원격 팀에서 시간 추적기를 사용할 때의 이점

제 친구가 제게 그녀의 팀이 잠시 재택근무를 하고 있을 때 상사는 그들이 실제로 일하는 것을 믿지 않았다고 말했습니다. 팀은 사무실에서와 같은 방식으로 업무를 수행했지만 고용주는 불신했습니다. 그렇게 그들은 곧 사무실로 돌아왔다. 나는 그들이 집에서 일하는 동안 시간을 ​​추적하지 않았다는 것을 언급해야 합니다.

그게 왜 중요합니까? 원격 직원이 근무 시간을 기록하면 근무 증명서가 있으므로 고용주와 직원 간의 신뢰를 구축하기가 더 쉽습니다. 신뢰 문제 외에도 원격 팀에서 시간 추적기를 사용하는 것이 중요한 다른 방법이 있습니다.

이 기사에서는 원격 팀의 시간 추적 이점을 다루고 원격 팀의 시간 추적이 실제로 어떻게 작동하는지 보여줍니다.

원격 팀에 대한 직원 시간 추적의 이점은 무엇입니까?

원격 직원이 시간 추적을 시작해야 하는 주요 이유를 살펴보기 전에 원격 작업이 무엇을 포함하는지 기억해 보겠습니다. 원격 직원은 다음과 같은 사람입니다.

• 재택근무,
• 코워킹 스페이스, 카페 또는 사무실이 아닌 기타 장소에서 일하는 경우,
• 다양한 위치에서 일하지만 가끔 사무실에 와서
• 때로는 유연 근무 시간이 있습니다.

이제 원격 팀에 대한 직원 시간 추적의 이점이 있습니다.

정확한 청구 및 급여

원격 직원이 여러 프로젝트와 수많은 고객을 위해 작업할 때 각 프로젝트에 소요한 시간을 추적하는 것이 중요합니다. 또한 작업자는 청구 가능한 시간과 청구 불가능한 시간을 구분해야 하며, 이는 Clockify와 같은 시간 추적 도구를 사용하여 수행할 수 있습니다. 이 라우팅을 사용하면 클라이언트에게 훨씬 쉽게 청구할 수 있습니다.

아래에서 볼 수 있듯이 첫 번째 항목은 청구 가능하지 않은 반면 다른 항목은 청구 가능으로 표시됩니다. 여기에서 "포트폴리오 업데이트"라는 작업은 특정 프로젝트에 할당되지 않았으며, 이는 클라이언트를 위해 수행된 작업이 아님을 의미할 수 있습니다. 따라서 청구할 수 없습니다.

출처: 청구 가능 시간 계산 방법

시간 추적 도구의 도움으로 원격 팀은 다양한 클라이언트에 대해 청구 가능한 모든 시간을 추적할 수 있습니다. 결과적으로 시간 기록은 오산을 방지하고 송장이 제대로 작성되었는지 확인합니다.

청구 목적 외에도 시간 기록은 직원이 정확한 급여를 받을 수 있도록 합니다. 시간 추적기를 사용하여 원격 작업자는 자신이 수행한 프로젝트와 작업 시간을 기록합니다. 그러한 정확한 작업 데이터가 있는 경우 고용주는 원격 근무자에게 과소 또는 초과 급여를 지급할 수 없습니다. 게다가 관리자는 누군가에게 초과 근무가 있는지 여부를 검토할 수도 있습니다.

효과적인 프로젝트 관리

원격으로 작업할 때 팀 관리자는 현재 팀 내에서 누가 어떤 프로젝트를 처리하고 있는지 알기 어려울 수 있습니다. 그러나 팀의 모든 구성원이 시간을 기록하고 작업 및 프로젝트에 대한 세부 정보를 입력하면 작업 투명성이 훨씬 더 명확해집니다. 따라서 업무에 압도된 직원이 있는 경우 관리자는 작업을 다르게 할당하는 것을 고려해야 합니다.

또한 시간을 추적하면 리더가 프로젝트 상태를 주시하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 귀하와 귀하의 팀이 ABC 프로젝트를 완료하는 데 163시간이 걸릴 것으로 예상했다고 가정해 보겠습니다. 지금까지 원격 직원은 약 14시간의 작업을 추적했습니다. 따라서 프로젝트를 종료하는 데 149시간이 더 남아 있기 때문에 아직 시작 단계에 있습니다. 또는 백분율을 선호하는 경우 아래에서 볼 수 있는 작업의 약 8%를 완료한 것입니다.

Clockify의 프로젝트 상태 예

이것은 잠재적인 지연이 있는지 여부를 파악하고 가능한 경우 이러한 문제를 방지하는 완벽한 방법입니다. 또한 프로젝트에서 작업하는 각 원격 팀의 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 위의 예에서 우리는 디자인 및 QA 팀이 지금까지 상당히 효과적임을 알 수 있습니다.

원격 직장 신뢰

상사가 원격 직원이 일하는 것을 어떻게 알 수 있습니까? 여기서 가장 중요한 요소는 신뢰이며, 우리는 근로자와 관리자 또는 고용주 간의 상호 신뢰와 존중에 대해 이야기하고 있습니다. 시간 추적은 원격 작업장에서 신뢰를 구축하는 데 중요한 역할을 합니다.

시간 추적기를 직원과 상사를 연결하는 접착제로 생각하십시오. 근로자는 매일 근무 시간을 기록하고 신뢰할 수 있음을 증명할 책임이 있습니다. 반면에 고용주와 관리자는 직원의 작업표 데이터를 신뢰하고 원격 근무의 증거로 받아들여야 합니다.

원격 근무 생활 방식 선택의 자유

일부 직원은 직장 위치를 ​​변경하는 원격 근무 습관이 있습니다. 원격 근무자는 재택 사무실 외에도 코워킹 스페이스, 카페 또는 도서관에서 작업을 수행합니다. 그것이 원격 근무에서 오는 자유입니다.

오늘은 집에서 일과를 시작했지만 2시간 후에는 분위기 전환이 필요했다고 가정해 보겠습니다. 당신은 도서관에 가서 세 시간을 더 머물렀습니다. 이제 집과 도서관에서 수행한 모든 과제를 추적하려면 시간 기록을 시작해야 합니다. Clockify와 같은 일부 시간 추적 도구에는 휴대폰, 랩톱 등과 같은 여러 장치에서 데이터를 동기화하는 옵션이 있습니다.

출처: 무료 원격 작업 및 팀 소프트웨어

더 편리한 경우 전화로 도서관 시간을 추적할 수 있지만 랩톱에서 재택 근무 시간을 추적할 수 있습니다. 시간 추적기는 작업 위치 및 사용하는 장치에 관계없이 기록된 모든 시간이 저장되고 동기화되도록 합니다.

더 나은 커뮤니케이션과 협업

시간 추적기를 사용하면 원격 팀에서 커뮤니케이션과 협업을 쉽게 수행할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다. 재택 근무 직원은 근무 시간이 시작될 때 출근하여 동료에게 현재 근무 중임을 표시합니다. 따라서 회의나 채팅에 참석할 수 있는 사람을 더 쉽게 식별할 수 있습니다. 아래 스크린샷에서 Austin과 Karen은 추적 시간이 "진행 중"이기 때문에 현재 작업 중임을 알 수 있습니다.

이는 다른 대륙이나 여러 시간대에서 온 구성원이 있는 팀에 특히 유용합니다. 직원이 현재 근무 중인 사람이 누구인지 알고 있으면 문제가 있거나 도움이 필요한 경우 해당 직원에게 연락할 수 있습니다.

시간대에 대해 말하자면 Clockify를 사용하면 시간대에 관계없이 시간을 추적할 수 있습니다. 예를 들어, 당신은 파리(UTC/GMT +2시간)에서 일하고 관리자는 시드니(UTC/GMT +10시간)에 있습니다. 다른 시간대에 있지만 상관이 작업표를 평가할 때 이 보고서는 시드니 시간대에 표시됩니다.

직원 가용성을 더 잘 이해하면 원격 커뮤니케이션과 협업이 모두 향상됩니다.

직원 생산성 및 성과 향상

원격 팀 구성원은 동일한 물리적 공간을 공유하지 않습니다. 따라서 작업자의 효율성을 측정하는 것은 까다로운 부분이 될 수 있습니다. 관리자가 직원의 성과와 생산성을 검토할 수 있는 실용적인 방법은 직원의 기록된 시간과 작업 설명 및 프로젝트에 소요된 시간과 같은 기타 세부 정보를 분석하는 것입니다. 따라서 시간 추적은 모든 것이 원활하게 실행되고 원격 직원이 제 시간에 프로젝트를 완료할 수 있도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

리더 외에도 시간 추적은 직원에게도 유용합니다. 직원들은 하루 중 시간을 어떻게 보내고 있는지, 얼마나 생산적인지, 어떤 앱을 가장 많이 사용하는지 확인할 수 있습니다.

이것은 Clockify가 제공하는 편리한 옵션인 생산성 타임라인의 예이며, 다른 앱에서 작업하는 데 보낸 시간을 보여줍니다. 이 기능을 사용하려면 자동 시간 추적기를 사용해야 합니다. 이 타임라인에 10분보다 긴 활동만 표시되는지 확인합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이 이 사용자는 Google 문서도구에서 3시간 동안 추적했습니다. 사용자가 콘텐츠 작가라면 3시간 동안 글을 썼다는 것을 보여주기 때문에 좋은 점수입니다. 페이지 오른쪽에 있는 더하기 기호를 사용하면 원하는 시간 항목을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 여기에 Excel을 제외한 모든 시간 항목이 추가되었습니다.

향상된 책임성

시간 추적은 직원들이 자신의 성과에 대해 스스로 책임을 지도록 하는 데 어떻게 도움이 됩니까? 근무 시간을 기록해야 한다는 사실을 아는 것은 직원들이 시계가 똑딱거리고 있다는 사실을 알게 합니다. 따라서 직원들은 마감일 전에 작업을 완료하기 위해 최선을 다할 가능성이 더 큽니다. 결과적으로 근로자는 자신이 얼마나 책임감을 가지고 있는지 보여줄 것입니다. 모든 팀원이 책임감을 입증하면 직원 간의 신뢰 관계도 형성됩니다.

관리자는 원격 직원을 어떻게 모니터링할 수 있습니까?

원격 리더는 직원을 감시하고 근무 시간 동안 수행하는 모든 단계를 분석하면서 빅 브라더처럼 행동해서는 안 됩니다. 그렇게 함으로써 관리자는 자신과 직원 사이의 모든 신뢰의 흔적을 지우고 있습니다.

대신, 리더와 고용주는 직원이 원격으로 작업을 수행하는 데 보내는 시간을 추적하기 위한 올바른 접근 방식을 찾아야 합니다. 다음은 원격 작업자를 모니터링하기 위해 상사가 취할 수 있는 몇 가지 중요한 단계입니다.

1단계: 시간 추적 지침 만들기

원격 근무자가 시간을 적절하게 추적할 수 있도록 고용주나 관리자는 시간 추적 지침을 만들어야 합니다. 회사에서 간단한 시간 추적 앱을 사용하더라도 이러한 시간 기록 매뉴얼을 만드는 것이 좋습니다. 가이드라인에서 다루어야 하는 내용은 다음과 같습니다.

• 직원이 추적해야 하는 작업이나 프로젝트는 무엇입니까?
• 직원들이 시간 항목을 분류해야 합니까?
• 직원은 시간을 어떻게 추적해야 합니까(수동으로, 타이머로, 작업표에 시간 입력)? 모든 옵션을 사용할 수 있는 경우 근로자에게 이를 알립니다.
• 직원은 얼마나 자주 시간을 기록해야 합니까(매일 또는 일주일에 한 번)?

또한 이러한 시간 항목이 얼마나 상세해야 하는지를 명확히 하는 것이 중요합니다. 예를 들어 직원이 자신의 작업을 "블로그 게시물" 또는 "블로그 게시물 '원격 팀 관리 방법' 쓰기"로 설명하는 것이 좋은지 여부.

그러한 지침이 있으면 오해의 여지가 없습니다. 직원은 근무 시간을 기록하는 방법, 얼마나 자주, 얼마나 자세하게 기록해야 하는지 정확히 알 수 있습니다. 또한 근무 시간 동안 사생활이 침해되는 것처럼 느끼지 않을 것입니다.

2단계: 팀에 업데이트 요청

이미 언급했듯이 원격으로 작업할 때 팀 구성원 간의 효과적인 의사 소통을 유지하는 것이 중요합니다. 원격 직원과 연락을 유지하기 위해 관리자는 정기적인 회의를 조직하고 팀원들에게 업데이트를 요청해야 합니다.

모든 작업자로부터 업데이트를 받으면 리더가 각 팀 구성원이 작업하고 있는 작업과 프로젝트에 문제가 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 따라서 관리자는 현실적인 프로젝트 견적을 내릴 수 있습니다.

이제 이러한 회의의 빈도는 팀이 수행하는 작업에 따라 다릅니다. 하루에 한두 번 업데이트가 필요한 경우도 있고 주간 회의로 충분할 때도 있습니다.

3단계: 기한 설정

팀으로부터 받는 업데이트 외에도 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하는 또 다른 방법은 모든 작업에 대한 마감일을 설정하는 것입니다. 좋든 싫든 마감일은 원격 작업 루틴에 구조를 가져옵니다. 물론 이러한 마감일이 현실적이어야 한다는 점은 주목할 가치가 있습니다.

직원이 새로운 할당을 받고 시작 및 종료 시간이 지나면 그에 따라 작업을 구성할 수 있습니다. 게다가 재택 근무자가 기한을 정하면 이러한 작업에 대해 스스로 책임을 질 가능성이 더 큽니다. 또한 작업에 충분한 시간을 갖는 것은 근로자가 스트레스를 덜 받고 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.

원격 근무자가 근무 시간을 추적할 수 있는 방법은 무엇입니까?

원격 리더가 직원을 추적하는 방법에 대해 설명했지만 재택 근무자를 위한 몇 가지 팁이 있습니다.

근무 시간과 방해 요소 모두 추적

앞서 언급했듯이 원격 직원은 원격 근무 시간을 추적할 때 시간 추적 지침을 따라야 합니다. 그러나 작업에 사용하는 시간을 기록하는 것 외에도 주의를 산만하게 하는 요소를 추적할 수도 있습니다. 주의를 산만하게 하는 것이 원격 근무자들에게 가장 흔한 문제 중 하나이기 때문에 이것은 재택 근무하는 사람들에게 특히 중요합니다.

따라서 누군가가 당신을 방해할 때마다 당신이 그 방해에 낭비한 시간을 기록해 두십시오. 하루가 끝나면 작업에 얼마나 많은 시간을 할애했는지, 주의를 산만하게 하는 데 얼마나 많은 시간을 낭비했는지 더 잘 알게 될 것입니다. 또한 회의가 자주 있는 경우 회의에 참석한 시간을 기록할 수도 있습니다.

다양한 위치가 작업에 어떤 영향을 미치는지 알아보기 위해 시간을 추적합니다.

이제 직장 위치를 ​​변경하여 원격 생활 방식을 활용하는 근로자 중 하나라면 이 팁이 적합합니다. 시간 추적은 특정 유형의 작업에 적합한 위치를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

작동 방식은 다음과 같습니다. 귀하의 작업이 블로그 개요를 작성하는 것이라고 가정해 보겠습니다. 따라서 집에서 일할 때 이 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 추적하십시오. 또한 사무실에서 이 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 측정하십시오. 그런 다음 결과를 비교하기만 하면 됩니다. 집에서 이 작업을 더 생산적으로 수행하는 경우 사무실에 있는 하루 동안 이 작업을 떠나지 않도록 하십시오.

하루 또는 일주일 동안 모든 작업에 대한 시간 항목을 기록하면 사무실/카페보다 집에서 얼마나 많은 작업을 수행할 수 있는지 곧 깨닫게 될 것입니다. 따라서 필요에 가장 적합한 원격 근무 일정을 세울 수 있습니다.

결론

원격으로 작업할 때 시간을 추적하면 모든 것이 제자리에 있게 됩니다. 시간 추적기를 사용하면 원격 팀이 프로젝트를 보다 효과적으로 관리하고 고객에게 적절하게 비용을 청구할 수 있습니다. 프로젝트 외에도 시간 기록은 직원들이 근무 시간이 되면 다른 사람들에게 알려 주기 때문에 직원들이 서로 쉽게 의사 소통하고 협업하는 데 도움이 됩니다. 그러한 환경에서 일하는 것은 원격 팀 내에서 신뢰를 구축하는 데 긍정적인 영향을 미칠 것입니다.

원격 직원을 모니터링하려면 관리자는 모든 직원에 대한 시간 추적 지침을 만들어야 합니다. 또한 리더는 항상 팀에 정기적인 업데이트를 요청하고 모든 작업에 대한 기한을 설정해야 합니다.

재택 근무자의 경우 시간 추적기는 근무 시간을 어떻게 보내는지 뿐만 아니라 얼마나 자주 주의가 산만해지는지도 보여줍니다. 또한 시간을 모니터링할 때 원격 직원은 다양한 위치가 생산성 수준에 미치는 영향을 배웁니다.