직원 일정을 효과적으로 잡는 방법: 생산성과 매출을 높이는 3가지 팁

적절한 인력과 적은 예산 사이에서 끊임없이 저글링을 하고 계십니까? 다음은 직원의 일정을 효율적으로 관리하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

직원 일정은 소매 산업뿐만 아니라 접객, 물류, 의료 및 식품 서비스와 같은 다른 서비스 산업의 핵심 과제입니다. 한편으로 기업은 급한 고객을 처리하기 위해 적절한 인력을 확보해야 합니다. 반면, 불안정하고 예측할 수 없는 일정은 직원의 일과 삶의 균형을 무너뜨립니다.

종종 교대 직원은 매주 다른 교대 근무를 해야 합니다. 그들은 자신의 일정을 거의 통제할 수 없으며 일반적으로 며칠 전에만 일정을 배웁니다. 다양한 회사에서 이러한 스케줄링 관행에 대해 서로 다른 이름을 사용하지만 Just-In-Time 스케줄링 또는 고객 중심 스케줄링으로 널리 알려져 있습니다.

최근 Low's는 직원이 매장 트래픽을 미러링할 수 있도록 고객 중심 일정 시스템을 채택했습니다. 이 시스템은 이론상 비즈니스에 적합하게 들리지만 실제로는 직원의 연속적인 휴무일 수와 일정에 대한 가시성 및 유연성을 제한합니다. 이러한 변화는 직원의 삶에 대한 예측 가능성을 낮추고 일과 삶의 균형에 부정적인 영향을 미치며 궁극적으로 직원의 사기를 떨어뜨립니다.

기존의 통념에 따르면 오늘날의 린 비즈니스 환경에서는 불안정한 일정이 표준이지만 Nando's 및 The Gap Inc.와 같은 이상값은 안정적인 일정이 실현 가능할 뿐만 아니라 판매 및 생산성 향상에도 도움이 될 수 있음을 보여줍니다. 귀하의 비즈니스에서 이를 구현하는 데 도움이 되는 세 가지 팁이 있습니다.

비즈니스에서 사용해야 하는 3가지 직원 일정 관리 기법

팁 #1: 직원에게 일정에 대한 더 나은 가시성을 제공

이것을 상상해 보십시오. Adam은 옷가게의 금전 등록기에서 일합니다. 휴가가 다가오고 있으며 그는 가족과 함께 휴가를 계획하고 싶어합니다. 그러나 휴일은 가게에게 일년 중 가장 바쁜 시간이기도 하며 다음 주에 어떤 요일이나 교대로 일하게 될지 모릅니다. 그러한 상황에서 일정 가시성이 부족하면 Adam과 그와 같은 직원은 좌절하거나 참여하지 않더라도 약간 실망할 수 있습니다.

Findmyshift의 드래그 앤 드롭 일정(출처)

고용주의 경우 이러한 상황을 피하는 한 가지 간단한 방법은 종이 달력이나 출석부에 미리 교대 근무를 준비하는 것입니다. 그러나 직원 일정 소프트웨어를 사용하여 작업 일정을 만들고 공유하고 각 교대 전에 직원에게 미리 알림을 보내는 것이 더 좋습니다.

팁 #2: 직원들에게 교대 근무를 유연하게 전환할 수 있도록 하십시오.

지난달 아담의 딸 학교에서 토요일 오전에 학부모-교사 간담회가 있었습니다. 그러나 Adam은 아침 근무가 있었기 때문에 관리자에게 전화를 걸어 변경을 요청했습니다. 관리자는 Adam과 교대 근무를 바꾸고 영향을 받는 모든 사람에게 변경 사항을 전달할 다른 직원을 찾는 데 3시간을 소비했습니다.

CakeHR(CakeHR) 교체 승인

이것은 직원 일정 소프트웨어의 도움으로 피할 수 있는 또 다른 상황으로, 직원을 위해 교대 근무를 훨씬 더 간단하게 교환하고 교환하는 프로세스를 만듭니다. 이 예에서 Adam은 소프트웨어 시스템에서 직접 교체를 위한 교대조를 설정할 수 있으며 사용 가능한 모든 동료가 이를 청구할 수 있습니다. 변경 사항은 즉각적이며 관련된 모든 사람이 볼 수 있습니다.

Gap에서의 실험에서 교대 근무 스마트폰 앱에서 1~3일 전에 게시된 요청의 약 50%가 받는 사람을 찾았고 앱을 사용한 시간제 시간제 직원의 62%가 교대 게시 또는 픽업을 보고했습니다. 전반적으로 참여 직원의 95%가 이 앱을 사용하여 필요에 맞게 작업 일정을 쉽게 조정할 수 있다는 데 동의했습니다.

팁 #3: 인력 수요를 평가하고 비용 초과를 방지하십시오.

계속해서 예를 들어 이번 달에 Adam이 월요일과 수요일에 대기 중이라고 가정해 보겠습니다. 이것은 그가 통화 통지에 따라 일할 수 있어야 하며 그 날에 개인적인 약속을 스케쥴할 수 없다는 것을 의미합니다. 하지만 불려오지 않으면 일의 가능성으로 인해 쉬는 시간을 차단했음에도 불구하고 그 날 수당을 받지 못한다.

ShopKeep의 분석 대시보드(출처)

대기 일정의 예측 불가능성으로 인해 직원은 보장된 작업, 특정 소득 수준에 의존하거나 소득을 보충하기 위해 두 번째 직업을 얻는 것이 어렵습니다. 2016년에 규제 기관은 Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters 및 기타 일부 소매업체가 대기 예약 관행을 검토하고 변경하도록 강요했습니다.

소매 관리 소프트웨어 및 POS(Point-of-Sale) 소프트웨어와 같은 도구를 사용하여 고용주는 인력 요구 사항을 더 잘 평가하고 대기 예약의 필요성을 피할 수 있습니다. 이러한 도구의 보고 기능은 고용주가 과거 데이터를 분석하고 가장 많은 고객 트래픽을 목격한 요일/시간을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이러한 지식을 바탕으로 고용주는 더 나은 일정과 예산 결정을 내릴 수 있습니다. 직원들에게 필요한 안정성과 유연성을 제공하는 동시에 추가 교대 근무와 관련된 비용 초과를 방지할 수 있습니다.

다음 단계 - 비즈니스에 적합한 소프트웨어를 찾는 방법

소프트웨어가 직원 일정을 간소화하고 더 효율적이고 효과적으로 만드는 방법을 알았으므로 이제 시장에서 솔루션을 탐색할 수 있습니다. 그러나 다음과 같은 특정 고려 사항을 알고 있어야 합니다.

• 비즈니스의 규모와 유형을 염두에 두십시오. 직원이 10명인 식당의 일정 요구 사항은 직원이 50명인 슈퍼마켓과 크게 다를 것입니다. 먼저, 소프트웨어가 당신을 위해 무엇을 해주기를 원하는지, 얼마나 많은 사람들이 그것을 사용할 것인지 정확히 알고 시장에서 도구를 탐색하기 시작하십시오.
• 도구에 대한 예산 할당: 사업주나 고용주로서 도구에 사용할 수 있는 돈은 일정 금액뿐입니다. 소규모 기업의 경우 한 달에 수백 달러가 될 수 있지만 대기업의 경우 수천 달러가 될 수 있습니다. 일정 도구에 지출하기에 편한 금액을 지정하고 해당 예산 내에서만 옵션을 살펴보십시오.
• 요구 사항 재고: 일정 요구 사항을 처리하기 위해 직원 일정 관리 소프트웨어를 사용할 수는 있지만 소매 관리 소프트웨어 및 POS 소프트웨어와 같은 다른 도구는 일정 일정 이상을 수행하는 데 도움이 될 수 있습니다. 미용실 및 편의점과 같은 전문 기업도 자신의 틈새 시장을 위해 특별히 설계된 도구를 탐색할 수 있습니다.

참고: 이 문서에서 선택한 응용 프로그램은 상황에 맞는 기능을 보여 주기 위한 예이며 보증 또는 권장 사항이 아닙니다. 그것들은 출판 당시 신뢰할 수 있는 출처에서 얻었습니다.