10 najlepszych darmowych programów do spotkań zapewniających wydajność biura

Chociaż myślę, że jest wiele spotkań, które każdy mógłby podsumować w e-mailu, ważne jest, aby spotykać się ze współpracownikami lub innymi zainteresowanymi osobami, gdy tematy wymagają bardziej osobistego kontaktu.

Na przykład, jeśli potrzebuję odpowiedzi na kilka pytań dotyczących projektu, prawdopodobnie nie muszę organizować całego spotkania, aby uzyskać te odpowiedzi — mogę po prostu porozmawiać, wysłać e-mail lub porozmawiać z kolegami. Z drugiej strony, omówienie strategicznej przyszłości tego projektu z moimi przełożonymi wymagałoby spotkania ze względu na długi wątek e-mailowy, który powstałby w przeciwnym razie.

Koordynowanie spotkań jest dość łatwe dzięki dzisiejszemu oprogramowaniu do planowania wydarzeń, niezależnie od tego, czy wszyscy jesteście lokalni, czy rozmieszczeni na różnych kontynentach. Dzięki oprogramowaniu możesz uniknąć zamieszania co do godzin, dat i lokalizacji spotkań, a także tematyki samych spotkań. Bez oprogramowania będziesz musiał polegać na ich pamięci, która nie jest aż tak niezawodna, ponieważ pamiętamy 10% tego, co czytamy i 20% tego, co tutaj.

Ty i Twój zespół możecie korzystać z tych narzędzi do spotkań, aby uzyskać dostęp do wszystkich informacji, których będą potrzebować, aby zagwarantować skuteczne spotkanie, na którym każdy zabierze coś ze sobą

Niedrogie i bezpłatne oprogramowanie do spotkań

Aby usprawnić spotkania, przygotowałem listę dziewięciu opcji oprogramowania do spotkań, od planowania spotkań po realizację i wszystko pomiędzy.

Aplikacje zostały wybrane na podstawie długości listy funkcji, możliwości mobilnych, łatwości użytkowania, możliwości integracji i ceny.

Progi cenowe dla aplikacji musiały spełniać przynajmniej jedno z tych kryteriów:

• Bezpłatny
• Co najmniej jeden poziom „miesięcznie na użytkownika” nieprzekraczający 15 USD
• Jeden poziom z miesięczną opłatą w wysokości nie większej niż 1000 USD rocznie.

Te aplikacje są wymienione w porządku alfabetycznym w każdej sekcji:

• Oprogramowanie do planowania i planowania
• Oprogramowanie do robienia notatek
• Oprogramowanie do wideokonferencji

Te trzy sekcje zostały wybrane, aby określić, czego będziesz potrzebować, aby przygotować i przeprowadzić efektywne spotkanie.

Oprogramowanie do planowania i planowania

1. Kalendarz Google

Kalendarz Google jest całkowicie darmowy, chyba że szukasz dodatkowej przestrzeni dyskowej w chmurze i poczty e-mail dla dużych firm, które chcą znakować i scentralizować swoje operacje w Google. Na szczęście nie stanowi to problemu, jeśli nie potrzebujesz całej dodatkowej przepustowości płatnej wersji biznesowej.

Kalendarz Google to konfigurowalne i społecznościowe narzędzie do planowania. Możesz nie tylko wysyłać uczestnikom zaproszenia na spotkania, ale także dodawać lokalizacje, kody kolorów dla spotkań i planować przypomnienia o spotkaniu. Inne funkcje obejmują zaproszenia e-mail, udostępnianie kalendarza i możliwości robienia notatek w Dokumentach Google. Więcej o tym później.

Kalendarz Google jest dostępny w dowolnej popularnej przeglądarce internetowej i synchronizuje się z Twoimi natywnymi aplikacjami kalendarza mobilnego na Androida, iOS i Blackberry.

Szukasz rozwiązań o porównywalnych funkcjach? Zacznij od tych alternatyw dla Kalendarza Google.

2. GoToMeeting

GoToMeeting to ostatnia aplikacja na mojej liście. GoToMeeting zawiera wszystkie niezbędne funkcje spotkań, w tym planowanie, wideokonferencje, robienie notatek, nagrywanie spotkań, robienie notatek i funkcje prezentacji (dokumenty, arkusze kalkulacyjne i pokazy slajdów).

Ta wygoda ma swoją cenę. GoToMeeting nie pobiera opłat za użytkownika, jak niektóre aplikacje z tej listy, ale raczej pobiera stałą opłatę miesięczną w zależności od wybranego poziomu.

Wersja Starter zawiera podstawowe funkcje, takie jak wideokonferencje HD, udostępnianie ekranu i wybieranie audio dla dziesięciu uczestników za 19 USD miesięcznie. Pro to jeszcze więcej za 29 USD miesięcznie, w tym wszystkie funkcje Startera, a także narzędzia do rysowania, nagrywanie, aplikacje mobilne i osobiste sale konferencyjne online dla maksymalnie pięćdziesięciu uczestników. Wreszcie poziom Plus oferuje wszystko wymienione powyżej, a także aktywny katalog uczestników dla stu uczestników za 49 USD miesięcznie.

GoToMeetings oferuje również bezpłatną aplikację do planowania spotkań, która umożliwia udostępnianie ekranu i prowadzenie konferencji audio dla maksymalnie trzech uczestników jednocześnie.

Potrzebujesz znaleźć rozwiązania programowe o podobnych funkcjach? Te alternatywy GoToMeeting mogą być tym, czego szukasz.

3. Calendly

Calendly to narzędzie do planowania spotkań, które pomoże Ci pominąć „tam i z powrotem e-maile”.

To narzędzie integruje się z większością programów do obsługi kalendarzy, w tym z Kalendarzem Google, Outlookiem i kalendarzem iCloud. To, co odróżnia tę aplikację od standardowego planowania w aplikacjach kalendarza, to inteligentne funkcje, które wykrywają różnice w strefach czasowych, ustawiają czasy buforowania między spotkaniami, aby zapobiec nakładaniu się i ograniczają liczbę spotkań zaplanowanych w ciągu dnia.

Ten program jest również wszechstronny w integracji z innymi istniejącymi aplikacjami, takimi jak Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack i MailChimp.

Calendly oferuje bezpłatną opcję, a także dwa płatne aktualizacje. Warstwa bezpłatna oferuje wszystkie podstawowe funkcje wymienione powyżej, ale brakuje w niej możliwości dostosowania marki, metryk i raportowania oraz integracji z aplikacjami zewnętrznymi, z wyjątkiem aplikacji kalendarza.

Ich poziomy Premium (8 USD miesięcznie na użytkownika) i Pro (12 USD miesięcznie na użytkownika) oferują wszystkie wymienione funkcje, ale Pro nie ma integracji i wsparcia Salesforce, które oferuje wersja Premium.

Jeśli chcesz poznać produkty o podobnych funkcjach, te alternatywy Calendly są świetnym punktem wyjścia.

Oprogramowanie do robienia notatek

1. Evernote

Evernote to aplikacja do wspólnego robienia notatek, idealna na spotkania. Użytkownicy mogą kopiować ważne informacje podczas spotkań, a obserwatorzy mają możliwość komentowania i omawiania notatek w czasie rzeczywistym.

Oprócz robienia notatek Evernote zawiera również funkcje listy rzeczy do zrobienia, osadzanie obrazów, wycinanie stron internetowych i zapisywanie wiadomości e-mail bezpośrednio w notatkach.

Evernote jest dostępny za darmo ze wszystkimi podstawowymi funkcjami wymienionymi powyżej, ale brak metki z ceną wiąże się z limitem przesyłania wynoszącym 60 MB.

Pozostałe dwa poziomy (Plus: 34,99 USD rocznie i Premium 69,99 USD rocznie) oferują wszystkie podstawowe funkcje, a także wyższe limity przesyłania, obsługę klienta, przeglądanie historii, integrację plików PDF i Word oraz prezentacje notatek. Mają też aplikacje mobilne na telefony z systemem iOS, Android i Windows.

Chcesz znaleźć rozwiązania programowe o porównywalnych funkcjach? Te alternatywy Evernote mogą być tym, czego szukasz.

2. Dokumenty Google

Pomaga mieć płynny system, który umożliwia korzystanie z aplikacji od tego samego dostawcy. Nie ma problemów ze zgodnością. Dlatego osobiście używam Dokumentów Google do robienia większości notatek.

Kiedy trenowałem, aby zostać specjalistą ds. technologii dla Apple, wściekle robiłem notatki podczas szkolenia, dodając wizualizacje i inne pomoce do tekstu, korzystając z możliwości wyszukiwania aplikacji. Pomaga mieć największą na świecie wyszukiwarkę jako aplikację do notatek.

Dokumenty Google to nie tylko oprogramowanie do robienia notatek. Jest to w pełni rozbudowany edytor tekstu, ale funkcje społecznościowe związane z korzystaniem z aplikacji Google Suite sprawiają, że jest to porównywalna alternatywa dla tradycyjnych programów do robienia notatek, takich jak Evernote. Najlepszą częścią Dokumentów Google jest bezpłatna cena, o ile nie potrzebujesz mnóstwa miejsca na tysiące dokumentów lub dużych plików.

Jeśli jednak na spotkaniach jest dużo dużych prezentacji i filmów, które wymagają dużej ilości miejsca, płatne konto jest lepszym rozwiązaniem.

Pomaga również to, że ta aplikacja jest równie łatwa w użyciu w formacie aplikacji mobilnej na iOS i Androida.

Chcesz poznać rozwiązania programowe o podobnych funkcjach? Te alternatywy dla Dokumentów Google to dobry początek.

3. Notatnik Zoho

Zoho Notebook to wyjątkowa aplikacja do robienia notatek.

Został zbudowany specjalnie dla telefonów komórkowych z systemem Android i iOS (chociaż wydali wersję stacjonarną dla komputerów Mac). Zoho Notebook nie tylko robi notatki, ale ma również wstępnie sformatowane karty do list rzeczy do zrobienia, a nawet ma fajną funkcję notatek dźwiękowych. Ta funkcja jest idealna do planowania i prowadzenia spotkań, gdy ręce mogą być związane z innymi zadaniami.

Zoho Notebook organizuje wszystkie Twoje notatki w stosy kart notatek na podstawie niestandardowych tematów i motywów. Ułatwia to znajdowanie notatek do konkretnych spotkań, a nie długich list dokumentów.

Najlepszą częścią Zoho Notebook jest jego bezpłatna cena w sklepach z aplikacjami na Androida, iOS, Windows i Mac.

Interesują Cię produkty o podobnych funkcjach? Te alternatywy Zoho Notebook mogą być tym, czego szukasz.

4. Todoist

To bezpłatne oprogramowanie do spotkań to moja ulubiona aplikacja.

Jako ktoś, kto ma problemy z utrzymaniem porządku, niezależnie od tego, czy jestem na spotkaniu, czy przy biurku, Todoist jest dla mnie ogromną pomocą (a także dla innych osób w Capterra!). Ta aplikacja jest idealna do organizowania spotkań, a także do wyszczególniania przydatnych informacji po określonym spotkaniu.

Dzięki ToDoist możesz ustawić przypomnienia i zaplanować zadania do wykonania przed, w trakcie i po spotkaniu, dzięki czemu nigdy nie przegapisz żadnych ważnych próśb. Używam Todoist do planowania wszelkich zadań, które mój redaktor zleca mi na spotkaniach, a także osobistych projektów, które chcę ukończyć w odpowiednim czasie, a dodatkowe przypomnienie ma ogromne znaczenie.

Moją ulubioną cechą tej aplikacji jest łatwość korzystania z niej na urządzeniach mobilnych. Wszystko, co robię na komputerze, jest automatycznie odzwierciedlane na smartfonie za pośrednictwem chmury. Dzięki temu ustawianie zadań w podróży jest bardzo wygodne, zwłaszcza jeśli nie mam w tym czasie dostępu do komputera.

Todoist ma trzy poziomy: bezpłatny, premium i biznesowy.

Korzystam z bezpłatnej opcji, która pozwala planować zadania, śledzić ich realizację, priorytetyzować zadania i ustawiać przypomnienia. Jest jednak granica. Bezpłatna opcja pozwala tylko zaplanować osiemdziesiąt projektów jednocześnie i zaprosić tylko pięć osób na projekt.

Kolejny poziom, Todoist Premium, jest również nastawiony bardziej na osoby, a nie na całe zespoły, ale zwiększa limit aktywnych projektów do dwustu i liczbę osób na projekt do dwudziestu pięciu. Niektóre dodatkowe korzyści premium obejmują przypomnienia oparte na lokalizacji, automatyczne kopie zapasowe listy rzeczy do zrobienia i przesyłanie plików. Wszystko to jest dostępne za 28,99 USD rocznie.

Wreszcie, Todoist Business jest stworzony dla zespołu, co oznacza, że ​​wszystkie dostępne funkcje Premium zostały rozszerzone wraz z kilkoma innymi funkcjami. Todoist utrzymuje limit aktywnych projektów na poziomie dwustu, ale zwiększa liczbę osób na projekt do pięćdziesięciu.

Warstwa biznesowa obejmuje również zarządzanie zespołem, faktury, priorytetową obsługę oprogramowania i śledzenie logowania. Ta opcja jest bardziej odpowiednia dla dużych zespołów, podczas gdy mniejsze zespoły składające się z dziesięciu, piętnastu lub mniej osób mogą skorzystać z opcji Premium. Todoist Business kosztuje 28,99 USD za użytkownika rocznie.

Todoist jest dostępny na Windows, Mac, Android i iOS.

Chcesz znaleźć produkty o podobnych funkcjach? Te alternatywy Todoist to dobry początek.

Oprogramowanie do wideokonferencji

1. Spotkania Google

Google Hangouts to ostatni z produktów Google Suite na tej liście. Najlepszą częścią korzystania z Google Hangouts jest jego stabilność. Ze względu na 99% czasu sprawności rzadko, jeśli w ogóle, będziesz musiał martwić się brakiem dostępu do ich oprogramowania. Google Hangouts Meet obejmuje standardowe funkcje grupowego czatu wideo, takie jak czat na żywo i przesyłanie plików, ale także prezentacje w postaci dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych.

W przeciwieństwie do innych produktów z pakietu Google Hangouts nie ma opcji bezpłatnej. Ich podstawowa opcja Hangouts Meet zaczyna się od 5 USD za użytkownika miesięcznie. W tym przedziale cenowym użytkownicy otrzymują 30 GB przestrzeni dyskowej w chmurze, kontrole bezpieczeństwa i administracji oraz wsparcie 24/7.

Warstwa Biznesowa obejmuje wszystkie te funkcje, ale zwiększa ilość miejsca w chmurze do nieograniczonego poziomu i dodaje funkcje archiwizacji, raporty aktywności użytkowników oraz integrację z programami pocztowymi, takimi jak Outlook.

Szukasz rozwiązań o porównywalnych funkcjach? Te alternatywy Google Hangouts mogą być tym, czego potrzebujesz.

2. Skype dla firm

Skype to największa nazwa w aplikacjach do czatów wideo, głównie ze względu na jakość ich produktu (choć warto również przyjrzeć się alternatywom Skype'a).

Skype jest bezpłatny dla użytkowników indywidualnych, a jeśli Twoje spotkania składają się z Ciebie i tylko jednego innego klienta lub współpracownika, nie ma potrzeby uaktualniania. Jednak po przekroczeniu progu spotkań wideo w spotkania grupowe konieczne będzie uaktualnienie do programu Skype dla firm.

Ponieważ Skype dla firm jest własnością firmy Microsoft, oferuje rozwiązanie w pakiecie ze wszystkimi aplikacjami Office 365, takimi jak Word, Excel i PowerPoint. Narzędzia te są również pomocne podczas prowadzenia spotkań jako pomoce wizualne za pośrednictwem udostępniania ekranu.

Najbardziej imponującą funkcją Skype dla firm jest funkcja „Meetings Broadcast”, która umożliwia masowe spotkania online nawet dla dziesięciu tysięcy osób. Oznacza to, że to oprogramowanie do spotkań jest nie tylko skutecznym narzędziem do spotkań wideo, ale może również podwoić się jako aplikacja do transmisji wydarzeń.

Ceny są oparte na stawkach usługi Office 365, które obejmują: Online Plan 2 (tylko aplikacja Skype dla firm) za 5,50 USD/użytkownika/miesiąc z rocznym zobowiązaniem, Office 365 Business Essentials (Skype dla firm oraz wersje online aplikacji Office) za 5 USD za użytkownika miesięcznie z rocznym zobowiązaniem oraz Office 365 Business Premium (Skype for Business i wszystkie aplikacje Office) za 12,50 USD za użytkownika miesięcznie.

Skype dla firm jest dostępny dla telefonów z systemem Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry i Windows.

3. luz

Slack to potężne narzędzie do czatowania, które nie tylko wysyła wiadomości. System organizacyjny Slacka pozwala na tworzenie oddzielnych grup przeznaczonych do konkretnych zadań i zespołów. Grupy te są idealne zarówno do planowania spotkań ze współpracownikami, jak i do prowadzenia sesji czatu podczas wideokonferencji.

Slack ma trzy poziomy cenowe. Pierwsza to ich opcja dla drużyn nowych w Slacku, którą oferują za darmo. W ramach bezpłatnego abonamentu zarchiwizują do dziesięciu tysięcy wiadomości i będą oferować połączenia wideo/głosowe do użytku indywidualnego.

Ich następną opcją jest warstwa Standardowa za 6 USD miesięcznie za aktywnego użytkownika. ten plan obejmuje nieograniczone archiwum, nieograniczoną integrację aplikacji oraz grupowe połączenia wideo i głosowe.

Ostatni plan, Plus, oferuje wszystko w planie Standard wraz z całodobową obsługą oprogramowania, 20 GB miejsca na pliki na członka zespołu, 99% gwarantowanego czasu pracy i pełnego eksportu archiwum wiadomości. Plus kosztuje 12,50 USD miesięcznie na użytkownika.

Slack jest dostępny dla systemów Windows, Mac, Android i iOS.

Ciekawi Cię podobne oprogramowanie? Sprawdź te alternatywy dla produktów Slack o porównywalnych funkcjach.

Inne zasoby dotyczące planowania spotkań i zarządzania wydarzeniami

Capterra dostarcza nie tylko listy rekomendowanych programów, ale także mnóstwo przydatnych treści do planowania spotkań i wydarzeń na naszym blogu dotyczącym zarządzania wydarzeniami. Oto kilka innych zasobów, które pomogą Ci w obu przypadkach:

• 5 wskazówek dotyczących planowania ostatecznego wirtualnego spotkania
• Kompletny przewodnik po tym, jak rozpocząć działalność związaną z planowaniem imprez
• 4 narzędzia do wideokonferencji typu open source dla małych firm
• 10 najlepszych książek, które każdy menedżer wydarzeń powinien przeczytać

Czy są jakieś inne aplikacje do planowania spotkań, które Twoim zdaniem powinny znaleźć się na tej liście? Czy powinien zostać usunięty?

Jaki jest najważniejszy aspekt planowania spotkań? Czy są jakieś sekrety planowania spotkań, które są konsekwentnie pomijane? Daj mi znać swoje przemyślenia w sekcji komentarzy poniżej!