Zwycięskie propozycje: 5 sposobów ich tworzenia w oparciu o dane

Opublikowany: 2024-05-04

Jak napisać zwycięską propozycję

Przyjrzeliśmy się szczegółowo zwycięskim przykładom propozycji w naszej bazie danych Proposify i znaleźliśmy między nimi wspólne wątki. Dlatego z naszego raportu o stanie propozycji wyodrębniliśmy pięć profesjonalnych wskazówek, które pomogą Twojemu zespołowi zwiększyć współczynnik zamykania ofert.

Jak napisać zwycięską propozycję

1. Poszerz treść propozycji

Twoi przedstawiciele mogą uznać, że krótka propozycja to najlepsza opcja, aby uniknąć zajmowania zbyt dużej ilości czasu potencjalnego klienta lub po prostu przyspieszyć sfinalizowanie transakcji. Jeśli jednak zastosujesz zbyt krótkie środki, przedstawiciel ryzykuje pominięcie ważnych informacji lub ugrzęźnięcie transakcji na późniejszym etapie, gdy informacje te nadal wymagają uwzględnienia.

Istnieje złoty środek. Propozycja może być zwięzła, a jednocześnie zawierać wszystkie niezbędne informacje. W rzeczywistości nasze dane pokazują, że zwycięskie propozycje zawierają średnio dwanaście stron podzielonych na siedem sekcji.

Okładka

Strona tytułowa nie musi być efektowna, ale musi odzwierciedlać markę w swoim projekcie i zawierać ważne szczegóły, takie jak imię i nazwisko potencjalnego klienta (upewnij się, że zostało napisane poprawnie!), imię i nazwisko przedstawiciela oraz dane kontaktowe oraz data przesłania.

Podsumowanie wykonawcze

Wbrew powszechnemu przekonaniu streszczenie nie jest streszczeniem całej propozycji. To podsumowanie, dlaczego Twoje rozwiązanie jest właściwe, pokazujące, dlaczego potencjalny klient powinien wybrać właśnie Twoją firmę, a nie konkurencję.

Podejście/rozwiązanie

Opisując podejście do rozwiązywania problemów potencjalnych klientów i związany z tym proces, Twoi przedstawiciele będą mogli ustalać oczekiwania potencjalnych klientów i zarządzać nimi. Ponadto wykazanie, że rozumieją wyzwania stojące przed potencjalnymi klientami, może pomóc w budowaniu zaufania do rozwiązania.

Elementy dostarczane

Zapewnij wszystkim jedność, opisując zakres tego, czego potencjalny klient może się spodziewać i kiedy. Ponadto przedstaw wszystko, czego Twoja firma może od nich potrzebować, na przykład zatwierdzenia lub opinie. Pomaga to również w ustalaniu oczekiwań i zarządzaniu nimi po obu stronach.

O nas / Nasz zespół

Skorzystaj z tej sekcji, aby wyjaśnić, kim jesteś jako firma: czym się zajmujesz, dlaczego istniejesz, swoją wiedzą specjalistyczną i wyjątkową propozycją wartości. Pamiętaj jednak, żeby zabrzmiało to po ludzku. Potencjalni klienci chcą mieć do czynienia z ludźmi, a nie z firmą jako całością.

Ceny / Inwestycje

Prawdopodobnie jest to sekcja, na którą większość potencjalnych klientów zwraca się w pierwszej kolejności: inwestycja. Tutaj Twój zespół uwzględni tabele cenowe, dostępne pakiety oraz opisy produktów lub usług.

Regulamin / Wylogowanie

Ta sekcja zawiera cały język, który zadowoli działy prawne obu stron, z miejscem na uchwycenie podpisów potencjalnych klientów.

Jeśli masz problemy z utrzymaniem zwięzłości ofert, nasi eksperci zalecają usunięcie wszelkich informacji, które nie pomagają w podjęciu decyzji o zakupie lub które nie będą miały znaczenia do czasu sfinalizowania transakcji.

Na przykład Twoi przedstawiciele mogą zawsze przesłać bardziej szczegółowe harmonogramy dostaw osobno lub w ramach pakietu powitalnego po podpisaniu umowy. Dzięki temu decydent nie będzie zagłębiał się w szczegóły.

2. Zautomatyzuj proces

Twój zespół musi działać szybko, aby wyprzedzić konkurencję i pozostać w centrum uwagi potencjalnych klientów.

Najłatwiej osiągnąć jedno i drugie poprzez automatyzację.

Spójrzmy na kilka statystyk:

50% propozycji powstaje w 17 minut lub mniej
55% wniosków jest otwieranych w czasie krótszym niż 2 godziny od wysłania
45% wniosków wygrywa się w czasie krótszym niż 24 godziny od otwarcia

Taka prędkość jest osiągana dzięki automatyzacji. Oto trzy sposoby, w jakie może pomóc Twojemu zespołowi przyspieszyć proces sprzedaży od początku do końca.

Szybszy przepływ pracy

Zbyt wiele punktów kontaktowych w procesie propozycji oznacza zbyt dużo czasu, a wszyscy wiemy, jaki wpływ ma czas na transakcje. Jeśli nadal używasz programu Word, PowerPoint lub Adobe, już masz zaległości.

Oprogramowanie do składania ofert, takie jak Proposify, może ograniczyć liczbę ręcznych punktów kontaktowych w procesie. Może na przykład automatycznie utworzyć ofertę, gdy transakcja osiągnie określony etap, i pobrać wszystkie szczegóły z programu zintegrowanego zarządzania relacjami z klientami (CRM).

Wewnętrzny proces zatwierdzania bez wąskich gardeł

W firmie Proposify często słyszymy od zespołów sprzedaży, że w ich wewnętrznym procesie zatwierdzania propozycji występują jedne z największych wąskich gardeł. Nowoczesny proces zatwierdzania może – i powinien – zostać zautomatyzowany.

W Proposify użytkownicy, którzy potrzebują zatwierdzenia przed wysłaniem, po prostu klikają przycisk, aby powiadomić osobę zatwierdzającą, że istnieje propozycja oczekująca na sprawdzenie. Osoba zatwierdzająca otrzymuje następnie powiadomienie i może kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby obejrzeć i wystawić opinię, zatwierdzić ją lub odrzucić.

Proste wylogowanie

Automatyzacja podpisów to szybki sposób na wygraną. Kiedy masz umowę przed potencjalnym klientem, a skrzynka z podpisem elektronicznym jest tuż obok, wystarczy, że kliknie i bum i gotowe. Bez drukowania, bez szukania długopisu, bez drukowania, skanowania i odsyłania e-mailem.

Dzięki wszechstronnemu narzędziu do składania ofert, takim jak Proposify, możesz przeciągać i upuszczać pola podpisów bezpośrednio do swojej propozycji, a nawet dodawać nieprzypisane podpisy, jeśli nie masz pewności, kto będzie podpisywał ofertę po stronie potencjalnego klienta. Oznacza to, że Twój zespół może wysłać propozycję jeszcze szybciej, ponieważ nie trzeba czekać na potwierdzenie.

Ostatecznie dodanie automatyzacji w tych obszarach sprawia, że transakcje idą do przodu – bez zajmowania cennego czasu sprzedaży.

3. Podpisz przed wysłaniem

Kontrasygnacja to termin techniczny określający podpisanie propozycji lub umowy przed wysłaniem jej do potencjalnego klienta do podpisu. Ustaliliśmy, że prawdopodobieństwo zamknięcia kontrasygnowanych wniosków było pięć razy większe.

A kiedy Twój przedstawiciel składa kontrasygnatę, powinien to być podpis elektroniczny. Wracając do potrzeby szybkości, odkryliśmy, że wnioski podpisane elektronicznie zamykają się trzy razy szybciej niż wnioski podpisane w sposób konwencjonalny.

4. Spraw, aby oferty były bardziej atrakcyjne

Co jeszcze pozytywnie wpływa na kursy zamknięcia? Funkcje, które sprawią, że Twoje propozycje będą atrakcyjniejsze i łatwiejsze w użyciu. Oto kilka najważniejszych.

Dodaj obrazy

Oprócz dzielenia bloków tekstu obrazy mogą przekazywać ważne informacje potencjalnym klientom. Mogą pokazać wszystko, od przykładów kupowanych produktów i usług po zespół, z którym potencjalny klient będzie współpracował.

Zdjęcia stanowią dużą część zwycięskich propozycji. Znaleźliśmy to:

82% zwycięskich propozycji zawiera zdjęcia
66% zwycięskich propozycji zawiera co najmniej 3 zdjęcia
zwycięskie propozycje zawierają średnio 13 zdjęć

Jeśli to możliwe, dołączaj obrazy. A jeśli zdjęcia nie są dostępne, pomocne mogą być również grafiki i ilustracje.

Skorzystaj z dostosowywalnych formularzy

Przechwycenie szczegółów administracyjnych (numeru zamówienia, adresu rozliczeniowego itp.) podczas procesu składania oferty może przyspieszyć realizację transakcji po podpisaniu wszystkiego. Twoi przedstawiciele mogą pomóc potencjalnym klientom w łatwiejszym przekazywaniu tych informacji, korzystając z dostosowywalnych formularzy.

Odkryliśmy, że konfigurowalne formularze klienta:

zwiększyć współczynnik zamykania o 45%
zamykaj transakcje szybciej o 26%

Zbierz te informacje na etapie propozycji, a Twoi przedstawiciele nie będą musieli później ich szukać.

5. Zaproś do wyrażania opinii i poprawek

Chociaż przedstawiciele mogą czasami wpaść w pułapkę poczucia, że oświadczyny są produktem końcowym, ważne jest, aby pamiętać, że jest to brama do potencjalnie długoterminowej relacji. Im bardziej potencjalny klient jest zaangażowany w tworzenie ostatecznej wersji propozycji, tym większe jest prawdopodobieństwo, że ją podpisze.

To nie jest tylko przypuszczenie. W naszym badaniu znaleźliśmy poprawione propozycje:

raz mają o 31% wyższy współczynnik zamknięcia
dwukrotnie mają o 44% wyższy współczynnik zamknięcia
trzykrotnie mają o 55% wyższy współczynnik zamknięcia

Przypomnij swojemu zespołowi, aby nie przyjmował osobiście opinii i próśb o wprowadzenie poprawek. Zamiast tego muszą postrzegać swoich potencjalnych klientów jako partnerów w doprowadzeniu transakcji do końca.

Dwie dodatkowe wskazówki

Mając na uwadze tak wiele sposobów napisania zwycięskiej propozycji biznesowej, czasami łatwo jest pozwolić, aby najprostsze działania poszły na marne.

Oto dwa, które są małe i łatwe, ale mogą faktycznie zawrzeć lub zerwać umowę.

Złóż ofertę w terminie

Powinno to być oczywiste, ale cóż, różne rzeczy się zdarzają, twoi przedstawiciele są zajęci, a ostateczny termin składania ofert przychodzi i odchodzi. Ostatnią rzeczą, którą Twój potencjalny klient musi usłyszeć, są świerszcze, gdy czekają na propozycję.

Otrzymuj propozycje na czas — lub jeszcze lepiej – wcześniej.

Wyrazić wdzięczność

Prosty akt podziękowania ma ogromne znaczenie w niemal każdej dziedzinie życia, także podczas przesyłania zwycięskich propozycji.

Kiedy Twoi przedstawiciele dadzą potencjalnym klientom znać, że są cenieni i doceniani, cały proces może przebiegać znacznie sprawniej, niż gdyby potencjalny klient czuł się po prostu źródłem przychodów.

Poza tym jest po prostu grzecznie.

Twórz zwycięskie propozycje za pomocą Proposify

Chcesz dołączyć do grona zwycięzców? Rozważ Zaproponuj. Posiada wszystkie funkcje potrzebne Twojemu zespołowi do pisania zwycięskich propozycji, takie jak automatyzacja i konfigurowalne formularze. Zapewnia im także narzędzia potrzebne do szybszego i skuteczniejszego zamykania transakcji, takie jak zintegrowany przepływ pracy i możliwość składania podpisu elektronicznego.

Dowiedz się więcej o oprogramowaniu do składania ofert Proposify oraz o tym, jak zapewnia ono całkowitą kontrolę i wgląd w proces składania ofert, od początku do końca.