가상 접수원이 귀하의 비즈니스에 적합합니까? (+ 7가지 사용 사례)

일단 사업을 시작하면 전화벨이 계속 울리는 것 같다는 사실을 사업주들은 누구보다 잘 알고 있습니다. 성공하고, 성장하고, 고객에게 서비스를 제공하는 것은 좋은 문제입니다. 그렇다면 문제는 무엇입니까?

수신 전화의 양이 너무 많아서 일부를 컨택 센터에 아웃소싱하더라도 상당한 시간과 리소스가 소요되는 경우가 많습니다. 사람들에게 돌아가는 것만으로도 자질구레한 일처럼 느껴질 수 있습니다.

놀랍지도 않게 모든 규모의 기업은 현장 전화를 받고 일반적인 질문을 해결하여 시간과 비용을 절약하기 위해 연중무휴 응답 서비스 소프트웨어로 전환하고 있습니다.

가상 접수원을 통해 24시간 지원을 제공할 수 있습니다. 이는 고객을 만족시키는 쉽고 비용 효율적인 방법이 될 수 있습니다. 그리고 이번 포스팅에서는 그 방법을 설명하겠습니다.

가상 접수원이란 무엇입니까?

가상 접수원은 걸려오는 전화에 응답하고 연결하여 응답하지 않는 전화가 없도록 보장하는 소프트웨어 솔루션입니다. 통화를 올바른 부서로 연결하고, 기본적인 고객 요구 사항을 해결하고, 계정 정보를 제공하고, 회사 시간이나 위치와 같은 자주 묻는 질문에 답변할 수 있습니다.

가상 안내원은 자동 전화 교환 , 오디오 전화 메뉴 또는 IVR(대화형 음성 응답) 시스템 및 전화번호부 라고도 합니다.

가상 접수원은 어떻게 작동하나요?

가상 접수원은 수신 전화를 처리하고 약속 예약이나 계정 정보 공유와 같은 기본적인 요구 사항에 대한 지원을 제공합니다.

가상 접수원이 고객의 요구를 직접 처리할 수 없는 경우 전화를 적합한 사람이나 부서로 라우팅 합니다.

예를 들어, 금융 기관의 가상 접수 서비스는 발신자의 계좌 번호를 조회하여 계좌 잔액이나 다음 지불 기한을 알려줄 수 있습니다.

그러나 고객을 사기 부서에 연결하기 위한 사기 청구 불만 사항을 처리하지 못할 수도 있습니다.

두 경우 모두 가상 접수원은 고객과 팀의 시간을 절약해 주었습니다. 팀 구성원이 전화에 응답하도록 요구하지 않고도 고객의 질문을 해결할 수 있다면 좋습니다. 통화량 감소는 지원팀의 부담이 줄어들고 고객 지원 상담원의 도움이 필요한 사람들의 대기 시간이 단축된다는 것을 의미합니다.

그리고 고객이 도움이 필요한 경우 다시 연결해야 한다는 소식을 듣기 위해 기다리지 않습니다. 자동 전화교환에서 즉시 해당 부서로 보내드립니다.

부동산 관리 회사는 세입자가 긴급한 문제를 보고할 수 있도록 가상 접수계를 연중무휴 24시간 서비스로 사용할 수 있습니다. 진료실에서는 이 기능을 사용하여 환자가 당직 간호사에게 연락할 수 있습니다.

가상 접수원과 실시간 상담원

가상 접수와 실시간 접수 중에서 선택할 때 명심해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

• 경제성: 신규 직원을 채용하지 않고도 통화량은 크게 변동될 수 있으며, 가상 안내원 소프트웨어의 가격은 실제 안내원 급여의 일부에 불과합니다. 최소한 통화를 올바른 상담원에게 자동으로 연결할 수 있습니다.
• 효율성: 발신자는 자동 교환원의 환영을 받으며 즉시 지원을 받거나 해당 부서로 연결됩니다. 접수원이 여러 전화 통화를 처리하고 있기 때문에 기다리지 않아도 됩니다. 이것이 바로 가상 접수원이 콜센터 기능으로 인기를 끄는 이유 중 하나입니다.
• 성격 . 자동화된 접수원은 전문적이고 유쾌한 인사로 친근한 첫인상을 선사할 수 있습니다. 그러나 실시간 안내원은 발신자 ID로 발신자를 인식하고 긴급 문제를 처리하는 데 가장 적합할 수 있습니다.

좋은 소식은 기업이 가상 접수와 실시간 접수를 모두 활용할 수 있다는 것입니다.

자동 전화 교환은 발신자를 맞이하고 올바른 부서로 안내하거나 업무 시간 이후나 접수원이 없을 때 전화를 받을 수 있습니다. 업무 시간 동안 자동 전화 교환은 발신자에게 언제든지 0번을 눌러 교환원과 통화할 수 있는 옵션을 제공할 수 있습니다.

가상 접수원의 비용은 얼마입니까?

가상 접수 비용은 사용하는 소프트웨어와 선택한 플랜에 따라 다릅니다. VoIP 시스템에 포함되는 경우가 많으므로 유선 전화 시스템처럼 추가 비용을 지불할 필요가 없습니다.

자동 전화 교환은 월 $18.95부터 시작하는 Nextiva의 비즈니스 전화 서비스 요금제에 포함되어 있습니다. 전화 시스템 가격에 대한 자세한 내용은 아래 비디오에서 다룹니다.

기업이 가상 접수원을 사용하는 이유는 무엇입니까?

기업에서는 고객 경험을 개선하고 고객 지원 팀이나 연락 센터의 업무량을 줄이는 등 여러 가지 이유로 가상 접수원을 사용합니다.

브랜드 요구 사항에 맞게 맞춤 설정

가상 접수원을 사용하면 다음을 포함하여 비즈니스 요구 사항에 따라 자동 응답 서비스를 맞춤 설정할 수 있습니다.

• 일관된 경험을 보장하기 위해 고객에게 전화해 감사를 표하는 맞춤형 인사말을 브랜드 보이스로 설정하세요.
• 통화를 올바른 부서로 연결하기 위한 간단한 탐색 메뉴를 만듭니다.
• 비즈니스 선호도 및 요구 사항에 따라 착신 전환을 구현합니다.

워크플로 최적화

전화 응답 서비스는 다음을 포함하여 통화 관리 및 전달의 "바쁜 업무" 측면을 처리하여 작업 흐름을 최적화할 수 있습니다.

• 일반적인 질문에 답변합니다.
• 주문 추적이나 약속 예약과 같은 간단한 고객 요구 사항을 처리합니다.
• 회사명, 위치, 영업시간 등의 정보를 공유합니다.
• 통화를 올바른 부서로 자동 라우팅합니다.

일관된 고객 경험 제공

가상 접수원을 사용하면 신규 고객에게 좋은 인상을 남기고 기존 고객을 유지하는 데 도움이 되는 일관되고 고품질의 고객 경험을 제공할 수 있습니다.

자동 전화 교환은 다음과 같은 방법으로 고객 환경을 개선할 수 있습니다.

• 고객은 전화할 때마다 무엇을 기대해야 할지 알고 있습니다.
• 가상 접수원은 적합한 사람과 대화하는 데 걸리는 시간을 줄여줍니다.
• 고객은 고객 지원 센터가 문을 닫은 시간에 전화하더라도 언제든지 몇 가지 질문에 대한 답변을 받을 수 있습니다.

고객 신뢰도 향상

고객이 귀하의 비즈니스 전화선에 전화할 때 귀하의 비즈니스에 대한 신뢰를 구축하는 긍정적인 경험을 갖기를 원합니다.

자동 전화 교환 및 자동 착신 전환과 함께 전문적인 인사말을 사용하면 비즈니스가 확고하고 전문적으로 보일 수 있습니다. 신규 고객과 신뢰를 쌓고 싶은 중소기업은 가상 접수처를 이용할 수 있습니다.

확장 프로세스

가상 접수원은 실시간 안내원이 할 수 없는 여러 전화 통화에 동시에 응답할 수 있습니다. 착신 전환 및 통화 전송에 도움을 주고 고객 질문에 답변하며 동시에 여러 사용자에게 핵심 비즈니스 정보를 제공할 수 있습니다.

자동화된 시스템을 통해 모든 통화는 올바른 장소로 연결됩니다. 업무 시간 중에는 통화가 팀 구성원에게 전달되고 업무 시간 이후에는 음성 메일이나 연락 센터로 전달되도록 규칙을 설정할 수도 있습니다.

어떤 유형의 기업이 가상 접수원을 사용합니까?

가상 접수원은 다양한 산업 분야와 모든 규모의 회사에서 사용됩니다. 내부적으로 전화를 처리하든 콜센터에 아웃소싱하든 관계없이 수신 전화가 있는 모든 기업은 실시간 응답 서비스의 이점을 누릴 수 있습니다. 그러나 일부 산업에서는 별도의 목적으로 가상 접수원을 자주 사용합니다.

법률 회사 및 법률 관행

법률 회사와 법률 실무에서는 다음과 같은 용도로 가상 접수원을 사용하는 경우가 많습니다.

• 발신자와 영업 시간을 공유합니다.
• 팀원에게 확장 기능을 제공합니다.
• 발신자를 올바른 팀 구성원이나 음성 메일로 라우팅합니다.
• 기록 요청 제출을 허용합니다.
• 고객과 상담 일정을 잡습니다.

금융기관

은행, 신용 카드 회사, 개인 대출 담당자 및 금융 컨설턴트와 같은 금융 기관은 일반적으로 다음과 같은 이유로 온라인 접수 서비스를 사용합니다.

• 지불 또는 계정 잔액 상태를 추적합니다.
• 전화로 결제를 처리합니다.
• 신용 카드를 활성화합니다.
• 계좌정보 ​​제공.
• 영업시간을 공유합니다.
• 발신자를 올바른 팀으로 연결합니다.

보건 의료

가상 접수원은 의료 산업에서 다음과 같은 목적으로 많이 사용됩니다.

• 약속 예약
• 기록 요청
• 처방전 리필 확인.
• 발신자에게 팩스 번호, 업무 시간 및 위치를 제공합니다.
• 전화를 건 사람을 올바른 의사나 분류 간호사에게 연결합니다.
• 근무 시간 외 긴급 전화를 당직 의사에게 전달

Nextiva는 실시간 응답 서비스를 통해 Veterans Home Care가 상당한 비즈니스 성장을 준비하도록 도왔습니다. 방법을 확인하세요:

“우리는 향후 몇 년 동안 사업 규모를 두 배로 늘리는 것을 목표로 하고 있습니다. 얘기할 사람이 너무 많아요. 우리는 IVR 기술을 활용하여 시간을 어디에 사용하고 누구와 대화하는지 우선순위를 정할 계획입니다.”

~ David Laiderman, 재향 군인 홈 케어 부사장

소매 및 전자상거래

소매 및 전자 상거래 비즈니스는 종종 전화로 가득 차 있으며 다음과 같은 목적으로 가상 접수원을 사용합니다.

• 추적 번호를 포함한 주문 상태 업데이트
• 반품 상태 업데이트 제공
• 발신자를 고객 지원 또는 영업팀 구성원에게 연결

부동산

개별 부동산 중개인은 일반적으로 가상 접수원을 사용하지 않습니다. 문자 메시지 와 같은 다른 VoIP 기능에 의존하면서 실시간 안내원이나 보조원이 있을 가능성이 더 높습니다.

그러나 부동산 중개인과 대행사는 정기적으로 가상 접수원을 사용하여 많은 통화량을 처리합니다. 자동 전화 교환을 사용하여 새로운 리드에 대한 공정한 배포를 보장하거나 위치와 경험을 기반으로 잠재 고객을 올바른 부동산 중개인에게 보낼 수 있습니다.

부동산 중개인이 낮(또는 밤) 언제든지 계약에 따라 목록을 얻기 위해 비즈니스 전화 착신 전환을 잘 활용하는 것을 보는 것이 더 일반적입니다.

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VoIP 문자 메시지: 작동 방식, 모범 사례 및 최고의 제공업체

여행과 환대

항공사, 호텔, 렌터카 업체는 다음과 같은 목적으로 가상 접수처를 자주 사용합니다.

• 일정 변경, 정보 업데이트 또는 취소를 포함한 예약 지원.
• 고객 지원 제공.
• 정책이나 회사 프로세스에 관해 자주 묻는 질문에 답변합니다.

정부 기관

정부 기관에 전화하면 가상 접수원이 전화에 응답할 것이라고 기대할 수 있습니다. 정부 기관에는 다음과 같은 이유로 가상 접수원이 있는 경우가 많습니다.

• 발신자와 공개 공지 사항을 공유합니다.
• 발신자가 셀프 서비스 옵션을 사용하여 문서나 정보를 요청할 수 있도록 허용합니다.
• 필요한 경우 발신자가 추가 정보에 액세스할 수 있는 위치에 대한 정보를 제공합니다.
• 업무 시간을 포함한 중요한 연락처 정보를 공유합니다.
• 수신 발신자에게 이중 언어 공지 사항 제공

Nextiva로 가상 접수원 설정

가상 접수원을 설정할 준비가 되셨다면 Nextiva가 도와드리겠습니다.

Nextiva는 모든 VoIP 플랜을 통해 시장에서 최고의 가상 접수 서비스 중 하나를 제공합니다. 즉, 자동 전화 교환은 무료 전화번호나 시내 전화번호, SMS 메시지, 음성 메일 녹음 및 일부 CRM과의 통합과 같은 다른 혜택 외에도 얻을 수 있는 기능 중 하나일 뿐입니다.

가상 접수 서비스를 이용하면 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다.

• 신뢰성: 신뢰할 수 있는 99.999% 가동 시간 .
• 통화 품질: 고성능 데이터 센터와 HD Voice 기술로 탁월한 수신 및 발신 통화 품질을 제공합니다.
• 사용 용이성: 기술 직원뿐만 아니라 누구나 Nextiva 시스템을 설정하고 사용할 수 있습니다.
• 고급 기능: 통화 라우팅 및 통화 녹음 기본 설정을 수정하고 몇 분 만에 설정을 전환할 수 있습니다.
• 보안: Nextiva는 HIPAA 및 SOC-2를 준수하므로 규제가 엄격한 산업 분야의 기업에도 적합합니다.
• 놀라운 서비스 : 당사 내부 팀은 모든 가격 계획에 대해 연중무휴 24시간 실시간 지원을 제공합니다.