활용률 : 무엇이고 어떻게 계산하는가 (+개선요령)

소프트웨어 개발 회사, 디자인 스튜디오 또는 기타 프로젝트 기반 기업과 같은 전문 서비스 회사를 관리하고 있습니까?

그렇다면 성공적인 운영을 위해서는 시간을 관리하고 리소스를 효율적으로 할당해야 합니다.

비효율적인 시간 및 자원 관리는 비즈니스에 심각한 재정적 손실을 초래할 수 있습니다.

이용률 이 작용하는 때입니다.

가동률을 조사하는 것은 회사의 성과를 추적하는 훌륭한 방법입니다.

활용률이 생소하고 이에 대해 자세히 알고 싶다면 이 블로그 게시물에서 다음 질문에 대한 답을 얻을 수 있으므로 계속 지켜보세요.

• 이용률은?
• 어떻게 계산합니까?
• 사용률을 모니터링하면 어떤 이점이 있습니까?
• 월별 사용 보고서란 무엇입니까?
• 월별 사용률 보고서는 사용률을 결정하는 데 어떻게 도움이 됩니까?
• 이용률을 개선하기 위해 무엇을 할 수 있습니까?

이용률은?

활용률은 직원의 청구 가능한 총 근무 시간의 백분율을 나타내며 비즈니스의 핵심 성과 지표 중 하나입니다. KPI(핵심 성과 지표)는 비즈니스의 성공을 평가하는 성과 측정 유형입니다. 팀 구성원이 중요한 작업에 집중하고 전략을 지원하는 데 도움이 됩니다. 따라서 이용률을 모니터링하면 청구 가능 시간을 정확하게 측정하고 이를 극대화하여 비즈니스 개선이라는 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다.

청구 가능 시간에는 고객의 송장에 포함할 수 있는 프로젝트와 직접 관련된 작업이 포함됩니다. 이러한 작업 중 일부는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 기획,
• 연구,
• 프로젝트 실행,
• 클라이언트와의 커뮤니케이션 및
• 작업 수정.

청구 가능 시간 외에도 고객에게 청구할 수 없는 작업을 포함하는 청구 불가능 시간도 있습니다. 청구 불가 시간에는 내부 팀 회의 및 통화와 같은 작업이 포함됩니다.

청구 대상이 아닌 작업으로 인해 정규 직원이 일주일에 40시간의 청구 대상 노동을 완료할 가능성은 거의 없습니다. 이상적인 사용률을 위해서는 청구 가능 시간과 청구 불가 시간의 균형을 맞추는 것이 중요합니다.

사용률이 다음과 같은 경우:

• 너무 낮음 — 일반적으로 팀이 더 많은 작업을 수행해야 함을 나타냅니다.
• 너무 높음 — 회사가 중요한 내부 작업에 인색하고 있으며 전담 직원이 더 필요할 수 있음을 나타냅니다.

활용률은 전문 서비스에서 가장 자주 사용되지만 다른 기업에서는 인력의 현재 생산성을 평가하는 데 사용할 수 있습니다.

결국, 직원들이 시간을 효율적으로 사용하도록 하는 것은 생산성에 필수적입니다.

가동률은 어떻게 계산하나요?

가동률을 계산하는 가장 효율적인 방법은 무엇입니까?

표준 사용률 공식은 비교적 간단합니다.

총 청구 가능 시간 / 총 사용 가능 시간 = 이용률

예를 들어 팀원이 주당 40시간 근무 중 청구 가능한 시간이 30시간이라고 가정해 보겠습니다. 다음은 계산입니다.

30/40 = 0.75

따라서 활용률은 0.75 또는 75%가 됩니다.

비즈니스 성공에 대한 보다 정확한 관점을 얻고 비즈니스의 전반적인 수익성을 결정하려면 모든 팀 구성원의 활용률을 측정하고 있는지 확인하십시오.

직원의 가동률은 전체 이윤에 영향을 미칩니다. 이익 마진은 회사, 제품 또는 서비스의 수익성을 결정합니다. 이익 마진이 클수록 회사는 더 성공적입니다. 이는 가동률과 이익률이 불가분의 관계에 있음을 의미합니다.

이상적인 가동률과 실현률은?

이상적인 가동률은 기업이 원하는 이윤을 달성하기 위해 도달해야 하는 가동률입니다.

이상적인 활용률은 비용(예: 자원 비용 및 간접비)과 순이익을 총 시간(예: 잠재 용량) 및 청구 가능 요금으로 나누어 계산할 수 있습니다.

이상적인 사용률을 계산하는 공식은 다음과 같습니다.

(비용 + 이익) / (잠재 용량 x 청구 가능 요금) x 100 = 이상적인 활용률

이제 이에 대해 간단하게 설명하겠습니다. 활용률이 높을수록 좋다는 것이 반드시 사실인 것은 아닙니다.

가동률이 100%에 가까우면 직원이 과로 상태에 빠져 번아웃 직전임을 나타낼 수 있습니다.

기업의 가동률이 100%를 넘는다면 일반적으로 준비가 불충분하거나 프로젝트 범위를 벗어난 작업이 너무 많다는 신호입니다.

언급해야 할 또 다른 중요한 개념 은 실현률 입니다. 고객에게 청구되는 총 금액에 대한 청구 가능 시간의 비율을 나타냅니다.

실현률을 계산하는 방법은 다음과 같습니다.

(총 청구 시간) / (총 청구 가능 시간) = 실현률

사용률과 실현률 사이에 상당한 차이가 있다면 팀이 청구 불가능한 활동에 너무 많은 시간을 소비하고 있거나 파이프라인에 더 많은 작업이 필요함을 나타냅니다.

사용률을 모니터링하면 어떤 이점이 있습니까?

활용률을 모니터링하면 프로젝트를 실시간으로 추적할 수 있습니다.

결과적으로 프로젝트에 대한 중요한 정보를 놓칠 가능성이 훨씬 줄어들고 실수가 심각한 문제로 발전하기 전에 사전 예방적으로 볼 수 있습니다.

다음은 사용률 추적의 가장 중요한 이점 중 일부입니다.

• 리소스 비용에 대한 탭을 유지합니다.
• 이익 마진을 조정하고,
• 비즈니스 성장을 지원하고
• 프로젝트 계획을 향상시킵니다.

이점 #1: 리소스 비용을 계속 주시합니다.

사용률을 계산하면 예산 범위 내에서 리소스를 충분히 사용하지도, 과도하게 사용하지도 않도록 할 수 있습니다. 특정 금액이 언제 어디서 사용되었는지 추적하기 때문입니다.

리소스 비용을 더 잘 추적하기 위해 다음과 같은 질문을 스스로에게 할 수 있습니다.

• 예를 들어 청구할 수 없는 작업에 추가 리소스가 사용되고 있습니까?
• 청구 가능한 모든 시간을 정기적으로 추적하고 기록합니까?

이점 #2: 이윤 조정

수익 마진을 높이고 더 많은 돈을 벌기 위해 올바른 사용률 계산을 통해 회사가 적절한 청구 가능 시간에 대해 고객에게 청구하고 있는지 확인합니다.

가동률은 높지만 수익 마진이 좋지 않은 경우가 발생할 수 있습니다. 그렇다면 직원 생산성을 분석하여 직원들이 시간을 어떻게 보내고 현재 무엇을 하고 있는지 파악하세요. 또한 운영 비용, 즉 비즈니스를 운영하는 데 필요한 운영 비용을 분석해야 합니다.

이점 #3: 비즈니스 성장 향상

활용률은 또한 어떤 제품이나 서비스가 가장 수익성이 높은지를 보여줄 수 있습니다. 이것은 경영진이 직원을 추가할 수 있는 잠재적인 성장 영역과 장소를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

높은 활용률은 종종 어떤 서비스가 더 기여하고 수익성과 상관관계가 있는지를 보여줍니다.

비즈니스 및 영업 개발 전문가는 이 정보가 유용할 수 있습니다. 수익성이 더 높을 것으로 예상되는 프로젝트와 관련된 리드에 시간을 투자하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이점 #4: 프로젝트 계획 향상

활용률을 모니터링하면 프로젝트 계획 및 자원 분배를 최적화하는 데에도 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어 6명이 참여하는 소프트웨어 개발 프로젝트에서 할당된 작업 시간의 50%만 사용하면 활용률이 떨어집니다. 이러한 상황은 너무 많은 직원이 동일한 프로젝트에 참여하고 있거나 다른 일에 주의를 기울이고 있음을 나타낼 수 있습니다.

사용 보고서란 무엇입니까?

활용률을 모니터링할 때 확실히 도움이 되는 한 가지가 있는데 바로 활용도 보고서입니다.

사용률 보고서는 팀에 할당된 시간을 정확히 결정하는 데 도움이 됩니다.

• 예정,
• 사용 가능 및
• 효과적으로 활용합니다.

사용률 보고서는 사용률을 보여주는 여러 가지 기준으로 구성됩니다.

• 청구 가능 활용도 — 청구 가능 근무 시간에 사용된 개인의 능력 비율 및
• 청구 불가 사용률 — 청구 불가 작업(팀 회의, 직원 개발/교육, 네트워킹 및 회의 참석 등)에 대한 개인의 능력 비율입니다.

사용률 보고서를 만들 때 예측 기술이 유용합니다. 직원에게 프로젝트를 배포할 때 현재 및 미래의 작업량을 모두 고려하는 데 도움이 되는 예측 기술을 향상시키기 위해 관리자는 주어진 기간 동안 팀원의 작업량을 며칠, 몇 주 또는 몇 달로 비교하여 작업량을 평가할 수 있습니다. 예정되었습니다.

이러한 일정을 수동으로 만드는 대신 관리자는 Clockify와 같은 팀 일정 앱을 선택하여 팀의 작업량을 보다 효과적으로 분산할 수 있습니다.

이것이 사용률 보고서의 기본 사항에 대해 알아야 할 모든 것입니다.

이제 월별 사용 보고서의 이점에 대해 언급하겠습니다.

월간 사용률 보고서는 비즈니스에 어떤 도움이 됩니까?

월별 사용률 보고서는 기업 전체의 리소스에 대한 실시간 사용률을 표시합니다. 하지만 월별 사용 보고서는 예상치 못한 차질이나 병목 현상이 있는 경우와 같이 현장에서 의사 결정을 내리는 데 유용합니다.

팀 구성원이 미리 얼마나 많은 용량을 가지고 있는지 알면 향후 프로젝트 및 기타 작업을 계획하는 것이 더 쉬워집니다.

팀 구성원이 얼마나 많은 역량을 가지고 있는지 명확하게 파악하면 관리자가 팀 내에서 워크로드를 분산하는 데 도움이 됩니다. 그렇게 하면 직원들이 생산성을 높이고 업무에 압도되지 않을 것입니다.

활용 보고서의 결과를 해석한 후 직원 활용률을 개선할 때입니다.

직원 활용률 향상을 위한 팁

관리자는 직원 생산성을 향상하고 결과적으로 직원 가동률을 높일 수 있는 방법을 찾아야 합니다.

이를 수행하는 방법을 잘 모르는 경우 다음 팁이 도움이 될 수 있습니다.

팁 #1: 청구 가능 시간과 청구 불가 시간을 정기적으로 비교하십시오.

청구 가능한 시간과 청구 불가능한 시간을 구분할 수 있으려면 팀의 시간이 어떻게 분배되어 있는지 알아야 합니다.

직원이 고객에게 청구할 수 있고 이익을 가져올 수 있는 작업을 수행하는 데 충분한 시간을 보내고 있는지 확인하려면 청구 가능한 작업과 청구 불가능한 작업 간에 적절한 균형을 설정하는 것이 중요합니다. 이렇게 하는 것은 직원 활용률의 초기 계산에 중요합니다.

일반적으로 청구 가능한 시간만이 이익을 가져오지만 청구 불가능한 시간도 똑같이 중요합니다. 예를 들어 관리 작업이나 직원 교육에 대해 고객에게 비용을 청구할 수는 없지만 이러한 청구 불가능한 작업은 비즈니스 품질을 향상시키기 때문에 매우 중요합니다.

청구 가능 시간과 청구 불가 시간의 비율은 프로젝트와 회사 및 팀이 확장됨에 따라 크게 다를 수 있습니다.

팀 내에서 청구 가능한 시간과 청구 불가능한 시간을 더 잘 파악하려면 정기적인 사용률 보고서를 만들고 각 기간을 조사해야 합니다.

팁 #2: 실제 및 예상 시간 모니터링

누군가 과제를 완료하는 데 필요한 시간을 알고 있다고 가정하는 것은 간단합니다. 그러나 팀이 수행하는 모든 작업에 대해 예상 시간과 실시간을 비교하기 시작하면 아마 마음이 바뀔 것입니다.

팀이 작업에 소비하는 실제 시간을 과대평가하거나 과소평가할 수 있으며 둘 다 해롭습니다.

• 과소 평가하면 감지되지 않은 프로젝트 문제와 부정확한 청구가 발생할 수 있습니다.
• 과대평가는 낮은 생산성과 부진한 기업 확장을 초래할 수 있습니다.

예상 대 실시간 추적은 여기저기서 몇 분의 불필요한 손실을 강조할 수 있으며, 이는 클라이언트 작업의 모든 단계와 모든 수준의 팀 책임에서 중요한 시간을 추가합니다.

작업 견적은 작업에 대해 충분한 요금을 부과하는지 확인하려고 할 때 유용할 수 있습니다. 견적은 또한 향후 프로젝트에 대한 견적 기술을 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트 견적을 위해 Clockify와 같은 도구를 사용할 수 있습니다. Clockify에서는 다음을 통해 팀의 성과를 측정할 수 있습니다.

• 프로젝트 완료에 필요한 시간 추정,
• 진행 상황 추적 및
• 예상 시간과 실제 시간을 비교합니다.

팁 #3: 직무 책임을 명확하게 정의

직원이 자신의 역할(직무 목표 및 책임 포함)을 이해하는 데 어려움이 있는 경우 최적의 활용도를 달성하기 어려울 수 있습니다.

그들이 혼란을 피하고 업무를 완수할 수 있도록 돕기 위해 관리자는 업무에 대한 명확한 세부 정보와 직무에 대한 명확한 설명을 제공해야 합니다.

잘 정의된 역할과 작업은 활용도 문제가 있는지 또는 워크로드가 너무 많아졌을 때 격차를 메우기 위해 새 팀원을 추가해야 하는지 여부를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

팁 #4: 직원 피드백 수집

데이터가 중요하더라도 직원이 시간을 생산적으로 사용하고 있는지 여부를 확인할 수 있는 보고서가 많지 않은 경우가 있습니다.

직원들이 업무를 잘 관리하고 있고 가동률이 상승하고 있는 것처럼 보일 수 있지만 이는 다양한 상황에 따라 변경될 수 있습니다. 예를 들어, 한 팀의 임무 변경으로 인해 다른 팀에 병목 현상이 발생했을 수 있지만 보고서에는 아직 그 영향이 나타나지 않았습니다.

관리자는 직원과 리더십 간의 일대일 회의를 자주 함으로써 이러한 상황을 쉽게 피할 수 있습니다. 이런 식으로 직원들은 캐주얼한 체크인을 통해 더 편안하고 격려를 받을 수 있습니다. 또한 일관된 작업 일정을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이러한 토론은 또한 비즈니스의 수익성을 저해하기 시작하기 전에 문제를 발견하는 훌륭한 방법입니다.

팁 #5: 휴식과 정기적인 휴가를 장려하십시오.

모순적으로 보일 수 있지만 연구 결과에 따르면 규칙적인 휴식 시간은 생산성을 증가시킵니다.

직원들은 휴식 시간을 소셜 미디어를 스크롤하는 것과 같은 목적 없는 작업에 사용하지 말고 그 시간을 휴식을 취하고 배터리를 충전하는 데 사용해야 합니다. 이렇게 하면 휴식 후 업무에 복귀하면 더 집중할 수 있고 작업을 효율적으로 완료할 수 있습니다.

직원이 정기적으로 휴식을 취하면 생산성이 높아지고 결과적으로 가동률이 높아집니다.

또한 휴가를 사용하면 직원이 스트레스를 덜 받고 업무 효율성이 높아져 가동률도 높아집니다.

팁 #6: 일상적인 작업을 제거하거나 더 의미 있게 만드십시오.

가능하면 팀이 더 중요한 목표에 집중하려고 할 때 작고 평범한 작업을 팀에 할당하지 마십시오. 팀의 일일 일정을 검토하여 직원이 더 중요한 작업을 수행할 수 있도록 시간을 확보하기 위해 제거할 수 있는 활동을 결정합니다.

예를 들어, 모든 사람이 모든 회의에 초대되어야 하는 것은 아닙니다. 따라서 조직의 다양한 유형의 회의에 필요한 참석자만 초대하는 습관을 들이십시오. 결국 PR에 초점을 맞춘 매일의 회의가 개발팀에게는 흥미로울 수 있지만 일반적으로 개발자의 작업에는 중요하지 않으므로 참석하지 않아도 되는 것이 가장 좋습니다.

일반적으로 모든 작업에는 중요하지 않고 불필요해 보일 수 있는 반복적인 작업이 있습니다. 그러나 이러한 작업 중 일부는 이유가 있습니다. 이를 달성하면 더 높은 수준의 목표를 달성할 수 있습니다. 관리자는 상위 프레이밍(한 HBR 연구에서 설명된 개념)을 장려해야 합니다. 이 개념은 평범한 작업의 맥락을 명확히 하여 직원들에게 더 의미 있고 즐거운 작업이 되도록 하는 아이디어를 촉진합니다.

형식적인 작업에 너무 많은 시간을 할애하는 대신 비즈니스에 도움이 되는 작업에 집중해야 합니다.

팁 #7: 직원의 기술을 직무와 일치시키십시오.

직원의 능력, 직장 성격 및 행동 선호도를 이해하는 것은 그들이 가장 잘 기능하는 방식에 대한 통찰력을 얻고 결과적으로 생산성을 향상시키는 데 중요합니다.

예를 들어, 외향적이고 상상력이 풍부하며 창의적인 사람은 고객에게 아이디어를 제시하는 데 확실히 탁월한 선택입니다. 반면에 그러한 직원에게 더 규칙적이고 세부적인 업무가 주어지면 업무를 수행하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

직원들에게 모든 면에서 뛰어나도록 요구하는 것은 비효율적이고 비생산적입니다. 각 과제를 신중하게 고려하고 해당 직원이 해당 업무를 수행하기에 적합한 선택인지 판단하십시오. 그렇지 않다면 작업 요구 사항에 더 잘 부합하는 특성을 가진 사람을 찾으십시오.

팁 #8: 재택 근무 수용

아무도 보지 않는 동안 지속적인 생산성을 보장할 방법이 없기 때문에 직원이 집에서 일하도록 허용하는 것은 언뜻 비효율적으로 보일 수 있습니다.

그러나 진실은 그 반대입니다. 믿거 나 말거나 연구에 따르면 원격 직원이 사무실 직원보다 생산성이 높습니다. 따라서 작업 유형이 허용하는 경우 관리자는 직원이 집에서 일할 수 있도록 허용해야 합니다.

결론: 직원 활용도를 높이면 장기적 수익성이 높아질 것입니다.

직원의 활용률을 추적하기로 결정한 경우 다음을 수행할 수 있습니다.

• 리소스 비용 모니터링,
• 이익 마진을 미세 조정하고,
• 비즈니스 확장 및 성장을 지원하고
• 프로젝트 계획을 개선합니다.

직원 가동률을 모니터링하면 할수록 문제, 해결 방법 및 발전 기회를 찾기가 더 쉬워집니다.

활용률을 추적하면 직원 생산성이 향상되고 비즈니스의 전반적인 효율성이 향상됩니다.

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