비즈니스 커뮤니케이션이란 무엇이며 왜 필요한가요?

우리가 다른 사람들과 의사 소통하는 방식은 우리의 습관적인 부분이므로 거의 멈추고 그것에 대해 생각하지 않습니다. 이는 비즈니스 커뮤니케이션으로도 이어집니다. 결국 조직은 얼굴이 없는 개체가 아니라 실제 사람들의 그룹입니다.

효과적인 커뮤니케이션은 프로세스, 효율성 및 회사의 모든 계층에 영향을 미칩니다.

이 가이드에서는 성공적인 비즈니스 커뮤니케이션 프로세스를 설정하기 위해 알아야 할 모든 내용을 다룹니다.

• 비즈니스 커뮤니케이션이란 무엇입니까? 정의
• 비즈니스 커뮤니케이션 유형
• 비즈니스 커뮤니케이션 방법
• 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션으로 해결할 수 있는 문제
• 비즈니스 커뮤니케이션 프로세스를 설정하는 방법

비즈니스 커뮤니케이션이란 무엇입니까? 정의

비즈니스 커뮤니케이션은 직장 내부와 회사 외부의 사람들 간에 정보를 공유하는 프로세스입니다.

효과적인 비즈니스 커뮤니케이션은 조직의 목표를 달성하기 위해 직원과 경영진이 상호 작용하는 방법입니다. 그 목적은 조직 관행을 개선하고 오류를 줄이는 것입니다. 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션을 달성하려면 커뮤니케이션 기술과 커뮤니케이션 프로세스 모두에 대해 노력하는 것이 중요합니다.

또한 비즈니스 커뮤니케이션의 중요성은 다음과 같습니다.

• 옵션/새로운 사업 아이디어 제시
• 계획 및 제안하기(비즈니스 쓰기)
• 결정 실행
• 합의에 도달하기
• 주문 보내기 및 이행
• 성공적인 판매
• 효과적인 회의
• 직원과 고객에게 피드백 제공

관련: 기업 커뮤니케이션 현황 보고서에서 2020년의 충격적인 새로운 트렌드를 보여줍니다.

회사에서 조직화된 모든 활동은 비즈니스 커뮤니케이션 프로세스와 커뮤니케이션 전략에 따라 달라집니다. 이는 관리 커뮤니케이션에서 공급업체와의 기술 커뮤니케이션에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다.

그리고 커뮤니케이션이 불분명해지면 회사의 핵심 시스템이 무너질 위험이 있습니다. 데이터에 따르면 내부 커뮤니케이션 전문가의 60%는 내부 커뮤니케이션을 측정하지 않습니다. 잠재적인 이유에는 시작 위치, 다음 단계 또는 ROI 계산 방법을 모르는 것이 포함됩니다.

비즈니스 커뮤니케이션이 왜 중요한가요?

회사의 강력한 의사 소통 전략은 직원 참여도를 높일 수 있습니다. 그리고 직장에서 연결된 직원이 있는 회사는 생산성이 최대 25%까지 급증했습니다.

인력이 투입된 회사는 12개월 동안 영업 이익이 19.2% 증가했습니다. 참여 점수가 낮은 사람들은 32.7% 더 적게 벌었습니다.

직원 참여도가 더 좋다면 얼마나 더 성공적이겠습니까?

그리고 그것을 가능하게 하는 비즈니스 커뮤니케이션 프로세스를 어떻게 보장할 수 있습니까?

비즈니스 커뮤니케이션 유형

먼저 일반적인 조직에서 주요 커뮤니케이션 유형을 구별해 보겠습니다.

첫째, 내부 비즈니스 커뮤니케이션 이 있습니다.

내부 비즈니스 커뮤니케이션은 다음과 같습니다.

• 상향 커뮤니케이션: 부하 직원이 관리자에게 전달하는 모든 커뮤니케이션. 또는 조직 계층의 다른 사람으로부터.
• 하향식 의사소통/관리적 의사소통 : 상사로부터 부하에게 오는 모든 것.
• 측면 커뮤니케이션/기술적 커뮤니케이션 : 내부 또는 부서 간 동료 간의 커뮤니케이션

그런 다음 외부 비즈니스 커뮤니케이션 이 있습니다.

외부 비즈니스 커뮤니케이션은 사무실과 내부 직원을 떠나는 모든 메시지입니다. 여기에는 고객, 공급업체 또는 귀하의 브랜드에 영향을 미치는 모든 것을 다루는 것이 포함됩니다.

이 스펙트럼의 모든 커뮤니케이션을 4가지 유형의 비즈니스 커뮤니케이션으로 분류할 수 있습니다.

1. 위쪽과 아래쪽 방향으로 지시와 할당을 받고 받습니다. 여기에는 한 사람에서 다른 사람으로의 효과적인 위임이 포함됩니다. 비즈니스에서 발생하는 대부분의 문제는 이 분야의 불분명한 커뮤니케이션에서 시작됩니다.
2. 회의에서 진행되는 정보 공유를 포함하여 정보를 공유하고 토론합니다. 이 영역에서 통신이 실패하면 작업이 제대로 수행되지 않거나 전혀 수행되지 않습니다.
3. 귀하에게 보고하는 사람들에게 피드백, 수정 및 징계를 제공하여 업무를 더 잘 수행하는 데 필요한 지식과 도구를 가질 수 있도록 합니다. 훌륭하고 실행 가능한 피드백을 제공하는 것은 리더십 위치에 있는 모든 사람의 핵심 기술입니다. 비언어적 의사 소통과 신체 언어도 여기서 역할을 합니다.
4. 문제 해결 및 의사 결정 회의 및 토론. 이는 모든 조직에서 가장 중요한 논의 중 하나로 간주됩니다. 여기에는 더 높은 비판적 사고와 더 나은 커뮤니케이션 기술이 포함됩니다.
5. 홍보는 커뮤니케이션 전략에 중요한 외부 커뮤니케이션의 한 형태로 간주될 수도 있습니다.

내 비즈니스에 필요한 비즈니스 커뮤니케이션 방법은 무엇입니까?

대답은 크게 귀하의 비즈니스 규모와 선호도에 따라 다릅니다. 만능 솔루션은 없습니다. 한 가지는 확실합니다. 필요하고 실제로 사용할 비즈니스 커뮤니케이션 방법만 사용하면 성공할 수 있다는 것입니다.

예를 들어:

당신은 포럼 게시판을 원하기 때문에 당신과 당신의 직원들은 최고의 솔루션을 찾고 설정하는 데 몇 주를 보냅니다.
시간이 지나면 팀이나 문서에서 더 빨리 답을 얻기 때문에 아무도 사용하지 않는다는 것을 알게 됩니다. 불필요한 솔루션으로 인해 귀중한 시간과 비용이 소요되었습니다.
또는 실제로 원격 회의를 실행하는 데 안정적인 비즈니스 전화 시스템만 필요한 경우 고품질 화상 회의 시스템을 설치합니다.
모든 비즈니스는 웹 기반 커뮤니케이션을 사용합니다. 그러나 다른 모든 방법은 개별 회사 상황에 따라 다릅니다. 시간을 내어 각자의 고유한 상황에 맞는 가치를 신중하게 고려하십시오.

효과적인 비즈니스 커뮤니케이션으로 해결할 수 있는 문제

명확하고 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션은 팀, 직원, 관리자 및 임원이 업무를 수행하고 책임을 완수하는 데 매우 중요합니다.
적절한 프로세스와 도구가 없으면 정보의 흐름이 중단되고 사람들은 어둠 속에 갇히게 됩니다. 이는 불만족스러운 직원과 고객에서 이익 손실에 이르기까지 회사에 심각한 결과를 초래할 수 있습니다.
정보의 투명한 흐름은 비즈니스 커뮤니케이션 프로세스의 명백하고 포괄적인 목표입니다. 그러나 성공적인 비즈니스 커뮤니케이션이 해결하는 더 깊은 문제는 무엇입니까?

1) 이메일 과부하 및 일상적인 생산성 및 명확성 부족

많은 직장에서 사람들은 하루에 받는 메시지 수에 압도됩니다. Phil Simon은 자신의 저서 Message Not Received에서 평균적인 사람이 하루에 120~150개의 이메일을 수신한다고 말했습니다.
우리는 중요한 정보를 쉽게 놓치거나 완전히 간과합니다. 비즈니스 커뮤니케이션 시스템을 구축하면 기업은 디지털 방해 요소를 줄이고 아이디어와 생각을 위한 공간을 만들 수 있습니다.

2) 수평 및 수직 커뮤니케이션 사일로

종종 팀과 부서는 필수 정보를 교환하지 않습니다. 다른 경우에는 팀 내부에 문제가 있을 때 부서 관리자에게 쉽게 연락할 수 있는 방법이 없습니다. 이러한 사일로는 아무도 눈치채지 못하는 사이에 쉽고 자주 형성되지만 적절한 의사 소통 계획으로 쉽게 해결할 수 있습니다.

3) 원격 직원과의 의사 소통 불량

원격 근무는 계속됩니다. Buffer의 원격 근무 현황 보고서에 따르면 대다수의 직원은 최소한 일정 시간 동안 원격 근무를 원합니다.
그들은 원격 작업과 관련하여 가장 어려운 3가지 문제 중 협업과 커뮤니케이션을 나열하여 적절한 커뮤니케이션 시스템의 가치를 입증합니다.
관련 항목: 재택 근무 기술: 원격 작업의 필수 요소

4) 직원 이직률/낮은 직원 참여도

조직에서 이상적인 사람을 잃으면 고객에게 서비스를 제공할 수 있는 능력이 위험에 처하게 됩니다. 가격도 비싸다.
직원을 잃으면 연봉의 두 배에 달하는 비용이 들 수 있지만 기업이 효과적으로 의사소통을 하면 이직률이 업계 평균보다 낮다고 보고할 가능성이 50% 더 높아집니다.

5) 열악한 고객 서비스

조직에 의사 소통이 원활하지 않으면 고객 서비스와 관련하여 두 가지 일이 발생합니다. 첫째, 고객 대면 역할의 직원은 필요한 정보를 얻지 못합니다. 둘째, 고객은 낮은 직원의 사기를 느끼고 부정적인 경험을 할 것입니다.
실제로 한 연구에 따르면 직원 태도 개선이 고객 만족도에 영향을 미치고 결과적으로 수익이 증가한다는 사실이 밝혀졌습니다.

비즈니스에서 비언어적 의사 소통의 중요성은 무엇입니까?

비언어적 의사 소통은 얼굴 표정에서 이메일의 어조에 이르기까지 많은 근거를 다룹니다. 대다수의 비즈니스 커뮤니케이션이 이메일, 프로젝트 관리 작업 게시판 또는 채팅을 통해 비동기식(1-1, 대면 회의 이외의 모든 것을 의미함)으로 발생한다는 점을 고려하면 거의 모든 비즈니스 커뮤니케이션은 비언어적인 것으로 간주될 수 있습니다. 따라서 비언어적 의사소통을 하는 것도 매우 중요합니다.

최고의 팁? "보내기"를 누르기 전에 큰 소리로 무언가를 읽으십시오. 이것은 당신의 메시지가 어떻게 전달되는지 듣기 위한 좋은 직감 검사입니다.

비즈니스 커뮤니케이션 프로세스를 설정하는 5단계

직원과 고객의 행복을 위해서는 견고한 비즈니스 커뮤니케이션 프로세스가 필수적입니다. 이는 결국 재정적 안정으로 이어진다.
한 보고서에 따르면 직원의 29%가 현재 내부 통신 도구가 작동하지 않는다고 생각합니다.
그들이 나열한 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

관련 없는 정보, 배제, 부정직, 주요 정보에 대한 액세스 부족 등은 직원들도 경험했을 것입니다.
Salesforce의 연구에 따르면 경영진, 직원 및 교육자의 86%가 비효율적인 커뮤니케이션이 직장 실패의 원인이라고 생각합니다.
우리는 더 이상 팀워크와 화학의 중요성과 직원 생산성, 참여 및 지지에 미치는 영향을 무시할 수 없습니다. 성공적인 비즈니스 커뮤니케이션 프로세스를 보장하기 위해 따라야 할 단계는 다음과 같습니다.

1) 현재 비즈니스 커뮤니케이션 상태를 감사하고 목표를 설정합니다.

비즈니스의 단계에 관계없이 비즈니스 커뮤니케이션 계획이 필요합니다.
그러나 지금 가장 개선이 필요한 영역에 집중하고 나중에 다른 모든 영역으로 작업하면 가장 유용하게 사용할 수 있습니다.
예를 들어 다음은 귀하의 커뮤니케이션을 다시 방문해야 하는 이유 중 일부일 수 있습니다.

• 낮은 직원 만족도 또는 높은 이직률
• 회사 전체에서 예상보다 낮은 출력
• 정보 추적을 잃는 빠른 성장
• 원격 근무로 인한 정보 투명성 부족

이 중 하나 이상 또는 완전히 다른 시나리오를 경험할 수 있습니다. 이를 식별하고 이를 기반으로 비즈니스 커뮤니케이션 프로세스의 목표를 설정합니다. 예를 들어 목표에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 특정 직원 이직률 또는 만족도
• 고객만족도
• 완료된 프로젝트 수
• 부서 간 상호 작용 수

…그리고 더.

2) 조직의 핵심 그룹과 서로 간의 관계를 식별합니다.

조직의 구조와 기능에 관련된 모든 그룹을 살펴보십시오.
기능을 수행하는 데 정보가 필요한 모든 그룹을 기록해 두십시오. 여기에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 수평적 분류 즉, 부서(운영, 마케팅, 디자인, 인사, 영업, 고객 지원, 재무 등)
• 수직분류 : 팀내 전문가, 팀장, 부서장, 임원
• 외부 그룹 : 고객, 공급업체, 파트너 등

여기에서 그들이 지속적으로 수행하는 작업과 예상되는 결과를 고려합니다. 작업을 완료하기 위해 의사 소통이 필요한 방식을 계획하십시오.
회사 규모에 따라 이는 큰 작업일 수 있으므로 충분한 시간을 할애하십시오. 답변해야 할 주요 질문은 다음과 같습니다.

• 어떤 팀과 사람들이 매일 누구와 이야기해야 합니까? 매주, 격주 및 매월은 어떻습니까?
• 지속적인 위기 가 있을 때만 어떤 커뮤니케이션이 발생합니까?
• 관리자와 팀 리더는 부서의 진행 상황을 어떻게 유지합니까? 보고는 어떻게 이루어지나요?
• 불필요한 회의와 대화를 줄일 수 있는 지식 라이브러리가 있습니까?
• 회사의 다른 사람들의 승인이 필요한 프로젝트와 프로세스는 무엇입니까? 승인은 어떻게 요청되고 촉진됩니까?

최소한 이러한 답변은 지정된 시간 프레임에 모든 일이 발생하는 데 필요한 이메일, 메시지, 통화, 회의 및 문서의 양에 대한 통찰력을 제공해야 합니다.

3) 커뮤니케이션 방법 정의

다음으로, 회사의 핵심 그룹 간의 상호 작용뿐만 아니라 비즈니스 커뮤니케이션 목표와 일치하는 커뮤니케이션 방법을 선택합니다.
앞에서 논의한 커뮤니케이션 방법 목록을 검토하고 회사에 고유한 방법을 추가해야 합니다.

• 웹 기반 커뮤니케이션
• 전화 회의
• 화상 회의
• 대면 회의
• 보고서 및 공식 문서
• 프레젠테이션
• 포럼 게시판 및 FAQ
• 설문조사
• 고객관리 활동

다음 중 조직이 목표를 달성하는 데 필수적인 것은 무엇입니까? 선택 사항은 무엇이며 채택에 저항이 있을 수 있습니까? 어떤 도구가 너무 많은 도구를 추가할 위험이 있으며 단순화해야 합니까?
귀하의 특정 요구 사항에 대해 현실적이 되십시오.
예를 들어, 모두가 같은 사무실에서 일하는 5인 스타트업은 다음에 중점을 둘 것입니다.

• 웹 기반 커뮤니케이션
• 대면 회의
• 고객 관리

완전히 원격으로 운영되는 50명 규모의 회사는 다음에 더 많은 리소스를 투자할 것입니다.

• 전화 및 화상 회의
• 프로세스를 부지런히 추적할 수 있는 문서 구성

대규모 글로벌 기업은 아마도 나열된 모든 커뮤니케이션 방법을 사용하고 그 중 다수를 위한 전담 팀을 보유할 것입니다.

4) 올바른 도구 선택

각 목적에 가장 적합한 도구를 정의하는 핸드북은 없습니다.
Gmail 대 Outlook. Google 드라이브 대 Dropbox. Slack 대 Nextiva 채팅.
전투는 계속되지만 선택은 전적으로 귀하와 직원의 선호에 달려 있습니다.
소프트웨어 도구 목록을 제공할 수는 없지만 올바른 도구 선택과 관련하여 다음 팁을 공유할 수 있습니다.

• 클라우드 스토리지를 사용하여 중요한 문서 및 기타 데이터를 보존합니다. 자동 동기화 및 백업을 활성화하여 인적 오류를 방지하고 정보를 수동으로 저장하는 것을 잊습니다.
• 이메일 및 캘린더에 단일 플랫폼을 사용합니다.
• 채팅 메시징에 단일 도구를 사용합니다. 예를 들어 어떤 사람들은 Gmail에서 Slack을 사용하고 다른 사람들은 행아웃을 사용하는 경우 마찰이 발생하고 통신 속도가 느려집니다.
• 많은 회의가 원격으로 진행되는 경우 사용하기 쉽고 안정적인 VoIP 전화 시스템 을 구현하십시오.
• 어조와 브랜드 요소의 사용을 자세히 설명하는 브랜드 및 편집 지침을 개발합니다. 이러한 방식으로 내부 및 외부의 모든 커뮤니케이션이 통합됩니다.

5) 프로세스 문서화

마지막으로 이 설정 전체에서 수행하는 모든 작업을 기록하고 전체 조직에서 볼 수 있는 공유 문서로 전환합니다.
이러한 방식으로 각 직원은 의도적으로 개발된 커뮤니케이션 계획을 참조하고 자신이 처한 상황에 가장 적합한 조치를 결정할 수 있습니다.
또한 이 문서는 새로 합류한 직원이 모든 도구와 최상의 의사 소통 방식을 쉽게 이해하는 데 도움이 됩니다.
자신과 팀이 분기에 한 번 문서를 다시 방문하도록 되풀이 일정 미리 알림을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 계획이 여전히 최상의 목적을 수행하고 있는지 확인하고 필요한 경우 업데이트할 수 있습니다.

비즈니스 커뮤니케이션 채널

비즈니스 커뮤니케이션이 실제로 발생하면 구두 또는 서면으로 이루어집니다.

의사 소통은 구두 또는 서면, 대면 또는 원격 등 다양한 형태로 이루어지지만 직장에서 직원의 행복에 매우 중요합니다.

이들 중 어느 것도 자체적으로 회사에 더 좋거나 더 나쁨이 없으며 전적으로 컨텍스트에 따라 다릅니다.

서면 의사 소통은 결정과 행동을 종이로 추적하고 전략과 계획을 수립하는 데 유용합니다. 언어적 상호작용은 즉각적인 아이디어 생성과 보다 열린 사고의 흐름을 가능하게 합니다.

위의 시나리오 중 일부 또는 전체에 적용할 수 있는 비즈니스 커뮤니케이션 방법은 다음과 같습니다.

1) 웹 기반 커뮤니케이션

여기에는 이메일 및 인스턴트 메시징 애플리케이션(예: Slack, Hangouts 또는 Nextiva Chat)과 같은 일상적인 커뮤니케이션 채널이 포함됩니다.

이메일과 메시지의 장점은 바쁜 사무실 환경에서 사적인 대화를 이끌고 한 번에 몇 명에서 수백 명에 이르는 많은 사람들과 메시지를 공유할 수 있다는 점입니다.

2) 전화 회의

전화는 생산적이고 빠르게 진행되는 회의를 진행하는 데 있어 위치 장벽을 제거했습니다. 서면 의사 소통에 비해 비언어적 의사 소통 (목소리 톤) 덕분에 더 나은 아이디어 교환이 가능합니다. 클라우드 전화 시스템은 온보딩 및 전체 팀 협업을 가속화할 수 있습니다.

3) 화상회의

훌륭한 화상 회의 시스템을 사용하면 원격 위치에 있는 사람들이 가능한 한 대면 회의에 가깝게 느끼는 회의를 실행할 수 있습니다. 그들은 전화 회의를 한 단계 업그레이드합니다.

4) 대면회의

대면 회의는 기업이 아이디어를 신속하게 추진하는 데 도움이 될 수 있습니다. 연구에 따르면 대면 회의는 가상 회의보다 더 많은 아이디어를 생성합니다.

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그러나 효과적인 회의를 위해서는 확고한 회의 의제가 필수적입니다. 직원의 46%는 다음에 해야 할 일을 알고 회의를 거의 또는 전혀 떠나지 않습니다.

5) 보고서 및 공문서

다른 사람과 부서에 영향을 미치는 활동을 문서화하는 것은 잘 짜여진 비즈니스 커뮤니케이션 시스템의 중요한 부분입니다.

언제든지 서면 문서를 참조할 수 있는 능력은 혼란이나 불일치의 가능성을 줄이고 의사 소통에서 추가적인 명확성을 제공합니다.

6) 프레젠테이션

보고서 및 PowerPoint 슬라이드 데크에서 지원하는 프레젠테이션은 종종 대규모 그룹 회의를 수행하는 방법입니다.

질문과 설명을 위한 공간을 만드는 방식으로 새로운 아이디어를 공유하는 데 유용합니다.

7) 포럼 게시판 및 FAQ

직원들이 다양한 부서 주제에 대해 자주 묻는 질문을 참조하고 문제에 대해 보다 생산적이고 최신 정보를 얻을 수 있도록 새로운 질문을 할 수 있는 내부 영역입니다.

8) 설문조사

내부 및 고객 설문조사 모두 중요한 주제에 대한 피드백과 평가를 수집하는 이상적인 방법입니다. 설문 조사는 피드백 지원 개선의 건전한 주기를 촉진하고 조직 내 모든 수준 간의 커뮤니케이션 채널을 엽니다.

관련: 60개 이상의 고객 만족도 설문조사 질문을 빌릴 수 있습니다 .

9) 고객관리 활동

여기에는 모든 고객 관계 활동이 포함될 수 있습니다. 예를 들면 라이브 채팅 지원, 고객 관계 관리(CRM) 시스템, 고객 온보딩 프로세스, 고객 리뷰 등이 있습니다.

회사의 성공은 커뮤니케이션에서 시작됩니다

부적절한 의사 소통은 조직에 너무 많은 위험을 수반합니다.

그러나 훌륭한 의사 소통은 뛰어난 직원 및 고객 참여의 기회를 제공합니다. 그것은 명확성, 더 중요한 산출물, 매출과 이익의 성장을 창출합니다.

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비즈니스 커뮤니케이션 시스템을 갖추고 있거나 아직 구축하지 않은 경우 다음 사항을 기억하십시오.

• 회사의 커뮤니케이션 현황을 바탕으로 회사로서의 커뮤니케이션 목표를 설정하고 재검토합니다.
• 회사가 업무를 수행하도록 하는 프로세스에 관련된 모든 사람을 매일 식별합니다.
• 서로 의사 소통해야 하는 필요성을 분석하고 정보 흐름을 가능하게 하는 방법을 식별합니다.
• 식별한 방법을 가능하게 하는 가장 적절한 도구와 플랫폼을 찾으십시오.
• 이 설정을 전체 조직과 투명하게 공유

결과적으로 행복하고 생산적인 사람들이 프로젝트에 참여하고 관련된 모든 사람의 이익을 위해 의미 있는 결과를 만드는 데 열광하는 것을 보게 될 것입니다.

비즈니스 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 되는 도구에 투자할 준비가 되셨습니까?

Nextiva의 비즈니스 소프트웨어는 모든 것을 단일 플랫폼으로 가져와 팀의 커뮤니케이션을 구성하는 데 도움이 됩니다. 더 이상 필요한 것을 찾기 위해 이리저리 뒤척일 필요가 없으며, 화면 사이를 오가며 좌절할 필요도 없습니다. 이 모든 것이 단일 플랫폼에 있습니다. 이 도구는 직장 생활을 더 단순하게 만들고 모든 의사 소통을 하나의 보기로 가져오는 데 도움이 됩니다.

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