'미결제 인보이스'란 무엇입니까?

' 미결 인보이스 ' 및 ' 마감 인보이스 ' 인보이스는 비즈니스 및 회계에서 자주 사용되는 용어입니다.

그러나 그들은 정확히 무엇입니까? 왜 중요한가요? 미결제 인보이스에는 어떤 유형이 있습니까?

송장의 상태에 영향을 미치는 많은 요소가 있습니다. 차이점을 설명하고 어떻게 영향을 미칠 수 있는지 설명하겠습니다.

송장 정의 열기

미결제 인보이스 ( 미결제 인보이스 라고도 함)는 단순히 판매자/공급업체가 발행했지만 구매자/클라이언트가 아직 지불하지(또는 전액 지불하지 않은) 인보이스입니다.

인보이스는 완전히 처리되고 지불되면 마감된 인보이스 로 간주됩니다.

인보이스 결제는 여러 가지 이유로 미결 상태로 유지될 수 있습니다. 이들 중 일부는 아래에서 더 논의할 것입니다.

하지만 먼저 인보이스를 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

송장이란 무엇입니까?

가장 기본적인 수준에서 송장 ( 청구서 또는 탭 이라고도 함)은 판매된 서비스 또는 제품의 비용 및 지불 조건을 자세히 설명하는 문서입니다.

판매자 /서비스/제공자가 구매자 /서비스 사용자에게 전송하고 양 당사자의 정보를 나열합니다. 또한 지불 기한과 장소를 명시합니다. 다음은 지불 조건입니다.

'송장'이라는 단어 자체는 원래 16세기 중반에서 유래했습니다. ' Invoy '는 '보내다' 를 의미하는 프랑스어 ' 사절 '에서 유래했습니다.

현대 영어에서 송장은 기술적으로 판매자에게 ' 판매 송장 '이고 구매자에게 ' 구매자 송장 '입니다.

인보이스가 중요한 이유

인보이스는 구매 내역을 자세히 설명하고 거래를 원활하게 진행할 뿐만 아니라 세금 납부 또는 상업 분쟁 해결에 사용되는 내역을 제공합니다.

송장을 모니터링하는 것은 귀하(또는 귀하의 회계 부서)의 미수금 업무의 큰 부분입니다.

잘못 구성된 인보이스 프로세스는 현금 흐름에 부정적인 영향을 미치고 미결제 인보이스를 놓치기 쉽습니다.

인보이스를 발행하는 방법도 중요합니다.

예를 들어, 통합 송장을 보내면 고객의 회계 부서의 업무를 더 쉽게 처리할 수 있습니다. 이는 궁극적으로 고객 충성도와 정시 결제를 촉진할 수 있습니다.

자동화로 송장 처리 프로세스 개선

송장 처리에는 승인 프로세스, 지불, 독촉(미결 송장에 대한 미리 알림 보내기) 및 신용 메모 송장(송장 값 변경을 나타내는 메모)을 비롯한 여러 단계가 포함됩니다.

이러한 많은 단계를 자동화하여 자신(또는 미지급금 부서)의 많은 작업을 절약할 수 있습니다.

미결제 인보이스의 5가지 이유

회사에 미결제 인보이스가 있는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 다음은 가장 일반적인 다섯 가지입니다.

1. 부분결제

송장의 부분 지불은 의도적으로 또는 실수로 발생할 수 있습니다.

예를 들어 많은 회사에서 서비스나 주문에 대한 단일 지불을 요청하지 않는 프로젝트에서 작업합니다.

대신 일부는 선불로, 나머지는 프로젝트 완료 시 요구합니다.

이러한 종류의 거래는 여러 가지 이유로 발생할 수 있습니다. 회사의 서비스가 장기간에 걸쳐 수행될 때 특히 가치가 있습니다. 그러면 두 비즈니스 모두 모든 지불이 작업 완료보다 먼저 제거되는 경우 인센티브가 제거된다는 사실을 알게 됩니다.

프로젝트의 최종 총액을 초기 협력 단계에서 추정하기 어렵거나 초기 성과에 따라 추후 정확한 서비스 제공 여부가 달라질 수 있기 때문이기도 하다.

2. 인보이스 오류

인보이스 번호, 항목, 은행 세부 정보, 나열된 날짜 등과 같은 인보이스의 일부 정보에 문제가 있을 수 있습니다.

대부분의 경우 고객의 계정 부서에서 단순히 오류를 알리고 오류를 수정하고 반환할 수 있습니다.

많은 경우 이로 인해 지급금이 지연됩니다.

3. 분쟁 중인 합의

다른 상황에서는 고객이 제공된 서비스에 만족하지 못하거나 비즈니스 계약이 유지되었다는 분쟁으로 인해 미결제 인보이스가 발생할 수 있습니다.

이 시나리오에서 회계 부서는 총액만 지불하도록 지시받았을 수 있습니다. 또는 비즈니스 간에 잘못된 의사 소통이 있어 영업 사원이 최종 잔액에 대한 할인을 약속했을 수 있습니다.

어떤 상황에서는 공급업체가 청구서에 지불해야 할 금액을 이미 예상하고 동의할 수 있습니다. 다른 경우에는 분쟁을 위해 조치를 취해야 할 수도 있습니다.

4. 회계부서 처리시간

회사마다 다릅니다. 귀하가 작업하고 있는 비즈니스의 회계 부서는 다른 부서보다 ​​자금을 처리하고 이체하는 데 시간이 더 오래 걸릴 수 있습니다.

이로 인해 예상보다 오랫동안 미결제 인보이스가 남을 수 있습니다. 공급업체로서 이 문제를 처리하는 유일한 실제 방법은 고객에게 연락하여 송장을 추적하는 것입니다.

독촉 또는 자동 독촉은 미지급금을 추적하는 한 가지 방법입니다. 미결제 인보이스가 마감 인보이스가 되면 고객에게 알리도록 요청할 수도 있습니다.

5. 결제 처리 시간

현금으로 직접 지불하는 것과 달리 전자적으로 구매 대금을 전달하는 데 시간이 걸립니다.

각 지불에 소요되는 시간은 지불 처리 제공업체와 지불되는 금액에 따라 다릅니다.

대부분의 경우 은행 송금은 즉시 이루어집니다.

그러나 은행은 일부 거래를 지연시킬 수 있습니다. 특히 거래가 해당 회사에 상당하거나 상대적으로 특이한 금액인 경우에는 더욱 그렇습니다. 이것은 단순히 은행의 실사의 일부이며 경고할 이유가 없습니다.

해외 결제인 경우 결제 처리 시간도 늘어납니다.

결론

미결제 인보이스는 생각보다 흔합니다.

송장 자체는 기술적으로 항상 미결 송장 또는 마감 송장입니다. 고객 계정에 미결 송장을 의도적으로 할당하여 지불 유연성을 제공하고 경쟁 우위를 확보할 수도 있습니다.

그러나 실용적인 측면에서 미결제 인보이스는 일반적으로 지불 프로세스 또는 부분 지불 계약 문제의 결과입니다.

오류, 분쟁 또는 지불 처리 문제를 비롯한 다양한 이유로 발생할 수 있습니다.

인보이스 처리 모범 사례를 개선하는 것은 원치 않는 미결제 인보이스의 가능성을 줄이는 한 가지 방법이며 자동화도 마찬가지입니다.

미결제 인보이스를 제어함으로써 비즈니스의 현금 흐름을 개선할 수 있습니다. 장기적으로 이것은 비즈니스의 성공과 성장을 뒷받침합니다.