6 kluczy do skutecznej komunikacji w zarządzie

Skuteczna komunikacja zarządu w organizacji może oznaczać różnicę między przekraczaniem oczekiwań akcjonariuszy a nieosiąganiem wyznaczonych celów. Niestety większość zarządów i zespołów zarządzających firm nie wpływa pozytywnie na wyniki biznesowe

Badania przeprowadzone przez globalną firmę konsultingową McKinsey & Company wykazały niedawno, że 64 procent zarządów miało niski lub poniżej średniej wpływ na długoterminowe tworzenie wartości firmy.

Co dokładnie powoduje nieefektywny zarząd lub zespół zarządzający? Wadliwe strategie i umieszczanie niewłaściwych osób na stanowiskach kierowniczych to dwie główne przyczyny. Brak jasnej i terminowej komunikacji zarządu to kolejny główny czynnik przyczyniający się do nieefektywności zarządu.

O sile efektywnej komunikacji na forum świadczy niedawny przykład z Facebooka. Według dyrektora operacyjnego Facebooka, Sheryl Sandberg, CEO Mark Zuckerberg ostatnio poprawił efektywność spotkań na Facebooku, wdrażając dwie podstawowe strategie komunikacyjne:

1) wysyłanie materiałów do uczestników spotkania z wyprzedzeniem oraz 2) wyznaczanie celów na początku każdego spotkania.

Jakie są inne sugestie dotyczące poprawy komunikacji w zarządzie? Sprawdź te sześć sugestii:

1. Opracuj i zakomunikuj zdefiniowaną strategię komunikacji rady

Najlepszym sposobem na zapewnienie długoterminowego sukcesu przez zarząd firmy jest opracowanie silnej strategii, a następnie przekazanie jej wszystkim członkom zarządu.

Wdróż od początku określoną strategię, aby dać planszy mapę drogową do naśladowania. Upewnienie się, że wszyscy członkowie zarządu są na tej samej stronie, ma kluczowe znaczenie dla sukcesu.

Podczas tworzenia tablicy, chociaż ważne jest, aby komunikować cele, równie ważne jest jasne przedstawienie bieżących przeszkód i przeszłych prób rozwiązania tych problemów. Pozwala to zarządowi uniknąć stosowania przestarzałych, nieudanych strategii.

Skuteczne zarządy często wymyślają nowe strategie, aby sprostać wszelkim wyzwaniom, przed którymi stoją, a następnie upewniają się, że wszyscy zaangażowani rozumieją strategię i czego się od nich oczekuje.

2. Zdefiniuj i komunikuj role

Definiowanie i przekazywanie ról każdego członka zarządu stanowi istotną część ustalania strategii zarządu na przyszłość. Skuteczna rada potrzebuje silnego lidera, zazwyczaj CEO lub COO, aby upewnić się, że rada posiada wszystko, czego potrzebuje, aby mieć największe szanse na sukces.

Zarząd obejmuje również inne role, w tym dyrektora finansowego (CFO), sekretarza i innych podwładnych, którzy mogą podlegać kierownictwu wyżej wymienionych stanowisk.

Poinformuj o roli każdego członka zarządu. Na przykład dyrektor finansowy zajmuje się większością spraw finansowych firmy i posiada wyjątkową wiedzę na temat wykonalności finansowej określonej strategii.

Jednak dyrektor generalny jest ostatecznym decydentem, czy projekt będzie kontynuowany, czy nie. Sekretarka przechowuje wszystkie protokoły ze spotkań oraz prowadzi dokumenty i zapisy korporacji, upewniając się, że zarząd ma dostęp do informacji potrzebnych podczas opracowywania nowych strategii lub podejmowania ważnych decyzji.

Dlatego upewnienie się, że wszyscy członkowie zarządu rozumieją, czego się od nich oczekuje, może zapobiec nieporozumieniom dotyczącym tego, kto odpowiada za określone zadania.

3. Zbuduj zespół profesjonalistów, który posiada wyjątkowe umiejętności komunikacyjne

Budowanie zarządu lub zespołu zarządzającego nie kończy się na wyznaczeniu przez CEO lub COO najbardziej wykwalifikowanych osób na każde stanowisko. Muszą również upewnić się, że każda osoba może efektywnie współpracować z innymi członkami zarządu oraz komunikować się w sposób zdecydowany i zwięzły.

Najskuteczniejsze zarządy działają w atmosferze szacunku i otwartej komunikacji między członkami zarządu. Oznacza to, że członkowie zarządu szanują opinie innych członków zarządu i akceptują ostateczną decyzję podjętą przez CEO lub COO.

Dyrektorzy generalni i COO powinni również szukać osób, których style pracy, w tym style komunikacji, wzajemnie się uzupełniają.

Zdolność do dobrej współpracy może znacznie przyczynić się do ogólnej spójności zarządu, a nawet ułatwić większy sukces, ponieważ zunifikowana tablica często osiąga znacznie więcej niż tablica pełna wewnętrznych konfliktów, niezdecydowania i braku jasnej komunikacji.

4. Wybierz odpowiednie narzędzia do komunikacji z tablicą

Ostatecznie same kanały komunikacji wpływają na efektywność zarządu lub zespołu zarządzającego lub łamią go, zwłaszcza w przypadku zarządów, których członkowie często znajdują się poza salą zarządu.

Bez silnych metod komunikacji strategia firmy często rozpływa się w serii straconych szans i pomyłek.

Korzystanie z narzędzi do współpracy online, takich jak TextMagic, stanowi jeden ze sposobów zapobiegania tego typu barierom komunikacyjnym. Według studium przypadku Loomion AG, rozwiązanie do obsługi wiadomości tekstowych zapewniło lepszą komunikację między członkami zarządu, co pozwoliło na lepsze zarządzanie ogólną strategią zarządu.

5. Zadawaj pytania i nie zakładaj

Najlepsi prezesi i członkowie zarządu zadają sobie nawzajem pytania, zwłaszcza jeśli podczas dyskusji pojawia się zamieszanie. Czasami jednak dyrektor generalny lub inni członkowie zarządu wahają się przed zadawaniem ważnych pytań, które mogą pomóc w wyjaśnieniu sytuacji, potencjalnie powodując kryzys komunikacyjny.

Dyrektorzy generalni i liderzy zespołów zarządzających, którzy zadają pytania, są odważni i profesjonalni, co z kolei zachęca innych do robienia tego samego. Oprócz szybszego przyspieszenia wszystkich, zadawanie pytań pomaga również ujawnić wszelkie wady planu lub strategii, zanim staną się zbyt duże.

6. Dokumentuj wszelkie zmiany i komunikuj zmiany wszystkim zaangażowanym

Gdy zarząd się spotyka, wszelkie zmiany wprowadzane przez zarząd w dotychczasowej strategii wymagają odpowiedniej dokumentacji i dystrybucji. Niezastosowanie się do tego często powoduje zamieszanie, ponieważ wszyscy starają się dostać na tę samą stronę.

Narzędzia, takie jak matryce odpowiedzialności i dzienniki zmian, mogą pomóc w śledzeniu wszelkich zmian omawianych podczas spotkań lub za pośrednictwem innych komunikatów, takich jak tekst.

Dodatkowo właściwe udokumentowanie zmian w strategii ułatwia zakomunikowanie tych zmian pracownikom firmy. Najczęściej pracownicy firmy nie mają pojęcia o jakichkolwiek dyskusjach prowadzonych za drzwiami sali konferencyjnej.

Nadążanie za omawianymi zmianami i komunikowanie tych zmian pracownikom pozwala firmie działać jako bardziej spójna całość.

Zarządy często uważają, że ważne jest posiadanie realnego rozwiązania, aby zapewnić bezproblemową komunikację między różnymi członkami zespołu. Elastyczny i niezawodny sposób informowania członków zarządu o wszelkich zmianach, zarówno w biurze, jak i poza nim, pomaga zapewnić większy sukces, gdy zarząd realizuje swoją strategię.

Dzięki płynnej naturze dzisiejszych rynków, skuteczne tablice mają zdolność do szybkiego dostosowywania się i aktualizowania poprzez wykorzystanie skutecznych strategii i metod komunikacji.