3 trendy w zarządzaniu wydarzeniami, które musisz znać na 2018 rok

Rok 2017 przyniósł nam wiele nowych rzeczy. Twitter zwiększył liczbę znaków do 280, dzieli nas tylko dziesięć lat od odwrócenia paraliżu, a teoria względności Einsteina okazała się słuszna.

Dobrze jest być na bieżąco z bieżącymi wydarzeniami, ale jeszcze lepiej przygotować się na to, jak wpłyną na Ciebie w przyszłości. Szczęście sprzyja przygotowanym, zwłaszcza przygotowanym planistom, którzy wiedzą, co dzieje się w ich branży.

Wskazałem na trzy największe trendy w branży zarządzania wydarzeniami, w tym nowe technologie i zmiany na rynku. Trendy te będą miały wpływ na sposób prowadzenia wydarzeń, wydatkowania pieniędzy (czy to na oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami, czy na inną nową technologię) i liczbę wydarzeń, które będziesz organizować.

Oto trzy kluczowe trendy w zarządzaniu wydarzeniami, o których należy pamiętać w 2018 roku.

1. Używanie dronów do filmowania i bezpieczeństwa

Wideo teraz ożywia wydarzenia jak nigdy dotąd dzięki nowym technologiom i możliwościom, takim jak wideo 360 stopni i transmisja na żywo w głównych serwisach społecznościowych. Drony dają planistom wydarzeń i uczestnikom możliwość nagrywania i strumieniowania akcji z nowych wyżyn i perspektyw.

Latanie dronem na imprezach

Drony są nie tylko idealne do transmitowania wydarzenia, ale także zapewniają dodatkowe bezpieczeństwo:

Drony stały się atutem dla bezpieczeństwa publicznego, zwłaszcza dzięki technologiom wywiadu operacyjnego (OI), takim jak Mission Insight, w celu poprawy świadomości sytuacyjnej we wspólnej przestrzeni powietrznej. Są one regularnie wykorzystywane do prowadzenia misji poszukiwawczo-ratowniczych, oceny miejsc przestępstw oraz monitorowania i zarządzania wydarzeniami specjalnymi. Duże wydarzenia, takie jak niedawna inauguracja prezydencka czy zbliżający się Super Bowl, wymagają tego rodzaju intensywnych środków bezpieczeństwa, jakie zapewniają drony.

Oczywiście, jeśli w 2018 roku wskoczysz na modę na drony, musisz zdawać sobie sprawę z praw rządzących ich używaniem. Przepisy różnią się w zależności od stanu, jednak zgodnie z Know Before You Fly należy pamiętać o kilku uniwersalnych zasadach, o których należy pamiętać, jeśli chcesz używać dronów na swoich imprezach:

Wymagania pilota zdalnego:

• Musi mieć co najmniej 16 lat
• Musi posiadać uprawnienia pilota zdalnego sterowania z niewielkim uprawnieniem UAS lub znajdować się pod bezpośrednim nadzorem osoby posiadającej certyfikat pilota zdalnego sterowania
• Musi przejść odpowiednią weryfikację Administracji Bezpieczeństwa Transportu (TSA)

Wymagania dotyczące UAS:

• Musi ważyć mniej niż 55 funtów.
• Musi przejść kontrolę przed lotem przez pilota dowodzącego (czyli Ciebie lub osoby nadzorującej operację)

Gdy już zastosujesz się do przepisów regulujących komercyjne wykorzystanie dronów, ciesz się korzystaniem z tej nowej technologii, aby filmować swoje wydarzenie i chronić je jak nigdy dotąd.

2. Crowdsharing wydarzeń w czasie rzeczywistym

Maximillion określił crowdshaping jako jeden z wielkich trendów w zarządzaniu wydarzeniami, który zmieni branżę na wiele lat.

Wyobraź sobie możliwość zmiany zmiennych, takich jak gatunek muzyki, temperatura miejsca i głośność muzyki na miejscu, w zależności od nastroju Twoich gości. Crowdshaping daje menedżerom wydarzeń tę możliwość dzięki wykorzystaniu smartfonów i technologii ubieralnych, które zbierają te dane w czasie rzeczywistym.

Korzystanie z aplikacji do zameldowania, które umożliwiają użytkownikom logowanie się za pośrednictwem kont w mediach społecznościowych, zapewnia wgląd w preferencje gości, a także dalsze zapytania za pośrednictwem ankiet mobilnych w czasie rzeczywistym i lokalizacji GPS. Korzystając z tych informacji, możesz zbudować wydarzenie dla swojej publiczności w czasie rzeczywistym. Czy miejsce jest za ciepłe? Możesz zapytać i dowiedzieć się w mgnieniu oka. Czy muzyka jest zbyt głośna, czy nie podoba się Twoim gościom? Technologia kształtowania tłumu informuje Cię o tym.

Technologia ta okazała się sukcesem w 2014 roku, kiedy zadebiutowała na SXSW „Bioreactive Concert” Pepsi.

Bioreaktywny koncert przez Pepsi

Podczas tego koncertu wykorzystano interaktywną opaskę na nadgarstek, aby zmierzyć ruch tłumu, aby dowiedzieć się, jaka muzyka wprawiła go w ruch, temperaturę gości, aby ustalić, czy termostat musiał się obniżyć i czy poziomy głośności nie są dla gości zbyt głośne.

Trzy lata później ta technologia jest przeznaczona nie tylko dla wielkich graczy, takich jak Pepsi, a organizatorzy imprez, którzy chcą kształtować tłum, nie zawsze muszą rozdawać opaski na rękę. Goście przynoszą własne smartfony i smartwatche, zapewniające wszystkie technologie potrzebne do zebrania informacji o wydarzeniu.

3. Koszty podróży rosną

Koszty podróży rosną, zgodnie z raportem 2018 Meetings and Events Future Trends przygotowanym przez dział Carlson Wagonlit Travel Meetings and Events:

Koszty rosną na kluczowych rynkach M&E na całym świecie. Przy 3,7% wzroście w hotelach i 3,5% wzroście cen biletów lotniczych prognozowanych na nadchodzący rok, trend ten prawdopodobnie się utrzyma.-Cindy Fisher, starszy wiceprezes i dyrektor globalny CWT M&E

Te wzrosty cen utrudniają organizatorom imprez przyciąganie gości na wydarzenia, zwłaszcza jeśli te wydarzenia wymagają długich podróży.

Aby zwalczyć te podwyżki, istnieją wskazówki i triki, które uchronią Ciebie i Twoich gości przed przepłacaniem za bilety lotnicze i stawki hotelowe. Niektóre sztuczki obejmują wybieranie nietradycyjnych miejsc na wydarzenia, ciągłe sprawdzanie biletów lotniczych za pomocą przeglądarek incognito, aby uniknąć śledzenia przez linie lotnicze Twoich wyszukiwań za pomocą plików cookie (i ustawianie opłat na podstawie tych wyszukiwań) oraz korzystanie z aplikacji do wyszukiwania lotów, takich jak Skiplagged i witryn wyszukiwania hoteli, takich jak Kajak.

Pamiętaj, aby podczas planowania wydarzeń poinformować gości o tych sztuczkach i trikach, aby nie stracić uczestników z powodu kosztów.

Inne przydatne przewodniki dla menedżerów wydarzeń

Staramy się, aby blog Capterra zawierał wszystko, co musisz wiedzieć o branży, zwłaszcza przewodniki „jak to zrobić” dotyczące nowych praktyk i technologii.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł o trendach, koniecznie zapoznaj się z innymi naszymi przewodnikami „jak to zrobić”, aby dowiedzieć się, jak zastosować wcześniej omówione trendy w dziedzinie zarządzania wydarzeniami:

• Jak korzystać ze Snapchata do marketingu wydarzeń
• Kompletny przewodnik po budowaniu relacji podczas wydarzeń sieciowych
• Jak wspólne przejazdy zaoszczędzą tysiące na następnym wydarzeniu
• 4 sposoby wykorzystania technologii iBeacon na imprezie