보도 자료 작성 방법: 최신 카피를 위한 11가지 팁

보도 자료는 온라인 마케팅 및 디지털 커뮤니케이션의 필수적인 부분이지만 작성하기 어렵고 그 구조를 이해하는 사람이 거의 없습니다. 이 때문에 많은 회사와 마케터는 전문 작가나 언론인을 고용하여 보도 자료를 작성합니다. 그러나 형식과 보도 자료 작성 방법을 이해하는 것이 중요하므로 좋은 보도 자료를 보았을 때 알아볼 수 있습니다.

그러면 항상 보도 자료 콘텐츠를 평가하고 브랜드 이미지와 신제품을 홍보할 때 더 성공적일 수 있습니다.

보도 자료가 낯설게 느껴질 수 있지만 모두 발행하는 모든 보도 자료에 포함되어야 하는 특정 요소가 포함되어 있습니다.

Forbes의 저명한 기고가인 Robert Wyne의 말에 따르면 보도 자료는 “본질적으로 공식적이지만 시, 트윗, 칼럼 및 기타 서면 커뮤니케이션도 마찬가지입니다. 누구에게나 제약이 있습니다. 셰프는 8인치 팬에서 오믈렛을 만들고 훌륭한 셰프는 최고의 재료를 선택하고 혼합하여 풍미 있는 감각을 만드는 방법을 알고 있습니다. 작가는 릴리스의 범위 내에서 문장을 다듬을 수 있습니다.”

보도 자료에 포함할 내용과 구성 방법을 알면 PR 자료가 보다 공식적이고 신뢰할 수 있으며 독자에게 유용할 것입니다. 보도 자료를 직접 작성하거나 다른 사람을 고용하여 작성하려는 경우에도 마찬가지입니다.

전문적으로 제작된 보도 자료를 만드는 데 필요한 11단계를 공유하면서 따라해 보세요.

보도 자료란 무엇입니까?

보도 자료는 언론 매체 및 대중과 뉴스를 공유하는 기업 또는 조직의 공식 성명입니다. 간단한 한 페이지 형식으로 관련 정보를 배포하는 데 사용되는 공식 문서입니다. 보도 자료의 목표는 언론과 대중의 관심을 끄는 것입니다.

보도 자료는 언제 사용해야 합니까?

공식 미디어 문서로서 보도 자료는 뉴스 가치가 있는 이벤트에만 사용해야 합니다. 중요하지 않은 업데이트에 너무 자주 사용하면 릴리스가 무시될 수 있습니다.

보도 자료는 일반적으로 다음 유형의 발표 또는 이벤트에 사용됩니다.

• 제품 출시
• 중요한 서비스 변경
• 회사 임원의 고용 또는 퇴사
• 펀딩 공지
• 긴급 속보
• 공개 및 비공개 이벤트
• 그랜드 오프닝 및 착공

보도 자료와 회사 발표

훈련받지 않은 독자에게 보도 자료는 회사 발표에 대한 멋진 용어처럼 보일 수 있습니다. 보도 자료는 기술적으로는 발표이지만 저널리즘 관점에서는 인용할 수 있는 주요 출처로 간주됩니다.

보도 자료는 공식 정보의 출처입니다. 회사가 트윗이나 블로그와 같은 다른 방식으로 동일한 뉴스를 공유하는 경우 공식 보도 자료로 다시 연결될 가능성이 높습니다.

보다 공식적으로 구성되어 있기 때문에 보도 자료는 언론 매체에서 공유하기 위한 것이기 때문에 다른 유형의 발표와도 다릅니다.

보도 자료 작성을 위한 11단계

어떤 종류의 비즈니스를 운영하든 보도 자료는 매우 중요합니다. 회사 내에서 새롭고 흥미로운 일이 발생했을 때 미디어, Google 및 독자에게 알릴 수 있는 이상적인 매체입니다. 보도 자료를 사용하여 파트너십, 제품 출시, 신입 사원 등을 발표하십시오.

회사에서 이전에 보도 자료를 작성한 적이 없더라도 걱정하지 마십시오. 11가지 기본 팁이 프로세스를 안내합니다.

1. 올바른 릴리스 언어 사용

뉴스 매체에 보도 자료를 제출할 때 게시를 원하는 시기를 알려야 합니다. 지금 바로 보도 자료를 대중에게 공개할 준비가 되었으면 맨 위에 있는 "즉시 배포용"이라는 단어를 사용하십시오.

그러나 특정 날짜까지 릴리스를 보류해야 하는 경우(제품 출시에서 일반적임) 지정된 날짜와 함께 "HOLD RELEASE UNTIL"을 입력하십시오.

이것은 웹이나 인쇄물에서 기사를 보고 싶을 때 독자와 언론인에게 알려주기 때문에 보도 자료 기사의 중요한 부분입니다. 또한 보도 자료가 언론에 공개되는 시기를 제어할 수 있으므로 보도 자료 활동의 성공에 막대한 영향을 미칠 수 있습니다.

2. 회사 로고 및 색상 사용

독자가 브랜드가 무엇을 나타내는지 알기를 원한다면 보도 자료의 브랜딩은 매우 중요합니다. 보도 자료를 더욱 임팩트 있고 알아보기 쉽게 만들려면 헤드라인 섹션에 회사 로고와 색상을 사용하십시오.

자율 주행 회사인 Motional이 최근 보도 자료 상단에 로고를 추가한 방법을 확인하십시오.

3. 보도 자료 헤드라인에 키워드 포함

다른 유형의 온라인 콘텐츠와 마찬가지로 보도 자료 헤드라인에 SEO 키워드를 포함해야 합니다. 이렇게 하면 검색 엔진이 더 쉽게 보도 자료를 찾고 순위를 지정하는 동시에 미디어와 독자가 보도 자료의 내용을 이해할 수 있습니다.

기억하세요: 키워드를 과도하게 사용하고 싶지는 않습니다. 다른 콘텐츠와 마찬가지로 자연스럽게 키워드를 포함하면 됩니다.

2022년 12월 6일에 게시된 보도 자료에서 Apple이 이 작업을 수행하는 방법을 확인하십시오. 이 경우 Apple이 타겟팅하는 키워드에 "App Store 가격:"이 포함된다고 안전하게 가정할 수 있습니다.

또 다른 고려 사항은 헤드라인의 대문자 사용입니다. 공식 AP 스타일 대문자를 따르는 경우 헤드라인의 모든 단어는 전치사와 4자 미만의 단어를 제외하고 대문자로 표시해야 합니다.

위의 예에서 볼 수 있듯이 Apple은 고유 명사만 대문자로 표시했습니다. 그러나 그들은 웹 사이트에 보도 자료를 게시했습니다. 그들이 공식 뉴스 웹사이트에 보도 자료를 게시했다면 제목 대소문자를 선택하는 것이 더 나은 선택일 것입니다.

최상의 결과를 얻으려면 헤드라인을 160자 미만으로 유지하세요. 그보다 길면 독자가 흥미를 잃을 수 있으며 Google에서 헤드라인을 자를 위험이 있습니다.

귀하의 헤드라인은 매우 제한된 인구통계인 저널리스트의 관심을 불러일으켜야 합니다. 고객을 위해 글을 쓰고 싶을 수도 있지만 보도 자료는 언론을 위한 것입니다. 헤드라인이 사실적이고 유익하며 관심을 끄는 것인지 확인하십시오.

다음은 보다 효과적인 보도 자료 헤드라인을 작성하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

• 숫자 사용 : 모호한 설명보다 숫자가 이해하기 쉽습니다. 예를 들어, "4분기 매출 증가" 또는 "4분기 매출 40% 증가"라고 읽으시겠습니까?
• 보도 자료를 신문 기사처럼 생각하십시오: 신문 기사 헤드라인과 보도 자료 헤드라인 목록을 읽으면 구분하기 어려울 것입니다. 보도 자료 헤드라인을 작성할 때 저널리스트처럼 생각하고 제한된 공간에서 최대한 큰 영향을 미치십시오.
• 현재 시제 사용: 어떤 일이 이미 발생했더라도 보도 자료는 특히 헤드라인에서 현재 시제로 이야기해야 합니다. "회사 X가 새 CEO를 고용함" 대신 "회사 X가 새 CEO를 고용함"으로 변경하십시오.
• 영업 언어를 피하십시오: 보도 자료에서 사람들이 귀하의 비즈니스에서 무언가를 구매하도록 장려하고 싶을 수 있습니다. 그러나 보도 자료는 제품 홍보가 아닌 정보 공유를 위한 것입니다. 신제품 출시에 대한 정보를 공유하는 경우 헤드라인은 누군가가 제품을 구매해야 하는 이유가 아니라 제품이 중요한 이유에 대해 설명해야 합니다.

4. 요약 단락 작성

모든 보도 자료에는 헤드라인 뒤에 요약 단락이 있습니다. 발표 내용을 간략하게 요약합니다. 또한 이러한 요약 단락의 대부분은 한 문장에서 다섯 문장 사이에 있습니다. 일부는 글머리 기호로 서식이 지정되기도 합니다.

이 작은 문단은 독자들이 보도 자료와 상호 작용할지 또는 자신의 필요에 더 적합한 것을 찾기 위해 이동할지 즉시 이해하는 데 도움이 되기 때문에 매우 중요합니다. 또한 바쁜 언론인이 보도 자료가 중요한 이유를 이해하고 보도 여부를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

다음은 최근 Ford 보도 자료에서 발췌한 좋은 요약 단락의 예입니다.

Ford에는 눈에 잘 띄도록 이탤릭체로 된 한 문장 요약이 포함되어 있습니다.

이 단락을 마지막에 작성하여 요약으로 남도록 하십시오. 그렇게 하면 새로운 정보가 포함되지 않습니다.

요약의 길이에 따라 이 단락에 키워드를 한두 개 추가하는 것도 도움이 될 수 있습니다. 헤드라인에서 회사 이름을 잊어버리기 쉬우므로 생략할 경우 요약에 있는지 확인하십시오.

마지막으로 포함할 정보의 양이 제한되어 있으므로 각 문장이 가능한 한 명확하고 간결한지 확인하세요. 귀하의 보도 자료가 시간을 할애할 가치가 있음을 독자들에게 확신시키기 위한 몇 문장만 있으면 됩니다.

5. 시, 주, 월, 일 및 연도를 포함합니다.

보도 자료는 광범위한 청중을 대상으로 하지만 지리적 위치에 연결하는 것도 중요합니다. 이것은 위치 정보를 포함하는 것을 의미합니다. 보도 자료를 작성할 때 출판된 도시, 주, 월, 일 및 연도를 추가하십시오.

다음은 동일한 Ford 보도 자료의 예입니다.

이 정보는 보도 자료에 컨텍스트를 추가하고 정보가 나온 시기에 대해 독자를 안내하는 데 도움이 됩니다. 또한 현재 도시와 발행 날짜는 독자가 보도 자료가 최신이고 관련성이 있음을 인식하는 데 도움이 됩니다.

6. 첫 단락 만들기

보도 자료의 "리드"라고도 하는 첫 번째 단락에는 보도 자료의 주요 목적이 포함되어야 합니다.

여기에 포함해야 하는 6가지 요소가 있습니다.

• 누가: 보도자료는 누구에 관한 것입니까? 이 문서에 관련된 회사 또는 주요 플레이어는 누구입니까?
• What: 보도자료 주제는? 독자들이 왜 관심을 가져야 하는가?
• Why: 왜 보도자료를 보내려고 합니까? 고객이나 독자에게 어떤 영향을 미칩니까?
• 시기: 보도 자료의 주제는 언제 발생합니까?
• 어디에: 귀사는 어디에 있습니까? 사람들이 알아야 할 이벤트가 있다면 어디에서 진행되나요?
• 방법: 보도 자료의 주제는 어떻게 가치를 제공합니까? 독자에게 어떻게 도움이 됩니까?

이 정보를 포함하면 독자가 더 잘 방향을 잡고 보도 자료의 목적을 이해하는 데 도움이 됩니다.

NASA가 2022년 12월 11일에 발행된 보도 자료에 이러한 모든 요소를 ​​포함하는 방법을 확인하십시오.

NASA는 각 질문에 답합니다.

• WHO? NASA의 오리온 우주선
• 무엇? 오리온 우주선의 스플래쉬다운
• 왜? 달로 돌아가는 임무의 진행 상황을 보여줍니다.
• 언제? 2022년 12월 11일 오전 9:40 PST
• 어디? Baja California 서쪽 태평양
• 어떻게? 기록적인 우주 미션 발표

7. 보도 자료 본문 개발

보도 자료의 본문은 첫 번째 단락의 내용을 확장해야 합니다. 각 문단은 서너 문장을 넘지 않아야 합니다. 그에 따라 본문을 나누되 각 단락이 응집력 있고 이전 단락에서 잘 흘러가는지 확인하십시오.

이 단락에서는 보도 자료 주제에 대한 사실을 공유합니다. 예를 들어 새 제품을 발표하는 경우 해당 기능에 대한 세부 정보를 공유합니다. 그러나 새로운 CEO를 고용하는 경우 새로운 사람에 대한 배경 정보를 공유해야 합니다.

보도 자료 본문에는 가능하면 인용문이 포함되어야 합니다. 관련성 있고 가치 있는 의견을 제공할 수 있는 중요한 사람이 있으면 추가해야 합니다. 이렇게 하면 독자가 보도 자료를 객관적으로 볼 수 있고, 전문가의 말을 인용할 경우 보도 자료를 신뢰할 수 있는 것으로 돋보이게 만들 수 있습니다.

American Airlines 보도 자료에서 이 예를 고려하십시오. 항공사는 JFK 공항의 새 터미널로 이전했고 뉴욕 주지사로부터 견적을 받았습니다.

사진이나 비디오와 같은 추가 미디어 콘텐츠를 추가하는 것도 고려할 수 있습니다. 그러나 이를 두 가지 콘텐츠로 제한해야 합니다. 어떤 경우에는 보도 자료를 이메일로 보내는 경우와 같이 보도 자료에 삽입하는 것보다 소스에 대한 링크를 포함하는 것이 더 나을 수 있습니다. 예를 들어 보도 자료의 크기를 늘리는 대신 독자가 YouTube에서 찾을 수 있는 동영상 링크를 포함하세요.

8. 매력적인 마지막 단락으로 마무리

마지막 단락을 마무리 발언을 위한 공간으로 고려하십시오. 새 제품을 출시하는 경우 여기에 사용 가능한 제품을 배치하십시오. 제품의 상표 및 본문에 맞지 않는 관련 정보를 넣을 수도 있습니다.

이 단락은 독자에게 "다음 단계"를 이해하는 데 필요한 모든 정보를 제공해야 합니다. 이러한 세부 정보가 예정된 이벤트를 찾을 수 있는 위치 또는 새 HR 관리자에게 연락하는 방법인 경우에도 마찬가지입니다.

9. 회사 소개(보일러플레이트 정보)

본문 단락 다음에 상용구라고 하는 회사 정보를 추가해야 합니다. 여기에서 회사의 장점과 성과를 공유할 수 있지만 너무 오래 사용하지 마십시오. 회사를 강매하는 것처럼 들릴 위험이 있습니다.

상용구 정보는 언론인에게 귀사에 대한 글에 포함할 수 있는 일반 정보를 제공하도록 설계되었습니다. 이렇게 하면 독자에게 더 많은 컨텍스트를 제공하고 귀사를 더욱 전문적이고 인지도 있게 만드는 데 도움이 됩니다. 상용구 정보는 거의 변경되지 않으므로 동일한 텍스트를 반복해서 사용할 수 있습니다. 무언가가 변경된 경우 매번 정확성을 다시 확인하십시오.

다음은 동일한 American Airlines 보도 자료의 예입니다.

American Airlines와 British Airways에 대한 회사 정보가 어떻게 포함되어 있는지 확인하십시오. 보도자료가 두 회사에 관한 것이기 때문이다. 비즈니스 파트너십에 대한 보도 자료를 작성하는 경우 관련된 모든 회사에 대한 상용구 정보를 포함해야 합니다.

10. 현재 연락처 정보 추가

보도 자료를 읽은 후 언론인이나 잠재 고객이 귀하에게 연락하는 방법을 알고 싶어할 수 있습니다. 그렇기 때문에 보도 자료에 현재 연락처 정보를 포함하는 것이 중요합니다.

최상의 결과를 얻으려면 이메일 주소, 전화번호, 회사 웹사이트 및 소셜 프로필에 대한 링크를 포함하십시오. 사람들이 귀하와 연락하는 데 문제가 없도록 귀하가 포함하는 정보가 최신 정보인지 확인하십시오.

11. 활로 묶다

보도 자료 끝에 END라는 단어 또는 3파운드 기호(###)를 포함해야 합니다. 이것은 독자들에게 그들이 끝에 도달했고 더 이상 아무것도 오지 않는다는 것을 알려줄 것입니다.

더 나은 보도 자료를 위한 빠른 팁

보도 자료의 전체 구조를 이해하면 좋은 보도 자료를 볼 때 더 잘 알아볼 수 있습니다. 보도 자료를 더 좋게 만들기 위한 몇 가지 추가 정보는 다음과 같습니다.

1. 글쓰기

• 3인칭으로 쓰기: 직접적인 인용을 사용하지 않는 한 "나", "우리" 및 "당신"이라는 단어는 보도 자료에서 사용할 수 없습니다. 전문적인 목소리가 중요하며 보도 자료가 더 권위 있게 느껴질 것입니다.
• 독자에게 쓰기: 보도 자료는 독자를 위한 것입니다. 그들의 입장이 되어 그들의 관점과 우려를 더 잘 이해하십시오.
• 간결하게 유지: 보도 자료는 한 페이지 또는 400-500단어 사이여야 합니다.
• 덤불 주위를 이기지 마십시오: 보도 자료는 비효율적인 커뮤니케이션을 위한 장소가 아닙니다. 귀하는 귀하의 요점을 명확하게 설명하고 귀하의 요점을 즉시 명확히 하지 않는 단어, 구 또는 접근 방식을 제거하십시오.
• 형용사를 최소한으로 유지: 형용사는 산만하고 읽기 어렵습니다. 보다 명확하고 효율적인 보도 자료를 위해 제한하십시오.
• 목표 유지: 독자는 제품/이벤트에 대해 과장하지 않고 필요한 세부 정보를 제공하는 보도 자료에 더 잘 반응합니다. 보도 자료가 객관적이고 중립적일수록 좋습니다.
• 전문 용어 제거: 전문 용어를 사용하면 보도 자료를 이해하기 어렵고 많은 독자가 접근할 수 없습니다. 가능할 때마다 잘라내십시오.
• 신중하게 교정 및 편집: 비용이 많이 드는 실수를 피하려면 보도 자료를 주의 깊게 읽으십시오. 맞춤법, 문법 또는 사실 오류로 인해 보도 자료가 전문적이지 않게 보일 수 있습니다. 게시하기 전에 보도 자료를 소리 내어 읽어 보고 내용이 올바른지 확인하십시오.

2. 유통

• 신디케이트 금지: 일단 보도 자료 배포의 선호 방법이었던 신디케이트는 이제 죽었습니다. 일부 브랜드는 보도 자료를 배포하기 위해 매달 수천 달러를 지출하지만 Time Grice와 같은 전문가는 "SEO 목적을 위한 보도 자료 신디케이션에는 가치가 없다"고 말합니다. 이 접근 방식을 고수하는 대신 보도 자료를 현지 언론 매체와 공유하십시오. 더 나은 ROI를 누리고 보도 자료가 더 많은 관심을 끌 것입니다.
• 전화 또는 이메일을 통한 후속 조치: 지역 언론 매체에 보도 자료를 보낸 후 전화 또는 이메일로 후속 조치를 취하십시오. 이 개인적인 접촉은 언론인의 레이더에 보도 자료를 확고히 하고 기억하기 쉽게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 귀하의 웹사이트에 게시: 보도 자료의 목적은 대중 매체와 공유하는 것이지만 귀하의 사이트에도 게시해야 합니다. 많은 기업이 뉴스 가치가 있는 모든 정보에 대한 전용 "뉴스" 페이지를 만들거나 보도 자료를 조정하여 블로그에 게시합니다.

3. 최적화

• 관련 키워드 포함: 이 키워드는 검색 가능하고 보도 자료와 관련이 있어야 합니다.
• 과장하지 마세요: 키워드를 지나치게 사용하면 보도 자료가 스팸적이고 조밀한 느낌을 받게 되어 원하지 않습니다. 지나치게 채우지 마십시오. 그렇지 않으면 독자를 끌 위험이 있습니다.
• 멀티미디어 사용: 비디오나 이미지와 같은 멀티미디어 요소는 보도 자료를 향상시키는 데 환상적일 수 있습니다. 그러나 텍스트를 압도하지 않도록 아껴서 사용하십시오.

더 나은 보도 자료는 여기에서 시작됩니다.

훌륭한 보도 자료를 작성하는 데 필요한 것이 무엇인지 알면 브랜드 이미지를 더 잘 제어할 수 있습니다. 사내에서 작성하든 다른 사람을 고용하든 원하는 것을 이해하면 더 많은 성공을 거둘 수 있습니다.

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