비영리 단체를 위한 VoIP: NGO를 위한 주요 기능 및 이점

비영리 조직의 리더들은 기부자 및 자원봉사자와의 관계를 강화하고 사명을 완수하며 비용을 관리하는 방법에 대해 걱정하는 경우가 많습니다.

귀하가 내릴 수 있는 가장 영향력 있는 결정 중 하나는 전화 시스템입니다.

불행하게도 전통적인 전화 서비스는 비영리 단체를 염두에 두고 설계되지 않았습니다.

투박한 장비, 유연하지 못한 통화 라우팅, 제한된 기능 사이에서 전통적인 유선 시스템은 빠듯한 예산과 자원 봉사 지원에 의존하는 조직에 이점보다 더 많은 골치 아픈 문제를 야기하는 경우가 많습니다.

전화 시스템 업그레이드를 고려하고 있지만 어디서부터 시작해야 할지 확신이 없다면 VoIP (Voice over Internet Protocol)가 이상적인 솔루션일 수 있습니다. 전화는 물리적 전화선이 아닌 클라우드를 통해 연결되어 전화를 걸고 받습니다. 인터넷 연결만 있으면 됩니다.

계속해서 많은 비영리 단체가 구식 전화기에서 VoIP 시스템으로 전환하는 이유를 읽어보세요.

비영리 단체가 기존 전화 시스템을 버리는 이유는 무엇입니까?

오래된 전화 시스템에는 비영리 생산성과 고객 관계를 방해하는 수많은 제한 사항이 있습니다. 조직이 VoIP로 업그레이드하는 주요 이유는 다음과 같습니다.

1. 높은 운영 비용

온프레미스 PBX 시스템에 대한 초기 투자와 지속적인 유지 관리 및 업데이트로 인해 기존 전화 시스템은 VoIP 대안보다 훨씬 더 비쌉니다.

각 유선전화에 대해 월별 요금을 지불하면 비용이 빨리 쌓입니다. 대부분의 비영리 단체는 극도로 빠듯한 예산으로 운영되기 때문에 이러한 지속적인 비용으로 인해 자금이 실제 노력에서 운영 비용으로 불필요하게 전환됩니다.

2. 유연성 및 확장성 부족

기존 전화 시스템은 실제 전화선과 하드웨어에 의존하기 때문에 비영리 단체가 발전함에 따라 내선 번호를 추가하거나 제거하는 것이 어렵습니다.

예를 들어 새 사무실을 열거나 임시 모금 활동을 위해 전화기를 신속하게 설정해야 하는 경우 재배선 및 장비 구입 비용이 빠르게 추가되어 확장성이 제한됩니다.

3. 제한된 통화 처리 용량

대부분의 기존 전화 시스템은 미리 결정된 수의 실제 전화선에 의존합니다. 이 회선이 모두 현재 통화로 점유된 경우 추가 수신 전화는 긴 대기열에 놓이거나 차단되거나 음성 메일로 전송되거나 연결이 끊어집니다.

이는 트래픽이 많은 기간 동안 기부를 놓치고 중요한 계획에 대한 지지자들이 실망하는 경우가 많기 때문에 중소기업과 NGO에게 큰 문제를 안겨줍니다.

4. CRM과의 통합 불량

레거시 통신 시스템은 다른 시스템과 분리되어 작동하므로 통화 데이터가 CRM이나 다른 시스템에 자동으로 채워지지 않습니다.

기본 제공 통합이 없으면 팀은 모든 통화 상호 작용을 수동으로 추적하고 기록해야 합니다. 이는 인적 오류가 발생하기 쉬운 비효율적인 프로세스입니다. 귀중한 데이터는 필연적으로 틈새를 빠져나가며 서포터들에게 단절된 경험을 선사합니다.

5. 보안 문제

레거시 전화 서비스를 사용하면 모든 하드웨어와 인프라가 사무실에 위치하므로 잠재적으로 보호하기가 어렵습니다. 침입자나 사고로 인해 서버가 손상될 수 있으며, 인프라를 업데이트하지 못하면 고객의 민감한 데이터가 위험에 빠질 수 있습니다.

VoIP 솔루션은 통화 암호화를 제공하여 원치 않는 통신 도청을 방지합니다. 이는 원인 중심 조직에 특히 중요합니다.

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6. 제한된 보고 및 분석

대부분의 구식 전화 시스템은 통화 데이터를 거의 또는 전혀 제공하지 않고 인바운드/아웃바운드 통화 및 지속 시간에 대한 기본 로그만 제공합니다.

최대 통화 시간, 응답하지 않은 통화, 통화 출처 등 상세한 통찰력 없이는 개선이 필요한 영역을 식별하거나 모금 및 지원 활동을 강화하기 위해 데이터를 기반으로 한 결정을 내리는 것이 거의 불가능합니다.

클라우드 기반 전화 서비스는 재정적으로 책임감 있는 비영리 단체에게 더 나은 옵션입니다. 무제한 확장성, 향상된 통화 처리 및 강력한 통합을 통해 다양한 기능을 제공합니다.

비영리 조직을 위한 VoIP 혜택

비영리 조직을 위한 VoIP 전화 시스템 으로 전환함으로써 귀하의 조직은 이러한 문제를 극복하는 동시에 다음과 같은 판도를 바꾸는 이점을 누릴 수 있습니다.

저렴한 커뮤니케이션

VoIP 전화 시스템은 일반적으로 기존 전화선보다 설정 및 유지 비용이 낮기 때문에 예산이 부족한 비영리 단체에 이상적입니다.

물리적 하드웨어나 광범위한 배선이 필요하지 않으므로 비영리 단체는 유지 관리 및 인프라 비용을 절약할 수 있습니다.

값비싼 PBX 투자와 회선당 요금을 피할 수 있으며 VoIP는 인터넷 연결을 사용하므로 기존 네트워크만 있으면 됩니다. 이러한 상당한 비용 절감은 비영리 단체가 절실히 필요로 하는 예산 경감을 제공합니다.

전문가 팁: 귀하의 조직이 면세 대상인 경우 더 많은 비용 절감 혜택을 누릴 수 있습니다. VoIP 서비스와 관련된 판매세 또는 소비세 납부를 생략할 수 있는 방법에 대해 문의하십시오.

원격 지원 전화기

VoIP 서비스 제공업체는 원격 인력을 지원하므로 팀 구성원이 현장에 있거나 집에서 일할 때에도 연결을 유지할 수 있습니다.

이를 통해 사용자는 실제 사무실 전화로부터 해방됩니다. 그리고 착신 전환, 소프트폰, 모바일 앱과 같은 고급 기능을 통해 팀은 필요할 때 서로 연락할 수 있습니다.

기부자 참여 개선

조직은 봉사 활동 및 후속 전화를 위해 VoIP 시스템을 사용하여 기부자에게 정보를 제공하고 활동에 참여할 수 있습니다. 통화 중에 발신자 프로필에 즉시 액세스할 수 있으므로 팀은 지지자와 의미 있는 관계를 더 잘 조성할 수 있습니다.

무료 전화번호는 소비자의 신뢰를 높이는 것으로 나타났으며, 이 번호를 통해 대규모 기부자가 자금을 보낼 곳을 팀과 논의할 수 있습니다.

기증자 충성도와 보안을 높이는 데 도움이 되는 개인화 수준인 CRM에 직접 상호 작용을 기록하여 후속 조치가 간소화됩니다.

SMS 메시징 기능이 추가되었습니다.

젊은 층은 전화보다 문자 메시지를 선호하므로 SMS 메시지는 신규 기부자와 잠재적 기부자를 참여시키는 효과적인 도구가 됩니다.

통합된 SMS 메시징은 전화나 이메일보다 문자 메시지를 선호하는 지지자들의 커뮤니케이션 격차를 해소합니다. 빠른 대량 문자 메시지는 수천 명의 지지자에게 즉시 통보하여 즉각적인 조치를 취할 수 있도록 하며, 이는 마지막 순간의 모금 활동이나 이벤트 업데이트에 유용합니다.

향상된 팀 협업

그룹 채팅, 화상 회의, 파일 공유와 같은 기능은 팀 협업을 향상시켜 보다 효율적인 프로젝트 관리로 이어집니다.

음성, 영상, 문자 통신을 하나의 플랫폼으로 통합함으로써 장거리 팀이 응집력 있고 유연하게 협력할 수 있습니다. 통합 시스템은 직원과 자원봉사자를 통합하여 팀워크를 간소화합니다.

발달 장애 또는 지적 장애가 있는 성인을 지원하는 캘리포니아 사회 직업 서비스가 비즈니스 전화 시스템을 사용하여 직원을 안정적이고 일관되게 연결하고 80개 지역의 가족 및 간병인과 프로그래밍을 조정하는 방법은 다음과 같습니다.

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비영리 단체를 위한 상위 10가지 필수 VoIP 기능

비영리 단체의 커뮤니케이션을 진정으로 변화시키려면 다음과 같은 주요 기능을 포함하는 VoIP 시스템을 찾으십시오.

1. 자동 교환

자동 가상 접수원은 수신 전화를 맞이하고 "기부하려면 1번을 누르세요"와 같은 메뉴 선택을 제공하며 전화를 올바르게 라우팅합니다. 자동 교환원은 최소한의 인건비로 연중무휴 24시간 서비스를 제공하므로 근무 시간 이후나 인력 부족 시에도 전화를 놓치지 않을 수 있습니다.

통화 흐름이 복잡할 필요는 없습니다. 귀하의 팀은 이용 가능 시간이나 특별 모금 행사에 맞춰 이를 조정할 수 있습니다.

2. 통화 라우팅

지능형 통화 라우팅은 귀하의 선호도와 요구 사항에 따라 통화가 어디로 가야 하는지 정의합니다.

특정 전화를 음성 메일로 보내거나, 최고 기부자를 계좌 담당자에게 연결하거나, 긴급 메시지를 휴대폰으로 전달할 수 있습니다. 통화량이 급증하는 경우 즉시 통화 연결을 조정하거나 특별 이벤트에 대한 라우팅 규칙을 준비할 수 있습니다.

3. 전화회의 및 화상회의

음성 또는 화상 회의, 화면 공유 및 기타 옵션을 실시간으로 연결할 수 있는 클라우드 기반 전화 시스템을 선택하면 팀이 물류 문제나 출장 비용 없이 어디서나 협업할 수 있습니다.

Nextiva와 같은 호스팅 VoIP 플랫폼을 사용하면 추가 회의 소프트웨어나 전화 회의 서비스에 대한 비용을 지불할 필요가 없습니다. 이러한 서비스가 포함되어 있습니다.

4. 모바일 및 데스크톱 소프트폰

소프트폰을 사용하면 직원과 자원봉사자는 모바일 장치를 VoIP 시스템의 확장으로 사용하여 어디에서나 연결을 유지할 수 있습니다. 직원들은 사무실, 집, 현장 등 어디에 있든 생산성을 발휘할 수 있습니다.

5. 이메일로 음성메일 보내기

음성 메일 기록을 사용하면 직접 전화를 걸어 메시지를 확인할 필요가 없습니다. 이메일 알림은 직원에게 새로운 음성 메일을 알리고, 음성-텍스트 변환은 빠른 검토를 위해 받은 편지함에 바로 서면 내용을 제공합니다.

이를 통해 팀이 더 빠르게 응답하고 메시지가 누락되는 일이 없도록 할 수 있습니다.

6. SMS 통신

통합된 SMS를 사용하면 전화, 이메일, 문자 등 선호하는 커뮤니케이션 채널을 통해 후원자와 더욱 원활하게 연결할 수 있습니다.

비즈니스 전화 시스템에서 직접 이벤트 알림, 기부 확인 또는 기타 알림을 문자로 보내 더 많은 청중에게 다가가세요.

7. 대화형 음성 응답(IVR)

VoIP 전화 시스템 의 주요 기능 중 하나는 음성 명령이나 키패드 입력을 통해 발신자와 상호 작용하여 정보에 액세스하거나 특정 작업을 완료하기 위한 셀프 서비스 옵션을 제공하는 기능입니다.

IVR 메뉴를 사용자 정의하여 다음과 같은 작업을 단순화하세요.

• 콜백 요청
• 길찾기 또는 지원 세부정보 얻기
• 자원봉사자가 되는 방법 배우기
• 결제 정보 가져오기

또한 IVR은 직원을 묶지 않고 연중무휴 24시간 셀프 서비스 옵션을 제공합니다. 기본 정보를 미리 수집하면 발신자를 담당자에게 보다 효율적으로 연결하여 고객 경험을 간소화하는 데 도움이 됩니다.

8. 통화 분석 및 보고

강력한 통화 분석은 통화량, 대기 시간, 포기된 통화, 통화 중 신호 등에 대한 한눈에 볼 수 있는 가시성을 제공합니다.

추세 보고서는 사용 패턴을 밝혀 더 나은 리소스 계획을 제공합니다. 어떤 통화 소스가 최고의 ROI를 제공하는지 파악하고 문제가 KPI에 영향을 미치기 전에 사전에 식별합니다.

9. CRM 통합

CRM과 전화 시스템을 연결하면 자동 통화 기록과 발신자 정보에 대한 화면 팝업이 활성화되어 직원이 통화 중에 발신자 프로필에 즉시 액세스할 수 있습니다.

CRM은 상호 작용을 자동으로 기록하여 기록을 단일 솔루션으로 정리합니다.

10. 통화 녹음 및 녹취

통화를 녹음하면 분쟁 해결, 샘플 통화를 통해 신입사원 채용 속도 향상, 책임 위험 감소, 특별 발표 또는 인터뷰 영구 기록 유지 등 귀중한 기회가 창출됩니다.

전사를 통해 콘텐츠를 검색 가능하게 만들고, AI는 상호 작용을 분석하여 팀 성과를 향상할 수 있습니다.

비영리 단체를 위한 최고 등급의 VoIP 제공업체

VoIP 솔루션을 평가할 때 다음과 같은 비영리 단체를 염두에 두고 설계된 공급자를 고려해야 합니다.

1. 넥스티바

신뢰성과 포괄적인 커뮤니케이션 솔루션으로 유명한 Nextiva는 음성, 비디오, 문자, 인스턴트 메시징 및 CRM 통합을 포함하는 완벽한 도구 제품군입니다.

Nextiva는 비영리 생산성과 지역사회 관계를 강화하기 위해 특별히 설계된 최고의 제공업체입니다. 업계 최고의 플랫폼은 강력한 VoIP 기능, 손쉬운 CRM 통합, 무제한 확장성 및 최고의 안정성을 통해 이전 통신 제한을 극복합니다.

클라우드 기반 플랫폼인 Nextiva는 오래된 시스템을 괴롭히는 보안 위험과 유지 관리 비용도 제거합니다. 진정한 확장성은 서비스 중단이나 예상치 못한 비용 발생 없이 캠페인이나 급격한 성장에 쉽게 적응하는 것을 의미합니다.

G2 평점: 5점 만점에 4.5점(고객 리뷰 2,896개)

2. 크리스프콜

사용자 친화적인 인터페이스와 저렴한 가격으로 잘 알려진 KrispCall은 통화, SMS 및 CRM 통합을 위한 통합 플랫폼을 제공하므로 다양한 커뮤니케이션 요구 사항을 가진 비영리 단체를 위한 다양한 선택이 가능합니다.

G2 평점: 5점 만점에 4.4점(고객 리뷰 21개)

3. 텔지오

Telzio는 가격의 단순성과 투명성에 중점을 두고 간단하고 확장 가능한 VoIP 솔루션을 제공하며 무제한 사용자 및 확장 기능을 갖춘 모든 기능을 갖춘 전화 시스템을 제공합니다.

G2 평점: 5점 만점에 4.2점(고객 리뷰 3개)

4. 보나지

Vonage Business는 UCaaS 솔루션과 컨택 센터 기능을 결합하여 조직과 고객 간의 연결을 향상시키는 것을 목표로 합니다. 비영리 단체는 사용자 수, 필요한 통화 기능, 통합 요구 사항에 따라 서비스 수준을 선택할 수 있습니다.

G2 평점: 5점 만점에 4.3점(고객 리뷰 437개)

5. 8×8

8×8은 통합된 UCaaS 및 CCaaS 시스템 내에서 통신의 보안, 규정 준수 및 가용성 유지를 우선시합니다. 비영리 단체는 참여 채널을 중앙 집중화하는 동시에 고급 분석을 활용하여 팀 성과를 극대화할 수 있습니다. 그러나 8×8에는 Nextiva가 제공하는 기능 수가 부족합니다 .

G2 평점: 5점 만점에 4.1점(고객 리뷰 656개)

귀하의 비영리 단체에는 더 나은 전화 시스템이 필요합니다

오래된 전화 시스템은 특히 현금이 부족한 비영리 단체와 NGO의 경우 문제가 됩니다. 이는 성장과 참여의 기회를 놓치게 하여 비영리 단체가 가질 수 있는 환경 및 인도주의적 영향을 방해할 수 있습니다.

그러나 기능이 풍부한 통합 커뮤니케이션 VoIP 공급자로 업그레이드하면 조직은 비용 절감, 유연성, 이동성 및 강력한 통화 처리 기능을 얻을 수 있습니다.

비영리 단체는 Nextiva로 전환함으로써 커뮤니케이션을 현대화하고 보다 효율적으로 운영할 수 있으며 이전도 쉽습니다.

Nextiva의 안정적인 서비스는 통화 끊김이나 모호한 통화 품질을 보장합니다. 이는 기금 모금 및 지원 활동에 꼭 필요한 것입니다. Nextiva는 엔터프라이즈급 VoIP , 예산 친화적인 가격, 실무 구현 지원을 통해 이러한 운영 요구 사항을 지원합니다.

비영리 단체는 의미 있는 관계를 강화하기 위해 Nextiva를 선택합니다. 전국 무제한 통화 및 문자 메시지를 통해 모든 사람을 한 곳에서 연결할 수 있습니다.

직관적인 통화 처리 방식으로 고객, 자원봉사자, 파트너의 요구 사항에 맞게 각 상호 작용을 지능적으로 라우팅합니다. 커뮤니케이션을 클라우드로 옮긴 후에는 임무를 수행하는 데 유한한 리소스를 사용할 수 있습니다.

합리적인 가격으로 강력한 기능, 직관적인 작동, 뛰어난 신뢰성을 누리십시오. 비영리 단체를 위해 특별히 제작된 Nextiva의 VoIP 솔루션으로 미래를 포용하여 오래된 전화 시스템 문제를 해결하십시오.

결론은 Nextiva가 오늘날의 비영리 단체가 성장하고 지속되도록 돕는다는 것입니다. 귀하의 조직, 자원봉사자, 지역사회가 감사할 것입니다.