5 wskazówek dotyczących zarządzania czasem, które pomogą Twojemu zespołowi uciec z wielozadaniowej pułapki

W głębi duszy każdy wie, że wielozadaniowość to pułapka. To nie jest ostateczny hack produktywności, ale to, że szybko przenosisz swoją uwagę z jednego zadania na drugie i tam iz powrotem. Wydaje się, że wykonujesz dużo pracy, kiedy faktycznie zwalniasz. To szybkie przełączanie kontekstu między zadaniami wpływa na wynik, a badania pokazują, że wielozadaniowość skraca czas produkcyjny o 40%!

Nawet wiedząc, że wielozadaniowość zabija Twoją koncentrację, może to być kuszące – być może bardziej, jeśli pracujesz w domu, gdy opóźniasz się z terminem realizacji projektu lub przygotowujesz się do wprowadzenia produktu na rynek. Wkrótce potem osiągasz wyniki poniżej normy, zestresowanych pracowników i utratę produktywności.

Jak więc twój zespół może uciec z wielozadaniowej pułapki? Odpowiedź: lepsze zarządzanie czasem .

Dlaczego zarządzanie czasem ma znaczenie?

Po prostu dlatego, że czas jest ograniczony, a praca nie. W dzisiejszym konkurencyjnym świecie presja, aby coś zrobić TERAZ jest nieubłagana, przeszkód jest wiele, a my mamy tylko tyle godzin w ciągu dnia. Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem generalnym, menedżerem, czy nawet indywidualnym współpracownikiem, wiedza o tym, jak lepiej zarządzać swoim czasem, jest nieocenioną umiejętnością, która przynosi duże zyski.

Prawda jest taka, że ​​moglibyśmy cały dzień rozmawiać o tym, dlaczego zarządzanie czasem ma znaczenie. Zamiast tego, oto pięć ponurych statystyk, które ilustrują, dlaczego potrzebna jest godzina:

• Spotkania: Menedżerowie spędzają do 12 godzin na spotkaniach każdego tygodnia; pracownicy spędzają około 9 godzin tygodniowo przygotowując się i uczestnicząc w spotkaniach ( AskCody )
• E-mail: pracownicy przetwarzający informacje spędzają średnio 3-4 godziny dziennie na sprawdzaniu poczty e-mail ( Adobe )
• Rozproszenia: Średnio powrót do zadania po rozproszeniu zajmuje nam około 25 minut ( Gallup )
• Przerwy: 71% pracowników zgłasza częste przerwy w pracy, tylko 29% twierdzi, że może zablokować wszystko inne podczas pracy ( Forbes )
• Produktywność: produktywnie spędzamy tylko 60% lub mniej naszego czasu pracy ( Atlassian )

Strategie zarządzania czasem mogą pomóc Twojemu zespołowi pracować wydajniej każdego dnia, przeskakując nad wielozadaniową pułapką. Nie tylko poprawia to produktywność, ale także zmniejsza stres i niepokój związany z pracą.

Jak usprawnić zarządzanie czasem swojego zespołu

Poprawa zarządzania czasem w zespole polega na włączaniu nowych nawyków do codziennych zajęć pracowników, przy jednoczesnym oduczaniu się listy złych nawyków — osobistych i organizacyjnych. Dobrym początkiem jest zastosowanie odpowiednich narzędzi do zarządzania czasem i projektami. Podobnie jak zachęcanie pracowników do tworzenia zadań do wykonania i ustalania priorytetów zadań, odkładania bloków czasu na skoncentrowaną pracę, wdrażania dni bez spotkań, ograniczania rozpraszania uwagi, wyznaczania tempa itp. Jednak, podobnie jak w przypadku większości nawyków, doskonalenie umiejętności zarządzania czasem wymaga, cóż, czas i wysiłek. Wszystkie kalambury przeznaczone.

Oto 5 wskazówek dotyczących skutecznego zarządzania czasem, którymi możesz się teraz podzielić ze swoim zespołem:

1. Organizuj i ustalaj priorytety każdego dnia
2. Zamknij skrzynkę odbiorczą, nie poważnie
3. Wykorzystaj swój kalendarz do pracy
4. Rezerwuj krótkie spotkania, utrzymuj ich skupienie
5. Pracuj offline, kiedy możesz

Organizuj i ustalaj priorytety każdego dnia

Zacznij od tego, aby Twoi pracownicy wymienili to, co muszą osiągnąć dzisiaj. Podziel tę listę na poziom zadań i oceń, jaką pracę należy najpierw rozwiązać (i co może poczekać). Uczyń z tego przewodnika, w jaki sposób Twój zespół poświęca czas i uwagę.

Ustal jasne i uczciwe terminy realizacji każdego zadania. Bądź ambitny w swoich terminach, ale nie nierozsądny — to tylko proszenie o stres psychiczny. Wreszcie, niech każdy członek zespołu fizycznie skreśla ukończone zadania z listy , aby zachować motywację przez cały dzień pracy.

Spraw, aby organizowanie i ustalanie priorytetów pracy stało się częścią rutyny rozpoczynającej lub zamykającej dzień, aby móc podsumować, co Twój zespół osiągnął każdego dnia, i przenieść niedokończoną pracę na listę rzeczy do zrobienia na następny dzień. Wreszcie, nie wahaj się zmienić priorytetów zadań do wykonania w oparciu o nowe informacje i stale zmieniające się wymagania biznesowe.

Wskazówka dla profesjonalistów: narzędzie Flock Shared To-Dos pomaga Twojemu zespołowi zarządzać wszystkimi zadaniami na jednej liście, ustanawiając role i terminy, które każdy może zobaczyć i zmienić w dowolnym momencie.

Zamknij skrzynkę odbiorczą — nie, poważnie

Niewiele rzeczy w życiu może odwrócić naszą uwagę, tak jak to brzydkie powiadomienie „masz pocztę”, wywołując u ludzi niemal pawlowski odruch sprawdzania poczty. Pamiętasz te pięć ponurych statystyk? Każdego dnia spędzamy więcej czasu na sprawdzaniu poczty niż na pracy, a każda przerwa pochłania prawie pół godziny naszej uwagi. Faktem jest, że e-mail może poczekać, zwłaszcza gdy koncentrujesz się na zadaniu. Została zaprojektowana tak, aby była asynchroniczna i zapewnia lepszą obsługę za pomocą czatu zespołowego, rozmów telefonicznych lub rozmów wideo w czasie rzeczywistym.

Odłóż określone bloki czasu w ciągu dnia, aby sprawdzić i odpowiedzieć na e-maile. Zastosuj zasadę dwóch minut Davida Allena: Jeśli odpowiedź na wiadomość e-mail może trwać mniej niż dwie minuty, odpowiedz natychmiast, zamiast odkładać ją na bok. Utrzymuj swoją skrzynkę odbiorczą w porządku, aby lepiej śledzić zadania i oczekujące kontynuacje oraz spędzać mniej czasu na poczcie e-mail. Po zakończeniu zamknij klienta poczty i oprzyj się pokusie natychmiastowego reagowania na nowe alerty e-mail. Jeśli to zbyt trudne, rozważ wyłączenie powiadomień push i wyciszenie telefonu podczas pracy.

Wykorzystaj swój kalendarz do pracy

Użyj swojego kalendarza, aby zarezerwować czas, a nie tylko spotkania. Zaplanuj 30-60-minutowe bloki czasu w swoim kalendarzu, aby podzielić dzień pracy i zapewnić sobie czas na pracę nad priorytetowymi zadaniami. Dzięki temu członkowie zespołu wiedzą, kiedy jesteś zajęty, co znacznie ogranicza przerwy podczas pracy w skupieniu. Uważaj, aby nie przesadzić — w przeciwnym razie będą czuć się tak, jakbyś był cały czas niedostępny.

Nowoczesne usługi kalendarza, takie jak Kalendarz Google, działają na różnych urządzeniach, dzięki czemu możesz planować czas, nawet gdy jesteś w ruchu, i automatycznie synchronizuje się z Twoją stacją roboczą. Zintegruj Kalendarz Google z Flockiem, aby widzieć wszystkie swoje wydarzenia w jednym miejscu i planować nowe bezpośrednio z udostępnionego czatu lub kanału. Kolejną niedocenianą, ale potężną funkcją jest możliwość tworzenia nakładających się kalendarzy na spotkania osobiste i służbowe, dzięki czemu nie musisz rezerwować się podwójnie. Jeśli to możliwe, umawiaj spotkania jeden po drugim, aby mieć resztę dnia na pracę bez przerw.

Rezerwuj krótkie spotkania, utrzymuj ich skupienie

Nadaj priorytet czasowi współpracowników. Długie spotkanie, które odbiega od tematu, pochłania czas wszystkich uczestników i wszyscy pozostają w tyle w swoich zadaniach. Pamiętaj, że styczne rozmowy i inne komentarze poboczne można prowadzić asynchronicznie za pośrednictwem poczty e-mail lub narzędzi czatu, takich jak Flock. Planując spotkania, rezerwuj je na mniej czasu, niż myślisz, że zajmą. Dodatkowy czas na spotkanie zachęca uczestników do przeciągania się. I odwrotnie, stworzenie poczucia pilności może pomóc wszystkim pozostać na miejscu. To jednogodzinne spotkanie? Ogol się o 15 minut i zobacz, jak to działa. Dobrze? Wyciśnij go w 30 minut! Mniej czasu na spotkaniach to więcej czasu na wykonanie zadań.

Pracuj offline, kiedy możesz

Połączenia telefoniczne, alerty e-mail, wiadomości na czacie, wzmianki społecznościowe i powiadomienia z aplikacji — pracujemy w świecie niekończących się, uporczywych zakłóceń. Nawet najmniejsze przerwy, powtarzane wystarczająco często, mogą kosztować znaczną ilość czasu produktywnego. Dlatego praca w trybie offline to świetny sposób na ograniczenie rozpraszania uwagi i skupienie uwagi na zadaniach priorytetowych.

Zachęć swój zespół, aby komunikował się ze sobą w godzinach „dostępności elektronicznej”, prosząc ich o zadzwonienie lub wysłanie SMS-a w przypadku sytuacji awaryjnej w godzinach offline. Zachęcaj również do regularnego korzystania z funkcji „Nie przeszkadzać” Flocka, która oznacza, że ​​użytkownik jest niedostępny i podaje ramy czasowe, kiedy użytkownik wróci. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu wiedzą, kiedy mogą oczekiwać szybkich odpowiedzi w czasie rzeczywistym od współpracowników, a kiedy nie powinni.