가상 전화 시스템이란 무엇이며 어떻게 작동합니까?

고용주가 원격 근무를 도입함에 따라 가장 큰 장애물 중 하나는 업무용 전화 시스템입니다. 구식 전화 시스템은 이 새로운 표준과 호환되지 않습니다. 팀 구성원은 전화를 받기 위해 사무실에 있지 않으며 반드시 사무실 전화에 액세스할 필요도 없습니다.

원격 및 분산 작업으로의 전환은 기업이 물리적 유선 전화에 얽매이지 않도록 가상 전화 시스템이 필요함을 의미합니다.

그렇다면 가상 전화 시스템에서 비즈니스를 운영할 수 있습니까? 설정이 너무 어렵나요? 어떤 기능을 찾아야 합니까? 이 포괄적인 가이드에서 이 모든 것과 더 많은 것을 다룰 것입니다.

• 가상 전화 시스템이란 무엇입니까?
• 가상 전화 시스템은 어떻게 작동 합니까?
• 가상 전화 시스템과 PBX의 차이점은 무엇입니까?
• 가상 전화 시스템 사용의 이점
• 다음 가상 전화 시스템에 대한 구매자의 체크리스트
• 가상 전화 시스템 FAQ

가상 전화 시스템이란 무엇입니까?

가상 전화 시스템은 실제 유선 전화가 아닌 인터넷과 클라우드를 통해 전화를 걸고 받을 수 있는 통신 플랫폼입니다. 가상 전화 시스템은 사용자가 데스크톱 앱, 휴대폰 또는 하나의 비즈니스 전화 번호로 모든 업무용 전화를 사용할 수 있습니다.

기업에서 전화 시스템을 클라우드로 전환하는 가장 큰 이유는 가상 전화 시스템에서만 제공할 수 있는 고급 기능을 활용하기 위해서입니다. 모든 규모의 회사에서 생산성을 높이고 팀을 성장시킬 수 있습니다.

가상 전화 시스템 공급자는 사용자를 위해 확장 가능한 통신 인프라를 유지 관리합니다. 이러한 공급자는 사용자를 위해 확장 가능한 통신 인프라를 유지 관리합니다. VoIP 전화 서비스 자체 외에도 SMS 문자 메시지, 회사 전화 번호 및 음성 메일 전사와 같은 고급 기능을 구현합니다.

간단히 말해서 가상 전화 시스템은 전체 팀이 연결된 상태를 유지하는 비용 효율적인 방법입니다. 새로운 연구에 따르면 거의 40%의 회사 에 원격으로 일하는 팀원이 있습니다. 사무실 안팎에서 작동하는 전화 시스템이 필요합니다.

가상 전화 시스템은 어떻게 작동합니까?

가상 전화 시스템은 수신자 부담 전화 및 시내 전화 번호 와 사용자 간의 통화를 연결합니다 . 전화벨이 울리기 전에 많은 기술적인 마술이 일어납니다. 그러나 기억해야 할 가장 중요한 점은 회사에서 회선이나 교환기를 유지할 필요가 없다는 것입니다. 가상 전화 시스템 제공업체가 대신해 줍니다!

이러한 가상 전화 시스템은 PSTN으로 더 잘 알려진 공중 교환 전화 네트워크와의 모든 통신 인프라 및 관계를 관리하여 작동합니다. 그것은 단지 연결을 위한 것입니다.

가상 전화 시스템은 VoIP(Voice over Internet Protocol)를 사용하여 작동합니다 . 즉, 유선 전화선이 아닌 인터넷 연결을 통해 전화 연결이 이루어집니다. VoIP 코덱을 사용하여 아날로그 사운드에서 전화 통화를 변환하여 우수한 통화 품질을 달성합니다. 어떤 유형의 전화를 걸고 있든 가상 전화 시스템의 핵심에 있습니다.

최적의 성능을 위해 VoIP 공급자는 데이터 센터의 중복 네트워크를 설정합니다. 악천후 시 통신은 비트를 놓치지 않고 자동으로 다른 서버로 장애 조치됩니다.

마찬가지로 가상 전화 시스템은 건물에서 종료되지 않습니다. 인터넷에 존재합니다. 사무실 전화에서 휴대 전화로 쉽게 착신 전환할 수 있습니다. 커피숍에서 일하고 컴퓨터로 전화를 받을 수 있습니다. 쉬는 시간에 다른 동료에게 전화를 걸거나 이메일로 음성 메일을 받을 수도 있습니다.

프런트 엔드에서 사용자는 효과적으로 작업하고 협업할 수 있는 수많은 새로운 기능을 얻습니다. 수신 전화가 도착하는 순간부터 전화 트리라고도 하는 자동 교환으로 라우팅할 수 있습니다. 그들은 또한 비즈니스 전화 서비스 와 동일한 플랫폼에서 고객과 문자 메시지를 교환할 수 있습니다.

유선 전화는 훨씬 다르게 작동합니다. 전화 회사가 설치하는 곳이면 어디든 제한됩니다. 연결은 유선 연결을 통해서만 설정할 수 있습니다. 증가하는 통행료와 월 사용료도 무시할 수 없습니다. VoIP를 사용하면 인터넷에 액세스할 수 있는 곳이면 어디에서나 전화를 걸 수 있습니다. 강력한 Wi-Fi 신호와 함께 잘 작동합니다.

가상 전화 시스템을 사용하면 귀하와 귀하의 팀이 향상된 안정성, 향상된 통화 품질 및 풍부한 고급 기능을 활용하여 더 잘 작동할 수 있습니다.

가상 전화 시스템과 PBX의 차이점은 무엇입니까?

가상 전화 시스템을 아직 사용하고 있지 않다면 PBX(Private Branch Exchange) 설정을 사용 중일 수 있습니다. 화려하지는 않지만 작동합니다.

PBX(Private Branch Exchange)는 아날로그 신호를 사용하는 기존 전화 시스템입니다. 가상 전화 시스템은 아날로그 신호를 디지털로 변환하여 인터넷을 통해 전송합니다. 둘 다 전화 기능을 제공하지만 방식이 다릅니다.

가상 전화 시스템 사용의 이점

모든 비즈니스 전화 시스템이 평등하게 만들어지는 것은 아닙니다. 표준 전화 서비스 이상이 필요합니다. 중소기업과 기업에서 가상 전화 시스템이 선호되는 이유가 여기에 있습니다.

1. 쉬운 설정

가상 전화 시스템의 가장 큰 장점 중 하나는 설정 및 사용이 쉽다는 것입니다.

기존 전화 시스템은 구성하기 어렵습니다. 설치자가 사무실 전체에 전선을 연결하고 구멍을 뚫을 때까지 기다려야 합니다. 이 시간 동안 팀은 전화를 걸거나 받을 수 없습니다. 사업을 중단할 여유가 있습니까?

가상 전화 시스템은 고속 인터넷 연결이 있는 곳이면 어디에서나 작동합니다. 전화 하드웨어는 선택 사항이므로 바로 시작할 수 있습니다. 그리고 VoIP 전화를 받으면 연결하기만 하면 됩니다. 그게 전부입니다.

Nextiva의 VoIP 전화 서비스 는 원격 직원과 사무실에 이상적입니다. IT 없이도 직접 설정할 수 있습니다. 정말 쉽습니다.

2. 비용 절감

너무 자주 기업은 솔루션 비용을 지불하고 이를 최대한 활용하지 않습니다. 이로 인해 많은 낭비가 발생합니다. 가상 전화 시스템을 사용하면 자신에게 적합한 기능과 회선의 올바른 조합을 선택할 수 있습니다.

완전한 사무실 전화 시스템 이 필요하든 소규모 비즈니스 전화 요금제 가 필요하든 가상으로 전환하면 최고의 가치를 얻을 수 있습니다.

Nextiva의 가상 전화 시스템은 첫날부터 여러 비즈니스 앱을 직접 대체합니다. 기존 전화 시스템에 비해 최대 65%를 절약할 수 있다는 점을 잊지 마십시오. 내장된 기능으로 더 많은 비용을 절약할 수 있습니다. 다음과 같은 프리미엄 기능으로 비용을 절감할 수 있습니다.

• 자동 교환 및 사용자 지정 인사말
• 음악과 위로 메시지를 담다
• 업무 시간에 따른 자동 통화 라우팅
• 다른 전화번호 내선 및 위치로 착신 전환
• 자세한 통화 로그 인바운드 및 아웃바운드 통화 추세
• 휴대 전화 번호를 비공개로 유지하기 위해 관리되는 발신자 ID
• 직원 교육을 위한 통화 녹음
• 저렴한 국제전화

이러한 모든 기능은 가상 전화 시스템을 모든 비즈니스에 탁월한 옵션으로 만듭니다. 소규모 비즈니스를 위한 예산 친화적인 옵션입니다. 또한 기업 에서 수년간 즐겨온 모든 통화 기능이 포함되어 있습니다.

관련: 기업이 시도해야 할 9가지 VoIP 대안

3. 주문형 전화번호

원격 팀이 있는 경우 전화 번호가 모두 다른 지역 코드와 일치하지 않는 접두사를 사용하여 통신에 장애가 될 수 있습니다. 그것이 당신에게 도전이라면, 당신의 고객에게는 그것이 어떤 것인지 상상해 보십시오.

가상 전화 시스템은 팀에 전문적인 정체성을 부여하여 대화 수준을 높입니다. 수신자 부담 전화번호를 사용하거나, 지역 전화번호를 선택하거나, 직통 전화번호를 아예 사용하지 않을 수도 있습니다. 그것은 모두 당신에게 달려 있습니다.

지역별 전화번호를 설정해야 하는 경우 가능합니다. 이는 전화 캠페인을 보다 성공적으로 만드는 좋은 방법입니다.

사용 사례에 관계없이 팀은 항상 선호하는 전화번호를 사용할 수 있습니다. 고급 통화 라우팅은 원하는 경우 모바일 장치, 음성 메일 또는 다른 사람에게 전화를 연결할 수 있습니다.

개인 정보 보호는 가상 전화 시스템의 핵심입니다. 직원은 발신자 ID를 숨겨 휴대전화 번호를 공개하지 않고도 업무용 전화를 걸고 받을 수 있습니다. 또한 최대 VoIP 보안 을 위해 전화 통화를 암호화합니다.

4. 유연한 장치 옵션

유선 전화 시스템을 사용하려면 팀에서 사무실 전화를 통해 전화를 받아야 합니다. 그게 다야 Voice over IP를 사용하면 팀이 다양한 장치에서 통신할 수 있습니다.

가상 전화 시스템은 개방적이고 보편적인 표준을 채택합니다. 이러한 상호 운용성은 사무실 전화기뿐 아니라 모든 IP 기반 장치에서 전화를 받을 수 있음을 의미합니다. 예시 장치는 다음과 같습니다.

• 데스크탑 또는 노트북 소프트폰
• 아이패드 및 태블릿
• 회의 전화
• Android 또는 iOS 앱
• 무선 VoIP 전화

이러한 표준을 통해 개인에게 적합한 하드웨어를 혼합하고 일치시킬 수 있습니다. 임원은 지원 담당자와 요구 사항이 다릅니다. 이러한 장치는 안정적인 비즈니스 통화를 위해 SIP (Session Initiation Protocol)에 의존합니다.

가장 좋은 부분? 우리의 연구에 따르면 비즈니스 전문가의 59%는 직장에서 이미 3개 이상의 장치 를 사용하고 있습니다. 추가 장비를 구입할 필요가 없습니다. 이미 사용하고 있는 통신 장치와 함께 작동합니다.

5. 지능형 통화 라우팅

수신 전화를 쉽게 처리하고 적절한 사람에게 연결하십시오. 귀하의 팀이 휴대폰으로만 액세스할 수 있는 경우 통화를 전환하는 것이 얼마나 답답한지 이미 알고 있습니다. 가상 전화 서비스 제공업체는 이러한 번거로움을 없애줍니다.

첫째, 자동 교환을 통해 회사 전화를 기본 번호로 연결할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 발신자가 연락하려는 부서나 사람을 선택할 수 있습니다. 모든 비즈니스에는 이 설정이 있어야 합니다.

둘째, 업무 시간에 따라 자동 착신 전환을 설정할 수 있습니다. 응답 서비스가 있는 경우 친숙하고 간단한 인터페이스에서 일정에 맞게 조정할 수 있습니다.

셋째, 팀이 가용성을 제어합니다. 사용자는 전달을 조정하거나 발신자를 음성 메일로 보낼 수 있습니다. 전화 서비스에 대한 이러한 세밀한 제어는 고객 만족도와 매출을 높입니다.

더 급박한 비즈니스 요구 사항의 경우 클라우드 기반 콜 센터 만 있으면 됩니다. 기술 기반 라우팅, 인공 지능, 통화 대기열, 대화형 음성 응답(IVR)과 같은 고급 기능을 활용하여 모든 통화량을 처리할 수 있습니다. 그것도 모두 가상입니다!

더 읽어보기: 재택근무 기술: 원격 근무를 위한 필수 툴킷

6. 강력한 분석 및 보고

일주일 중 가장 바쁜 요일은? 휴일 동안 통화량은 어떻게 됩니까? 에이전트를 더 고용해야 합니까? 이러한 질문은 실시간 통화 분석 및 보고를 통해서만 답변할 수 있습니다.

이러한 대시보드는 통화량을 관리하고 비즈니스 결과에 연결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 역사적으로 기업 규모의 조직에만 이러한 기능이 있었습니다. 이제 소규모 비즈니스는 분석을 사용하여 확장할 수 있습니다.

가상 전화 시스템은 이 데이터를 쉽고 액세스할 수 있도록 합니다. 콜센터 상담원을 관리하는 경우 유용합니다. 팀의 일대일 성과 검토 를 향상시킬 수 있습니다. 수동으로 시간을 추적하거나 전화로 시간을 세세하게 관리할 필요가 없습니다.

그리고 가장 좋은 점은 모든 장치에서 인터넷 연결을 통해 실시간 보고서와 통화 분석을 볼 수 있다는 것입니다. 당신과 당신의 팀은 같은 페이지에 있을 것입니다.

관련: 모든 비즈니스 리더가 2020년에 알아야 할 콜센터 기술 및 동향

7. 팀 협업 증가

이것은 고무가 원격 팀을 위한 길을 만나는 곳입니다. 원격 팀에서 질문에 즉시 답변해야 합니다. 통신 단절로 인해 프로젝트를 보류할 수 없습니다.

여러 메시징 및 통신 앱을 저글링하는 대신에 하나가 있습니다. 동료에게 전화를 거는 대신 빠른 문자 메시지를 보낼 수 있습니다. 이메일보다 덜 형식적이며 더 빠릅니다. 또한 프로젝트 관리 앱의 다른 모든 사람을 핑하지 않습니다.

오디오 및 비디오 회의는 모든 가상 전화 시스템의 필수 요소입니다. 클릭 한 번으로 팀을 한데 모으고 강력한 VoIP 연결이 없는 사람들을 위해 전화 접속을 제공할 수 있습니다. 생산성 향상을 위해 Cospace 내에서 프로젝트와 팀 협업을 중앙 집중화할 수 있습니다.

내부 팀만을 위한 것이 아닙니다. 고객을 위한 전용 회의 회선을 설정하여 고객이 필요로 하는 실무 참여를 얻을 수 있습니다. 이러한 가상 작업 공간은 비즈니스 커뮤니케이션에 대한 협업 접근 방식을 촉진합니다.

다음 가상 전화 시스템에 대한 구매자의 체크리스트

전화 시스템 업그레이드에 대해 생각하는 것은 다소 압도적일 수 있습니다. 생각보다 쉽습니다. 올바른 전화 시스템을 선택하는 데 도움이 되는 권장 사항은 다음과 같습니다.

• 인증 - 업무용 전화 시스템이 업계 표준을 충족합니까? PCI, HIPAA 및 SOC 2는 신뢰할 수 있는 인증의 예입니다.
• 안정성 - 최근 1~2년 동안 다운타임이 있었습니까? 실제 가동 시간에 대한 지침은 상태 페이지와 Downdetector를 확인하십시오. 99.999% 가동 시간 이상을 찾으십시오.
• 기능 - 이것은 큰 것입니다. 필요한 기능과 원하는 기능을 식별합니다. 수백 가지의 VoIP 기능을 사용할 수 있습니다. 향후 몇 년 동안 귀하의 요구 사항을 예상하십시오.
• 설정 - 전화 서비스를 스스로 설정할 수 있는지 아니면 설치 프로그램이 필요한지 결정하십시오. 일상적인 작업에 영향을 주지 않고 가동할 수 있습니까?
• 지원 - 지원의 가용성 및 추가 비용은 얼마입니까? 어떻게 도움을 받을 수 있습니까(전화, 이메일, 채팅)?
• 평판 - 온라인 리뷰를 확인하십시오. GetVoIP 및 G2는 확인하기에 좋은 소스입니다. 대부분의 사용자가 가상 ​​전화 서비스를 즐깁니까?
• 비용 - 비용은 거의 항상 요인이므로 월별 요금, 일회성 요금 및 추가 기능을 명확히 하십시오. 온프레미스 PBX를 제거함으로써 비용 절감도 고려하십시오.
• 하드웨어 - 바로 사용할 수 있는 VoIP 전화를 선택하여 팀으로 배송할 수 있습니까? 평판이 좋은 제조업체의 제품입니까?

시간을 절약하려면 Nextiva에서 비즈니스 전화 서비스 에 대한 맞춤형 견적을 받으십시오. 이 상세한 가격 견적은 올바른 선택을 하는 데 도움이 됩니다.

우리는 가상 시스템이 유선 전화보다 더 많은 이점 을 제공한다는 것을 이미 알고 있습니다. 이 체크리스트를 따르면 팀이 일하는 곳 어디에서나 고객에게 서비스를 제공하는 데 집중할 수 있습니다.

가상 전화 시스템 FAQ

아래에서 가상 전화 시스템에 대한 가장 일반적인 질문에 답변했습니다. 물론 더 구체적인 질문이 있으면 알려주세요 !

최고의 가상 전화 시스템은 무엇입니까?

US News & World Report는 9개의 가상 전화 시스템 중 Nextiva를 1위로 평가했습니다. Nextiva는 성능, 안정성, 기능 범위 및 고객 지원에서 가장 높은 점수를 받았습니다. 또한 Nextiva는 1,600개 이상의 고객 리뷰에서 GetVoIP에 나열된 최고 등급의 전화 시스템입니다.

Nextiva에 대한 더 많은 리뷰를 확인하세요. 최고의 평가를 받은 것은 놀라운 일이 아닙니다.

가상 전화 시스템은 어떻게 설정합니까?

다음 4단계로 가상 전화 시스템을 설정할 수 있습니다.

1. 비즈니스 전화 요금제를 선택합니다.
2. 전화번호를 할당합니다.
3. 전화 인사말을 녹음하십시오.
4. 전화 걸고 받기 시작합니다.

자세한 내용 은 가상 전화 서비스 설정 가이드를 참조하세요 .

가상 전화 시스템에서 어떤 전화번호를 사용할 수 있습니까?

가상 전화 시스템은 귀하가 소유한 모든 할당된 전화 번호를 지원합니다. 기존 회사 전화번호를 사용하려면 이전이라는 프로세스 를 통해 이전해야 합니다. 현재 전화 서비스 제공업체에 따라 약 1-4주가 소요됩니다.

내선 번호를 추가하거나 변경할 때 가상 전화 번호 를 선택할 수도 있습니다. 마찬가지로 더 이상 필요하지 않은 경우 이러한 전화 번호를 사용하거나 삭제할 수 있습니다.

가상 전화 시스템에서 수신자 부담 전화번호를 사용할 수도 있지만 전송하는 데 시간이 조금 더 걸립니다. 포팅 요구 사항은 VoIP 제공업체에 문의하십시오.

가상 전화 시스템 비용은 얼마입니까?

가상 전화 시스템의 비용은 기능에 따라 사용자당 월 $17에서 $80입니다. VoIP 탁상 전화기는 기능에 따라 각각 $75에서 $350 사이입니다.

기존 전화 시스템과 달리 유지 관리해야 할 서비스 계약, IT 비용, 기상 중단 및 구식 하드웨어가 없습니다. 기업은 비즈니스 커뮤니케이션 비용을 최대 65%까지 절약할 수 있습니다.

가상 전화 시스템의 주요 기능은 무엇입니까?

가상 전화 시스템에는 수백 가지 기능이 있지만 다음은 비즈니스 사용자를 위한 주요 기능입니다.

1. 모바일 및 데스크탑 앱
2. 고급 통화 관리
3. 동적 통화 라우팅
4. 익명 통화 거부
5. 자동 교환
6. 문자 메시지
7. 통화 분석
8. 통화 전달
9. 원클릭 회의
10. E911 충실도

알아야 할 40개 이상의 VoIP 기능 목록을 확인하십시오.

가상 전화 시스템을 가정에서 사용할 수 있습니까?

가상 전화 시스템은 하드웨어를 설정할 필요 없이 가정과 사무실에서 사용할 수 있습니다. 비즈니스 라인에서 전화를 걸고 받을 수 있는 인터넷 연결만 있으면 됩니다. 거의 모든 케이블 및 DSL 연결은 최신 VoIP 전화 시스템의 요구 사항을 지원할 수 있습니다.

가상 전화 시스템을 사용하면 원격 직원이 랩톱, 모바일 장치 또는 탁상 전화기만 사용하여 어디서나 자유롭게 작업할 수 있습니다. 고객과 동료는 차이를 느끼지 못할 것입니다. 생산성과 워크플로를 추가로 향상시키려면 CRM과 함께 사용하십시오.

VoIP를 설정하는 방법에 대한 간편한 가이드를 따라 얼마나 쉽게 VoIP를 설정할 수 있는지 확인하십시오.

스타트업이 가상 전화 시스템을 사용할 수 있습니까?

초기 단계의 회사는 가상 전화 시스템의 혜택을 가장 많이 받습니다. 영업 및 서비스 역할을 추가할 때 팀이 팀 허들에 액세스할 수 있고 사용할 수 있는지 확인해야 합니다. 신생 기업은 착신 전환, 통화 추적 및 통화 녹음과 같은 비즈니스 요구 사항에 맞게 기능을 추가하고 조정할 수 있습니다.

얼마나 많은 전화선이 필요한지 궁금하십니까? 당신이 생각하는 것 이상입니다.

최고의 가상 전화 시스템이 여기에 있습니다

일하는 방식이 바뀌었습니다. 모두가 사무실로 돌아간 후에도 제한적이고 구식인 전화 시스템으로 돌아가고 싶으십니까? 가능성이 없습니다.

귀하의 팀은 원격 직원을 위해 만들어진 전화 시스템을 선택할 준비가 되었습니다. 게임을 하거나 GIF를 공유할 시간이 없습니다. 수신 전화를 최대한 안정적으로 처리하는 데 필요합니다. 또한 모든 사람이 사용할 수 있도록 단순해야 합니다.

Nextiva는 2008년부터 앞서가고 있습니다. 이것이 US News가 우리를 전국 1위 전화 서비스로 평가한 이유입니다. 기업과 함께 성장하는 올인원 커뮤니케이션 플랫폼 을 기업에 제공합니다.

가상 전화 시스템 가격은 17.95달러부터 시작하여 거의 모든 기업에서 사용할 수 있습니다. 이제 모든 기능을 갖춘 모바일 앱을 시작하고 실행할 수 있습니다. 최고의 가상 전화 시스템이 여기 있습니다. 바로 Nextiva입니다.