wszystkiemu, co nie jest zgodne z Twoimi celami lub wizją, to supermoc, której potrzebuje każdy właściciel firmy .

Steve Jobs zasłynął z tego, że robił to w Apple. Działa to jednak również w przypadku małych firm, ponieważ Twój zespół, inwestorzy lub partnerzy biznesowi mogą czasami próbować wciągnąć Cię w zadania, które nie są warte Twojego czasu.

Naucz się mówić nie częściej niż tak, a będziesz znacznie bardziej produktywny niż twoi konkurenci.

Stwórz codzienne nawyki i procedury, aby zrobić więcej

Ostatecznie Twoja produktywność jako przedsiębiorcy sprowadza się do tworzenia produktywnych codziennych czynności, które napędzają Twój dzień.

Rutyna oznacza mniej niepewności, zakłóceń i niespodzianek. Dzięki temu możesz skupić się na celach długoterminowych i poświęcić więcej czasu na pracę „nad” swoim biznesem.

Oczywiście od czasu do czasu nadal będziesz musiał zagłębić się w sprawy operacyjne.

Ale właśnie w tym przypadku ustalanie priorytetów , delegowanie i, co najważniejsze, automatyzacja zadań pomoże Ci w skutecznym zarządzaniu czasem .

Aby rozpocząć automatyzację zadań i uwolnienie swojego czasu, daj Act! bezpłatny 14-dniowy okres próbny .