28가지 필수 UCaaS 기능 및 이점

UCaaS(Unified Communications as a Service)는 계속 유지될 것이며, 애널리스트들은 5년 내에 시장 규모가 세 배가 될 것으로 예상합니다.
2020년에 유연한 원격 근무가 폭발적으로 증가한 것은 놀라운 일이 아닙니다. 스타트업과 대기업 모두 온프레미스 통신 솔루션이 실패했다는 사실을 깨달았습니다.
직원이 동료 및 고객과 상호 작용하기 위해 수십 가지 협업 도구에 의존할 때 주의 집중 시간에 큰 타격을 받습니다. 이제 비즈니스 커뮤니케이션 도구 를 간소화하고 비용을 절감할 때입니다.
이 가이드는 최고의 UCaaS 기능, 기능 및 중요한 이유를 안내합니다.

• 1) PSTN 연결
• 2) 수신자 부담 전화번호
• 3) 자동 교환
• 4) 직통번호
• 5) 통화 녹음
• 6) 통화 분석
• 7) 모바일 애플리케이션
• 8) 데스크톱 애플리케이션
• 9) 클라우드 PBX
• 10) 음성 회의
• 11) 화상회의
• 12) 팀 존재
• 13) 웹사이트 채팅
• 14) 웹 회의
• 15) 통화 흐름
• 16) 대화형 음성 응답
• 17) 스크린 팝
• 18) 통화 대기열
• 19) 옴니채널 지원
• 20) 대기열 콜백
• 21) 씬 클라이언트
• 22) 통합 음성 메일
• 23) 중앙 관리
• 24) 팀 메시징
• 25) 온라인 팩스
• 26) 가상 작업 공간
• 27) 클라우드 파일 저장
• 28) 타사 API 통합

비즈니스 전화 서비스

이러한 전화 시스템 기능은 모든 UCaaS 플랫폼에 필수적입니다. 이러한 비즈니스 음성 기능은 팀을 외부 세계와 연결하고 그 반대도 마찬가지입니다. 많은 UCaaS 서비스 제공업체는 포괄적인 가격 또는 개별 추가 기능을 제공합니다.

1) PSTN 연결

PSTN(Public Switched Telephone Network)에 연결하는 것은 사무실 외부의 사람들에게 연락하기 위한 필수 사항입니다.
이것이 없으면 사용자의 탁상 전화기는 동일한 통신 시스템에 있는 다른 사람에게만 도달할 수 있습니다. 클라우드 전화 시스템은 인터넷을 통해 내부 및 외부 음성 연결을 모두 제공합니다.
클래식 아날로그 전화기에서 즐길 수 있는 기능을 잃지 않습니다. 비즈니스 VoIP 기술은 데이터 패킷을 PSTN 간에 원활하게 오디오 신호로 변환합니다.

2) 수신자 부담 전화번호

수신자 부담 전화번호는 일반 전화에서 무료로 전화를 걸 수 있는 전화번호입니다. 특히 귀사에 국가적 존재감을 부여합니다. UCaaS 서비스 공급자는 이러한 전화 번호와 연결된 통화 라우팅 논리를 유지합니다.
이 번호는 800, 888, 877, 866, 855, 844 또는 833으로 시작합니다. 모든 번호로 전화를 걸기 때문에 발신자는 번호 앞에 다이얼 패드에서 1을 누를 필요가 없습니다.
소기업은 수신자 부담 전화번호 를 사용하여 신뢰를 얻고, 광고 캠페인의 통화를 추적하고, 통화를 전문 팀으로 라우팅합니다.

3) 자동 교환

우리는 자동 교환을 상업용 전화 시스템의 약자로 간주합니다. 업무는 간단합니다. 발신자를 올바른 부서에 연결합니다.
'판매에 도달하려면 1번을 누르세요'라는 말을 들어 본 적이 있다면 자동 교환 을 사용해 본 적이 있을 것입니다. 이 전화 통신 기능은 브랜드의 첫인상입니다. 다이얼 패드의 숫자 입력을 기반으로 발신자를 안내합니다.
많은 UCaaS 공급자는 자동 전화 교환을 설정하는 것을 위협적으로 만듭니다. 사용자 경험은 매우 다양하므로 편안하게 업데이트해야 합니다.

4) 직통번호

DID(Direct Inward Dial) 전화번호는 회사의 내선 번호로 연결되는 전화번호입니다.
직통 전화 번호 를 사용하면 자동 전화 교환을 거치지 않고 사용자에게 전화를 걸 수 있습니다. DID 번호는 보다 개인적이고 친근한 고객 경험을 제공합니다.
컨택 센터에서 전화를 받는 상담원이 있다고 가정해 보겠습니다. 통합 커뮤니케이션 플랫폼은 발신자가 전화를 건 DID에 관계없이 통화를 분배합니다.

5) 통화 녹음

통화를 녹음하고 클라우드에 안전하게 저장해야 할 필요성이 계속해서 증가하고 있습니다. 회사는 나중에 검토할 수 있도록 고객 통화에 대한 완전한 가시성을 원합니다.
오늘날의 UCaaS 솔루션은 고객 만족도를 향상시키기 위해 다양한 통화 녹음 기능을 제공합니다. 이 기능은 콜센터 환경을 훨씬 뛰어넘는 책임성을 이끌어냅니다.

6) 통화 분석

처리 시간, 응답 속도, 포기 등과 같은 유용한 통화 분석 에 액세스하십시오.
여기에서 통합 커뮤니케이션의 약속이 그 이름에 걸맞습니다. 통화 기록을 살펴보고 하루 종일 Excel에서 보내는 대신 몇 초 만에 추세에 액세스하세요.
실시간 및 과거 데이터로 결과를 개선하십시오. 월보드, 게임화 및 날카롭게 보이는 대시보드는 개인과 팀의 성과를 높입니다.

7) 모바일 애플리케이션

통합 모바일 앱은 인기 있는 통합 커뮤니케이션 서비스 기능으로 남아 있습니다. 공급업체는 더 높은 요금제에 이 기능을 포함했지만 지금은 UCaaS의 주류입니다.
직원은 iOS 및 Android 스마트폰을 사용하여 전화를 걸고 연결 상태를 유지할 수 있습니다. 전화를 받고, 화상 회의에 참석하고, 화면을 보고, 몇 번의 탭으로 채팅 메시지를 보낼 수 있습니다.
이러한 유형의 모바일 앱을 소프트폰이라고도 합니다. 내장된 UCaaS 기능 중 일부에는 착신 전환, 착신 전환 및 시각적 음성 메일이 포함됩니다.

8) 데스크톱 애플리케이션

VoIP 소프트폰은 노트북과 데스크탑에서도 잘 작동합니다. UCaaS 공급자는 사용자가 자신의 워크스테이션에서 통신할 수 있도록 데스크톱 앱을 포함합니다.
통합 데스크톱 앱을 사용하면 사용자가 전화를 걸고, 받고, 전달할 수 있고, 연락처를 관리하고, 가용성을 설정할 수 있습니다. 사용자는 채팅 메시지, 음성 및 화상 통화를 통해 동료와 공동 작업할 수도 있습니다.

9) 클라우드 PBX

클라우드 호스팅 PBX를 사용하면 회사의 전체 전화 시스템을 인터넷 연결에서 실행할 수 있습니다.
임대 사무실 공간이나 전문 IP 텔레포니 장비가 필요하지 않습니다. 클라우드 텔레포니 를 사용하면 위치를 쉽게 추가하고 원격 작업자에게 장비를 제공할 수 있습니다.
클라우드 PBX는 여러 데이터 센터에서 제공되기 때문에 탁월한 확장성을 제공합니다.

회의 및 회의 기능

재택근무자와 원격근무자가 공존하는 하이브리드 환경에서 미팅 플랫폼은 필수입니다. UCaaS 솔루션에서 이러한 기능을 사용하면 팀 전체에서 비용을 절감하고 생산성을 높일 수 있다는 이점이 있습니다.

10) 음성 회의

HD 오디오 회의 로 원격 회의를 주최하십시오. 전화 회의는 VoIP의 유연성 덕분에 모바일 장치나 컴퓨터에서 쉽게 참여할 수 있습니다.
프라이버시는 오늘날의 비즈니스에서 가장 중요합니다. 암호가 필요한 회의 브리지를 사용하여 오디오 회의를 안전하게 보호하십시오. 오디오 회의를 UCaaS 솔루션과 함께 사용하면 사용자가 클릭 한 번으로 회의에 참여할 수 있습니다. 게스트는 연결된 전용 전화번호로 전화를 걸어 참여할 수도 있습니다.
관리자는 또한 음소거, 녹음 및 강의 모드와 같은 유용한 조정 기능이 필요합니다.

11) 화상회의

생산적인 일대일 및 다자 화상 통화를 실행합니다. 설정이 쉽고 실시간 오디오, 채팅, 화면 공유 및 라이브 비디오를 제공합니다.
포괄적인 UCaaS 제공업체를 통해 화상 회의도 녹화할 수 있지만 추가 비용을 지불해야 할 수 있습니다.

12) 팀 존재

깊은 집중은 소중하며 팀의 존재는 그것을 가능하게 합니다. 통합 메시징 플랫폼은 통화 중, 통화 중, 자리 비움 또는 대화 가능 여부와 같은 사람의 상태를 표시합니다.
팀 존재는 시간을 절약하고 방해 요소를 줄이며 동료 간의 올바른 기대치를 설정합니다.

13) 웹사이트 채팅

라이브 웹사이트 채팅을 통해 방문자와 고객을 빠르고 효율적으로 도울 수 있습니다. 강력하고 성장하는 채널입니다. 실시간 채팅의 고객 만족도(CSAT) 는 2020년 거의 86% 로 사상 최고치를 기록했습니다.
고객을 위한 채팅 기록, 가용성 및 빠른 솔루션으로 기억에 남을 경험을 만드십시오.

14) 웹 회의

UCaaS 플랫폼을 사용하지 않는 게스트를 위해 워크숍, 라이브 스트림, 웨비나 및 온라인 컨퍼런스를 주최합니다. 소프트웨어를 다운로드하거나 복잡한 기술 설정을 사용할 필요가 없습니다.
쉽게 발표할 수 있도록 고객과 파트너를 참여시키십시오. 이러한 보안 웹 회의 도구에는 일반적으로 화면 공유, 채팅 및 파일 공유가 포함됩니다. 결국 웹 회의는 관련된 모든 사람에게 즐거운 경험을 제공해야 합니다.

컨택 센터 기능

확장하려면 영업 및 지원 팀에 전문가 수준의 음성 및 메시지를 제공해야 합니다. 호스팅된 컨택 센터 는 음성, 이메일 및 소셜 미디어와 같은 많은 채널을 하나로 통합하는 차세대 콜 센터입니다.

15) 통화 흐름

통화 흐름은 UCaaS 플랫폼이 수신 통화를 처리하는 방법을 설계하는 방법입니다. 그 결과 기술 전문가가 아닌 사용자도 더 유능하고 쉽게 설정할 수 있습니다. 자동 교환 외에도 관리자는 링 그룹, 업무 시간 및 통화 라우팅을 모두 한 화면에서 조정할 수 있습니다.
통화 흐름은 고객이 비즈니스에 연락할 때 발생하는 일에 대한 불확실성을 종식시킵니다. 가장 중요한 것은 간단하고 전화 시스템 설정을 능률화한다는 것입니다.

16) 대화형 음성 응답

IVR (대화형 음성 응답)을 통해 고객은 음성을 사용하여 전화 시스템과 상호 작용할 수 있습니다. 많은 콜 센터에서 인바운드 통화를 적합한 사람에게 라우팅하거나 편향시키기 위해 이를 사용합니다.
오늘날의 IVR은 실시간 계정 정보로 응답할 수 있으며 확인도 수행할 수 있습니다. 대부분의 조직에서는 IVR을 사용하여 발신자를 가장 잘 도울 수 있는 부서로 연결합니다.
상담원의 부담을 줄이고 생산성을 높이며 신뢰도를 높이십시오.

17) 스크린 팝

처리 시간을 줄이는 방법 중 하나는 전화를 받기 전에 발신자 정보를 표시하는 것입니다. 화면 팝업 은 상담원이 계정 가치, 최근 구매 및 만족도를 볼 수 있도록 CRM에서 데이터를 가져옵니다.
이 UCaaS 기능은 답변을 맞춤화하고 모든 상호 작용에서 고객을 만족시키는 데 도움이 됩니다. 통합 커뮤니케이션 솔루션은 CRM 또는 타사 통합을 사용하여 이 기능을 제공합니다.

18) 통화 대기열

너무 자주 부재중 전화? 통화 대기열은 컨택 센터에서 대량의 통화를 효율적으로 처리하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 사용 가능한 상담원보다 더 많은 전화를 받는 경우 통화 대기열은 전화를 상담원에게 라우팅되도록 배치합니다.
고객 경험을 저하시키지 않으면서 급증하는 통화에 대응합니다. 통화 대기열 은 알림 및 콜백 초대를 제공하는 이상적인 방법입니다.
관련: 컨택 센터와 콜 센터: 내 비즈니스에 필요한 것은 무엇입니까?

19) 옴니채널 지원

고객에게 단일 연락 방법을 사용하도록 강요하는 대신 여러 채널에서 고객을 지원하세요. 연락처 채널 혼합에 이메일, 채팅, SMS 및 소셜 미디어를 추가합니다.
옴니채널 솔루션을 통해 모든 고객 정보 및 과거 상호 작용에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 이렇게 하면 고객이 다른 상담원에게 반복해서 말할 필요가 없습니다. 그리고 이러한 맥락에서 팀 은 비동기식 으로 작업하고 최고의 고객 경험을 제공합니다.
음성 이외의 고객 서비스 도구를 제공하는 서비스 공급자로서의 통합 커뮤니케이션은 거의 없습니다. 넥스티바가 합니다.

20) 대기열 콜백

현실은 대부분의 사람들이 기다리기를 원하지 않는다는 것입니다. 그렇다면 어떻게 그들에게 더 나은 경험을 제공할 수 있을까요? 대답은 대기열 콜백 옵션을 제공하는 것입니다. 평균 응답 속도에 따라 전화 시스템은 다음 상담원으로부터 전화를 받을 수 있는 대안을 제공할 수 있습니다.
이는 컨택 센터에서 많은 통화량을 처리하기 위해 고려해야 할 귀중한 전술입니다. 긴 대기 시간으로 인한 불만을 줄이고 고객의 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다.

21) 씬 클라이언트

콜 센터는 종종 PBX 서버, 독점 전화 통신 하드웨어 및 트렁킹 설정에 막대한 IT 예산을 요구합니다. 그 시절은 클라우드 기반 비즈니스 VoIP 때문에 거의 우리 뒤에 있습니다.
씬 클라이언트는 웹 브라우저만 필요한 모든 기능을 갖춘 컨택 센터 애플리케이션입니다. 이러한 앱은 이전에 다루었을 수도 있는 미들웨어보다 더 나은 UCaaS 기능을 제공합니다.
잠재적인 UCaaS 공급자를 고려할 때 라이브 데모에 참석하여 직접 확인하십시오.
관련: Contact Center as a Service: 정의, 이점 등

공유, 협업 및 관리

통합 커뮤니케이션 솔루션 의 덜 알려진 기능에는 협업 및 관리 기능이 포함됩니다. 이는 비즈니스 전화 시스템마다 다르므로 어떤 기능이 필수적인지 범위를 좁히는 데 도움이 됩니다.

22) 통합 음성 메일

음성 메일 관리가 번거로울 필요는 없습니다. 전화를 받을 수 없을 때 발신자가 음성 메일을 남기도록 하세요. 원하는 시간과 장소에서 메시지를 받을 수 있습니다. 이메일에 대한 음성 메일은 비즈니스 사용자들 사이에서 여전히 선호됩니다.
이 기능은 IP 전화와 함께 작동하므로 메시지도 손실되지 않습니다. 사용자는 이동 중에, 책상에서 또는 컴퓨터에서 음악을 들을 수 있습니다.
통합 음성 메일 메시징을 사용하면 메시지를 다른 장치, 이메일 또는 문자로 받아볼 수 있습니다. 이 기능은 사용자에게 신속하게 조치를 취할 수 있는 명확성과 유연성을 제공합니다.

23) 중앙 관리

사용하기 쉬운 단일 포털에서 전화 시스템 기능을 관리합니다. 사용자를 추가 또는 관리하고, 기능을 편집하고, 라이선스를 조정하고, 권한을 관리하고, 통화 흐름을 구축하는 등의 작업을 수행합니다.
별도의 커뮤니케이션 도구의 문제점은 별도로 관리해야 한다는 것입니다. 이로 인해 비용이 많이 드는 인적 오류가 발생합니다. 중앙 집중식 관리 포털을 통해 불확실성 없이 변경할 수 있습니다.
Nextiva의 상용 전화 서비스 는 설정 및 유지 관리를 위한 전문 기술이 필요하지 않습니다.

24) 팀 메시징

팀 채팅 을 사용하여 팀을 연결하고 효율적으로 유지하십시오. 인스턴트 메시징 및 회의를 위한 별도의 앱 대신 하나의 앱으로 간소화합니다.
이 기능은 모든 사람이 한 곳에서 공동 작업하고 정리하며 모임을 의미합니다. 사람들이 사무실이나 집에서 일할 때 이상적입니다.

25) 온라인 팩스

팩스를 보내고 받아야 하지만 사무실에 값비싼 기계를 원하지 않는다면 온라인 팩스 를 좋아할 것입니다. 모든 장치에서 어디서나 안전하고 사용할 수 있습니다.
UCaaS는 VoIP를 사용하기 때문에 온라인 팩스를 사용하기 위해 팩스 연결을 끊는 경우가 많습니다. 이 UCaaS 기능을 통해 사용자는 이메일처럼 팩스 문서를 교환할 수 있습니다.
팩스를 수신할 때 받은 편지함에서 바로 디지털화된 문서를 받게 됩니다.

26) 가상 작업 공간

가상 작업 공간은 사무실과 같지만 온라인에 존재합니다. 모든 파일, 회의, 작업, 기한 및 대화가 이루어지는 곳입니다. 수십 개의 앱과 앱과 함께 제공되는 알림이 필요하지 않아 직원들이 더 집중할 수 있습니다.
가상 작업 공간은 작업 그룹, 프로젝트 또는 사업부 주변에 존재할 수 있습니다.
모든 링크, 파일 및 대화를 쉽게 찾을 수 있으므로 중요한 정보를 검색하는 데 소중한 시간을 낭비할 필요가 없습니다.

27) 클라우드 파일 저장

안전한 파일 저장은 작업하는 동안 신뢰를 유지하는 데 중요합니다. 일부 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼에서는 사용자가 Dropbox 또는 Google Drive의 파일을 동기화할 수 있습니다.
클라우드 기반이므로 네트워크 연결 스토리지 또는 온프레미스 서버에 간섭할 필요가 없습니다. 결과적으로 이 UCaaS 기능은 원격 작업자와 사무실 직원에게 적합합니다.
이 기능을 사용하면 파일을 간편하게 공유할 수 있으므로 권한이 있는 사용자가 회사 정보에 ​​액세스할 수 있습니다.

28) 타사 통합

Unified Communications as a Service가 수많은 작업 공간 앱을 포함하므로 API 통합 이 필요합니다. 다음은 찾아야 할 UCaaS 통합 유형과 중요한 이유입니다.

이메일

커뮤니케이션 플랫폼을 이메일 제공업체와 통합하면 멋진 이점을 얻을 수 있습니다.
사용자 수에 따라 Gmail, Microsoft Outlook 및 Google Workspace와의 호환성을 찾으십시오.
이러한 방식으로 사용자는 프레즌스 정보를 공유하고 캘린더를 동기화하고 주소록에서 전화를 걸 수 있습니다. 효율적으로 작업을 수행하기 위해 앱 간 전환의 마찰을 줄입니다.

CRM

기업이 CRM을 전화 시스템에 연결해야 하는 이유는 무엇입니까? 명확하지 않을 수 있습니다. 영업 사원이 리드를 더 빨리 닫는 데 도움이 됩니다. 또한 모든 상호 작용에서 더 깊은 고객 통찰력을 얻을 수 있습니다.
CRM 통합은 전화 시스템과 고객 데이터 간의 격차를 해소합니다. 휴대폰을 Salesforce, Zoho, HubSpot, Keap 또는 Pipedrive와 통합하십시오.
이 통합은 또한 AI 기반 컨택 센터 및 콜 센터 분석에 데이터를 제공합니다.

입증

권한, 액세스 및 보안은 사용자 수가 증가함에 따라 관리하기 어려워질 수 있습니다. 고용, 퇴사 및 위협 완화 사이에서 따라잡기가 어렵습니다.
전화 시스템을 Active Directory 또는 Okta와 같은 액세스 관리 플랫폼과 통합하십시오. Single Sign-On을 사용하면 전반적으로 액세스를 간소화할 수 있습니다.

UCaaS의 주요 비즈니스 이점

비즈니스를 위한 UCaaS의 가장 주목할만한 이점은 다음과 같습니다.

• 비용 절감
• 더 나은 사용자 경험
• 확장성 증가
• 강력한 보안

1) 경쟁력 있는 가격

진실은 대부분의 UCaaS 솔루션이 귀하가 사용하고 비용을 지불하는 여러 비즈니스 앱을 대체한다는 것입니다.
여기에는 비즈니스 VoIP, 팀 채팅, 화상 회의, 헬프데스크 등이 포함됩니다. 사용자당 수백 달러를 지출하는 대신 월 $60 미만으로 모든 것을 제공합니다.
UCaaS는 또한 12개의 서로 다른 서비스를 관리하는 번거로움을 단순화합니다. Nextiva는 기업이 진정으로 필요로 하는 최고의 가치와 기능 을 제공합니다.

2) 더 나은 사용자 경험

올인원 통신 플랫폼은 단일 정보 소스가 됨을 의미합니다. Okta의 놀라운 보고서에 따르면 오늘날 직원들은 평균 88개의 앱 을 사용하고 있습니다.
분리된 앱에서 작업하는 대신 모두가 동일한 고객 관점에서 작업합니다.
모든 사람의 손끝에서 실시간 데이터를 통해 원활한 고객 경험을 제공할 수 있습니다.

3) 확장성 증가

신입 사원을 온보딩하는 데는 시간이 많이 걸립니다. 원격으로 할 때 더 어렵습니다.
통합 커뮤니케이션은 성장에 대한 욕구가 있는 회사의 판도를 바꿉니다. 직원 연결을 위해 최소한의 기술 리소스가 필요합니다. 모바일 또는 데스크톱 앱을 다운로드하고 로그인하면 준비가 완료됩니다.
직원 수가 늘어남에 따라 비용이 많이 드는 전화 통신 인프라를 추가할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 리소스가 현장 서버 설치가 아닌 수익에 집중됩니다. 나머지는 UCaaS 공급자가 처리합니다.

4) 강력한 보안

데이터 보안은 특히 클라우드로 이동할 때 합법적인 문제입니다. UCaaS 플랫폼은 데이터를 안전하게 유지하기 위해 연중무휴 모니터링 및 암호화를 제공합니다.
계정 관리자는 사용자 설정을 관리하고 자세한 사용 로그를 볼 수 있으므로 항상 완벽하게 제어할 수 있습니다.
UCaaS 공급업체가 요구 사항을 충족하는 산업 인증 을 보유하고 있는지 확인하십시오. HIPAA, PCI 및 SOC 2를 준수하는 통신 도구를 제공하는지 확인합니다.

최고의 UCaaS 기능을 손에 넣을 수 있습니다.

결론은 기업이 UCaaS로 업그레이드해야 할 이유가 많다는 것입니다.
일부에게는 직원과 고객을 같은 페이지에 유지하는 방법입니다. 다른 사람들에게는 여러 커뮤니케이션 앱을 하나로 합리화하는 방법입니다. 많은 사람들에게 그것은 전사적 배포의 속도일 수 있습니다.
모두 가 동의하는 한 가지는 UCaaS가 기존 전화 시스템 보다 더 많은 기능을 가지고 있다는 것입니다. 기술이 작업 방식을 좌우하는 시대는 지났습니다. 서비스로서의 통합 커뮤니케이션은 미래가 아니라 지금입니다.
더 빠르게 작업하고 고객의 요구에 신속하게 대응할 수 있기 때문에 경쟁업체와 차별화됩니다.
통신 수준을 높일 준비가 되었으면 Nextiva의 클라우드 전화 시스템 을 확인하십시오. 이미 도약한 100,000개 이상의 팀, SMB 및 빠르게 성장하는 회사에 합류하십시오.
관련 항목: UCaaS: 통합 커뮤니케이션에 대한 최종 가이드