VoIP 문자 메시지: 작동 방식, 모범 사례 및 최고의 제공업체

전화에 응답하지 않는 고객에게 연락해야 할 경우 고객에게 연락할 수 있는 더 나은 방법이 있어야 합니다. 마찬가지로, 잠재 고객에게 다가가거나 전화를 받지 않거나 받을 수 없는 직원에게 알리기 위한 백업 계획이 필요할 수 있습니다.

이러한 상황에서는 VoIP(Voice over Internet Protocol) 문자 메시지가 진가를 발휘합니다. 비즈니스 VoIP 서비스를 통해 문자 메시지를 보내고, 적절한 사람에게 메시지를 전달하는 동시에 규정을 준수할 수 있습니다.

VoIP 번호로 문자 메시지를 보내는 방법, 작동 방식, 정확한 사용 방법에 대해 알아보려면 계속 읽어보세요.

VoIP 문자 메시지란 무엇입니까?

VoIP 문자 메시지는 VoIP 제공업체가 제공한 전화번호를 통해 SMS 메시지를 보내고 받는 방법입니다. 이 전화번호는 유선 전화번호이거나 무료 전화번호일 수 있습니다. 기존(또는 새로운) VoIP 서비스를 사용하여 비즈니스 전화 통화와 동일한 시스템에서 문자 메시지를 보내고 받을 수 있습니다.

모바일 기기를 들고 다닐 필요도 없고 전용 업무용 휴대폰을 갖고 있을 필요도 없습니다. 비즈니스 VoIP 서비스에서 활성화되는 SMS 및 MMS 기능만 있으면 됩니다.

VoIP 문자 메시지 작동 방식

VoIP 문자 메시지는 가상 전화번호를 사용하여 작동합니다. 이 번호를 사용자 또는 사용자 그룹에 할당하고 Wi-Fi와 같은 인터넷 연결을 통해 문자 메시지를 활성화할 수 있습니다.

사용자가 문자 메시지를 보내야 하는 경우 팀 채팅 앱을 열고 전화번호를 추가하거나 기존 연락처를 선택하기만 하면 됩니다. 누군가 응답하면 동일한 사용자 또는 사용자 그룹에게 알림이 전송됩니다.

VoIP 시스템은 뒤에서 전화를 걸거나 인스턴트 메시지를 보내는 데 사용하는 것과 동일한 기술을 사용합니다. 정보 패킷(문자 메시지, 이미지, 비디오 등)은 클라우드 시스템에서 수신자의 휴대폰 번호로 라우팅됩니다.

VoIP 문자 메시지 뒤에 숨은 기술에 대해 더 자세히 알고 싶으십니까?

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SMS와 MMS의 차이점

단문 메시지 서비스(SMS): 1992년부터 휴대폰 사용자에게 최대 160자 길이의 일반 텍스트 메시지를 전달하는 문자 메시지 기능입니다. 대부분의 사람들이 문자 메시지를 가장 일반적으로 언급하는 것은 SMS 기반 메시징을 의미합니다.

️ 멀티미디어 메시징 서비스(MMS): MMS는 2002년에 도입되었으며, 휴대폰 사용자가 이미지, 오디오 클립, 비디오 및 메시지의 더 큰 문자 제한을 보낼 수 있도록 하여 SMS 기능을 기반으로 구축되었습니다. MMS는 오늘날 거의 모든 스마트폰에서 최대 300KB의 작은 파일을 지원합니다.

VoIP와 문자 메시지를 함께 사용하는 방법

VoIP 문자 메시지를 사용할 수 있는 방법은 다양하며 이 서비스를 사용할 수 없는 경우에 대한 엄격하고 빠른 규칙은 없습니다. VoIP 문자 메시지 기능의 이점을 누릴 수 있는 일반적인 시나리오를 강조했습니다.

1. 고객 지원

고객에게 지원 사례에 대한 사진이나 추가 정보를 제공해야 하는 경우 사진을 찍어 이메일로 보내고 다운로드한 다음 지원 링크에 업로드하도록 요청하는 것은 시간이 많이 걸리는 프로세스입니다. 도움을 요청한 고객은 이제 모든 무거운 짐을 지고 좌절감을 느끼고 있습니다. 대신, 사진을 직접 업로드할 수 있도록 링크를 문자로 보낼 수 있습니다.

이 VoIP 문자 메시지 기능은 연결된 통화와 동일한 기술을 사용하여 고객에게 원활한 경험을 보장합니다.

MMS 메시지를 통해 사진을 보낼 수 있다는 큰 장점도 있습니다. 예를 들어 현장 엔지니어가 고객과 함께 현장에 있을 때 기술 엔지니어에게 직접 사진을 보내 문제를 진단할 수 있으므로 장비를 다시 사무실로 가져갈 필요가 없어지고 전체 수리 시간이 단축됩니다.

2. 향후 후속 조치

SMS 마케팅의 평균 응답률은 무려 45%에 달합니다. 이는 이메일 마케팅 응답률 6% , 콜드콜 전환율 2%와 비교하면 상당한 수치입니다.

잠재 고객과 대화를 나눈 후 또는 웹 방문자가 자산을 다운로드한 경우 전화를 받거나 다음 이메일 캠페인에 추가하는 대신 문자 메시지를 보내십시오. 전화 통화 후 전화를 끊으면 주소록에서 연락처를 선택하고 사용자 정의된 문자 메시지를 입력하기 시작하세요. 특별한 소프트웨어는 필요하지 않습니다. VoIP 앱만 있으면 됩니다.

이렇게 하면 공개율이 높아질 뿐만 아니라(결국 우리는 모든 텍스트를 읽습니다) 수신자에게 링크를 클릭하여 귀하의 제안이나 서비스에 대해 자세히 알아볼 수 있는 옵션도 제공합니다.

3. 약속 알림

놓친 약속의 수를 줄일 수 있는 힘이 있다면 두 팔 벌려 환영하겠지?

고객이나 환자가 약속을 예약하는 것과 그들이 나타나는 것은 별개의 문제입니다. 자동화를 위해 VoIP 문자 메시지를 사용하거나 약속 일주일, 하루 또는 시간 전에 수동 알림을 보내서 노쇼 가능성을 줄일 수 있습니다.

환자와 실시간 통화 중이고 다음 약속을 예약할 때 통화 중에 SMS를 보내 환자가 잘못된 시간이나 날짜를 기록할 가능성을 줄이십시오.

마찬가지로 반복 약속 예약 단계를 단순화할 수 있습니다. 환자가 정기적으로 새로운 약속을 예약해야 하는 경우 SMS를 통해 링크를 보내 환자가 약속 시간을 선택할 수 있도록 할 수 있습니다. 연결되지 않은 전화를 걸 때 시간을 절약하고 환자는 원하는 시간에 약속을 잡을 수 있습니다.

4. 부재중 전화가 오면 문자로 답장하기

부재중 전화 알림을 받았지만 다시 전화를 걸었는데 아무도 응답하지 않은 적이 몇 번이나 있습니까? 전화 태그나 음성 메일 테니스 등 뭐라고 부르든 비생산적입니다.

부재중 전화가 누구에게서 왔는지 알 수도 없습니다. 그래서 당신이 전화를 돌려도 아무도 응답하지 않고 당신도 더 현명하지 못합니다.

대신, 전화를 받지 못했다는 사실을 알리고 발신자에게 제안된 시간에 다시 전화하도록 초대하는 문자를 보낼 수 있습니다. 오후 1시에서 2시 사이에 공백이 있을 수도 있고, 야간 근무 중에만 연락이 가능할 수도 있습니다.

또는 다른 통화가 묶여 있는 경우 SMS를 보내 현재 통화 중임을 알리고 기회가 생기는 대로 다시 전화할 것입니다. 전화를 받지 못한 경우 발신자가 자동으로 문자 메시지를 받도록 자동 응답을 설정할 수도 있습니다.

VoIP 번호로 SMS 메시징 사용의 제한 사항

모든 기술과 마찬가지로 알아야 할 몇 가지 제한 사항이 있습니다.

VoIP 문자 메시지가 중소기업이나 기업에 적합한지 결정할 때 고려해야 할 6가지 사항은 다음과 같습니다.

• 문자 메시지 전송 속도 제한 : 문자 메시지를 무제한으로 보낼 수 없습니다.
• SMS 기능: 모든 VoIP 서비스 제공업체가 SMS 기능을 지원하는 것은 아닙니다.
• 대용량 파일 크기: 1MB를 초과하는 대용량 이미지 또는 동영상은 지원되지 않습니다.
• 문자 제한: 160자를 초과하는 메시지는 여러 메시지로 분할됩니다.
• SMS 단축 코드: SMS 단축 코드가 항상 지원되는 것은 아닙니다.
• 수신자 동의: 기업은 마케팅 캠페인과 같은 상업적 목적으로 문자 메시지를 보내는 것에 대한 동의 기록을 유지해야 합니다.

VoIP 문자 메시지의 이점

VoIP 번호로 SMS 메시징을 사용하는 데는 몇 가지 제한 사항이 있을 수 있지만 이점은 그보다 더 큽니다.

주요 이점은 더 나은 개인화된 고객 경험을 제공하고 판매 및 지원 프로세스에 다중 채널 접근 방식을 도입하는 것입니다. 동시에 더 적은 통화 및 클릭으로 동일하거나 더 나은 결과를 달성함으로써 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

• 고객 만족도 향상 : 구두 커뮤니케이션 채널과 함께 서면 형식을 도입하여 지원, 판매, 약속 프로세스를 추적하고 간소화합니다.
• 직원에게 단순화된 그룹 문자 메시지 : 동료에게 문제나 제안을 한 번에 하나씩 알리는 대신 일대다 메시지를 보냅니다.
• 맞춤형 고객 관리 : CRM, 티켓팅 시스템 또는 개방형 API가 포함된 모든 소프트웨어와 통합하여 제안을 맞춤화하고 고객 이름, 회사 이름, 기존 제품과 같은 정보를 메시지에 사용합니다.
• 향상된 영업 참여 : 높은 참여율로 아웃바운드 잠재고객 발굴을 시작하세요.
• 통신 비용 절감 : 메시지를 한꺼번에 보내면 개인에게 여러 번 전화를 거는 것과 동일한 결과를 얻을 수 있습니다.

VoIP 문자 메시지를 설정하는 방법

회사 전화번호로 문자 메시지를 보내려면 다음 네 단계를 따르세요.

1단계. VoIP 제공업체를 선택하세요.

먼저 VoIP 전화 서비스 제공업체를 선택해야 합니다. VoIP 전화 시스템 및 SMS 시설을 사용하는 고객에 대한 경험이 있는지 확인하십시오. 이미 VoIP 제공업체가 있는 경우 SMS 옵션을 사용하는 예시 고객이 있는지 문의하세요.

VoIP 제공업체가 없고 현재 기존 전화 시스템에서 클라우드로 전환을 고려하고 있다면 지금이 전화 및 문자 메시지 요구 사항을 모두 충족하는 단일 제공업체로 전환할 수 있는 완벽한 시기입니다.

2단계. 새 번호를 받거나 기존 번호를 유지하세요.

서비스 제공자를 선택한 후에는 전화번호에 대해 생각해 볼 차례입니다. 여기에는 두 가지 선택이 있습니다.

1. 새 가상 번호 사용 : 아웃바운드 캠페인을 위한 새 전화선을 받습니다.
2. 기존 전화번호 이전 : 네트워크 간에 이동하여 현재 전화번호를 유지합니다(설정하는 데 몇 주가 걸릴 수 있음).

번호 이동에는 이전 제공업체의 인프라에서 번호를 공개하도록 요청하고 새 제공업체에 해당 번호를 해당 인프라로 마이그레이션하도록 요청하는 작업이 포함됩니다. 전화번호 기록과 현재 위치에 따라 프로세스 속도가 빨라지거나 지연될 수 있습니다. 기존 번호 유지를 준비할 때 새 서비스 제공자에게 문의하세요.

Step 3. 10DLC 등록을 완료하세요.

다음 단계는 10DLC 등록을 완료하는 것입니다. 비즈니스 커뮤니케이션 및 문자 메시지 애플리케이션용으로 지정된 개인화된 10자리 전화번호를 나타내는 10자리 긴 코드입니다.

그러나 이러한 번호를 사용하면 규정 준수 규정이 적용됩니다. 기업은 메시지를 보내기 전에 캠페인 레지스트리의 승인을 받아야 합니다. 10DLC 등록 프로세스는 두 부분으로 구성됩니다.

• 브랜드 등록 : 기업은 통신사 네트워크에 자신을 식별해야 합니다.
• 캠페인 등록 : 기업은 보내는 메시지의 예를 제공하고 소비자가 문자 메시지 수신을 선택했다는 증거를 제시해야 합니다.

10DLC를 설정하면 VoIP 회선에서 문자 메시지를 보낼 수 있습니다.

4단계. VoIP 시스템에서 문자 보내기를 시작합니다.

Nextiva 앱에서 메시지 로 이동하여 다음 지침을 따르세요.

• SMS를 탭한 다음 +를 탭합니다.
• 연락처 목록에서 연락처를 선택하거나 받는 사람 필드에 전화번호를 입력합니다.
• 그룹 SMS 메시지를 생성하려면 여러 수신자를 추가하세요.
• 이미지(1MB 미만의 JPG, PNG, BMP, GIF) 또는 오디오 파일(.mp3, .wav, .mp4)을 보내려면 텍스트 필드 왼쪽에 있는 클립 아이콘을 누르세요.
• 메시지를 입력하고 보내기를 누릅니다.

기업을 위한 최고의 VoIP 제공업체를 경험해보세요

고객 서비스를 개선하고 싶거나 약속을 지키지 못한 비율을 낮추고 싶다면 VoIP 문자 메시지는 중소기업과 기업 모두를 위한 완벽한 솔루션입니다.

VoIP 문자 메시지 제공업체를 찾으려면 해당 서비스를 제공한 경험이 있는 사람이 필요합니다. Nextiva는 모든 주요 전화 서비스 제공업체와 관계를 맺고 있으므로 문자 메시지가 간단한 인터페이스를 통해 안정적으로 전달됩니다.

비즈니스 SMS와 VoIP용으로 Nextiva를 선택하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 음성메일 기록 : 정확한 음성메일 기록이 포함된 이메일 또는 SMS 메시지를 받으세요.
• 비즈니스 문자 메시지 : 데스크톱이나 모바일 앱에서 고객 및 팀원과 SMS 문자 메시지를 교환합니다.
• 앱 통합 : 널리 사용되는 CRM, 고객 지원 및 팀 협업 도구와 비즈니스 커뮤니케이션을 동기화하세요.

이렇게 하면 전체 직원이 문자 지원 전화번호를 받고 NextivaONE 모바일, 웹 및 데스크톱 앱을 사용하여 문자를 교환할 수 있습니다.

자주 묻는 질문