모든 사용 사례에 대한 제안서를 작성하는 방법 [+ 템플릿]

제안서는 무엇입니까?

제안서는 수신자가 귀하의 제안서를 전체적으로 읽도록 유도하기 위해 고안되었습니다. 공식적이거나 비공식적일 수 있으며 일반적으로 문제 설명, 목표, 제안된 솔루션 및 다음 단계를 다룹니다. 프로젝트 예산이나 일정에 대한 세부 정보도 포함될 수 있습니다.

커버 레터는 다음을 포함한 모든 유형의 제안서와 함께 전송됩니다.

• 판매 제안

• 사업 계획

• 비즈니스 파트너십 계약

• RFP 응답

• 프로젝트 또는 서비스 갱신 제안

• 내부 협업 및 프로젝트 제안

• 그랜트 제안

• 연구 제안

• 후원 제안

제안서가 필요한 이유

편지를 건너뛰면 안 되는 중요한 이유는 다음과 같습니다.

• 톤 설정 - 귀하의 제안서가 제안의 무대를 설정합니다. 잠재 고객이 받게 될 결과를 암시하거나 충족된 RFP 요구 사항을 다룰 수 있습니다.

• 컨텍스트 제공 - 제안서는 제안서를 보내는 이유에 대한 컨텍스트를 제공합니다. 이는 독자에게 받은 편지함에 있어야 할 이유를 제공하기 때문에 제안이 요청되었거나 요청되지 않았는지 여부에 관계없이 유용합니다.

• 제안서의 핵심 영역 강조 - 추천서, 평균적인 고객 결과, 저가 판촉, 시장 기회 또는 독자를 가장 흥분시킬 내용 등 원하는 세부 사항을 표면화하는 데 편지를 사용할 수 있습니다.

• 받는 사람이 제안서를 완전히 읽도록 격려하십시오 . - 결국 훌륭한 제안서는 관문 역할을 해야 합니다. 독자가 당신에게 전적인 관심을 기울이고 전체 제안을 검토하도록 설득하기에 충분한 정보를 제공합니다.

제안서 작성을 위한 5단계

이 5가지 간단한 단계를 사용하여 완벽한 제안서 커버 레터를 작성하세요.

최상의 결과를 얻으려면 편지를 쓰기 전에 제안서를 작성해야 합니다. 이렇게 하면 잠재적인 프로젝트, 고객 또는 비즈니스 아이디어에 대한 조사를 이미 완료한 것입니다.

1. 당신의 목표를 아십시오

글쓰기를 시작하기 전에 한 걸음 물러서서 달성하려는 것이 무엇인지 진지하게 고려하십시오. 당신이 알고 있는 잠재 고객의 관심을 끌기 위해 노력하고 있습니까? 정부 RFP에 요약된 엄격한 지침을 준수했음을 독자에게 보여줘야 합니까? 아니면 제안서를 검토할 준비가 되었다는 미리 알림을 제공하는 것입니까?

목표를 알면 아래 2, 3, 4단계에서 올바른 결정을 내릴 수 있습니다.

2. 형식 및 형식 수준 결정

다음으로 편지에 적합한 형식과 스타일을 선택하는 것이 중요합니다.

이 디지털 세계에서 서면 또는 인쇄된 제안서는 매우 구식입니다. 이메일 템플릿, 제안 템플릿을 저장하고, 필요에 따라 항목을 사용자 지정하고, 수신자에게 제안서에 서명하도록 자동으로 알리고, 조회수를 추적하는 등의 작업을 수행할 수 있는 제안 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다.

스타일에 관해서는 브랜드 보이스로 작성해야 합니다. 작문 스타일의 격식도 업계 및 받는 사람의 기대와 일치해야 합니다.

대부분의 비즈니스 시나리오에서 제안서가 길고 복잡하고 형식적일수록 제안서 도 길고 복잡하며 형식적입니다.

3. 템플릿 또는 예제로 시작

다음 단계는 작문 과정을 안내하는 데 도움이 될 템플릿이나 편지 예를 찾는 것입니다. 이는 처음으로 제안 서신을 보내고 정확히 무엇을 포함해야 할지 확신이 서지 않는 경우에 특히 유용합니다.

이 단계 아래에서 서로 다른 사용 사례에 대한 3개의 제안서 템플릿과 각각에 대한 예제 편지를 찾을 수 있습니다.

물론 Google 이미지로 이동하여 작성 중인 제안서의 정확한 유형을 검색하여 수많은 예를 찾을 수도 있습니다.

4. 편지 만들기

이제 쓸 시간입니다!

대부분의 제안서에는 다음 사항이 모두 포함되어야 합니다(순서대로).

• 받는 사람을 위한 인사말

• 제안을 공유한 것에 대한 감사 또는 흥분의 표현

• 클라이언트 또는 프로젝트 문제 및 목표

• 제안된 솔루션 및 주요 세부 정보

• 귀사가 도움을 줄 수 있는 이유

• 다음 단계

• 귀하의 서명

글을 쓸 때 선택한 스타일과 어조에 맞게 최선을 다하세요. 하지만 편집하면서 언제든지 완벽하게 조정할 수 있습니다.

5. 보내기 전에 교정

제안서는 당신의 첫인상입니다. 올바르게 작성하면 수신자가 귀하의 제안을 읽을 가능성이 높습니다. 잘못하면 제안서를 열지 않을 수도 있습니다. 서두르면 안 되는 이유다. 제안서를 2~3회 교정하고, 기한이 허락하는 경우 다른 날에 교정하십시오.

이제 템플릿과 제안서 예제에 있습니다!

제안서 템플릿 #1 (판매 홍보)

다양한 유형의 제안이 있지만 영업 홍보가 아마도 가장 일반적인 유형일 것입니다. 계정 관리자 또는 경영진은 서비스, 소프트웨어 및 기타 솔루션을 홍보하기 위해 잠재 고객 및 고객에게 제안서를 보냅니다. 이 템플릿을 사용하여 제안서에 어울리는 완벽한 편지를 작성하세요.

템플릿 #1

[이름과 성]

[회사 또는 조직 이름]

[날짜]

[수령인의 이름]

[받는 회사]

[안녕하세요 또는 친애하는 (받는 사람의 이름),]

[첫 번째 문장을 사용하여 제안서를 제출할 수 있는 기회에 대한 감사와 흥분을 나누십시오.]

[잠재 고객의 핵심 문제와 목표를 1~3문장으로 정의합니다.]

[제안한 솔루션과 이 접근 방식을 선택한 이유를 1~3문장으로 설명하십시오.]

[한 문장을 사용하여 제안된 솔루션의 가격을 명확히 하거나, 가격을 편지에서 제외하고 싶다면 대신 특정 결과물 또는 일정을 나열하십시오.]

[귀사가 솔루션 구현에 가장 적합한 이유나 유사한 프로젝트를 완료한 방법을 한두 문장으로 설명하십시오.]

[잠재 고객에게 제안서를 읽고 서명하는 것과 같이 취해야 할 다음 단계를 알려주십시오.]

[귀하의 서명 및 서명]

예 #1

제인 도우

에이스 소프트웨어

안녕 알렉스,

이 제안을 귀하와 공유할 수 있는 기회를 주셔서 감사합니다.

작지만 강력한 마케팅 팀은 제한된 역량으로 인해 콘텐츠를 신속하게 출시하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 검토 열에 너무 오래 머물러 있고 고전적인 프로젝트 관리 소프트웨어는 팀이 지속적으로 자산을 검색하고 콘텐츠를 복사 및 붙여넣고 캠페인 기한을 맞추지 못한다는 것을 의미합니다.

Ace Software는 캠페인 목표를 달성하고 팀의 생산성을 크게 향상시키려는 목표를 달성하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

Premium 구독과 Platinum 구현 애드온을 권장합니다.

$5,000의 일회성 설정 비용과 $4,000의 연간 비용으로 팀은 마치 두 명의 마케팅 보조원을 고용한 것처럼 콘텐츠를 더 빠르게 제작하고 출시할 수 있습니다.

Ace Software는 320개의 콘텐츠 팀을 보유하고 있으며 평균 600%의 ROI를 제공합니다.

제안서를 자세히 읽고 준비가 되면 서명하십시오. 또는 포함된 항목에 대해 질문이 있는 경우 알려주십시오.

우리는 당신과 함께 일하기를 기대합니다!

제인 도우

회계 담당자

에이스 소프트웨어

제안서 템플릿 #2 (프로젝트 견적서)

대규모 프로젝트에 대한 제안서나 견적서를 제출할 때 제안서에 보다 공식적인 접근 방식을 취해야 할 것입니다. 이 템플릿과 예제는 정부 기관 또는 기타 조직의 RFP에 응답하는 경우에 적합합니다.

템플릿 #2

[이름과 성]

[회사 또는 조직 이름]

[날짜]

[수령인의 이름]

[받는 회사]

[안녕하세요 또는 친애하는 분(받는 사람의 이름과 성,)]

[첫 번째 문단에서 제안서를 제출하는 이유와 대상을 명확히 합니다. 일반적으로 RFP를 보낸 주체와 RFP의 제목, 주제 또는 번호를 언급합니다.]

[RFP의 핵심 내용과 요구사항을 3~5문장으로 기술하세요.]

[제안서에 요약된 서비스 범위를 3~5문장으로 설명하십시오.]

[제안된 프로젝트 가격과 일정을 한두 문장으로 제안하십시오.]

[제안 수정에 대한 질문이나 요청이 있는 수신자가 누구에게 연락해야 하는지 명확히 합니다.]

[귀하의 서명 및 서명]

예 #2

제인 도우

에이스건설

2023년 7월 13일

Alex Ross, 선임 토목 기사

어디든, 캘리포니아

알렉스 로스 씨에게,

이 제안서를 제출할 수 있는 기회를 주셔서 감사합니다. Ace Construction은 캘리포니아 Anywhere 시에서 요청한 Sunny Park의 놀이터 및 공원 건설을 위한 RFP에 응답하고 있습니다.

Sunny Park RFP는 공원 건설, 놀이터 설계 및 건설, 하드스케이핑 및 조경에 경험이 있는 계약자에게 제출을 요청합니다. RFP에는 활성 CSLB 라이선스와 할당된 예산 준수가 필요합니다.

우리의 제안은 Sunny Park RFP의 모든 측면을 완전히 준수합니다. 우리는 3개의 그늘진 피크닉 공간, 다양한 연령대(12개월~4세, 5~12세)를 위한 2개의 놀이터, 다양한 비공식 가족 스포츠를 위한 운동장, 현지에서 조달한 재료로 하드스케이핑을 할 것을 제안하고 있습니다. 가뭄에 강한 식물을 갖춘 조경.

우리의 제안서에 설명된 모든 설계 및 건설에 대한 예상 프로젝트 가격은 $900,000이며, 가능한 한 빨리 새로운 공원 기능을 대중이 사용할 수 있도록 3단계에 걸쳐 완료된 프로젝트를 제공할 것으로 예상합니다.

이 제안의 내용에 대해 질문이 있으시면 저에게 직접 연락해 주십시오.

당신의 배려에 감사합니다,

제인 도우

사업 운영 관리자, 에이스 건설

(555) 555-1234

제안서 템플릿 #3 (비즈니스 파트너십)

비즈니스 파트너십을 제안하기 위해 편지를 작성할 때 격식의 수준은 피칭하려는 사람이나 단체, 그리고 얼마나 잘 알고 있는지에 따라 많이 달라집니다. 공식적이든 비공식적이든, 다음 템플릿은 귀하의 기반을 다루는 데 도움이 될 것입니다.

이 템플릿은 내부 프로젝트 제안 및 비즈니스 계획에 맞게 쉽게 수정할 수 있습니다.

템플릿 #3

[이름과 성 전체 이름]

[회사 또는 조직 이름]

[날짜]

[수령인의 이름]

[받는 회사]

[안녕하세요 또는 친애하는 분(받는 사람의 이름과 성,)]

[다른 사람과 함께 일할 가능성에 대해 기대하는 이유 또는 상대방이 기회에 관심을 가질 것이라고 생각하는 이유를 한 문장으로 설명하여 제안서를 시작하십시오.]

[시장 기회, 대상 고객, 경쟁 격차 분석을 2~4문장으로 설명하십시오.]

[당신의 회사가 어떻게 이기기 위해 경쟁할 것인지를 두 문장에서 네 문장으로 설명하십시오.]

[제안하는 파트너십 유형을 한 문장으로 설명하십시오(일반 파트너십, 합자회사 등)]

[제안서를 읽고 서명하거나 질문을 검토하기 위해 통화 일정을 잡는 등 수신자가 수행하기를 원하는 다음 단계를 명확히 합니다.]

[귀하의 서명 및 서명]

예 #3

제인 도우

에이스 스타트업

안녕 알렉스,

이 비즈니스 파트너십 제안서를 보내게 되어 매우 기쁩니다. 이 산업이 바로 귀하의 골목길에 있다는 것을 알고 있기 때문입니다. 귀하의 경험과 제 청중이 함께라면 우리는 함께 훌륭한 일을 할 수 있을 것이라고 믿습니다.

소비자에게 직접 판매하는 비건 냉동 식품 시장은 1회 제공량당 $8에서 $11에 달하는 고가의 제품으로 가득 차 있으며 리뷰에서 지속적으로 "채우지 않음"으로 설명됩니다. 당연합니다. 400칼로리는 저녁 식사로 충분하지 않습니다.

내 연구를 바탕으로, 나는 신선한 재료와 쉽게 결합할 수 있는 레시피 옵션이 있는 빠른 요리 제품을 제공함으로써 바쁜 비건 채식인의 요구(및 위)를 충족시킬 수 있다고 믿습니다. 이렇게 하면 포장 크기, 비용 및 배송 비용을 줄이는 동시에 소비자가 자신의 취향과 일반적인 부분 크기에 맞게 레시피를 쉽게 조정할 수 있습니다.

나는 우리가 동일한 양의 시간과 비용을 투자하고 잠재적 이익 또는 손실도 동등하게 공유하는 일반 파트너십을 제안합니다.

이 제안을 전체적으로 검토하고 다음 주에 모든 세부 사항을 검토할 시간을 정합시다.

최상의,

제인 도우

고유한 브랜드 보이스와 적절한 격식을 갖춘 글을 작성하세요. 수신자가 제안서를 읽고 그들이 취하기를 원하는 다음 단계를 명확히 하도록 격려하십시오. 이러한 사항을 올바르게 처리하면 해당 제안을 즉시 종료할 수 있습니다.