부기 중 시간 추적
게시 됨: 2022-05-07회계 회사 또는 회사 또는 소규모 비즈니스의 CFO이든 부기는 거대한 작업입니다. 시간 추적은 책임 중 하나일 뿐이며 가장 적게 강조하는 것 중 하나여야 합니다. 이 간단한 조언으로 부기 동안 시간을 추적하는 것이 자동으로 시작되는 습관이 될 수 있습니다. 동시에 다른 책임과도 매끄럽게 결합되어 작업이 훨씬 더 부드럽고 쉬워집니다.
회계사(및 회계사가 되어야 하는 사람들)에게 가장 큰 장애물
정확히 무엇을 추적해야 하는지 궁금할 수 있습니다. 또는 단순히 모든 방법을 다뤘는지 확인하기 위해 이 글을 읽고 있는 것입니다.
글쎄요, 짧은 대답은 당연히 모든 것입니다.
다소 긴 대답은 일반적으로 부기 및 회계에 많은 작업이 들어간다는 것입니다. 어떤 경우에는 많은 서류 작업, 상담 전화, 회의, 통근도 있습니다. 그리고 당신의 작업 라인이 이런 종류의 다재다능함을 요구할 때, 당신은 시간이 가는 방향을 계속 주시하고 싶어할 것입니다.
그렇게 하면 단축, 제거 또는 더 많은 시간이 필요한 프로세스가 있는지 알 수 있습니다. 시간 추적은 워크플로를 분석하고 개선하기 위한 확실한 출발점을 제공할 뿐만 아니라 빠르게 압도되고 있는지도 보여줍니다.
이 섹션에서는 추적해야 하는지 확신이 서지 않을 수 있는 몇 가지 일반적인 프로세스를 살펴보겠습니다.
여러 프로젝트 작업/동시에 여러 클라이언트와 작업
회계 회사나 고객이 많은 다른 회사에서 하루에 한 건 이상의 케이스를 처리하는 것은 드문 일이 아닙니다. 서로 다른 케이스에 대해 병렬로 작업한다는 것은 예기치 않은 고객 전화를 받거나 긴급 회의를 받는 것을 의미하며 지금 해결해야 하는 긴급한 문제입니다.
이러한 유형의 작업과 관련하여 작업에 전환이 있을 때 두뇌가 어떻게 행동하는지에 대한 귀중한 정보를 제공하기 때문에 작업을 추적하고 싶을 것입니다. 감사를 위한 서류 준비에는 한 가지 유형의 집중이 필요하며, IRS에서 방금 이메일을 받은 고객의 당황한 전화로 작업이 중단되면 마음을 다른 방향으로 전환해야 합니다. 그리고 그 변화만으로도 믿거 나 말거나 많은 두뇌 에너지가 필요합니다. 애자일 개발에서는 컨텍스트 스위칭이라고도 합니다. 따라서 새로운 유형의 작업에 적응하는 데 얼마나 많은 시간이 걸렸는지 정확히 알고 있으므로 이와 같은 긴급한 경우에 대한 해결 방법을 찾으려고 노력합니다.
상담 전화에 많은 시간을 할애함
이것은 많은 회계사에게 큰 요인입니다. 대부분 실제 작업량의 일부가 조언이 필요한 기존 또는 가끔 고객과 상담하는 데 사용된다는 의미입니다. 그래도 시간 추적은 발신자를 확인하는 좋은 방법입니다.
월말에 누가 가장 많이 연락했는지, 어떤 이유로, 각 통화에 얼마나 걸렸는지 확인할 수 있습니다. 예를 들어, Clockify는 향후 분석에 필요한 모든 정보를 저장하는 데 도움이 될 수 있습니다. 다음은 몇 가지 간단한 단계로 진행되는 프로세스입니다.
- 클라이언트가 전화를 걸면 디지털 트래커에서 타이머를 시작하십시오.
- 메모 섹션에서 이름과 같은 중요한 정보와 전화를 건 초기 이유를 추가합니다.
- 관련 질문이 나타나면 글머리 기호로 추가할 수 있습니다.
- 통화가 끝나면 타이머를 멈추기만 하면 입력이 완료됩니다.
- 잠시 후 레이블을 만들어 가장 자주 묻는 질문을 분류하여 더 쉽게 보관할 수 있습니다.
이러한 방식으로 Clockify와 같은 디지털 시간 추적기를 사용하면 추적할 수 있는 추가 메모 작성 프로그램이나 Google 문서가 필요하지 않습니다. 하나의 컴팩트한 공간에서 누가 전화를 걸었는지, 통화가 지속된 시간, 어떤 질문을 했는지, 통화 요금을 얼마나 청구할 수 있는지 확인할 수 있습니다.
“클라이언트 호핑”
어떤 사람들은 하루 종일 다른 고객을 다룰 때 더 잘 작동합니다. 그리고 각 고객, 중소기업 또는 회사의 부기에 소요된 시간을 추적하지 않는 한 서비스 청구 시 정확성을 쉽게 잃을 수 있습니다. 이것은 필연적으로 대부분 추측에 의존하는 시간 반올림으로 이어집니다.
디지털 시간 추적기를 선택하면 실제로 많은 노력이 필요하지 않습니다. 특히 Trello, Zoho, Quickbooks 및 브라우저 확장과 같이 이미 사용하고 있을 수 있는 소프트웨어와 쉽게 통합됩니다. 시간 추적은 클릭 한 번으로 시작하고 끝납니다. 그리고 그 대가로 더 이상 추측할 수 없습니다.
클라이언트와 프로젝트 간의 이동이 훨씬 쉬워질 수 있습니다.
Clockify가 타이머를 Trello 카드와 통합하는 방법의 예
서류 전달, 공증 등에 시간을 할애합니다.
오늘날 많은 프로세스가 디지털화되었지만 여전히 직접 문서 작업을 제공하는 국가를 볼 수 있습니다. 대부분의 회계 회사에는 다양한 계약 작업을 위해 공증인과 공증인을 방문하는 업무를 담당하는 직원이 있습니다.
따라서 한 사람은 승인 또는 처리를 위해 서류를 준비하면서 시간을 추적하고 다른 한 사람은 배달 시간을 추적해야 합니다. 여기에는 통근 시간, 잠재적으로 줄을 서서 기다리는 시간, 교통 체증에 소요되는 시간이 포함됩니다. GPS 옵션이 있는 타인 추적기는 위치와 이름을 수동으로 입력하는 추가 단계를 제거하므로 이러한 경우에도 훌륭하게 작동합니다.
Clockify로 부기 추적하기
두 번째 섹션에서는 위에 나열된 모든 측면에서 시간 추적기가 어떻게 도움이 되는지 분석하고 싶습니다.
모든 클라이언트 작업을 "프로젝트"로 취급
Clockify와 같은 디지털 시간 추적기를 사용하면 각 클라이언트에 대해 하나의 프로젝트를 설정할 수 있습니다. 그리고 이 소프트웨어는 다양한 산업 분야의 대기업, 프리랜서 및 소규모 기업을 수용하는 것을 목표로 하기 때문에 광범위한 기능을 가지고 있습니다. 이것만으로도 시간 추적에 접근하는 방법에 많은 자유와 유연성을 제공합니다. 예를 들어:
- 모든 클라이언트에 대해 새 프로젝트를 연 다음 프로젝트 페이지에 클라이언트를 추가할 수 있습니다.
- 반복되는 프로젝트, 특히 반복되는 클라이언트에 대한 템플릿을 만들 수 있습니다.
- 각 프로젝트는 기한이 있는 작업으로 나눌 수 있습니다.
- 작업표는 모든 사람이 일일 진행 상황을 볼 수 있도록 합니다.
- 사용자 정의 태그는 나중에 쉽게 보고할 수 있도록 각 프로젝트의 작업을 분류하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 견적, 마감일 설정 및 프로젝트 상태 추적
품질 시간 추적기의 두 번째 큰 측면은 추정치를 설정하고 전체 프로젝트 진행 상황을 추적하는 기능입니다.
프로젝트 견적은 생산성이 특정 작업에 어떻게 영향을 미치는지 확인할 수 있는 좋은 방법입니다. 시간 추적기를 사용하여 워크플로를 개선하려는 경우 이는 훌륭한 옵션입니다. 또한 데이터를 사용하여 서비스에 대해 충분히 청구하고 있는지 또는 과소 판매 중인지 확인할 수 있습니다.
Clockify는 프로젝트에 소요한 시간, 지금까지 벌어들인 금액 및 예상 예산을 표시할 수 있습니다. 더 나은 견적을 위해 이 보고서를 pdf로 내보내서 고객에게 시간을 깔끔하게 표시할 수 있습니다.
각 클라이언트에 더 많은 사람들이 있는 경우
회계법인이 되면 기본적으로 다양한 책임을 맡은 사람들이 있습니다. 당연히 모든 단일 작업을 모니터링하거나 자신에게 올 수 있는 모든 마감 보고서를 읽을 수는 없습니다.
그런 이유로 시간표는 위장된 축복이 될 수 있습니다. Clockify는 화면 활동을 모니터링하지 않고 사용자가 자신의 시간 입력에 대해 책임을 지도록 하는 신뢰 기반의 확립된 시스템을 갖추고 있습니다. 그러나 프로젝트 관리자가 프로젝트의 모든 사람이 볼 수 있도록 작업표를 설정할 수 있기 때문에 투명성을 만들고 책임을 지지합니다.
즉, 동일한 프로젝트의 동료가 서로의 작업과 작업에 소요한 시간을 볼 수 있습니다.
서로를 확인함으로써 작업이 제시간에 전달되도록 모든 것을 모니터링해야 하는 많은 부담을 덜어줍니다.
시간당 요금 및 청구 가능성
프로젝트마다, 팀마다 청구 방식이 다를 수 있습니다. Clockify는 청구 가능성뿐만 아니라 각 클라이언트/프로젝트에 대한 청구 방법을 선택할 수 있는 옵션을 제공합니다. 모든 프로젝트나 작업의 시간당 가격이 동일하지 않으며 모든 직원이 동일한 급여를 받고 일하는 것도 아니기 때문입니다.
이것이 Clockify에서 각 프로젝트, 각 팀 구성원에 대한 청구 방법을 선택하고 인건비에 대해 서로 다른 요금을 설정할 수 있는 이유입니다.
마지막으로 작업을 청구 가능 또는 청구 불가능으로 전환할 수 있는 옵션을 제공하므로 나중에 보고하고 보다 정확한 인보이스 발행 및 예산 책정에 도움이 됩니다.
자세한 내용은 당사 웹사이트의 인건비 및 이익 섹션 또는 시간당 요금을 참조하십시오.
보고서
마지막으로 보고서가 있습니다.
고객과의 건전한 관계는 접근 가능성과 매력에 덜 의존하고 전문성에 더 의존합니다. 그 중 큰 부분은 그들이 지불한 서비스에 대한 깨끗하고 상세한 보고서를 받도록 하는 것입니다.
보고서는 비용에 대한 보다 자세한 분석을 요청하거나 나중에 참조할 수 있도록 특정 작업의 세부 사항에 대해 설명하려는 경우에도 훌륭한 회의 자료가 됩니다. 요즘에는 기능 목록에 이 옵션이 없는 시간 추적기를 거의 찾을 수 없습니다.
Clockify를 사용하면 요약 또는 세부 보고서를 내보낼지 선택할 수 있습니다.
요약 보고서 는 모든 시간 항목을 프로젝트, 사용자 또는 클라이언트별로 그룹화하고 특정 태그별로 그룹화하여 표시합니다. 그것은 모두 집중하려는 시간 랙킹 측면에 달려 있습니다.
상세 보고서 는 기본적으로 타임스탬프가 포함된 요약 보고서입니다. 이것은 내부 분석에 특히 유용합니다.
시간 추적이 부기에 도움이 되는 방법 – 전문가의 보고서
마지막으로 회계 전문 사용자로부터 받은 피드백 중 일부를 포함하기로 결정했습니다. 다음은 시간 추적에 대해 말한 내용과 이것이 어떻게 도움이 되는지입니다.
“ 저는 직원 1명이 세 개의 시간대에 있는 작은 틈새 회계 회사를 소유하고 있습니다. 그리고 내 수수료의 대부분은 고정되어 있지만 우리는 종종 시간 단위로 청구하는 "프로젝트"를 수행합니다. Clockify를 사용하면 필요한 "하위 수준"까지 시간을 추적할 수 있습니다. 관리 시간을 추적하는 것은 나에게 완벽하기 때문에 추가 사람을 고용해야 하는 시간이 임박했음을 알 수 있습니다. 내가 필요로 하는 것에 딱 맞습니다. "
– Michael A, 부기 및 비즈니스 솔루션 조정
“ 많은 사람들이 자신이 직장에서 얼마나 효율적(또는 오히려 – 비효율적)인지 깨닫지 못합니다. 우리는 불필요한 회의나 관련 없는 일에 너무 많은 시간을 허비합니다. 나는 이 도구를 사용하여 내가 가장 많은 시간을 보내고 있는 작업을 설명하고 실행 가능한 통찰력으로 이어졌습니다. 예: "중요하지 않은 작업에 더 적은 시간을 할애합니다", "덜 긴급하지만 매우 중요한 작업에 더 많은 시간을 할당합니다." 생산성에 관심이 있고 자신의 일정을 적극적으로 제어하려는 경우 훌륭한 도구입니다. "
– Heather A, 재무 MBA 예비 인턴
" 특정 주에 누가 어떤 클라이언트에 대해 작업했는지 알려주는 자세한 보고서를 볼 수 있습니다. 사람이 선택하는 경우 투입한 시간에 대해 지불하므로 계약자에 대한 지불을 계산하기가 더 쉽습니다. 반복되는 작업을 수행하는 데 걸리는 시간을 결정할 수 있습니다. 이는 프로젝트에 걸리는 시간을 예측하는 데 유용합니다 .
– Tina H, 균형 솔루션 비즈니스
“ 잠시 프리랜서로 일했습니다. 나는 정확한 청구를 할 수 있도록 내 작업을 추적하기 위해 이 소프트웨어를 사용했습니다. 또한 내가 어디에 시간을 보내고 있는지 이해하고 수익 창출 활동에 더 잘 적응하는 데 정말 도움이 되었습니다. "
– Arwa N, 세무사
“ 나는 그의 비서이자 부기장으로 일하는 고객을 위해 파트타임으로 일합니다. MS Excel에서 만든 작업표를 사용하여 엉망이 되고 있었는데 Clockify를 발견했을 때 나는 기쁨으로 달을 넘었습니다. 저는 Clockify를 백그라운드에서 열어두고 작업을 시작할 때와 작업을 마칠 때 프로젝트를 전환합니다. 나는 내 시간에 대한 인보이스를 적게 받고 수입을 잃었지만 이제는 그의 프로젝트에서 일하는 모든 시간에 대해 청구할 수 있습니다. 또한 훌륭한 보고 기능을 가지고 있으며 인쇄하거나 PDF 또는 Excel 등으로 저장할 수 있습니다. 따라서 고객에게 송장을 보낼 뿐만 아니라 각 작업을 수행하는 시간에 대한 정확한 데이터도 얻을 수 있습니다. (프로젝트) .”
– Ruth M, 수석 비서 및 부기장