10 szablonów e-maili, które pomogą Ci powiedzieć „przepraszam” za spóźnioną odpowiedź

Nie bądź dla siebie zbyt surowy, jeśli czasami zapomnisz od razu odpowiedzieć na e-maile.

Wszyscy wiedzą, że życie staje się gorączkowe, ale jeśli chodzi o profesjonalne e-maile otrzymywane od współpracownika lub klienta, w pewnym momencie będziesz musiał przyznać się do spóźnienia.

Nie każda firma może obsługiwać komunikację asynchroniczną, zwłaszcza jeśli pracujesz bezpośrednio z klientami lub dostawcami zewnętrznymi.

Jeśli więc jesteś zobowiązany do wysłania e-maila, istnieje sposób na przygotowanie spóźnionej odpowiedzi w sposób, który będzie zarówno szczery, jak i taktowny. Jeśli właśnie przypomniałeś sobie e-maila odłożonego w zeszłym tygodniu (lub w zeszłym miesiącu!), postaraj się nie martwić. Oto kilka szablonów wiadomości e-mail, które pomogą Ci powiedzieć „przepraszam” za spóźnioną odpowiedź.

1. Wyjaśnij, że jesteś zajęty
2. Pokaż, że Ci zależy
3. Dostarczanie złych wiadomości
4. Z góry przeproś
5. Nie przepraszaj

„Przeprosiny za spóźnioną odpowiedź; Byłem zajęty X”

Jeśli otrzymałeś wiadomość e-mail od kolegi — nawet przełożonego — lub ważnego klienta, nie musisz rezygnować z pracy, aby uniknąć niezręczności związanej z opóźnioną odpowiedzią. Nawet jeśli zapomniałeś wysłać pilny dokument lub podać bardzo potrzebne informacje, lepiej późno niż wcale. Jeśli projekt składał się z wielu ruchomych części i podczas losowania e-mail był zbyt długo odkładany lub o którym zapomniano, spróbuj jednego z poniższych:

Przepraszam za spóźnioną odpowiedź. Byłem zajęty szukaniem żądanych [dokumentów, danych, plików itp.] i Twoja wiadomość zgubiła się w losowaniu. Nareszcie wszystko jest dopięte. Daj mi znać, jeśli coś przegapiłem.

Przepraszam za spóźnioną odpowiedź. Nasz [wstaw tytuł kolegi lub przełożonego] był w drodze w tym tygodniu i chciałbym jeszcze raz spojrzeć na dokumenty, o które prosiłeś, aby upewnić się, że ich jakość jest na najwyższym poziomie. Skontaktuję się z tobą, kiedy wróci w przyszłym tygodniu. Przepraszam, że oddzwoniłem tak późno. Projekt zajął mi trochę więcej czasu niż się spodziewałem i chciałem się upewnić, że wysyłam Ci najlepszą jego wersję. Jest teraz dołączony. Obiecuję, że to się więcej nie powtórzy!

Aby przyspieszyć ten proces, odpowiadaj bezpośrednio w bardziej zsynchronizowanym narzędziu, takim jak współdzielona platforma do przesyłania wiadomości. Dzięki temu reakcja trafi bezpośrednio na ich kolanach i nie zostanie przeoczona.

„Przepraszam za późną odpowiedź; Jak wszystko idzie z X?”

Jeśli otrzymałeś przyjacielską wiadomość e-mail od kolegi lub klienta, którego cenisz i zapomniałeś odpowiedzieć, rozważ przeprosiny, pokazując im, że Ci na nich zależy i kontynuując związek. Zamiast po prostu przepraszać i gadać o tym, dlaczego zapomniałeś odpowiedzieć wcześniej, pomyśl o czymś konkretnym, o którym ci powiedzieli, lub o czymś, co może chcieć pokazać, że masz na uwadze ich zainteresowania. Wypróbuj jedną z tych opcji:

Dziękuję za przemyślaną notatkę kilka [dni, tygodni, miesięcy] temu. Po mojej stronie było gorączkowo, ale nadal chciałbym nadrobić zaległości. Czy nadal [pracujesz nad projektem X/rozpoczynasz kampanię X/wyjeżdżasz na wycieczkę do X]? Nie mogę się doczekać, aby dowiedzieć się więcej o tym, kiedy się spotkamy.

Przepraszam za ciszę radiową – dużo się działo w [firmie]. Jeśli masz czas w tym tygodniu, chciałbym [złapać kawę, wskoczyć na telefon] i porozmawiać o Twoim [projektze, inicjatywie, promocji, wycieczce]. Nie mogę się doczekać, aby wkrótce porozmawiać!

Szkoda, że ​​nie wysłałem tego wcześniej, ale gratuluję [promocji, udanej kampanii, wprowadzenia nowego produktu itp.]! Chętnie zabiorę cię na [kawę, lunch, drinki], aby to uczcić. Jaki jest dobry czas w tym tygodniu?

„Miałem nadzieję, że odpowiem wcześniej, ale boję się, że mam złe wieści”

Może twoja prokrastynacja była naprawdę ukrytą nadzieją, że sytuacja rozpłynie się w eterze, więc nigdy nie będziesz musiał w ogóle odpowiadać. Czasami e-mail bez odpowiedzi wymaga odpowiedzi, której nie masz ochoty udzielić. Albo musisz powiedzieć komuś, że projekt się rozpadł, albo poinformować kandydata do pracy, że stanowisko zostało obsadzone przez kogoś innego. Tak czy inaczej, zła wiadomość musi zostać przekazana i musi być przekazana przez ciebie. Jeśli zostawiłeś kogoś w napięciu i teraz musisz go zawieść, oto jak to zrobić uprzejmie:

Przepraszam za spóźnioną odpowiedź. Miałem nadzieję, że odpowiem wcześniej, ale obawiam się, że mam złe wieści. [Nie dostałeś pracy/Zdecydowaliśmy się nie kontynuować projektu X]. Miałem jednak duże nadzieje, że [przywiezie cię/zobaczymy, jak ten projekt ożywa], więc na pewno będę o tobie pamiętał, jeśli coś się zmieni w najbliższej przyszłości. Dziękuję bardzo za cierpliwość i mam nadzieję, że nasze drogi znów się skrzyżują.

Przepraszam za spóźnioną odpowiedź — sprawy w końcu się ułożyły. Niestety, od czasu naszej ostatniej rozmowy, firma zdecydowała się [pójść z inną agencją, wnieść nasze wysiłki wewnętrznie, odłożyć zatrudnienie na tę rolę]. Naprawdę doceniamy możliwość porozmawiania z Tobą i dowiedzenia się, jak możesz nam pomóc w projekcie X. Chętnie pozostanę w kontakcie na wypadek, gdyby w przyszłości pojawiła się kolejna okazja.

Moje najszczersze przeprosiny za powolną odpowiedź. Mam nadzieję, że od naszej ostatniej rozmowy dobrze ci się układa! Po przemyśleniu nasz zespół nie sądzi, że to się uda w przypadku obecnej [roli, projektu] — szukamy [kogoś, kto może przyjść do biura, agencji, która może pomieścić X]. Jednak mamy [otwarcie na rolę X, potrzeba usługi X]. Czy jest to coś, na co jesteś otwarty z nami?

Przeproś z góry

Jeśli otrzymałeś wiadomość e-mail, ale wiesz, że udzielenie prawidłowej odpowiedzi lub podanie niektórych informacji zajmie Ci trochę czasu, warto z góry przeprosić. Wypróbuj odpowiedź taką jak ta:

Chciałem tylko potwierdzić otrzymanie Twojego e-maila. Może minąć trochę czasu, zanim [właściwie odpowiesz/przekażesz to, o co prosiłeś] i za to przepraszam. Proszę o wyrozumiałość, a odezwę się tak szybko, jak będę mógł.

Ten rodzaj proaktywnej uczciwości poprowadzi Cię daleko.

Może nie musisz mówić, że ci przykro

Oczywiście nie każda spóźniona odpowiedź na e-mail wymaga przeprosin. Jeśli przypadkowy znajomy skontaktuje się z siecią, ale jesteś zbyt zajęty pilnymi sprawami, aby odpowiedzieć, możesz nie musieć przepraszać. Podziękowanie nadawcy za skontaktowanie się i wyrażenie zainteresowania nawiązaniem kontaktu jest wystarczające, jeśli odpowiadasz kilka dni lub nawet tygodni później. Możesz nawet uznać, że upłynął czas, z czymś w rodzaju:

Bardzo dziękuję za kontakt kilka tygodni temu! Jeśli nadal jesteś zainteresowany połączeniem przy kawie, jestem dostępny we wtorkowe i czwartkowe wieczory. Czy któryś z nich pracuje dla Ciebie? Nie mogę się doczekać, aby usłyszeć o Twoim [obecnym projekcie/stanowisku/firmie], kiedy się spotkamy.

Wypróbuj e-mail biznesowy Titan!

Wiarygodność to wszystko dla małych firm. Jeśli kontaktujesz się z potencjalnymi i potencjalnymi klientami za pomocą bezpłatnego adresu e-mail dla swojej firmy, wyglądasz jak amator. Skorzystaj z tych szablonów e-maili i pozwól Titanowi pracować dla Ciebie.