근무일을 분석하는 방법(템플릿 사용)

게시 됨: 2022-05-07

작업 일정을 만드는 프로세스는 매일 개선됩니다. 좋은 업무 내역은 당신을 앞으로 나아가게 하고, 더 나아가 성취감을 느끼게 해주기 때문입니다. 이 짧지만 달콤한 가이드는 하루, 작업 및 우선 순위를 분류하는 다른 방법을 제시하고 마감 시간 이외의 것에 집중하는 것이 더 나은 결과를 제공하는 방법을 보여줍니다.

일일 우선 순위 결정

모든 작업이 가장 중요한 것은 아닙니다.

하루를 시작하기 전에 할 일 목록을 자세히 살펴보고 가장 중요한 일을 찾으십시오. 일반적으로 1~3개의 작업이며 쉽게 식별할 수 있습니다.

다른 사람들은 자신의 역할을 수행할 수 있도록 귀하의 역할에 의존합니다.
긴급하거나 마감일이 임박했습니다.
그들은 장기적으로 당신의 경력에 영향을 미칩니다.

이를 설명하기 위해 - 그리고 근무일 분류의 다음 모든 측면 - 잠시 내 일정을 살펴보고 내 작업 습관에 대해 배우고 매일 조금씩 개선하기 위해 노력하는 방법을 살펴보겠습니다.

다음은 내 우선 순위 목록이 수요일을 찾는 방법의 예입니다.

신입사원이 들어와서 멘토링을 하고 있어요. 나와 그들의 경력에 모두 도움이 되므로 대부분의 에너지를 이 작업에 사용해야 합니다. 또 전날 끝내지 못한 일이 있고, 마감일이 월요일이 아니더라도 오늘 끝내려고 합니다. 마지막으로 정말 감동을 주고 싶은 프레젠테이션이 있습니다. 나머지는 내 마음대로 할 수 있는 정규 작업입니다.

왜 우선순위 목록이 필요합니까?

이 예에서 가장 중요한 작업을 정확히 찾아내는 것이 다른 작업의 "백색 잡음"을 제거하는 방법을 알 수 있습니다.

당신은 가장 많은 에너지를 어디에 소비해야 하는지 정확히 알고 있으며, 이는 결국 다른 일에 시간을 낭비하고 스트레스를 받는 것을 피하는 데 도움이 됩니다. 이 목록은 모든 좋은 근무일 분석의 중요한 첫 번째 단계입니다.

작업 전 섹션을 그립니다.

다음 단계로 하루를 준비하기 위해 어떤 업무 관련 일을 하는지 정의하십시오.

당신은 할 일 목록을 작성합니까?

당신은 일주일 동안의 목표를 수정합니까?

아니면 동료에게 연락합니까?

커피를 만들고 이메일을 확인하는 것일 수도 있습니다.

우리 모두는 생산성을 높이는 다양한 의식을 갖고 있으며 매일 다를 수도 있습니다. 의식이 없다면 지금이 의식을 찾기에 좋은 시기입니다. 내 하루 일정을 다시 한 번 살펴보겠습니다.

출처: Clockify 근무일 분석 템플릿

위의 표에서 볼 수 있듯이 매일 다양한 활동으로 시작할 수 있습니다. 그리고 수요일에는 두 번째 우선순위 작업인 남은 작업을 위해 내가 놓친 것과 완료하는 방법을 검토합니다.

"작업 전" 섹션이 필요한 이유는 무엇입니까?

여유로운 아침 업무 의식은 하루를 소개하는 좋은 방법입니다. 가장 까다로운 작업부터 시작하는 대신 가벼운 것으로 에너지를 절약하고 다가올 작업에 대해 정신적으로 준비합니다.

작업 중 섹션 그리기

분석에서 다음 큰 덩어리는 실제 작업 자체입니다. 더 힘든 작업 또는 고기와 감자.

큰 작업을 작은 덩어리로 나누고 일정을 잡는 방법에 대한 리소스가 많이 있으므로 여기에서 자세히 설명하지 않겠습니다. 그러나 그것들을 언급하는 것이 중요합니다.

다음을 수행할 수 있습니다.

타임박스를 사용하여 하루의 시간별 지침을 만드십시오.
아이젠하워 행렬을 사용하여 우선 순위를 정렬하십시오.
Get Things Done 방법은 당신이 압도당하는 것을 방지할 것입니다.

그러나 내가 집중하고 싶은 것은 이 작업을 식사 시간 전과 식사 후의 두 부분으로 나누는 것입니다.

생산성에 대한 다른 기사를 읽었다면 하루 종일 에너지 수준 관리에 대해 언급한 것을 눈치채셨을 것입니다. 그리고 직장에서 맛있는 점심을 먹은 후 에너지가 어떻게 변하는지 인식하는 것이 중요합니다. 특히 다음과 같이 자문해 보십시오.

점심 식사 30분에서 1시간 전의 기분은 어떻습니까?
점심 식사 후 활력이 느껴지십니까?
당신은 졸린 느낌?
점심 식사 후 얼마나 시간이 지나면 집중력이 떨어지기 시작(또는 상승)하기 시작합니까?
설탕에 대한 갈망이 시작되고 그것이 당신에게 어떤 영향을 미칩니까?

음식은 신체의 에너지 롤러 코스터에서 큰 역할을 하며 우리는 일반적으로 그것에 주의를 기울이지 않습니다. 우리가 집에 있거나 외부에 있거나 너무 많은 집중이 필요하지 않기 때문입니다. 그러나 직장에서는 손해가 될 수 있습니다.

"식사 전후" 섹션이 필요한 이유는 무엇입니까?

작업 일정을 점심 전후로 나누면 여러 가지에 도움이 될 수 있습니다.

첫째, 다양한 식사가 집중력에 어떤 영향을 미치는지 알 수 있습니다. 무거운 것은 졸리게 만들고 가벼운 것은 정신을 잃지 않도록 도와줍니다. 그렇게 하면 예를 들어 목요일 오후 3시에 큰 회의가 있다는 것을 알고 스테이크와 감자 대신 생선과 샐러드를 먹기로 결정할 수 있습니다.

둘째, 더 나은 일정 결정을 내리기 시작할 것입니다. 에너지 수준을 중심으로 작업을 전환하는 것은 생각보다 적은 전략이지만 실제로는 매우 효과적인 것으로 입증되었습니다.

셋째, 하루의 중요한 부분으로 음식을 소홀히 하지 않도록 합니다. 우리는 보통 일로 너무 바빠서 너무 늦을 때까지 식사 시간을 바꾸거나 완전히 생략합니다. 이것은 당신이 너무 배고프고 그것을 막기 위해 빠른 간식을 선택할 위험이 있습니다. 게다가 식사와 함께 적절한 휴식을 취하지 않으면 인내심이 덜하고 좌절감이 더 커질 것입니다. 이는 차례로 작업 수행을 방해합니다.

다음은 내 일정의 예입니다.

이 섹션에서 나는 아침에 남은 일이 아직 생생하게 남아 있는 동안 계속하기로 결정했습니다. 점심 시간 전에 회의가 예정되어 있었는데, 마침 시간이 되었습니다. 점심시간에 긴급상황이 발생했는데, 상쾌하게 올 수 있도록 점심시간 이후로 미뤘습니다. 커피를 마신 후에 신입사원 교육을 실시했는데, 카페인이 점심 식사의 졸음을 무효화한다는 사실을 알게 되었기 때문입니다.

이제 이런 계산적인 사고방식을 갖는 것이 가능한지 궁금할 것입니다. 대답은 '예'이지만 많은 작업과 시행착오를 거쳐야 합니다. 방법을 살펴보겠습니다.

에너지 수준을 염두에 두는 방법

이러한 조직을 이루는 것은… 직관, 즉 직관이 불가능한 것이 아닙니다. 몸의 소리에 귀를 기울이고 행동과 습관을 익히는 것은 하루 종일 적극적으로 해야 한다는 것을 기억하는 것이 중요합니다.

집중력이나 에너지 수준의 변화를 감지하는 순간 포스트잇이나 음성 녹음 앱을 통해 기록하십시오. 업무 환경에 어울리지 않는 일이라는 게 처음에는 프로답지 않아 보일 수 있지만 투자로 보면 된다. 더 많은 통찰력을 얻을수록 그날의 작업을 더 잘 예약할 수 있습니다.

또한 시간을 내어 건강한 생산성 두뇌 향상 레시피를 연구하십시오. 훌륭한 추가 실험이 될 수 있습니다.

주의 산만

같은 맥락에서 가장 흔하지 않은 주의를 산만하게 만드는 데 각별한 주의를 기울이십시오.

그들은 오후 전체를 탈선시키고 특정 작업을 연기하거나 완전히 잊어 버릴 수 있습니다. 시간 낭비가 무엇인지 식별하는 데 특별한 문제가 있는 경우 에너지 수준과 동일한 전술을 사용할 수 있습니다.

하루 일과를 분석할 때 소셜 미디어를 5분 이상 탐색하기 시작하는 순간, 자신의 업무량을 생각하지 않고 동료를 돕기로 동의할 때마다, 또는 상사가 소집한 모든 즉석 회의를 포착하려고 노력하십시오. 관리자.

위는 2일에 걸쳐 2번의 주의를 산만하게 하는 예입니다. 우리의 표와 같이 그것들을 요약하고 분석하면 대부분의 시간이 낭비되는 데 필요한 세부 정보를 얻을 수 있습니다. 따라서 솔루션 또는 그러한 방해 요소를 피하는 방법에 대한 작업을 시작할 수 있습니다.

우리는 종종 우리가 산만해지는 이유나 시기에 대해 두 가지 생각을 하지 않습니다. 그러나 이와 같은 방법을 사용하면 주의를 산만하게 만드는 방법에 접근하는 방법을 크게 개선하고 제거하는 데 성공할 수 있습니다.

때로는 웹사이트 차단기를 설치하는 것만으로는 충분하지 않습니다.

근무일 쿨다운 포함

근무일 쿨다운은 업무와 자유 시간 사이의 전환입니다. 여기에는 우리가 "일과 종료 의식"이라고 부르는 작업이 포함됩니다. 하루를 위한 준비를 강화하기 위한 아침 의식이 있는 것처럼, 하루를 마무리할 준비를 위한 아침 의식도 있어야 합니다.

일반적으로 우리는 하루의 마지막 작업을 끝내고 컴퓨터를 끄고 다음에 무엇을 할지 고민하기 시작합니다(설거지, 음식, 아이 데리러 가기, 약속 등과 같은 집안일이 없는 경우). 그리고 후자의 경우에도 전환이 너무 갑작스러워 "작업 모드"를 끄는 데 상당한 시간이 걸립니다.