상위 3개 인적 자원 문서 관리 소프트웨어
게시 됨: 2022-09-21문서 관리 소프트웨어는 HR 팀이 직원 문서를 관리하고 저장하는 데 도움이 됩니다.
HR 전문가는 다른 인력 관리 작업 중에서 후보자 인터뷰, 신입 직원 온보딩 및 퇴사 인터뷰를 수행합니다. 이러한 모든 프로세스에는 문서 더미가 포함되며 수동 종이 기반 시스템을 사용하여 처리하는 것만으로는 문제가 해결되지 않습니다. 인적 자원 문서 관리 소프트웨어에 투자하면 프로세스를 간소화하고 디지털화할 수 있습니다.
문서 관리 솔루션은 직원 문서를 저장 및 구성하고 규정 준수를 유지하며 HR 팀의 관리 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다. 이 기사에서는 HR 업계의 실제 사용자가 신뢰하는 세 가지 최고의 문서 관리 도구를 살펴봅니다. (저희가 이 제품을 어떻게 선택했는지 읽어보세요.)
HR 문서 관리 소프트웨어는 어떤 기능을 제공합니까?
HR 문서 관리 소프트웨어의 핵심 기능은 다음과 같습니다.
- 문서 캡처: 실제 문서를 디지털 파일로 변환합니다.
- 문서 저장: 쉽게 액세스할 수 있도록 중앙 저장소에 문서를 저장합니다.
- 전체 텍스트 검색 : HR 문서를 통해 직원의 주소와 같은 특정 정보를 찾습니다.
이 보고서에 나열된 모든 제품에는 위에서 언급한 기능이 포함되어 있습니다.
이러한 핵심 기능 외에도 HR 문서 관리 시스템은 일반적으로 다음을 제공합니다.
- 액세스 제어/권한
- 아카이빙 및 보존
- 협업 도구
- 규정 준수 추적
- 문서 분류
- 파일 변환
- 파일 관리 및 공유
- 직원 데이터 포털
- 광학 문자 인식
- 버전 관리
각 제품에 대해 다루는 내용
각 제품에 대해 다음을 다룹니다.
사용자는 다양한 측면에서 추천 제품을 어떻게 평가했습니까?
모든 제품에 대한 71개의 리뷰를 분석하여 사용 편의성, 고객 지원, 가격 대비 가치 및 기능과 같은 매개변수에서 사용자가 이러한 제품을 어떻게 인식하는지 알아냈습니다.
사용자는 제품에 대해 어떻게 말합니까?
각 추천 제품에 대해 지난 연도의 일부 리뷰 발췌문을 포함했습니다.
제품 가격은 어떻게 되나요?
가격 책정 모델은 일반적으로 고정 요금, 사용량 기반, 사용자별 또는 기능별 중 하나입니다. 또한 대부분의 경우 지불 빈도는 1회, 연간 또는 월간입니다.
참고: 제품 가격은 필요한 기능, 필요한 지원 또는 교육, 사용자 지정 요청에 따라 달라질 수 있습니다. 귀하의 요구에 맞는 제품을 찾으면 공급업체에 문의하여 제공할 수 있는 제품을 파악하십시오.
제품이 HR 직원에게 적합합니까?
일부 도구는 기업용으로 특별히 제작된 반면 다른 도구는 중소기업에 완벽하게 작동합니다. 이러한 제품의 일반적인 사용자 기반을 아는 것은 HR 직원에게 적합한 제품을 결정하는 데 도움이 되는 또 다른 차별화 요소입니다.
또한 검토자는 다양한 산업 분야에서 왔습니다. 리뷰어의 많은 부분이 한 산업에서 온 경우 제품이 틈새 시장일 가능성이 높으며 다른 산업에서는 잘 작동하지 않을 수 있습니다. 반면에 리뷰어가 여러 산업 분야에 분산되어 있는 경우 해당 제품이 여러 산업 분야에 적합할 가능성이 높습니다.
최고의 3 HR 문서 관리 소프트웨어
1. 드롭박스 비즈니스
4.5/5
4.0/5
4.3/5
4.4/5
중소기업
사용자당 월 $15
스크린샷:
제품에 대한 가장 긍정적인 리뷰 발췌:
“동료와 공유 폴더 시스템을 갖는 것은 매우 쉽고 훌륭합니다. Dropbox 덕분에 오늘은 팀원들과 더 쉽게 일할 수 있었습니다. 이전에는 팀원들과 공유 데이터를 저장하는 것이 번거로웠습니다. 하지만 이제 Dropbox를 사용하면 완전히 새로운 수준이며 멋진 경험을 할 수 있습니다.”
“Dropbox Business에서 가장 중요한 기능은 회사 내에서 협업이 가능하다는 것입니다. 개인은 자신의 작업을 프로그램에 업로드할 수 있으며 해당 작업을 폴더로 구성하여 모든 것을 깨끗하게 유지할 수 있습니다. 콘텐츠를 업로드할 사이트로 구성할 수 있습니다. 이 사이트는 매우 사용자 친화적이고 접근이 용이하여 귀하의 비즈니스에 도움이 되는 매우 쉬운 도구입니다.”
“Dropbox의 단순함이 마음에 들지만 가격과 라이선스 고정에 동의하지 않습니다. . . 내가 고객에게 솔루션을 제공하려면 winwin해야 하고 다른 솔루션은 단순히 라이선스 때문에 승리해야 합니다.”
여기에서 모든 Dropbox Business 리뷰를 읽어보세요.
2. 구글 드라이브
4.7/5
4.6/5
4.9/5
4.8/5
중소기업
사용자당 월 $6
스크린샷:
제품에 대한 가장 긍정적인 리뷰 발췌:
“이 소프트웨어에서 가장 마음에 드는 점은 무엇이든 저장할 수 있다는 것입니다. 사진부터 PDF, 문서까지. 무엇이든 구글 드라이브에 저장할 수 있습니다. 어떤 면에서는 휴대용 디지털 플래시 드라이브와 같습니다. 대용량 메모리도 훌륭합니다.”
“많은 기능이 있고 모든 기능이 정말 훌륭하지만 제가 가장 좋아하는 기능은 클라우드 스토리지입니다. 솔직히 저는 클라우드 스토리지를 좋아하고 이것이 최고의 클라우드 백업 및 복원이라고 생각합니다. PC, 데이터 케이블 없이도 기존 전화 데이터를 새 전화로 가져올 수 있어 정말 좋은 옵션입니다.”
“Google 드라이브는 파일 저장 및 중요한 문서 백업을 위한 현명한 선택입니다. Gmail과 쉽게 통합되어 파일을 매우 쉽고 빠르게 공유할 수 있습니다. 문서를 여러 폴더로 구성하고 개별 폴더에 액세스할 수 있는 사람을 결정하는 것은 훌륭한 도구입니다."
여기에서 모든 Google 드라이브 리뷰를 읽으십시오 .
3. 마이크로소프트 365
4.6/5
4.2/5
4.7/5
4.8/5
중소기업, 대기업
월 $6.99
스크린샷:
제품에 대한 가장 긍정적인 리뷰 발췌:
“클라우드 시대에 적합한 소프트웨어로 대부분의 변수 위치에서 작업하기에 탁월합니다. 한 곳에서 항상 도움이 되는 우수한 Office 소프트웨어 세트. 다른 제품군보다 더 많은 유연성과 기능을 제공합니다. 마이크로소프트 소프트웨어와의 좋은 협업.”
“Onedrive의 1TB 공간은 정말 환상적입니다. 저는 가족 플랜이 있어서 여러 사람이 이 혜택을 공유합니다. 나에게 최고의 응용 프로그램은 Excel입니다. 다른 응용 프로그램도 매우 훌륭하고 생산적입니다.”
“제가 가장 좋아하는 것은 쉽게 탐색할 수 있고 이해하기 쉽다는 것입니다. 많은 기능으로 인해 일을 좀 더 즐겁게 할 수 있습니다.”
여기에서 모든 Microsoft 365 리뷰를 읽어보세요.
비즈니스에 적합한 HR 문서 관리 소프트웨어를 선택하는 방법
무엇을 찾아야 할지 모를 경우 소프트웨어를 구매하는 것이 어려울 수 있습니다. 다음은 HR 팀을 위한 문서 관리 소프트웨어를 선정할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 권장 사항입니다.
- 소프트웨어가 문서 복원을 제공하는지 확인하십시오. 이 기능을 사용하면 실수로 삭제된 직원 문서를 복구하고 복원할 수 있습니다. 이상적인 문서 관리 도구는 데이터 손실을 방지하기 위해 모든 HR 기록 및 문서의 백업을 유지 관리합니다.
- 문서 스캔 서비스를 찾으십시오. 종이 문서의 데이터를 소프트웨어에 수동으로 입력하는 것은 시간이 많이 걸리는 작업입니다. 그러나 선택한 소프트웨어가 문서 스캔 기능을 제공하는 경우 종이 파일을 쉽게 스캔하여 디지털 또는 전자 문서로 변환할 수 있습니다.
- 소프트웨어에 직원 셀프 서비스 포털이 있는지 확인합니다. 직원이 W-2 및 I-9와 같은 문서를 업데이트하고 액세스할 수 있는 셀프 서비스 포털을 제공하는 문서 관리 솔루션을 선택하십시오. 이 기능은 HR 부서의 부담을 줄이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 직원 경험을 개선하는 데 도움이 됩니다.
HR 문서 관리 소프트웨어를 구입할 때 공급업체에 묻는 일반적인 질문
귀하의 소프트웨어는 문서에 대한 텍스트 검색을 제공합니까?
이상적인 문서 관리 도구는 온보딩 및 퇴사 인터뷰와 같은 프로세스를 보다 효율적으로 만들기 위해 텍스트 검색 기능을 사용하여 급여 기록 또는 직원 계약서와 같은 특정 문서를 검색할 수 있도록 해야 합니다.
다양한 카테고리에 문서를 저장하고 사용자 액세스를 제어할 수 있습니까?
디지털 문서 관리 시스템에서 직원 데이터 및 비즈니스 정보와 같은 여러 하위 범주에 문서를 저장하고 조직 내 특정 사람들과 공유할 수 있다면 정보 검색이 더 쉬워질 것입니다. 소프트웨어 옵션을 선정할 때 공급업체에 해당 제품을 통해 문서 유형을 분류하고 사용자 액세스를 제한할 수 있는지 문의하십시오.
귀하의 소프트웨어가 타사 파일 관리 플랫폼과 통합됩니까?
구입한 소프트웨어는 중요한 직원 데이터와 문서를 쉽게 마이그레이션하고 전송할 수 있도록 타사 응용 프로그램과 통합할 수 있어야 합니다. 공급업체에 해당 제품에 이러한 통합 기능이 있는지 문의하십시오.
우리는 이 제품을 어떻게 선택했습니까? 우리는하지 않았다 - 당신은
적합한 소프트웨어를 찾으려면 신뢰할 수 있는 정보가 필요하므로 시간을 절약하고 예산을 유지하며 비즈니스 성장에 더 많은 에너지를 집중할 수 있습니다. 이것이 우리가 모든 사용자 리뷰를 수의하고 확인하며 귀하와 같은 사람들이 승인한 도구만 권장하는 이유입니다.
다시 말해, 당사의 제품 권장 사항은 절대 구매 또는 판매되지 않으며, 단일 개인의 의견을 기반으로 하지 않습니다. 이는 당사의 독립적인 소프트웨어 검토자 기반의 견해와 경험을 반영하여 동료가 선택합니다.
이 글에 소개된 인적 자원 문서 관리 도구는 검증된 사용자 리뷰를 기반으로 가장 권장되는 도구입니다. 그러나 HR 팀의 문서 관리 요구 사항을 충족하지 않는 경우 문서 관리 소프트웨어 디렉토리를 확인하여 가장 적합한 솔루션을 찾을 수 있습니다.
이 목록에 포함되기 위해 제품은 다음과 같아야 했습니다.
- 2020년 9월-22일 사이에 Capterra에 게시된 HR 업계 사용자의 고유한 제품 리뷰가 20개 이상 있어야 합니다. 이 기사에서 소개할 가장 높은 평점을 받은 세 가지 제품을 선택했습니다.
- 문서 캡처, 문서 저장, 전체 텍스트 검색과 같은 핵심 기능을 제공하여 문서 관리 소프트웨어 시장 정의를 충족합니다.
각 제품이 "일반적으로 사용되는" 비즈니스 규모를 결정하기 위해 리뷰어의 20% 이상이 특정 비즈니스 규모에서 오는지 확인한 다음 해당 비즈니스 규모의 고객이 있는 제품으로 분류합니다.
리뷰 발췌문은 검증된 리뷰어가 작성한 더 긴 리뷰에서 추출한 구절입니다. 우리는 단어 수 및 주제 범위를 포함하지만 이에 국한되지 않는 요소를 고려하는 알고리즘을 적용하여 이러한 발췌문을 얻습니다. 발췌문은 긍정적인 감정에 대해 평가되고 감정 점수를 받습니다.
발췌 내용은 사용자 의견을 나타내며 Capterra 또는 그 계열사의 견해를 나타내거나 보증을 구성하지 않습니다. 발췌문은 명확성이나 문법을 위해 편집되지 않습니다. 이 글이 게시된 이후에 새로운 리뷰가 추가되었을 수 있으므로 이 글의 리뷰 데이터는 현재 상황을 반영하지 않을 수 있습니다. Capterra는 이 보고서가 활성화된 전체 기간 동안 리뷰가 게시된 상태로 유지될 것이라고 보장하지 않습니다.