휴가 요청 이메일 작성 방법(+ 팁 및 예)

다음 휴가를 예약하기 전에 상사에게 물어보는 것도 잊지 마세요!

음 — 당신은 말할 수도 있습니다.

그러나 일부 직원은 상사에게 휴가를 공식적으로 요청하는 데 어려움을 겪습니다.

따라서 이 문서에서는 다음을 수행하는 방법에 대한 샘플, 예제 및 팁을 설명합니다.

• 휴가 요청 이메일을 작성하고,
• 서신의 요점을 바로 전달하고
• 휴직 편지에는 전문적인 어조를 유지하세요.

그것에 들어가 보자.

• 휴가 요청 이메일은 직원이 상사나 관리자에게 보내는 서면 휴가 요청입니다.
• 전문적인 휴가 요청의 핵심 요소에는 간결한 제목, 인사말, 휴가 날짜 언급, HR 참조, 부재 중 업무를 대신할 사람 명시, 승인 등이 포함됩니다.
• 휴가 요청 이메일이 승인될 가능성을 높이려면 전문적인 분위기를 유지하고 요점을 바로 파악하며 가장 적절한 휴가 요청 이메일 샘플을 사용하세요.
• 휴가 요청은 하루나 일주일에 국한되지 않습니다. 회사 정책에 따라 반나절 휴가 또는 몇 달에 걸친 장기 휴가를 요청할 수 있습니다.

휴가 요청 이메일이란 무엇입니까?

휴가 요청 이메일은 직장 이메일을 통해 상사, 감독자 또는 관리자에게 보내는 공식적인 서면 휴가 요청입니다. 회사 정책에 따라 휴가를 원하는 날로부터 며칠 또는 몇 주 전에 휴가 요청 이메일을 보내야 합니다.

마찬가지로, 회사 정책에 따라 고용주가 직원에게 친구나 친척 방문 등 휴가 이유를 언급하도록 요청할지 아니면 다른 이유를 언급할지 여부가 결정됩니다.

다음 섹션에서는 다음번 휴가 요청 이메일에서 설득력을 발휘할 수 있는 모든 샘플, 예시, 단계 및 팁을 제공합니다.

왜냐하면 당신이 휴가 요청을 쉽게 받아들이고 거절하기 어렵게 작성했다면 상사가 당신의 휴가 요청을 받아들일 가능성이 더 높다는 점을 기억하십시오.

휴가 요청 이메일의 핵심 요소는 무엇입니까?

휴가 요청 이메일의 주요 요소는 다음과 같습니다.

1. 간결한 제목,
2. 상사에게 인사 드립니다.
3. 휴가일에 대해 간략히 언급하고,
4. 설명 부재 시 업무량을 어떻게 관리할 것인지,
5. 직위, 부서, 직위, 이름, 성 또는 기타 관련 세부 정보가 포함된 승인 및 연락처 정보
6. HR 및 관련 동료의 업무 이메일이 포함된 CC 입니다.

이러한 측면을 다루는 한 휴가 요청 이메일이 적절할 것입니다.

휴가 요청 이메일 작성 방법

휴가를 요청하기 위해 글을 쓰는 것은 조만간 숙달해야 할 기술입니다.

그러나 모든 회사가 휴가 요청서를 작성하는 데 동일한 접근 방식을 사용하는 것은 아닙니다.

다음 섹션에서는 다음 휴가 요청 이메일 작성에 대한 단계별 가이드를 제공합니다.

1단계: 간결한 제목을 작성하세요

상사의 받은 편지함에서 이메일이 눈에 띄게 표시되기를 원합니다. 따라서 제목을 최대한 간결하게 작성하세요.

설명을 위해 다음 샘플 중 일부를 시도해 볼 수 있습니다.

• 휴가 요청 — [휴가 요청 날짜 + 귀하의 이름],
• 연차 휴가 요청 — [휴가 요청 날짜 + 귀하의 이름], 또는
• 휴가 요청 — [휴가 요청 날짜 + 귀하의 이름].

상사와 좀 더 공식적인 관계를 맺고 있는 경우 제목 줄에 이름 과 성을 삽입하는 것이 좋습니다.

어쨌든 장황하거나 모호한 휴가 요청으로 인해 상사가 이를 건너뛸 수도 있으니 주의하세요!

2단계: 상사에게 제대로 인사하기

간결한 제목을 마치자마자 상사에게 정중하게 인사해야 합니다.

이 경우 공식적이거나 비공식적이어야 하지만 다음 예와 같이 간단하게 만드십시오.

• “[관리자 이름]님께” – 좀 더 전문적인 인사를 위해, 또는
• "안녕하세요 [관리자 이름]" — 좀 더 격식을 차린 인사말입니다.

어쨌든 이 부분에 너무 연연하지 마세요. 관리자의 이름만 알면 좋은 출발이 됩니다!

그 후에는 다음과 같은 몇 단어로 일반적인 예의를 표현할 수 있습니다.

• “당신이 잘 지내기를 바랍니다.”
• “이 이메일이 당신에게 도움이 되길 바랍니다.”
• "어떻게 지내세요?",
• “안녕하세요” 또는 이와 유사한 표현.

그러나 이 방법 부분을 표현하는 방법은 이메일 유형에 따라 다릅니다(자세한 내용은 나중에 설명).

3단계: 휴가 날짜 언급

고용주에게 최신 정보를 제공하려면 휴가 요청 이메일의 인사말 부분 뒤의 다음 문장에 휴가 날짜를 언급하세요.

다음은 검증된 몇 가지 예입니다.

• “[휴가 요청 날짜]를 취소하고 싶습니다.”
• “[휴가 요청 날짜]에 연차 휴가를 받고 싶습니다.”
• “다음 날짜에 휴가를 요청하고 싶습니다: [휴가 요청 날짜].”

업무용 이메일에 휴가를 떠나고 싶은 실제 날짜가 포함되어 있는 한 휴가 요청 이메일이 거의 끝나갑니다.

4단계: 귀하가 없는 동안 누가 귀하의 업무를 대신할 것인지 명시

장기 휴가 요청 이메일이나 긴급 이메일의 경우 부재 시 업무량을 어떻게 관리할지 한두 문장으로 설명해야 합니다. 이는 귀하가 업무에 전념하고 있으며 일이 원활하게 진행되기를 원한다는 것을 보여줍니다.

이를 수행하는 방법에 대한 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• "내가 없는 동안 [동료의 이름과 성]이(가) 내 작업량의 일부를 차지하므로 고객이 서비스 저하를 느끼지 않을 것임을 알려드리고 싶습니다."
• “제가 현재 하고 있는 모든 업무는 휴가가 끝날 때까지 일정이 변경되었으며, 직장에 복귀한 후에도 계속해서 작업할 예정입니다.”
• “[동료의 이름과 성]은(는) 내가 휴가를 보내는 동안 내 업무 중 일부를 처리할 것입니다.”

일반적으로 휴가 이유를 설명할 필요는 없습니다. 그러나 하루나 이틀 전에 휴가를 요청하는 경우 요청 승인 여부에 영향을 미칠 수 있으므로 관리자에게 이유를 알리는 것이 좋습니다.

5단계: 전문적으로 로그오프

모든 일이 그렇듯이, 휴가 요청 이메일을 보낼 때 상사를 존중하세요.

이메일을 종료할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• “내 요청을 고려해 주셔서 감사합니다. [귀하의 이름, 성 및 전화번호]” — 보다 공식적인 이메일의 경우 또는
• “곧 통화하세요 [귀하의 이름과 전화번호]” — 덜 격식을 갖춘 이메일입니다.

휴가 요청 이메일과 관련하여 관리자가 귀하에게 직접 연락하기를 원하는 경우를 대비하여 항상 전화번호를 남겨두어야 합니다.

6단계: HR(및 기타 관련 동료)을 CC에 넣습니다.

마지막으로, 귀하의 요청에 대해 HR 부서에 알려 최대한 투명하게 만드십시오. 이렇게 하면 상사가 이메일을 놓치거나 다른 문제가 발생하더라도 정시에 휴가를 요청했음을 보여주는 이메일을 계속 받을 수 있습니다.

휴가 기간 동안 계속 연락해야 하는 최고 HR 전문가 또는 기타 관련 직원을 참조로 지정하는 것이 좋습니다.

하지만 개인적인 이메일이 아닌 업무용 이메일을 포함하는 것을 잊지 마세요. 그들 중 일부는 개인적으로 알고 있을 수 있으므로 업무용 이메일 주소와 개인 이메일 주소를 쉽게 혼동할 수 있습니다.

궁극적으로 귀하의 이메일이 다른 사람과 관련이 있는 경우 참조를 사용하는 것이 가장 좋습니다.

휴가 요청 이메일 샘플 및 예시

이 모든 정보를 하나로 묶기 위해 전문적인 휴가 요청의 9가지 예와 샘플을 새로운 전문가의 조언과 함께 살펴보겠습니다.

예시 #1: 간단한 휴가 요청 이메일

간단한 휴가 요청 이메일은 말 그대로입니다. 귀하의 요청을 4문장 이내로 빠르고 간단하게 전달합니다.

다음은 이러한 이메일 유형의 예입니다.

The TemPositions Group of Companies의 인사 담당 이사인 Sally Ahmed는 제목, 인사말, 이유를 포함한 간단한 휴가 요청 이메일의 초석을 설명합니다.

“평소처럼 관리자에게 인사하고 요청하는 날짜를 알려주십시오. 여행 전에 어떤 전문적인 준비를 했는지, 부재 중 도움을 줄 수 있는 팀원이 누구인지 기록하는 것도 중요합니다.”

예시 #2: 비공식 휴가 요청 이메일

수년간 함께 일했기 때문에 상사와 가까운 사이라면 비공식적인 휴가 요청 이메일이 가장 효과적일 수 있습니다.

다음은 이러한 유형의 비공식 이메일의 예입니다.

Z Branding의 CEO인 Kraig Kleeman은 비공식적인 휴가 요청 이메일에 여유로운 분위기를 취해야 한다고 말합니다.

“귀하의 요청에 개성을 더해보세요. 친구와의 일상적인 대화처럼 계획을 간략하게 공유하세요. 편안하고 친근한 분위기를 유지하면서 날짜를 버리는 것을 잊지 마십시오.”

예시 #3: 공식적인 휴가 요청 이메일

상사를 잘 모르거나 회사에서 공식적인 이메일을 권장하는 경우 공식적인 휴가 요청 이메일을 작성하세요.

다음은 이러한 이메일 유형의 예입니다.

Sally Ahmed는 공식적인 휴가 요청 이메일이 다른 유형보다 더 공식적이어야 한다고 믿습니다.

“요청한 날의 개요를 정할 때 요점에 맞게 전문적인 어조를 유지하십시오. 정중한 승인을 포함하고 추가 질문이 있는 경우 관리자에게 후속 조치를 취하도록 요청하세요.”

예시 #4: 휴가 휴가 요청 이메일

휴가 요청 이메일에는 이전 두 가지 유형의 요청(비공식 및 공식)이 혼합되어 있습니다.

이에 대한 방법은 다음과 같습니다.

제목: 휴가 신청 — [휴가 신청 날짜 및 이름]

안녕하세요, [관리자 이름]님,

다른 지역으로 휴가를 예약할 계획인데 [휴가 요청 날짜]를 휴가로 승인해 주실 수 있는지 궁금합니다.

제가 곧 휴가를 예약할 수 있도록 제 요청을 승인해 주시기를 바랍니다.

빨리 얘기해,

[이름과 전화번호]

경험 법칙: 휴직 요청서의 어조는 상사의 접근 가능성과 두 사람이 얼마나 잘 지내는지에 따라 달라지므로 이메일을 작성할 때 이를 고려하는 것을 잊지 마십시오.

예시 #5: PTO 요청 이메일

PTO와 휴가는 동일하지 않으므로 어느 시점에서는 휴가 요청 이메일 대신 PTO 요청 이메일을 작성하고 싶을 수도 있습니다. 간단히 말해서, PTO는 유급 휴가 , 즉 고용주가 비용을 지불하는 휴가를 의미합니다. 대조적으로, 휴가는 때때로 무급일 수 있습니다.

이번 휴가 요청 이메일의 실제 모습은 다음과 같습니다.

Kraig Kleeman은 PTO 요청 이메일과 관련하여 다음과 같은 조직 정책의 중요성에 대해 설명합니다.

“회사의 PTO 정책을 원활하게 탐색하세요. 날짜 및 관련 세부 사항을 포함하여 PTO 요청을 명확하게 표현하십시오. 여기서는 규정 준수가 중요합니다. 휴가가 조직 지침에 부합하는지 확인하는 것입니다.”

예시 #6: 휴일 요청 이메일

때로는 휴식을 취하고, 심부름을 처리하거나, 긴급 상황을 처리하는 데 하루가 필요할 수도 있습니다. 즉, 일부 회사에서는 개인적인 날을 허용하지만 만일의 경우에 대비해 HR이나 관리자에게 문의하세요.

그러나 대부분의 경우 이메일로 휴가를 요청하는 것이 가장 좋습니다.

다음은 휴가 요청 이메일의 샘플입니다.

어떤 경우든 회사 정책을 확인하여 며칠 전에 휴가를 요청해야 하는지 확인하세요. 예를 들어 일부 조직에서는 막바지 요청을 허용하지 않습니다.

예시 #7: 장기 휴가 요청 이메일

다른 경우에는 하루 또는 일주일의 휴가가 중단되지 않습니다. 이 경우 더 긴 휴가 요청 이메일이 도움이 될 수 있습니다.

휴가 연장을 요청할 때, 휴가 기간이 승인될 가능성을 높이기 위해 요청 이유를 제공하는 것이 도움이 됩니다.

이에 대한 방법은 다음과 같습니다.

더 긴 휴가 요청 이메일은 드물지만 필요한 경우도 있습니다. Kraig Kleeman은 휴가 기간이 업무에 영향을 미칠 수 있는지 여부와 관련된 모든 사람의 업무를 더 쉽게 만드는 방법을 해결해야 한다고 말합니다.

“긴 휴식을 위해 의사소통을 강화하세요. 자세한 일정을 통해 즐거움을 공유하고, 연장된 날짜를 강조하고, 잠재적인 업무 영향에 대해 투명하게 논의하세요. 팀의 원활한 전환을 보장하고 이해와 협업을 촉진하십시오.”

예시 #8: 휴가 알림 이메일

휴가 알림 이메일은 상사가 이미 승인한 휴가에 대해 상기시켜 주는 역할을 합니다.

휴가 알림 이메일의 예는 다음과 같습니다.

얼마나 바쁜가에 따라 관리자는 휴가를 승인했다는 사실을 잊어버릴 수도 있습니다. 확실히 하기 위해 승인된 휴가가 시작되기 며칠 전에 휴가 알림을 보내보세요.

예시 #9: 휴가일 이월 요청

일부 고용주는 직원들이 사용하지 않은 휴가 일수를 올해부터 내년까지 이월하도록 허용합니다.

이 경우 이월 휴가 요청을 작성해야 하며 다음은 사용할 수 있는 간단한 샘플입니다.

승인된 휴가 일정 변경을 요청하는 이메일

계획은 항상 우리가 원하는 대로 이루어지지는 않습니다.

따라서 때때로 휴가 일정을 변경해야 할 수도 있습니다. 이 부분에서는 지금 사용할 수 있는 샘플을 통해 이를 수행하는 방법을 알려드립니다.

개인 계획 변경으로 인한 일정 변경 요청

개인적인 사유로 인해 계획이 변경된 경우 휴가 요청 이메일 샘플을 사용하여 휴가 일정을 변경할 수 있습니다.

긴급한 업무 약속으로 인해 일정 변경을 요청하는 경우

휴가 항공편을 예약하는 동안 긴급한 일이 발생하면 즉시 감독자에게 이를 알리는 것이 좋습니다.

다음은 이러한 일정 변경 요청의 예입니다.

긴급 상황으로 인해 일정 변경을 요청합니다.

녹슬고 물이 새는 파이프로 인해 아파트가 침수되거나 자녀가 아프게 됩니다. 승인된 휴가 일정을 변경해야 하는 긴급 상황이 끝없이 발생합니다.

이 작업을 원활하게 진행하려면 다음 일정 변경 이메일 샘플을 사용하세요.

휴가 신청 팁

어떤 사람들은 휴가를 요청할 때 상사와 직접 만나 이야기하는 것을 선호합니다. 그러나 관리자는 귀하의 구두 휴가 요청을 잊어버려 의도치 않게 귀하에게 문제를 일으킬 수 있습니다.

더 안전한 방법은 휴가 요청 이메일을 작성하는 것입니다. 다음은 이메일 요청 작성을 위해 전문가가 제공하는 몇 가지 테스트된 팁입니다.

• 무슨 일이 있어도 전문적인 톤을 유지하세요 .
• 비공식적인 언어 사용을 피하십시오 (상사와 오랫동안 알고 지내지 않은 경우).
• 특정 상황에 가장 적합한 휴가 요청 이메일을 사용하세요 (예: 휴무 요청, PTO 요청, 이월 휴가 요청).
• 요점을 바로 짚으십시오 . 소개를 너무 길게 하지 마십시오.
• 이메일의 내용을 나타내는 간결한 제목을 작성하고 ,
• 휴가 요청을 보낼 때 개인 이메일 대신 직장 이메일을 사용하세요 .

HR 이사인 Sally Ahmed는 글을 작성하는 동안 다른 사람들을 배려한다면 합의는 그리 중요하지 않다고 말합니다.

"형식에 관계없이 주요 요점은 귀하가 부재 중일 때 귀하의 업무량에 대해 명확하고 간결하며 사려 깊다는 것입니다. 이를 통해 귀하가 부재 중인 동안 관리자가 매우 쉽게 귀하의 안녕을 기원할 수 있습니다."

휴가 요청에 관해 자주 묻는 질문(FAQ)

이 섹션에서는 휴가 요청에 관한 가장 일반적인 질문 중 일부를 다룹니다.

휴가 요청 이메일을 작성하는 것이 왜 중요한가요?

휴가 요청 이메일을 작성하는 것은 흔적을 남기기 때문에 매우 중요합니다. 간단히 말해서, 귀하와 귀하의 상사, HR 팀은 귀하의 서면 휴가에 대해 알게 되므로 귀하가 휴가를 요청했는지 여부를 오해할 여지가 없습니다.

휴가 요청 이메일을 얼마나 일찍 보내야 합니까?

가장 좋은 방법은 회사 정책을 확인하여 며칠 전에 휴가를 요청해야 하는지 결정하는 것입니다. 하지만 일주일 동안 휴가를 낼 계획이라고 가정해 보세요. 그런 경우에는 예정된 휴가 2~3주 전에 휴가 요청서를 보내는 것이 좋습니다.

반나절 휴가에 대한 휴가 요청 이메일을 보낼 수 있나요?

회사의 휴가 정책에 따라 다릅니다. 일부 회사에서는 반나절 휴가를 허용하는 반면 다른 회사에서는 그렇지 않습니다. 따라서 HR이나 상사에게 확인하는 것이 좋습니다.

휴가 요청 이메일이 거부되면 어떻게 되나요?

바쁜 기간으로 인해 상사가 휴가를 거부할 수도 있습니다. 상사가 당신에게 부당한 대우를 했다고 생각되면 HR에 문제를 에스컬레이션할 수 있습니다. 하지만 휴가 요청 이메일을 제때 받지 못했다면 관리자가 요청을 수락하지 않은 것은 귀하의 잘못일 수 있습니다. 후자의 경우, 휴가를 위한 또 다른 기회를 기다렸다가 적시에 발송하십시오.

Clockify로 휴가를 요청하는 방법

휴가 기분을 북돋우고 휴가가 계획대로 진행되도록 하려면 PTO 및 Clockify와 같은 휴가 추적기를 사용할 수 있습니다.

Clockify에서 휴가를 요청하려면 다음을 수행하면 됩니다.

• 병가, 휴가, 휴가 또는 휴가를 받는지 여부를 표시하세요 .
• 이륙하려는 기간을 선택하고 ,
• 관리자에게 메모를 추가하고 (선택 사항)
• 제출을 누르세요 .

귀하의 상사는 귀하의 휴가 요청을 승인하기 위한 이메일을 즉시 받게 됩니다.

관리자가 휴가 요청 승인 여부를 결정하는 즉시 자세한 내용이 포함된 알림을 받게 됩니다.

이렇게 하면 귀하와 귀하의 회사는 이메일을 보내는 데 드는 시간을 많이 절약할 수 있습니다. 또한, Clockify의 휴가 기능을 사용하면 사용한 휴가와 사용하지 않은 휴가를 모두 한곳에서 관리할 수 있습니다.

시간 관리 도구를 사용하여 유급 휴가 및 기타 휴가 요청을 추적해 보세요. 지금 Clockify에 가입하세요!