엔터프라이즈 협업: 구현할 시스템 및 사용할 도구

답변되지 않은 메시지 및 이메일. 마감일이 다가오고 있습니다. 끝없는 알림. 따라잡기 위한 백로그 일수입니다.

현대적인 작업 환경은 확실히 우수성, 근면함, 인내, 독특한 기여를 장려합니다. 새롭고 독특한 솔루션을 위한 협업을 위해 팀워크, 창의성, 항상 '온' 상태를 유지하는 것이 중요합니다.

그러나 여러 장치에 걸쳐 있는 수십 개의 앱, 도구 및 플랫폼은 관리자와 팀의 피로를 초래하며 대규모 분산 기업이 가장 큰 어려움을 겪게 됩니다.

즉, 가능한 한 최선을 다해 작업하고 싶지만 너무 많은 서로 다른 협업 도구에 빠져 있는 것입니다. 해결책이 있습니다. 프로젝트를 관리하고, 정보를 공유하고, 실시간으로 협업하고, 행복한 작업 환경을 한 번에 조성할 수 있는 엔터프라이즈 협업 접근 방식입니다.

이 가이드는 기업 협업 시스템, 플랫폼, 그리고 이를 회사에서 구현하는 가장 효율적인 방법을 안내합니다.

엔터프라이즈 협업이란 무엇입니까?

엔터프라이즈 협업은 위치에 관계없이 대기업 직원 간의 커뮤니케이션, 협업, 프로젝트 관리 및 정보 공유를 위한 시스템입니다.

이는 팀이 장벽, 사일로 또는 관료주의 없이 원하는 목표와 결과를 향해 쉽게 협력할 수 있게 해줍니다. 작업 수행 속도가 빨라집니다.

예를 들어, 동료들이 프로젝트 타임라인을 정의하기 위해 서로 전화하거나 이메일을 보내는 대신 프로젝트 관리 도구를 사용하여 마감일과 중요 시점을 논의하고 설정할 수 있습니다. 그리고 팀 동료들은 직접 문서나 이메일을 통해 문서를 전달하는 대신 파일 공유 시스템을 사용하여 보다 효율적으로 작업을 수행할 수 있습니다.

엔터프라이즈 협업은 비즈니스 프로세스를 기술 스택에 내장하여 간소화하며 하이브리드 또는 원격 작업을 최대한 활용하려는 현대 작업 공간을 포함하여 모든 유형의 대규모 조직에 적합합니다.

엔터프라이즈 협업의 이점은 다음과 같습니다.

• 향상된 정보 공유 및 지식 전달: 프로젝트 세부 정보, 고객 데이터, 올바른 파일 버전을 포함한 지식 공유는 정보를 한 사람에서 다른 사람으로 쉽게 이동할 수 있는 시스템이 있기 때문에 원활하게 이루어집니다.
• 향상된 팀워크 및 프로젝트 관리: 완료해야 하는 모든 작업에는 명확한 결과물, 일정, 종속성 및 기대치가 있으므로 팀 구성원은 함께 브레인스토밍할 수 있을 뿐만 아니라 서로의 작업을 방해하는 것이 아니라 증폭시킬 수도 있습니다.
• 생산성 및 효율성 향상: 문서, 프로젝트 개요, 팀 간 대화 및 풍부한 컨텍스트를 항상 제공하는 것보다 생산성을 높이는 더 좋은 방법은 없습니다. 이렇게 하면 모든 사람이 최선을 다해 신속하게 업무를 수행할 수 있습니다.
• 직원 참여 및 사기 증진: 당연히 사람들이 효율적이고 영향력 있는 업무를 지원하는 데 적합한 시스템과 조건을 갖추면 직장에서 더 행복해지며 계속해서 최고의 모습을 보여주려는 동기를 갖게 됩니다.

엔터프라이즈 협업을 구성하는 시스템은 무엇입니까?

대기업에서 탁월한 협업을 위해서는 기업 협업 소프트웨어를 구현하고 이를 하루에 끝내는 것 이상의 것이 필요합니다. 도입하려는 시스템은 다음과 같습니다.

명확한 의사소통 지침

특정 통신 채널을 언제, 어떻게 사용할지에 대한 명확한 프로토콜을 갖는 것은 기업 협업 시스템의 기초입니다. 이는 명확한 기대치를 설정하고 잘못된 의사소통, 지연, 혼란 및 좌절을 방지합니다.

전화나 화상 통화가 필요한 이유는 무엇입니까? 빠른 Slack 채팅과 긴 이메일에 이상적인 것은 무엇입니까? 커뮤니케이션 지침은 다음을 포함하는 각 내부 커뮤니케이션 채널에 대한 효과적인 지침입니다.

• 통신 방법 - 문자, 오디오, 가상 회의 등.
• 사용 사례 (예: 일상적인 체크인 또는 프로젝트 관련 채팅)
• 예상 응답 시간 (예: 하루 종일 또는 48시간 이내)
• 긴급성 수준 - 또는 기다릴 수 있는 것과 즉각적인 영향을 미치는 것.

다음은 커뮤니케이션을 간소화하고 각 채널에 대한 명확한 가드레일을 정의하는 지침의 예입니다.

부서 간 협업

진정한 기업 협업은 각 팀 내부에서보다 더 큰 규모로 이루어집니다. 실제로 가장 큰 장점은 사일로를 무너뜨리는 능력입니다. 이렇게 하면 모든 사람이 개별적인 팀 목표가 아닌 회사 전체의 목표를 향해 노력할 수 있습니다.

부서 간 협업은 주도성, 기술, 창의성 및 탁월한 문제 해결이 함께 이루어지는 방식입니다. 협업 프로젝트는 회사를 부분의 합보다 전체적으로 더 크게 만듭니다. 이는 팀이 스스로 달성할 수 없는 결과를 만들기 위해 노력을 복합적으로 수행하는 방법입니다.

예를 들어 마케팅 캠페인에는 유료 광고 팀, 콘텐츠 팀, 디자이너 팀이 포함될 수 있습니다. 각자 초기 개요를 잡고 자체 사일로에서 실행하는 대신 체크인, 진행 상황 업데이트, 기여 및 공통 이정표를 통해 협업을 촉진하는 것이 더 나은 접근 방식입니다.

모든 사람이 작업을 완료한 후 반복하는 대신 조기 반복을 통해 더 나은 최종 결과를 얻을 수 있는 여지가 있습니다.

정기적인 피드백 루프

어떤 회사의 커뮤니케이션 시스템도 처음부터 완벽할 수는 없으며, 귀하와 같은 대기업의 경우 어려움은 훨씬 더 큽니다.

그렇기 때문에 직원들이 의사소통과 협업을 통해 자신의 생각과 경험을 공유할 수 있도록 하는 반복적이고 상시 피드백 루프를 구축하는 것이 가치가 있습니다. 목표는 효율적으로 작업하고 최상의 결과를 제공하는 데 방해가 되는 병목 현상과 장애물이 어디에서 발생하는지 파악하는 것입니다.

정기적인 피드백 루프에 대한 접근은 직원의 참여와 만족도를 높이고, 직원의 발전과 성장을 장려하며, 혁신, 아이디어, 포용의 문화를 조성할 것입니다.

협업 시스템에 피드백 루프를 포함할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 설문조사 — 항상 열려 있고 특정 사용 사례 및 기간에 대한 설문조사
• 타운홀 – 온라인 및/또는 직접 방문
• 건의함 — 온라인 및/또는 사무실
• 관리자와 팀원 간의 반복되는 일대일 회의

'오픈 도어' 문화

정기적인 피드백 루프를 마무리하려면 모든 직급의 직원이 커뮤니케이션 관련 문제나 아이디어를 제기하도록 장려하여 궁극적인 투명성을 조성하세요.

이는 각 관리자와 리더가 의사소통 및 협업과 관련된 우려 사항과 어려움을 들을 수 있음을 의미합니다.

의사소통 격차로 인한 좌절감을 줄이고 예방할 수 있을 뿐만 아니라 신뢰를 조성하고 팀워크를 강화하며 투명성을 보여주고 상호 존중감을 구축할 수 있습니다. 이는 모든 직원과 회사 전체의 더 큰 이익을 지원합니다.

협업 리더의 표창

기업 협업 초보자이든, 이를 구현한 후 몇 달 또는 몇 년 후에 개선할 방법을 찾고 있든 한 가지 사실은 협업 챔피언 및 프로모터 역할을 하는 현장 직원 없이는 전사적 협업이 없다는 것입니다.

직원이 효과적이고 효율적인 의사소통과 팀워크를 촉진한다면 이를 강조하고 보상해야 합니다.

이를 통해 다른 팀 구성원과 다른 부서가 이러한 협업 노력이 최종 목표를 어떻게 지원하는지 보여줄 수 있습니다. 그뿐만 아니라, 다른 사람들도 각자의 팀과 자주 함께 일하는 팀을 위해 같은 일을 하도록 장려할 것입니다.

살펴봐야 할 15가지 기업 협업 플랫폼

기업 협업 도구 및 앱을 평가할 준비가 되셨나요? 명심해야 할 핵심 플랫폼 유형과 필요한 기능은 다음과 같습니다.

문서 공유 및 협업 플랫폼

어떤 파일 버전이 가장 최신인지 알아야 하는 경우(아직 확인하지 않은 사람은 누구입니까?) 이미 문서 공유 플랫폼의 이점을 알고 있는 것입니다.

이를 통해 누군가의 로컬 드라이브에 무작위로 업데이트된 파일이 저장되어 있지 않다는 것을 알 수 있습니다. 모든 파일은 동일한 위치에 있으며 모든 이해관계자가 필요할 때마다 가장 최신 파일 버전에 액세스할 수 있습니다. 파일 공유 플랫폼은 협업 플랫폼이기도 합니다. 즉, 모두가 동일한 문서에서 작업하고 다른 사람의 노력을 무시하지 않고도 실시간으로 변경 사항을 추적할 수 있습니다.

문서 공유 및 협업 플랫폼을 선택할 때 다음을 고려하십시오.

• Google Workspace 는 기업과 개인을 위한 가장 잘 알려진 파일 공유 플랫폼으로, 쉽게 구현하고 채택할 수 있습니다. 가장 큰 장점은 Google Drive 및 Google Docs와 같은 하위 제품의 탐색 및 공동 작업이 쉽다는 것입니다.
• Dropbox Business 는 컴퓨터, 모바일 장치, 모든 웹 브라우저를 포함하여 파일을 안전하게 공유하고, 동기화하고, 협업할 수 있는 클라우드 저장소 솔루션입니다. Dropbox는 PDF 및 동영상 편집을 포함한 모든 유형의 형식에 적합합니다.
• 비즈니스용 OneDrive는 또 다른 잘 알려진 파일 공유 및 공동 작업 플랫폼입니다. 비즈니스 버전은 심층적인 버전 및 권한 제어를 제공하고 내부 커뮤니케이션 솔루션과 통합됩니다.

커뮤니케이션 및 협업 플랫폼

인스턴트 메시징, 화상 회의, 통화, 소셜 네트워킹 등 실시간 커뮤니케이션이 실제로 어디에서 이루어지나요?

우연에 맡기면 일부 직원은 SMS 및 Facetime을 사용하고 다른 직원은 WhatsApp 문자 및 화상 통화를 선호할 수 있습니다.

효과적인 협업은 모든 사람이 기본적으로 사용하는 커뮤니케이션 도구에 달려 있습니다. 그곳에서 그들은 항상 적합한 사람을 찾거나 질문에 대한 답을 찾을 수 있다고 확신할 수 있습니다. 올바른 옵션을 찾고 선택하는 데 시간과 에너지를 낭비하는 대신 사람들은 바로 팀 협업에 뛰어들 수 있습니다.

커뮤니케이션 및 협업 플랫폼에 대한 최선의 선택은 다음과 같습니다.

• Nextiva는 팀을 하나로 모으는 연결된 커뮤니케이션 플랫폼입니다. 업무에 사용하는 모든 장치에서 즉시 작동하며 통화, 문자, 화상 회의, 팀 채팅 및 파일 공유 기능을 제공합니다. 사용이 간편하고 강력한 기능을 원하는 원격, 하이브리드 및 사무실 내 팀을 위해 만들어졌습니다.
• Slack은 원격 팀을 위한 온라인 협업 도구입니다. 이를 사용하여 문자 메시지, 영상, 음성 통화는 물론 그룹 채팅을 통해 소통할 수 있습니다. 파일 공유 및 통합이 포함됩니다.
• Microsoft Teams는 Microsoft의 팀 협업 앱입니다. 직장 채팅과 회의, 파일 저장 및 타사 통합을 병합하고 내부 및 외부 커뮤니케이션을 위해 만들어졌습니다.

프로젝트 관리 도구

비즈니스 규모에 관계없이 작업 관리는 작업을 완료하는 방법입니다. 이를 위해서는 프로젝트와 타임라인을 정의하고, 작업으로 나누고, 마감일을 확인하고, 작업을 할당 및 위임하고, 프로젝트 간의 종속성을 관리할 수 있는 도구가 필요합니다.

선택한 도구를 사용하여 달력이나 Kanban 보드와 같은 대시보드 및 보기를 사용자 정의하고 프로젝트별 파일, 설명 및 컨텍스트를 쉽게 추가할 수 있는지 확인하세요.

다음 프로젝트 관리 도구를 고려하십시오.

• Asana 는 다재다능하고 사용자 친화적이며 기업용 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 프로젝트를 쉽게 구축하고 기한을 설정할 수 있을 뿐만 아니라 자동화 및 사용자 정의 규칙을 설정하여 지루하고 반복적인 작업을 줄이는 것도 쉽습니다.
• Monday.com 은 전문적인 기능을 원하는 대규모 조직을 위한 프로젝트 관리 도구입니다. 고급 시간 추적 및 협업 기능은 물론 프리미엄 통합, 고급 보고 및 성능 통찰력을 제공합니다.
• ClickUp은 보안 중심의 프로젝트 관리 플랫폼입니다. HIPAA 및 GDPR 규정을 준수하므로 손상에 대한 두려움 없이 팀과 위치 전반에 걸쳐 민감한 데이터가 포함된 프로젝트를 추적할 수 있습니다.

기업 검색 엔진

기업 검색 소프트웨어를 사용하면 필요할 때 정확한 정보를 찾을 수 있습니다. 데이터베이스, 문서, 웹사이트, 앱, 인트라넷 등에 저장할 수 있습니다.

생산성을 위해서는 검색 프로세스와 올바른 검색 결과 검색이 원활하고 짧은 순간에 이루어져야 합니다. 이것이 바로 기업 검색 엔진을 협업과 효율적인 작업의 핵심 구성 요소로 만드는 것입니다.

기업 검색 엔진을 위한 최고의 옵션은 다음과 같습니다.

• Glean 은 역동적인 AI 기반 기업 검색 솔루션입니다. 상황, 행동 및 언어의 단서를 사용하여 가장 관련성이 높고 개인화된 결과를 제공하며 시스템에 쉽게 통합할 수 있다는 점을 자랑스럽게 생각합니다.
• Guru는 사용하는 모든 앱에서 정보를 찾는 시스템입니다. 또한 정보 관리를 더 쉽게 하기 위해 지식 격차와 중복된 지식까지 찾아낼 수 있습니다. Guru는 엔터프라이즈 AI 검색, 인트라넷 및 회사 위키를 단일 플랫폼에 결합합니다.
• AlphaSense 는 대기업 및 금융 기관을 위한 시장 정보 플랫폼입니다. AI 솔루션은 공개 및 비공개 콘텐츠를 색인화하고 검색하여 의사 결정 프로세스를 강화합니다.

인트라넷

인트라넷은 회사의 정보 및 리소스 라이브러리입니다. 여기에는 교육 리소스, 회사 워크플로 및 프로세스, 업데이트 및 공지, 정책, 조직 구조, 직원 디렉터리 등이 포함됩니다.

잘 관리된 인트라넷은 모든 직원에게 명확성과 참조 지점을 제공합니다. 이는 직원들이 자신의 업무에서 탁월한 능력을 발휘하도록 돕습니다. 인트라넷이 필요하지 않은 회사를 상상하기는 어렵지만 여러 위치, 시간대, 교대 근무 및 작업 스타일에 걸쳐 일하는 사람들에게 인트라넷이 가장 필요합니다.

회사 지식과 리소스의 접근 가능한 허브를 구축하려면 다음 중 하나를 사용할 수 있습니다.

• Confluence는 지식 공유를 위한 인트라넷 포털입니다. 데이터를 안전하게 유지하는 다양한 사용 사례와 개인 정보 보호 제어를 위한 템플릿이 함께 제공됩니다. Confluence를 수천 개의 타사 앱과 통합할 수 있습니다.
• Blink는 일선 직원을 위한 인트라넷 솔루션입니다. 사용자 친화적이며 한 번의 탭으로 콘텐츠, 대화, 연락처를 사용할 수 있어 일선 직원과 주요 직원의 구체적인 요구 사항과 과제를 해결합니다. 이동이 잦은 직원에게 적합합니다.
• Simplr 은 소셜 인트라넷 소프트웨어 솔루션입니다. 직원 참여와 의사소통을 향상시키려는 기업 조직을 위한 현대적인 도구로, 흔히 "직장용 Instagram"이라고 불립니다.

통합 커뮤니케이션이 기업 협업을 발전시키는 방법

기업 협업 전략은 계층화되어 있으며 상당한 작업입니다.

그러나 수십 개의 위치와 수백 또는 수천 명의 직원 간의 커뮤니케이션 복잡성에 완벽하게 부합하는 솔루션이 있습니다. 바로 통합 커뮤니케이션입니다.

통합 커뮤니케이션( UCaaS )은 인터넷 기반 전화와 실시간 통신 및 협업 기능을 모든 기능을 갖춘 커뮤니케이션 플랫폼으로 통합합니다.

이는 직원들이 어디서 일하든 단일 플랫폼에서 내부 프로젝트를 완료하는 것부터 환상적인 고객 지원을 제공하는 것까지 모든 것을 수행할 수 있는 방법입니다.

기업에 대한 이점

통합 커뮤니케이션을 수용하면 5가지 핵심 이점이 여러분을 기다리고 있습니다.

간소화된 커뮤니케이션

다음과 같은 힘든 시나리오를 생각해 보십시오.

Slack을 통해 동료에게 연락하여 현재 직면하고 있는 문제에 대해 문의합니다. 그들은 회의에 참석할 때 WhatsApp으로 답장을 보내고 문제가 있는 파일을 이메일로 보내달라고 요청합니다. 그런 다음 사무실 전화로 전화를 걸어 가능한 해결책을 논의합니다.

일주일이 지나고 당신은 당신이 겪었던 문제에 대한 완전한 대화와 비슷한 것을 찾으려고 원을 그리며 달려가고 있습니다.

더 나은 방법이 있습니다. 즉, 채팅, 음성, 비디오 및 파일 공유를 결합하여 작업한 모든 작업, 프로젝트 또는 문제에 대한 완전한 통찰력을 즉시 얻을 수 있는 통합 커뮤니케이션 플랫폼입니다.

향상된 협업

커뮤니케이션 사일로를 허물고 프로젝트, 파일, 메시지를 단일 플랫폼으로 가져오면 팀워크와 진행에 방해가 되는 장애물도 제거됩니다.

반복되는 대신 "그 문서를 어디서 찾을 수 있는지 알려 주실 수 있나요?" 또는 “이번 주에도 무슨 일을 하시나요?” 체크인을 통해 실시간 상호 작용, 기여 및 진행을 위해 직원의 정신적 능력을 확보할 수 있습니다.

생산성 향상

직원의 집중력은 소중합니다. 최근 연구에 따르면 앱과 탭 간 전환, 즉 컨텍스트 전환으로 인해 직원은 일주일에 약 4시간, 즉 연간 직장 근무 시간의 약 9%에 해당하는 비용을 지출하는 것으로 나타났습니다.

회사 규모가 클수록 손실 비용도 더 커집니다. 커뮤니케이션 및 협업 툴킷을 통합하여 올바른 정보, 적합한 사람 또는 전체 컨텍스트를 검색하는 데 소요되는 시간을 줄입니다.

접근성 향상

모두가 한 곳에 있는 경우에도 올바른 시스템에 대한 직원 액세스를 관리하는 것은 어렵습니다. 원격 근무나 출장이 잦은 직원을 추가하면 매주 한두 번 정도 두통을 겪게 될 것입니다.

통합 커뮤니케이션을 사용하면 직원이 어디에 있든, 어떤 장치를 사용하든 관계없이 직원이 쉽게 액세스하고 권한을 관리할 수 있습니다. UCaaS를 사용하면 스마트폰조차도 작업하는 모든 작업을 위한 강력한 도구로 변합니다.

비용 절감

대부분의 UCaaS 솔루션은 비용을 지불하는 여러 비즈니스 앱을 대체합니다. 팀 채팅, 프로젝트 관리, 헬프 데스크 및 회사 전화에 대해 분기 또는 연간 지불하는 비용을 생각해 보십시오.

단순화된 UCaaS 가격으로 커뮤니케이션 플랫폼을 통합하세요. 일반적으로 사용자당 월별 요금이 적용되며, 청구 주기마다 실용적인 계층과 업그레이드/다운그레이드 옵션이 제공됩니다.

주요 특징들

이를 기업 협업의 이상적인 방향으로 만드는 UCaaS 기능 은 다음과 같습니다.

• 통합 인터페이스: 더 이상 수십 개의 데스크톱 도구, 모바일 앱, 브라우저 탭 사이를 오갈 필요가 없습니다. 매일 단일 플랫폼과 대시보드에 로그인하여 모든 커뮤니케이션 및 협업 요구 사항을 충족하세요.
• 현재 상태 관리: 해당 사람이 온라인 상태인지 궁금하십니까? 시간대는 어떻게 되나요? 복잡한 문제를 해결하기 위한 근무 시간이나 화상 통화 가능 여부는 어떻습니까? UCaaS를 사용하면 해당 순간에 필요한 모든 유형의 커뮤니케이션에 대해 동료의 가용성을 볼 수 있습니다.
• 원활한 통합: CRM, 헬프데스크, 디지털 캘린더를 계속해서 원활하게 사용하고 싶으십니까? 통합 커뮤니케이션 솔루션은 Salesforce, Zendesk, Google Calendar 등과 통합되므로 중단 없이 작업할 수 있습니다.
• 이동성 기능: 원하는 곳 어디에서나 작업할 수 있습니다. 사무실 컴퓨터와 공식 전화기는 더 이상 기반이 아닙니다. 모바일 장치와 안정적인 인터넷 접속이 있는 곳이라면 어디든 기반이 됩니다. 어디에서나 회의를 진행하고, 파일을 공유하고, 결정을 내리세요.

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통합된 협업 경험을 원하시면 Nextiva를 선택하세요

결론은? 대기업, 대규모 팀, 대규모 목표에는 협업과 의사소통을 위한 방탄 방식이 필요합니다. 그렇지 않으면 직원을 지치게 하고 성장 기회를 놓치게 됩니다.

가장 좋은 방법은 작업 수행 방식에 속도, 간소화된 워크플로, 강력한 협업을 추가하는 궁극적인 방법인 UCaaS입니다. 물론 우리의 추천은 Nextiva입니다.

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UCaaS는 디지털 업무 공간을 한 단계 더 발전시켜 줄 것입니다. Nextiva는 이미 100,000개 이상의 팀을 위해 이를 실현했습니다. UCaaS가 귀하의 사용 사례와 회사 유형에 적합한지 확인하고 싶으십니까? 통합 커뮤니케이션 준비 퀴즈를 통해 알아보세요.