3 najlepsze praktyki dotyczące kolekcji B2B

Kolekcje między firmami (B2B) mogą być trudne.

Dobrze zarządzane windykacje nie tylko poprawią przepływ gotówki , ale także pomogą utrzymać relacje z klientami .

Może również przyczynić się do budowania Twojej reputacji jako wspierającego i profesjonalnego dostawcy na Twoim rynku.

Poniżej znajduje się krótki przegląd najlepszych praktyk dotyczących kolekcji B2B, opartych na naszym doświadczeniu i wiedzy.

Najlepsza praktyka 1: Pamiętaj o B2B

Klienci B2B często wymagają elastycznych i dostosowanych do indywidualnych potrzeb opcji płatności, aby sprostać ich złożonym potrzebom biznesowym. W przeciwieństwie do ich odpowiedników typu business-to-consumer (B2C ), pozyskanie i wdrożenie nowych klientów B2B może zająć znacznie więcej czasu i wysiłku.

Przestrzeganie najlepszych praktyk dotyczących należności pomoże Ci utrzymać dobrą reputację i utrzymać relacje B2B.

Co to są należności (AR)?

Należności (AR) to pieniądze należne firmie lub osobie za już dostarczone usługi lub produkty.

Teoretycznie może to obejmować fakturę, która nie jest natychmiast zapłacona. W praktyce zwykle dotyczy to tylko opóźnionych płatności, opóźnionych opłat lub kredytu udzielonego na bardziej złożone lub długoterminowe plany płatności.

Co to jest zarządzanie należnościami?

Zarządzanie należnościami to proces, w ramach którego zarządzane są płatności należne firmie.

Obejmuje to sposób, w jaki faktury i inne przeterminowane rachunki są rejestrowane, wystawiane, przetwarzane, śledzone i monitorowane.

Obejmuje to również inne kwestie związane z płatnościami, takie jak spóźnione opłaty lub nieprzewidziane koszty związane z Twoją usługą, a także kontakt z klientami i pobieranie płatności.

Firmy coraz częściej decydują się na outsourcing zarządzania A/R z powodu uciążliwych zadań ręcznych, które hamują zespoły i odwracają uwagę od innowacji.

Czy zarządzanie kontami B2B różni się od zarządzania należnościami B2C?

Charakter biznesu B2B oznacza, że ​​kapitał obrotowy i warunki płatności często wymagają starannego planowania, dłuższych cykli biznesowych i specjalnie skonstruowanych systemów kredytowych.

Ze względu na te warunki, długotrwała wartość klienta B2B będzie prawdopodobnie znacznie wyższa niż konsumenta masowego. Oznacza to, że musisz szanować różne potrzeby klientów B2B.

Ustanowienie sprzedaży to jedno, ale pielęgnowanie i utrzymywanie tych relacji z klientami koncentruje się na doświadczeniu klienta, począwszy od „przycisku kup”, aż po fakturowanie i nie tylko.

Świat B2B jest mały i firmy często rozmawiają. Jeśli tylko kilku decydentów negatywnie odbierze Twoją politykę windykacyjną lub proces windykacji płatności, może się okazać, że Twoja firma zyskuje reputację trudnej do prowadzenia interesów.

Najlepsza praktyka 2: Komunikuj się wyraźnie

Jasna informacja o koncie i procesie płatności powinna być najwyższym priorytetem zarządzania kontami B2B.

Bądź precyzyjny, ale jednoznaczny w swoich komunikatach. Jeśli ważne informacje o terminach płatności, opóźnionych opłatach i procesie windykacji są zapisane w żargonie prawniczym w drobnym drukiem umów, prawdopodobnie zostaną one pominięte.

Wszystkie warunki płatności, terminy i kolejne kroki związane z opóźnieniem płatności powinny być wyraźnie wymienione i dostępne dla klienta.

Pamiętaj, aby podać te szczegóły ustnie lub w innych komunikatach na wczesnym etapie relacji i wskazać, gdzie można je znaleźć. Można to nawet wbudować w proces automatycznego monitowania.

Najlepsza praktyka 3: Postępuj zgodnie ze spójnymi krokami zbierania

Jeśli jednak Twój klient nie zapłacił lub nie odpowiedział za pośrednictwem normalnych kanałów komunikacji w odpowiednim czasie, kolejne kroki są w porządku.

6 kroków do windykacji należności według najlepszych praktyk

1. Podstawowe pytania, które Twoja firma powinna sobie zadać

Rozważ poniższą listę kontrolną na wczesnym etapie procesu decyzyjnego:

• Czy faktura została wysłana przez i do właściwej osoby?
• Czy próbowałeś skontaktować się bezpośrednio z właścicielem firmy?
• Czy otrzymano pierwszą odpowiedź?
• Czy istnieje wzór z ich przeterminowanymi fakturami?

• Czy jest to szczególnie pracowity okres dla branży lub firmy klienta?
• Czy istnieje alternatywny plan płatności, który możesz im zaoferować?

2. Inne kanały komunikacji

W wielu krajach komunikacja B2B i komunikacja handlowa są regulowane inaczej niż B2C.

Na przykład w USA ustawa o uczciwych praktykach windykacyjnych (FDCPA) ogranicza metody windykacji konsumenckiej, takie jak wielokrotne dzwonienie, telefony do pracy czy ujawnianie informacji o zadłużeniu osobom trzecim.

Jednak w świecie komercyjnym firmy mogą kontaktować się z wieloma osobami w tej samej firmie za pomocą częstych połączeń i korzystać ze znaczników pomijania.

Co to jest śledzenie pominięć?

Śledzenie pominięć (znane również jako śledzenie dłużników ) to śledzenie informacji o dłużnikach, którzy „pominęli miasto”.

Korzystanie z usługi skip tracerów pomaga w wysiłkach windykacyjnych, wykonując czasochłonną pracę związaną z badaniami i gromadzeniem informacji potrzebnych przed skontaktowaniem się z niektórymi klientami.

3. List z żądaniem

Jeśli standardowe linie zapytania są ignorowane przez dłuższy czas, rozważ wysłanie listu z żądaniem.

Co to jest list z żądaniem?

Listy z żądaniem to dokumenty zwykle pisane przez prawników w imieniu organizacji. Ich celem jest rozwiązanie płatności lub innego rodzaju sporu między firmami (naruszona umowa, zerwane warunki itp.).

Listy z żądaniem są jednocześnie zarówno pierwszym krokiem do podjęcia kroków prawnych, jak i próbą zapobieżenia im.

Szczegółowo opisują spór i tworzą papierowy ślad, który w razie potrzeby można później wykorzystać jako dowód.

Ile czasu upłynie do wysłania listu z żądaniem?

Różni się to w zależności od firmy i konkretnej relacji z klientem. Jeśli wyślesz go zbyt wcześnie, może to wpłynąć na Twoje przyszłe kontakty z klientem.

Zgodnie z ogólną najlepszą praktyką sugerujemy odczekanie przez jasno określony okres czasu, tj. 30, 60 lub 90 dni przed wysłaniem listu z żądaniem.

4. Windykacja

Jeśli Twoje wysiłki windykacyjne nadal kończą się niepowodzeniem, zatrudnienie specjalistycznej agencji windykacyjnej B2B jest logicznym kolejnym krokiem dla wielu firm.

Wiele osób woli ich wiedzę specjalistyczną, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że lepiej zrozumieją charakter rachunku i zaangażowanych klientów niż ci, którzy koncentrują się na rachunkach konsumenckich.

Jeśli się powiedzie, ta droga może rozwiązać spór i oszczędzić Tobie i Twojemu klientowi czasu w sądzie.

5. Spory sądowe

Rozważ udanie się do sądu dopiero wtedy, gdy wszystkie inne wysiłki zawiodą i jesteś wysoce pewny pozytywnego wyniku.

Przegrana sprawy może być nie tylko kosztowna, ale może wpłynąć na prawdopodobieństwo skorzystania z Twoich produktów lub usług przez innych potencjalnych klientów.

6. Obniżyć straty?

Zatrudnienie kancelarii prawnej może być kosztowne i zabierać cenny czas. Unikanie błędu zatopionego kosztu nie jest łatwe.

Jeśli odzyskanie długu wydaje się mało prawdopodobne, wewnętrzne wysiłki pochłaniają zbyt wiele zasobów firmy lub ugoda będzie niższa niż koszty prawne, może nadszedł czas, aby firma umorzyła dług.

Rezygnacja to trudna decyzja, ale oznacza to, że możesz wydać więcej środków na liczących się klientów.

Wniosek

Zarządzanie procesem windykacji to niepożądane obciążenie, które wyczerpuje zasoby firmy.

Postępowanie zgodnie z naszymi najlepszymi praktykami w zakresie windykacji B2B może pomóc zminimalizować te wysiłki.

Niezbędna jest jasna komunikacja warunków i zgodność z procesami klientów. Dzienniki i udokumentowane follow-upy pomogą Ci zachować profesjonalne podejście, dobre relacje i przepływ gotówki.

Są one kluczowe, ponieważ kolekcje B2B różnią się od kolekcji konsumenckich. Jest stosunkowo niewielka pula klientów B2B i posiada unikalne praktyki w zakresie fakturowania i kredytowania.

Te punkty nie tylko pomogą Ci skutecznie radzić sobie ze sprawami windykacyjnymi, ale także zmniejszą prawdopodobieństwo ich wystąpienia.

Ustalenie jasnych parametrów i procesów prawdopodobnie zaowocuje satysfakcjonującymi długoterminowymi relacjami z klientami.