창의적인 워크플로우 프로세스가 필요한 이유

우리는 모두 거기에 있었습니다. 우리는 프로젝트의 일부를 완성하고 검토할 다음 작업을 위해 체인으로 보냅니다. 그들은 상사와 함께 옳은 것보다 잘못된 것을 더 많이 발견하고 수많은 변경 요청과 함께 돌아옵니다.

이 공포 이야기는 그 자체만으로도 충분히 까다롭습니다. 우리가 아무리 전문적이고 노련하더라도 작업을 산산조각 내는 것은 여전히 ​​어렵습니다. 이 피드백 루프가 끝나지 않을 때는 더욱 어렵습니다. 아무 것도 충분하지 않고 아무도 최종 승인을 내리지 않으며 끝없는 수정 주기가 될 때입니다.

아마도 더 무서운 것은 비슷한 시나리오일 것입니다. 귀하, 귀하의 상사 및 팀은 프로젝트의 방향과 그것을 세상에 내보낼 준비가 되어 감격합니다. 부서에서 승인해야 합니다. 물론 그들은 모든 것을 바꾸고 싶어합니다. 당신은 눈이 멀었습니다.

이러한 상황 중 하나가 발생한 적이 있습니까? 정말 그렇지 않기를 바랍니다. 그러나 현실은 크리에이티브 또는 마케팅 경력의 어느 시점에서 이러한 경험을 할 가능성이 있다는 것입니다. 요즘 우리 주방에는 유명한 요리사가 많이 있습니다. 모든 사람은 의견이 있고 공유하기를 원하며 피드백을 제공하는 시기와 위치에 대해 항상 체계적이지는 않습니다.

여기에서 창의적인 워크플로우 프로세스를 설정하는 것이 유용할 수 있습니다.

기본 규칙

자세한 내용을 살펴보기 전에 몇 가지 생각을 정리하겠습니다.

첫째, 여기에는 만병통치약이 없습니다. 각 조직과 팀은 다릅니다.

둘째, 프로세스를 설정하고 관련된 모든 사람으로부터 구매를 얻기 위한 최선의 노력에도 불구하고 사물(및 사람)이 불량하게 될 것입니다. 그들은 프로세스를 빼앗거나, 사슬을 뛰어넘거나, 피드백에 늦게 개입할 것입니다.

창의적인 워크플로우 프로세스가 완벽하고 완벽하게 사용될 것이라고 기대할 수 없습니다. 그러나 기본 프레임워크를 갖추는 것은 적어도 출발점입니다.

크리에이티브 워크플로우란 무엇입니까?

가장 기본적으로 크리에이티브 워크플로우는 조직 또는 팀이 항목을 생성, 승인 및 승인하는 프로세스입니다. 여기에는 조직 내에서 누가 무엇을 언제 담당하는지 식별하는 작업이 포함됩니다. 개념에서 개정, 최종화에 이르기까지 이동의 계층 구조 및/또는 흐름을 보여주는 문서입니다. "창의적인 워크플로 프로세스"는 "창의적인 작업" 또는 "워크플로 관리"라고도 합니다. 디지털 또는 인쇄 매체, 예술 또는 단어에 적용될 수 있습니다.

크리에이티브 워크플로우 프로세스가 필요한 이유는 무엇입니까?

짧은 대답은 시간, 비용 및 두통을 줄이는 것입니다.

처음에 설명한 가상 시나리오는 좌절감과 많은 추가 작업을 가져옵니다. 기껏해야 내가 설명한 것과 같은 시나리오로 끝납니다. 누구의 댓글이 나머지를 무시하는지 알아내기 위해 지나친 입력과 편집을 거쳐야 합니다. 최악의 경우 귀하와 귀하의 프로젝트를 마비시키고 배송하지 못하게 할 수 있습니다.

저는 인쇄 저널리즘 배경에서 왔습니다. 그 영역에서 일을 제 시간에 끝내지 못하면 실질적인 결과가 있습니다. 내 끊임없는 투쟁은 우리 잡지를 마감일까지 인쇄소에 가져가는 것이었습니다. 우리는 우리 파일의 도착 날짜에 동의했습니다. 우리만을 위해 예약된 언론의 예정된 시간입니다. 우리의 자료는 제시간에 도착해야 했습니다. 우리가 데이트를 놓치면 다른 누군가가 우리보다 먼저 뛰어들어 우리보다 먼저 보도에 나섰습니다. 물론, 프린터에 급행료를 지불할 수 있는 옵션이 있었는데, 우리는 때때로 그렇게 했습니다. 하지만 예산이 매달 그것을 허용하지 않았습니다. 그리고 인쇄 기한을 놓친 것 외에도 8월에 6월 잡지를 받은 것에 대해 화가 난 독자나 시간에 민감한 광고가 너무 늦게 실행되어 논쟁거리가 된 광고주를 강제로 중단하는 등의 다른 결과가 있었습니다.

오늘날의 디지털 웹 세계에서는 마감일을 놓치고 괜찮을 수 있다는 것이 사실입니다. 클라우드 기술을 사용하면 거의 언제 어디서나 웹사이트와 광고를 업데이트할 수 있습니다. 그러나 누군가가 늦게까지 일하고 업데이트를 해야 하는 것과 같은 결과는 여전히 존재합니다. 누구에게 속해 있고 가장 중요한 편집을 조정하려고 노력하면서 끝없이 반복되는 편집을 샅샅이 뒤지는 것은 지옥처럼 미친 짓입니다. 크리에이티브 부서가 머리카락을 뽑거나 그만두고 싶게 만드는 그런 종류의 물건입니다.

워크플로 관리 프로세스가 이러한 모든 문제를 해결할 것이라고 말하는 것은 아니지만 작업을 간소화하고 관련된 모든 사람의 기대치를 설정하는 데 확실히 도움이 될 수 있습니다. 그리고 그것은 중요한 시작입니다.

크리에이티브 워크플로우 프로세스가 필요한 경우는 언제입니까?

최소한 웹사이트 재설계, 신제품 출시, 이벤트와 같은 대규모 프로젝트를 위한 워크플로 시스템을 구축하는 것이 좋습니다. 그러나 고객 이메일 및 소셜 미디어 게시물과 같은 소규모 출력을 위한 미니 프로세스를 생성할 수 있다면 더 많은 권한을 얻을 수 있습니다.

편집 일정을 계획하는 것처럼 명확한 워크플로 프로세스를 갖추면 마감일을 맞추고 맞추는 데 도움이 됩니다. 이 청사진은 작업을 계속하고 사람들이 같은 일을 하기 위해 서로 걸려 넘어지는 위험을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 잘 수행되면 콘텐츠의 여러 버전을 계속 제어하는 ​​데 도움이 됩니다. 이러한 모든 효율성은 팀이 시간과 비용을 절약하는 데 도움이 될 수 있습니다.

조직을 위한 크리에이티브 워크플로우 프로세스를 설정하는 방법

저는 실용적인 학습의 팬이므로 이제 연습을 통해 단계별로 살펴보겠습니다. 패드와 펜을 들고 조직을 위한 창의적인 워크플로우의 개요를 작성하는 작업을 시작하십시오.

• 1단계: 팀 계층 개요
  팀원 중 누구를 검토해야 하나요? 누가 최종 최종 승인을 받았습니까? 차임이 필요한 다른 팀이나 팀원이 있습니까? 이것들은 모두 식별해야 할 중요한 세부 사항입니다. 참여해야 하는 주요 인물과 팀의 이름을 적습니다. 최종 검토자 옆에 별표를 표시합니다. 그리고 이것은 실제로 한 사람이어야 합니다. 위원회의 승인이 허용되지 않습니다. 그것은 당신에게 더 많은 두통을 일으킬 것입니다.
• 2단계: 조직의 성격을 정확하게 평가
  이것은 조금 더 주관적입니다. 하지만 팀은 어떻게 기능합니까? 정말요?

사실 모든 사람과 팀은 다르게 기능합니다. 실제로 작동하는 워크플로를 설정하려면 팀이 어떻게 자연스럽게 작동하는지 면밀히 살펴본 다음 해당 모델을 따라야 합니다. 단순히 작동하지 않는 다른 형상을 도입하는 대신 둥근 못을 위한 둥근 구멍을 만들고 싶습니다. 운영을 위한 이 새로운 계층이 잘 흐르고 잘 맞아서 사용되는지 확인하고 싶을 것입니다.

따라서 팀에 대해 생각하십시오. 개인 기여자와 내향적인 사람들로 구성되어 있습니까? 아니면 당신의 팀은 협력적이며 대면 상호 작용을 좋아합니까? 그 메모를 만드십시오.

• 3단계: 검토 장소 및 시기 결정
  한 걸음 뒤로 물러서서 당신이 발견한 것을 살펴보십시오. 대면 회의나 개별 작업 할당으로 팀이 더 잘할 것이라고 생각하십니까? 정직하십시오. 원하는 것이 아니라 팀에 가장 적합한 것이 중요합니다. 예를 들어, 당신이 모두 내향적인 사람이라면 사람들이 의견을 공유할 수 있도록 직접 전체 팀 검토를 계획하고 싶지 않을 것입니다. 나중에 그들의 생각을 이메일로 보내십시오. … 또한 팀이 훨씬 더 직접적이고 협력적이라면, 즉 지금 당장 피드백을 요청하는 사람이 있는 방에 있지 않으면 아무 일도 할 수 없을 것입니다. 그렇다면 요청하는 이메일을 보내지 않는 것이 가장 좋습니다. 그들 자신의 시간에 검토를 수행합니다. 왜냐면, 현실적으로 생각해보자: 그런 일은 일어나지 않을 것이다.이메일이나 전원 회의와 같이 피드백을 수집하는 가장 좋은 방법을 적어라.

또한 사용할 도구를 결정하십시오. 예를 들어 Dropbox 또는 SharePoint와 같은 서비스에서 공유되는 파일을 통해 메모를 디지털 방식으로 캡처하는 것을 선호하십니까? 아니면 리뷰어가 이메일을 통해 피드백을 보내나요? 그들은 그것을 인쇄하고 귀하의 작업을 "수정"한 다음 파일을 책상에 놓아야 합니까? 직접 만나는 경우 모든 피드백을 화이트보드나 메모장에 기록하는 책임을 지는 메모 작성자는 누구입니까?

또한 검토 마감 시간과 날짜를 확인하십시오. "폐업" 또는 "종료"의 의미를 명확히 하십시오. 예를 들어 오후 6시인가요, 아니면 자정인가요?

또 다른 주요 결정: 각 사람이 제공할 수 있는 댓글 수에 제한이 있습니까?

이 모든 질문에 답할 수는 없습니다. 그러나 나는 당신이 정의해야 할 것을 평가할 수 있도록 그것들을 높이고 싶습니다. 귀하의 기대치를 상세하고 구체적으로 작성하는 것이 중요합니다.

통합: 워크플로우 프로세스 생성

이러한 부분을 모두 갖추었다면 워크플로우를 통합할 차례입니다.

상황이 바뀔 가능성이 매우 높으므로 연필이나 화이트보드로 시작하십시오. 콘텐츠를 만드는 사람, 최초 검토를 담당하는 사람 및 날짜, 수정하는 사람 및 기한, 두 번째 검토 팀에 있는 사람, 최종 변경을 수행하는 사람, 마지막 사람이 누구인지 등 다양한 부분을 식별하기 시작합니다. -최종 승인자.

마음에 드는 초안을 만들었으면 순서도에 푸시합니다. Visio 또는 PowerPoint와 같은 시각화 도구를 사용하여 흐름 및 계층 구조를 설명하거나 Word에서 기본적인 목록을 만들 수도 있습니다.

팀 바이오프 받기

축하해요! 잘 가고 있습니다. 그러나 이를 롤아웃하고 사용하기 전에 한 가지 단계가 더 있습니다. 팀이 약관과 프로세스를 이해하고 동의하는지 확인하기 위해 팀과 워크플로를 공유해야 합니다. 피드백을 요청하고(아이러니하지 않습니까?) 필요에 따라 조정합니다. 이 단계를 건너뛸 수 있지만 그렇게 하면 노력이 사용되지 않고 무시될 가능성이 높습니다. 우리가 언급한 것처럼 사람들은 무게를 재는 것을 좋아합니다.

보너스 팁

• 끝없이 검토하고 수정하지 않도록 평가 횟수를 제한합니다. 아무도 바퀴 달린 햄스터처럼 느끼는 것을 좋아하지 않습니다! 최대 3회까지 수정을 두 번으로 제한하십시오.
• 수정된 파일에 대한 명명 규칙을 설정하여 작업의 혼동 및 덮어쓰기를 방지합니다. 예를 들어, "v1" 또는 날짜와 같은 간단한 이름과 검토자의 이니셜로 파일을 추가합니다.
• 정말 멋지게 꾸미고 싶다면 워크플로 프로세스를 일정 항목 및 미리 알림으로 전환할 수 있습니다.

창의적인 워크플로우 프로세스가 11시간 동안의 편집을 해결하고 모든 수정 스트레스를 줄여줄 것이라고 약속할 수는 없지만 적어도 프로세스 주변에 어느 정도 순서와 경계를 설정해야 합니다.

귀하의 의견을 듣고 싶습니다. 여러 차례의 수정을 어떻게 처리하십니까?