궁극적인 가상 회의 계획을 위한 5가지 팁

2020년은 가상 회의가 중심이 되는 해가 될 것입니다. COVID-19에 대한 우려가 계속되면서 기업들은 대규모 모임을 재평가하고 대신 가상 세계에서 회의를 진행하여 비즈니스를 수행하고 있습니다.

잘 실행되면 가상 회의를 통해 지리적으로 분산된 팀이 협업하고 문제를 해결하며 그룹으로 작업을 완료할 수 있습니다. 그러나 비효율적인 회의는 시간 낭비가 되어 직원들의 생산성을 떨어뜨리고 몰입도를 떨어뜨립니다.

리더는 모든 회의에서 팀을 최대한 활용하기 위해 가상 커뮤니케이션의 고유한 문제를 고려해야 합니다. 다음은 성공적인 가상 회의를 계획하기 위한 몇 가지 모범 사례입니다.

팁 #1: 계획 세우기

이는 모든 회의에 해당되지만 다양한 위치에서 참석자가 전화를 거는 경우 더욱 적절합니다.

모든 가상 회의에 대해 참석자가 무엇을 기대하고 대화에 기여할 수 있는지 알 수 있도록 사전에 계획을 세우는 것이 중요합니다. 다음은 몇 가지 주요 모범 사례입니다.

• 미리 의제 공유: 회의 전에 참석자에게 의제를 보내 준비해야 할 사항에 대한 명확한 기대치를 갖도록 합니다. 이메일 초대장에 주요 요점과 회의 중에 참조하게 될 관련 문서, 파일 또는 연구에 대한 세부 정보를 제공하십시오.

• 해당하는 경우 참석자에게 회의 전에 문서를 보거나 의견을 추가할 수 있는 기회를 제공합니다. 모든 사람에게 회의에 기여할 수 있는 동등한 기회를 제공합니다. Google 드라이브와 같은 문서 관리 도구를 통해 이를 수행할 수 있습니다. 슬라이드쇼, 비디오, 연례 보고서 등 무엇이든 Dropbox 및 Box와 같은 파일 공유 도구를 사용하면 모든 사람이 루프에 참여할 수 있습니다.

• 가상 공간이 관리되는 방식에 대한 기대치를 제공: 모든 참석자가 가상 ​​회의가 수행되는 방식에 대해 동일한 페이지에 있는지 확인합니다. 예를 들어 참석자는 다른 사람이 말하는 동안 자신의 비디오를 음소거해야 합니까? 토론이 예상됩니까, 아니면 주로 발표자가 회의를 주도합니까?

팁 #2: 미리 일정을 잡자

다른 일정과 시간대에 있는 참석자의 시간을 조정하는 것은 어려울 수 있습니다. 다음은 모든 사람이 동일한 일정 페이지에 있는지 확인하기 위한 몇 가지 권장 사항입니다.

• 모든 사람의 시간대에 맞는 시간대 선택: 예를 들어, 참석자가 뉴욕과 런던에 있을 것으로 예상되는 경우 회의 일정을 잡기에 이상적인 시간은 뉴욕의 경우 오전 10시, 런던의 경우 오후 1시입니다.

• 적절한 시간 프레임을 선택하는 데 도움이 되는 도구를 사용하십시오 . 혼란스러울 수 있는 시간에 가능한 사람을 파악하십시오. 표준 시간대를 사용하는 대신 약속 예약 소프트웨어를 사용하여 모든 참석자의 표준 시간대를 자동으로 감지하는 것을 고려하십시오.

• 사전에 회의 일정 잡기 : 참석자가 회의에 앞서 미리 준비할수록 일정 충돌이 발생할 가능성이 줄어듭니다. 마지막 순간에 회의를 예약해야 하는 경우 모든 참석자에게 시간 블록이 열려 있는지 확인하십시오.

팁 #3: 가상 회의를 위한 에티켓 확립

적절한 에티켓을 실천하면 원활하고 생산적인 가상 회의의 무대가 됩니다. 다음은 원활한 회의 경험을 보장하기 위해 모든 가상 회의 전에 호스트와 참가자가 확립해야 하는 몇 가지 유용한 에티켓입니다.

• 회의 전에 모든 기술을 테스트 하십시오. 회의 연결을 미리 확인하십시오. 여기에는 비디오, Wi-Fi 및 화면 공유 기능이 포함됩니다. 가능하면 회의가 시작되기 약 10분 전에 연결을 설정하십시오.

• 화상 회의: 가상 회의의 모든 구성원이 서로를 볼 수 있도록 합니다. 연구에 따르면 의사 소통의 55%는 몸짓 언어이고 다른 38%는 목소리 톤입니다. 화상으로 대면하는 것은 전화로 몸이 아닌 목소리로 만나는 것보다 훨씬 더 개인적이며 더 많은 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다. 또한 참가자는 누군가가 말을 끝냈거나 잠시 멈췄을 때와 같은 신체 언어와 신호를 감지할 수 있습니다.

• 모든 방해 요소는 제쳐 두십시오. 참석자의 83%가 대면 회의 또는 프레젠테이션에서 이메일을 확인했으며, 책임을 묻기 위해 회의실에 있는 다른 참석자와 함께 한다고 말했습니다. 참석자에게 참가자에게 모든 주의를 기울이고 회의 중에 이메일 및 문자 메시지와 같은 주의를 산만하게 하는 것을 줄이도록 상기시키십시오.

팁 #4: 참가자 참여 유지

청중이 참여하지 않으면 모든 일정 및 계획은 아무 소용이 없습니다. 다음은 가상 회의에 팀이 참석하고 참여를 유지하기 위한 권장 사항입니다.

• 캐주얼한 대화를 위한 공간 확보: 회의를 시작할 때 자연스럽게 발생하는 잡담을 너무 서두르지 마십시오. 원격 팀이 업무에 착수하기 전에 개인적으로 연결할 수 있는 기회를 제공합니다.

• 참여를 유도하는 방법을 소개합니다 . 참여 기회를 만들어 모든 사람이 맨 앞줄에 있는 것처럼 행동하도록 권장합니다. 예를 들어 참가자는 가상 회의가 시작되기 훨씬 전에 질문을 제출할 수 있습니다. 필요한 경우 설문 조사를 구현하거나 라이브 채팅을 통해 더 많은 질문을 유도할 수도 있습니다.

• 자주 질문하기: 회의 내내 지속적으로 체크인하여 참가자들에게 공유할 기회를 주고 그들이 팔로우하고 있는지 확인하십시오. 개방형 질문을 하는 대신 질문을 명확하게 하세요. 예를 들어 "이 도구에 대해 어떻게 생각하세요?" 대신 대신 "이 도구가 생산성에 도움이 될 것이라고 생각합니까?"를 선택해야 합니다.

팁 #5: 후속 조치

사무실 회의와 마찬가지로 정수기에서 이어지는 토론은 세션 자체만큼이나 말할 수 있습니다. 의사 소통이 명확하고 혼란이 없도록 하기 위해 할 수 있는 일은 다음과 같습니다.

• 시원한 대화로 마무리: 회의가 끝나기 약 5-10분 전에 팀에 질문이나 우려 사항이 있는지 물어보십시오. 이것은 참가자들이 자신의 예약이나 의심을 공유할 수 있는 시간입니다. 다음 이후에 팀과 요약하고 브리핑합니다. 회의에서 다룬 내용, 어떤 주요 결정이 내려졌는지, 어떤 작업이 수행되었는지에 대한 후속 이메일로 그렇게 할 수 있습니다. 팀에 필요합니다.

• 회의가 어떻게 더 나을 수 있었는지 물어 보십시오. 자신을 평가하십시오. 무엇이 효과가 있었나요? 무엇이 부족했습니까? 이 덜 형식적인 세션에서 위의 모든 원칙을 적용할 필요는 없지만 시간을 내어 정직하게 듣고 평가하고 수정하면 미래에 가장 성공적인 회의가 될 것입니다.

가상 회의에 적합한 소프트웨어 선택

웹 회의 소프트웨어든 프로젝트 관리 소프트웨어든 생산적이고 효율적인 가상 회의를 수행하는 데 도움이 되는 다양한 기술 도구가 있습니다.

핵심은 이러한 도구 중 팀에 적합한 도구를 결정하는 것입니다. 도구를 선택할 때 다음과 같이 자문해 보십시오.

• 내 가상 회의가 성공하는 데 필요한 핵심 기능은 무엇입니까? 예를 들어 모든 사람이 동시에 문서에서 공동 작업을 해야 합니까? 그렇다면 Google 문서도구가 해결책이 될 것입니다. 데모를 실시간으로 보려면 팀원이 필요합니까? 그렇다면 화면 공유 소프트웨어가 당신을 위한 것입니다.

• 가상 회의의 평균 참가자 수는 몇 명입니까? 일대일 가상 회의에 필요한 회의 소프트웨어는 15명 이상의 직원과 회의를 주최할 수 있는 소프트웨어와 크게 다를 수 있습니다. 고려 중인 웹 회의 또는 회의 회의가 이러한 유연성을 제공하는지 확인하십시오.

가상 회의 전략은 무엇입니까?

가상 회의 전략에 대해 알려주십시오. 성공적인 가상 회의를 개최하기 위해 공유할 수 있는 모범 사례는 무엇입니까? 다른 방이나 다른 대륙의 참석자를 연결하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 아래 의견에 공유하십시오.