기업 행사를 조직할 때 비용을 줄이는 6가지 팁

기업 이벤트 계획과 관련하여 비용이 빠르게 추가될 수 있는 몇 가지 핵심 영역이 있습니다. 장소 임대 비용은 종종 예산에서 가장 큰 항목 중 하나이며 이벤트 기획자에게 주요 문제가 될 수 있습니다. 그러나 이 문제를 해결하고 여전히 게스트에게 놀라운 경험을 제공할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

약간의 창의성과 창의적인 사고로 큰 비용을 들이지 않고도 놀라운 기업 이벤트를 제공하면서도 손님들을 놀라게 할 수 있습니다. 이를 실현하려면 이벤트 기획자가 몇 가지 주요 비용 절감 전략을 인식하는 것이 중요합니다.

다음 섹션에서는 이러한 비용을 줄이는 동시에 최고의 이벤트를 제공하는 방법에 대한 몇 가지 현명한 팁을 다룰 것입니다.

장소 선택으로 창의력을 발휘하십시오

자체 장비와 시설이 있는 장소를 선택하고 자신의 장비와 시설을 임대하거나 구매할 필요성을 줄이는 것은 총 공연장 비용을 줄이는 방법입니다. 요즘에는 기업 이벤트 계획 소프트웨어 를 사용하여 여러 위치를 직접 비교할 수 있습니다.

보다 창의적이고 비용 효율적인 옵션으로 야외 공간이나 오래된 건물과 같은 독특한 위치로 이동하는 것을 고려하십시오. 만찬회나 피크닉과 같은 덜 표준적인 이벤트 스타일을 선택하는 것은 종종 전통적인 연회장이나 컨퍼런스 센터 가격의 일부에 대여할 수 있습니다. 그리고 약간의 독창성으로 이러한 공간을 진정으로 기억에 남는 이벤트 장소로 만들 수 있습니다.

물론 계획하고 있는 이벤트의 유형과 육성하려는 환경에 유의하십시오. 야외 활동을 고려하고 있다면 연중 그 시기의 날씨에도 주의를 기울이십시오.

장비와 시설을 활용하라

자체 장비와 시설을 갖춘 장소를 선택하면 이벤트 비용을 절약할 수 있으므로 별도의 사운드 시스템, 무대 및 조명을 대여하거나 구입할 필요가 없습니다. 많은 로케일에 이미 이러한 항목이 설정되어 있으므로 다음 장소를 고려할 때 해당 항목에 대해 문의하십시오.

기업은 다음과 같이 현지에서 제공하는 장비와 시설을 활용하여 다양한 방법으로 비용을 절감할 수 있습니다.

• 프레젠테이션에 사용할 수 있는 프로젝터 및 스크린
• Wi-Fi 가용성으로 게스트가 자신의 기기를 사용할 수 있습니다.
• 사내 케이터링 서비스 이용 시 할인
• 현금 흐름 개선을 위한 잠재적 지불 계획

비용을 상쇄하는 데 도움이 되는 후원 파트너를 찾으십시오.

회사 행사 비용을 줄이는 효과적인 방법 중 하나는 후원 파트너를 찾는 것입니다. 그들은 제품이나 브랜드를 홍보하는 대가로 비용을 충당하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 이것은 노출을 얻는 동안 비용을 절약하기 때문에 양 당사자에게 이익이 됩니다.

잠재적인 후원 파트너를 찾는 몇 가지 방법이 있습니다. 이벤트를 홍보하려면 유사한 대상 고객을 공유하는 비즈니스에 연락하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 친환경 에너지 컨퍼런스를 주최하는 경우 태양광 패널 회사나 전기 자동차 제조업체에 연락할 수 있습니다.

몇 명의 잠재적인 파트너를 찾았으면 다음 단계는 그들에게 연락하여 프레젠테이션을 하는 것입니다. 이벤트 참석자 및 미디어 보도에 대한 정보를 포함하여 이벤트의 내용과 브랜드가 적합한 이유를 설명하십시오. 이벤트 투자의 이점을 설명하는 후원 패키지를 제공하면 확실히 지원을 받을 가능성이 높아집니다.

다음은 후원 파트너가 기업이 회의 비용을 절감하는 데 어떻게 도움이 되는지에 대한 몇 가지 다른 예입니다.

• 컴퓨터 회사는 교육 세미나에서 사용할 노트북을 기증합니다.
• 의류 소매점에서 선물로 사용할 기프트 카드를 제공합니다.
• 호텔 체인은 이벤트에 참석하는 고객에게 할인을 제공합니다.
• 한 항공사가 컨퍼런스에서 발표자에게 할인된 여행을 제공합니다.

다음 회의 모습을 보다 효과적으로 만들 수 있도록 가능한 파트너 목록을 브레인스토밍하십시오.

기술을 활용하여 인쇄 및 배송 비용 절감

Environmental Paper Network 의 연구에 따르면 디지털 인쇄는 기업에서 전체 인쇄 비용을 최대 25%까지 절약할 수 있습니다. 또한 기업은 온라인 배송 서비스를 활용하여 UPS 및 FedEx와 같은 온라인 서비스를 통해 비용을 최대 50%까지 절감할 수 있습니다.

기술은 기업 행사에서 식음료 서비스 비용을 줄이는 데도 사용할 수 있습니다. 회사는 온라인으로 음식과 음료를 주문할 때 대량 할인 및 무료 배송 혜택을 이용할 수 있습니다. 모바일 앱을 사용하여 주문 및 결제를 관리함으로써 기업은 전통적인 종이 기반 방법을 다룰 때 자주 발생할 수 있는 값비싼 실수를 피할 수 있습니다.

독특하지만 비용 효율적인 방식으로 테마를 만들거나 장식하십시오.

하나의 비용 효율적인 테마를 중심으로 기업 이벤트를 구성하면 독특한 감각을 부여할 수 있습니다. 예를 들어 금색과 흰색을 색상으로 선택하고 장식 전체에 사용할 수 있습니다. 여기에는 전체 흰색 식탁보와 금색 액센트가 있는 냅킨 대여가 포함될 수 있습니다. 이것은 더 독특한 색상과 관련될 수 있는 추가 비용을 피하면서 여전히 고급스러워 보입니다.

메이슨 항아리, 가짜 꽃 및 리본을 사용하여 중앙 장식과 같은 일부 요소를 직접 만들어 장식 비용을 절약할 수도 있습니다. 1년에 여러 행사를 개최할 때 장식을 한 번에 구입하는 것보다 임대하는 것이 더 저렴할 수 있습니다.

소셜 미디어를 사용하여 이벤트 홍보 및 마케팅 비용 절감

Facebook, TikTok, Twitter 및 Instagram과 같은 플랫폼을 사용하면 이벤트 페이지를 만들고, 업데이트를 게시하고, 잠재 손님과 소통함으로써 이점을 제공하는 거의 또는 무료로 광범위한 청중에게 다가갈 수 있습니다.

기업 이벤트를 홍보할 때 소셜 미디어 게시물이 전문적이고 브랜드에 맞는지 확인하고 싶을 것입니다. 따라서 회사 웹사이트에서 이벤트 페이지를 만들고 소셜 미디어 플랫폼에서 공유하고 올바른 해시태그를 사용하여 더 많은 청중에게 다가가 특별 거래나 할인을 홍보할 수 있습니다.

마지막으로 프로모션 및 콘테스트를 운영할 수 있는 옵션입니다. 자신의 소셜 미디어 프로필에서 이벤트 페이지를 공유하는 게스트에게 할인을 제공하거나 이벤트에 대한 무료 티켓이 경품인 콘테스트를 개최하는 것은 이러한 채널을 사용할 때 시도해 볼 수 있는 좋은 기회입니다.