비즈니스 문자 메시지 에티켓에 대한 궁극적인 가이드

업무상 문자 메시지를 보내는 경우 혼자가 아닙니다. Statista에 따르면 2004년 미국인들은 560억 개의 문자 메시지를 보냈습니다. 2012년에는 그 수치가 2조 1,090억 달러였습니다. 사실, 미국인들은 한 달에 평균 460개의 모바일 메시지를 보내는데, 그 모든 메시지가 여가를 위한 것은 아닙니다.

몇 년 동안 기업은 SMS 메시징을 사용하여 고객에게 도달했으며 이제는 상사, 팀원, 잠재 고객 및 동료에게 문자를 보내는 것이 더 일반적입니다. 하지만 문제가 있습니다.

친구에게 문자를 보내는 것은 이모티콘과 약어로 특징지어지는 캐주얼한 일입니다. 비즈니스 환경에서는 작동하지 않습니다.

연락처를 성가시게 하거나 불쾌감을 주지 않으려면 비즈니스 문자 메시지 에티켓의 규칙을 배우는 것이 중요합니다. 이 가이드가 도움이 될 것입니다.

1. 약어 피하기

단일 SMS를 보낼 때 메시지를 전달할 수 있는 문자는 160자뿐입니다. 이것이 아마도 대부분의 사람들이 약어를 사용하는 이유일 것입니다. 여기에는 몇 가지 문제가 있습니다.

• 약어는 캐주얼해 보이고 비즈니스 같지 않습니다.
• 일부 동료(특히 나이가 많은 경우)는 약어를 이해하지 못할 수 있습니다.
• 일부 약어는 문화적 경계를 넘지 않을 수 있습니다. 이는 다국어 팀과 함께 작업하는 경우 문제입니다.

같은 주제에 대해 일부 약어는 확실히 금지되어 있습니다. 비즈니스 대화에서 WTF를 완전히 말하지 않는다면 비즈니스 문자 메시지에 넣지 마십시오.

대부분의 경우, 특히 자동 완성 기능이 우수한 모바일 키보드를 사용하는 경우 전체 단어를 쉽게 입력할 수 있습니다.

2. 이모티콘 피하기

비즈니스 문자 에티켓의 두 번째 규칙은 매우 캐주얼한 이모티콘을 피하는 것입니다. 물론, 그들은 문자 메시지의 어조를 부드럽게 하는 데 도움이 될 수 있지만(좀 더 자세히 설명할 예정입니다), 그것들은 비즈니스 같지 않으며 당신이 그것을 사용한다면 사람들은 당신을 진지하게 받아들이지 않을 것입니다. 모두 10대인 그룹과 함께 작업하지 않는 한 평범한 오래된 단어를 사용하십시오.

3. 어조 주의

타이핑된 메시지의 문제점은 톤을 전달하기 어렵다는 것입니다. 짤막하게 들리기 쉬운 비즈니스 문자 메시지는 더욱 어렵습니다. 받는 사람의 기분을 상하게 하지 않으면서 필요한 말을 할 수 있도록 시간을 내어 메시지를 작성하십시오.

이 작업을 수행하는 동안 모두 대문자로 입력하지 마십시오. 이메일 및 소셜 메시징에서와 같이 이것은 소리치는 것으로 인식되어 수신자만 짜증나게 할 것입니다. 비즈니스 연락처에 얼굴을 맞대고 소리를 지르지 않는 것처럼 문자로도 하지 마십시오.

4. 언어 확인

비즈니스를 위한 문자 메시지를 작성할 때 맞춤법, 문법 및 구두점에 주의하십시오. 철자가 틀린 단어와 잘못된 구두점은 나쁜 인상을 줍니다.

보내기를 누르기 전에 오류를 제거하기 위해 메시지를 교정하십시오. 자동 수정 및 자동 완성 실패에 특히 주의하십시오. 입력하는 내용에 주의를 기울이고 수정 사항이 실제로 말하려는 내용을 나타내는지 확인하세요.

마찬가지로 음성으로 문자를 보내는 경우 메시지가 실제로 정확하다는 보장이 없으므로 보내기 전에 메시지를 확인하십시오.

결론? 편지를 쓰든, 이메일을 쓰든, 문자 메시지를 쓰든 오류 없는 비즈니스 커뮤니케이션을 위해 항상 노력하십시오.

5. 수신자 확인

실수로 엉뚱한 사람에게 문자를 보낸 사람은 나뿐만이 아닐 것입니다. 전화기의 이러한 자동 제안 기능은 훌륭하지만 연락처 이름이 비슷한 경우 혼동을 일으킬 수 있습니다. 메시지를 보내기 전에 올바른 사람에게 메시지가 전달되고 있는지 확인하십시오. 그렇게 하면 시간을 낭비하거나 실수로 내부 정보를 잘못된 사람에게 보내는 일이 없습니다.

6. 메시지에 서명

비즈니스 문자 메시지 상황에서는 수신자가 귀하의 연락처 정보를 가지고 있는지 확신할 수 없습니다. 그들이 당신이 누구인지 모른다면 메시지를 무시할 수 있습니다. 따라서 메시지 끝에 이름이나 이니셜을 추가하여 발신자가 누구인지 명확히 하십시오.

7. 허가 받기

비즈니스 전문가의 4%만이 다른 형태의 커뮤니케이션보다 텍스트를 선호하므로 연락처에 비즈니스 텍스트를 보내도 괜찮은지 확인하십시오. 허가를 요청하고 비즈니스 커뮤니케이션을 위해 텍스트를 기꺼이 사용하는 사람들에게만 보내십시오. (힌트: 연락처에 문자를 보내고 그들이 이메일로 답장을 보낸다면 그것은 그들이 업무상 문자 메시지를 좋아하지 않는다는 신호이므로 문자를 중단하십시오.)

이것은 그룹 텍스트에도 적용됩니다. 그룹 메시징은 빠르게 시끄럽고 성가시게 될 수 있으므로 첫 번째 문자를 보내기 전에 연락처 그룹에 사람을 추가할 수 있는 권한이 있는지 확인하십시오. 이 Huffington Post의 그룹 문자 메시지 가이드에는 몇 가지 다른 유용한 지침이 있습니다.

8. 올바른 메시지 보내기 …

우리는 문자 메시지를 좋아하지만 항상 정보를 전달하는 올바른 방법은 아닙니다. 특히 비즈니스의 경우 가장 적절한 커뮤니케이션 방법을 사용하십시오. 특정 문제에 이메일이 필요한 경우 이메일을 보내면 상호 작용에 대한 영구적인 기록을 얻을 수 있습니다. 그리고 전화를 거는 것이 더 낫다면 전화를 겁니다.

문자로 보내면 안되는 메시지 유형도 있습니다. 당신은 문자로 파트너와 헤어지지 않을 것입니다.

직장을 그만두거나, 누군가를 해고하거나, 성과 평가를 제공하거나 부정적인 내용을 제공하는 텍스트를 사용하지 마십시오. 그러한 피드백은 직접 대면하는 것이 가장 좋습니다.

Business Insider는 문자 메시지를 사용하여 회의 시간이나 장소를 변경하지 말 것을 제안합니다. 특히 일부 동료가 휴대폰을 자주 확인하지 않는 경우 이러한 변경 사항을 놓치기 쉽습니다.

즉, 문자 메시지가 의사 소통의 완벽한 형태인 경우가 있습니다. 긴급 상황이 있고 그것이 사람들에게 연락하는 가장 좋은 방법이라면 문자를 보내세요.

9. … 적시에

저녁이나 주말을 즐기고 있을 때 업무용 이메일을 받은 적이 있습니까? 균형을 잃었습니까? 예라고 대답했다면 혼자가 아닙니다. 이것이 업무 시간에 업무용 문자 메시지를 유지하는 것이 중요한 이유입니다.

알림이 한밤중에 도착하면 연락처가 귀하의 번호를 차단할 때까지 오래 걸리지 않을 것입니다.

그것은 당신의 비즈니스 관계에 도움이 되지 않습니다.

10. 한 번이면 충분하다

문자를 보냈을 때 상대방이 즉시 응답하지 않으면 계속 다시 보내지 마십시오. 그것은 그 사람이 그들의 전화를 확인하지 않았다는 것을 의미합니다. 그렇게 될 것이고, 문자로 회의 시간을 변경하지 않는 또 다른 이유입니다. 걱정을 시작하기 전에 받는 사람이 메시지를 받을 수 있는 충분한 시간을 주십시오. 그리고 이런 일이 정기적으로 발생한다면 규칙 7을 참조하십시오. 문자 메시지는 이 특정 동료에게 올바른 의사 소통 방법이 아닐 수 있습니다.

11. 회의 중에 문자를 보내지 마십시오

방에서 무슨 일이 일어나고 있는지 주의를 기울여야 할 때 문자를 보내지 마십시오. 회의 중이든, 비즈니스에 대해 직접 논의하든, 프레젠테이션을 보고 있든, 은밀한 문자 메시지를 보내기 위해 전화를 웅크리고 있는 것은 그저 무례한 행동일 뿐입니다. 발표하는 동안 사람들이 그렇게 하면 기분이 상할 것이므로 다른 사람에게 하지 마십시오.

12. 비상조치

때로는 메시지를 확인해야 합니다. 이 경우 비즈니스 행사 중에 전화를 확인해야 하는 긴급 상황이 발생하면 사람들에게 알리십시오. 사전 경고는 일반적으로 헝클어진 깃털을 부드럽게 하고 사람들이 휴대전화의 큰 진동에 놀라지 않도록 합니다.

이 규칙을 따르면 비즈니스 문자 메시지 에티켓에 유리합니다. 비즈니스 문자 메시지에 대해 무엇이 당신을 짜증나게 합니까? 어떤 팁을 추가하시겠습니까?