작업 시간 보고서를 작성하는 방법

시간 보고서는 매우 유용한 리소스입니다. 많은 사람들이 프로세스의 지루한 특성으로 인해 작성하는 것을 싫어하지만 적절한 작업표는 피부와 비용을 절약하고 생산성을 유지할 수 있습니다. 디지털 시간 추적기를 사용하여 번거로움과 골칫거리를 최소화하면서 시간 보고서를 작성하는 방법을 알아보려면 계속 읽으십시오.

필요한 작업표 결정

프로젝트를 구성하는 방식과 일상 업무 방식에 따라 가장 적합한 작업표가 결정됩니다. 여러 유형이 있지만 가장 일반적으로 사용되는 유형은 다음과 같습니다.

1. 매일 – 직원 및 프리랜서가 청구 가능한 시간을 추적하고 생산성 향상을 위해 시간당 급여를 받는 데 가장 일반적으로 사용됩니다.
2. 매주 – 매주 진행 상황을 추적하고 매주 지불하는 데 사용됩니다.
3. 격주 – 일반적으로 2주 단위로 급여를 받는 고용주와 근로자가 사용합니다.
4. 월간 – 일반적으로 한 달에 한 번 직원에게 급여를 지급하는 고용주가 근무일의 시작 및 종료 시간을 간단히 기록하는 데 사용합니다.

디지털 경향이 덜한 사람들을 위해 위에서 언급한 모든 작업표 템플릿을 온라인에서 사용할 수 있습니다. 간단히 인쇄하고 근무 시간 추적을 시작하십시오.

Clockify의 주간 작업표

태그 및 카테고리 생성

태그와 카테고리는 시간 추적을 훨씬 쉽게 하기 위해 존재합니다. 일단 배치하면 개별 시간 항목을 채우는 것이 쉬워집니다. 매번 수동으로 입력하거나 세부 사항을 기억할 필요가 없습니다.

생성한 태그는 작업을 중심으로 구축되어야 합니다. 예를 들어 다음을 가질 수 있습니다.

• 프로젝트 관련 태그;
• 일반 태그;
• 클라이언트 관련 태그

태그 및 범주는 프로젝트 종료 또는 클라이언트 보고서를 공식화할 때 특히 유용합니다. 이러한 태그를 기반으로 데이터를 필터링하고 보다 맞춤화된 보고서를 제공할 수 있습니다.

Clockify의 보고서 예

시간당 요금 설정 및 청구 가능 시간 추적

당연히 시간당 급여를 받고 고객에게 깔끔하고 보기 좋은 보고서를 제공하려면 특정 요율을 설정해야 합니다. 시간 추적기에서 통화와 기본 비율(또는 프로젝트 또는 클라이언트별로, 원하는 대로 세부적으로)을 설정하기만 하면 안심하고 시간 항목을 작성할 수 있습니다.

Clockify에서 사용자 정의 속도 설정

재미있는 사실은 추적할 청구 불가능한 시간을 결정하고 싶을 것입니다. 믿거 나 말거나 때로는 청구 가능 시간만큼 중요합니다.

청구할 수 없는 시간을 추적하는 이유는 무엇입니까?

이러한 시간에는 예를 들어 마케팅, 송장 발행, 보고서 작성, 회의 준비가 포함됩니다.

비용을 충당하려면 청구 불가능한 시간보다 청구 가능한 시간이 더 많아야 하지만 후자의 추적 시간에는 다음과 같은 장점이 있습니다.

• 청구 불가 항목에 소요되는 시간과 이를 개선하는 방법을 배웁니다.
• 청구할 수 없는 시간이 더 많거나 적은 클라이언트 또는 프로젝트를 볼 수 있습니다.
• 워크플로 및 프로젝트 관리를 개선합니다.

그리고 이것들은 빙산의 일각에 불과합니다. 청구 가능 시간 및 청구 불가능 시간 추적에 대해 자세히 알아보기 위해 시간당 급여를 받는 직원에게 도움이 되는 가이드를 작성했습니다.

추적 시간

시간을 추적하는 두 가지 방법 – 시간을 수동으로 입력하고 자동으로 추적합니다. 한 가지 또는 두 가지 방법을 모두 사용할 수 있으며, 근무일 유형에 따라 선택할 수도 있습니다.

수동으로 시간을 추적하는 방법

수동 시간 추적은 일반적으로 대부분의 시간을 차지하는 몇 가지 작업만 있기 때문에 나중에 시간을 추가하는 것을 선호하는 사람들에게 좋습니다.

시간을 꼼꼼하게 계획하는 사람들도 있습니다. 하루의 타임박스는 이미 할 일 목록이나 달력에 계획되어 있습니다. 그래서 그들은 사전에 또는 하루가 끝날 때 시간 보고서를 작성할 수 있으며, 가능한 한 엄격하게 일정을 준수할 계획을 볼 수 있습니다.

또한 수동 시간 추적을 통해 작업 시간을 과대 평가하거나 과소 평가한 시간 항목을 편집할 수 있습니다.

위는 Clockify 를 사용하여 작업에 사용할 계획(또는 보낸 시간)을 간단히 입력하고 클릭 한 번으로 시간 보고서에 추가하는 방법의 예입니다. 시간이 청구 가능한지 여부를 확인하고 적절하게 태그를 지정할 수도 있습니다.

시간을 자동으로 추적하는 방법

시간을 자동으로 기록하도록 시간 추적기를 설정하는 것은 타임박스나 할 일 목록을 설정하는 것을 원하지 않을 때 유용합니다. 어떤 날에는 특히 일이 많은 경우 앱을 시작하고 비즈니스를 진행하는 것이 더 쉽습니다.

Clockify 와 같은 트래커는 사용자가 다른 프로그램 간에 전환하는 횟수에 관계없이 사용자를 따릅니다. 근무일이 끝나면 15분 동안 시간 항목을 검토하고 작업표에서 정렬, 태그 지정 또는 검토하여 휴식을 취할 수 있습니다.

Clockify의 자동 추적기 스크린샷

추가 지불에 대한 회계

추가 수당에는 초과 근무, 보상 시간, 휴일 요금, 통화/긴급 상황과 같은 경우가 포함됩니다. 각 유형에 대해 간단히 살펴보겠습니다.

1. 초과 근무 기록

우리 모두는 초과 근무에 대해 잘 알고 있습니다. 초과 근무는 직장에서 보내는 추가 시간입니다. 초과 근무는 기한이 촉박한 것부터 개인 생산성 문제에 이르기까지 다양한 이유로 발생할 수 있습니다.

법적으로 주당 40시간을 초과하는 시간은 초과 근무로 간주될 수 있습니다. 그리고 요일과 투입한 시간에 따라 고용주(또는 고객)가 다른 요율을 지불할 수 있습니다.

당연히 초과 근무로 얼마나 버는가는 출신 국가에 따라 크게 달라집니다.

• EU 시간 추적법
• 캘리포니아 초과 근무법
• 공정근로기준법 및 근로시간 규정

이러한 노동법은 고용주와 직원 모두를 보호하기 위해 제정되었으므로 모든 사람이 가능한 한 스스로에게 정보를 제공할 것을 권장합니다.

2. 보상시간에 대한 기록

보상 시간은 초과 근무 수당 대신 직원에게 부여되는 휴가입니다. 또한 더 많은 요인에 따라 달라집니다. 공공 부문인지 민간 부문인지, 급여를 받고 있는지 또는 시간당 급여를 받는지, 임금이 얼마나 높은지에 따라 다릅니다.

여기에서 보상 시간을 받을 자격이 있는지 알아보십시오.

3. 휴일 요금에 대한 기록

공휴일에는 근무 시간을 추적하는 것이 특히 중요합니다. 휴일 요율은 정규 초과 근무 시간과 다를 수 있기 때문입니다(또한 해당 국가의 노동법에 따라 다름).

이와 같은 경우 시간을 추적할 때 청구 가능한 시간에 대한 요금 업데이트에 특히 주의하십시오. 결국 보고서를 생성하고 시간 추적기가 초과 근무 수당을 계산하게 하십시오.

4. 통화 중 녹음

대기한다는 것은 고용주가 당신을 필요로 할 때마다 일할 수 있다는 것을 의미합니다. 가장 일반적인 예로는 간호사, IT 기술자 및 유지 관리가 있습니다.

대기 작업은 정규 고용 계획의 일부일 수 있지만 예를 들어 회사가 금요일에 새 소프트웨어를 출시하고 토요일에 심각한 문제가 발생할 경우에 대비하여 개발자가 준비되어 있어야 하는 경우와 같이 가끔 발생하는 경우도 있습니다.

귀하의 고용주에게 통화 시간을 언급하고 적절한 FLSA 규정을 상기시키는 것이 중요합니다. 근무 시간 기록표가 정확하고 오해의 여지가 없도록 하기 위해 시간, 청구서 및 보고 시간을 추적하는 방법에 동의하십시오.

이러한 초과 근무 사례는 가장 일반적인 사례 중 일부일 뿐입니다. 시간 보고서를 적절하게 작성하려면 가장 많이 하게 될 초과 근무의 종류와 시간을 숙지하는 것이 중요합니다.

반올림 시간

시간 보고서를 작성할 때 시간 반올림 이라는 개념을 접하게 될 가능성이 큽니다. 시간을 가장 가까운 증분으로 반올림하는 방법입니다.

예: 오전 8시 45분에 직장에 도착하여 오후 4시 49분에 퇴근합니다. 계산하면 8시간 4분입니다. 그런 다음 4분을 8시간과 5분, 10분 또는 15분으로 반올림하여 급여 계산을 더 쉽게 할 수 있습니다.

일반적으로 시간을 반올림할 때 세 가지 규칙이 있습니다.

1. 가장 가까운 시간 증분으로 반올림 시간 입력(작업 시간 7시간 59분에서 작업 8시간으로)
2. 직원에게 유리하게 시간을 반올림하고 고용주에게 유리하게 시간을 반올림(두 시간 입력 모두 반올림)
3. 직원의 호의를 반올림하고 종료합니다.

다음은 이러한 규칙이 실제로 어떻게 보이는지(및 나열 순서)입니다.

시간 반올림은 급여 계산을 쉽게 하고 두 고용주가 근무 시간과 직원 급여를 투명하게 볼 수 있도록 하는 데 필요합니다.

또한 Clockify 와 같은 많은 시간 추적 소프트웨어는 앱 자체의 간단한 켜기-끄기 스위치로 시간 항목을 반올림할 수 있는 옵션을 제공합니다. 그렇게 하면 모든 것을 제대로 했다면 스스로 계산하거나 걱정할 필요가 없습니다.

Clockify에서 급여 계산을 위한 반올림 켜기

그러나 "오래된 방식"으로 작업을 수행하려면 항상 시간 반올림 계산을 직접 수행할 수 있습니다. 시간 반올림을 염두에 두면서 작업표를 작성하는 방법을 배우려는 사람들을 위해 시간 반올림 사례를 자세히 분석했습니다. 여기에는 마스터하고 시간 보고를 더 쉽게 만드는 데 필요한 모든 규칙이 나열되어 있습니다.

작업표 검토

하루(또는 한 주)에 대한 시간 항목이 채워지면 하루가 끝날 때 몇 분간 시간을 내어 검토하는 것이 가장 좋습니다. 작업표에서 하루를 확인하는 것이 가장 좋습니다.

시간 추적기는 작업표를 통해 근무일을 표시할 수 있는 옵션이 있으며 추가로 입력한 내용을 편집할 수 있습니다.

Clockify의 작업표 보기

작업표 자체에서 수정할 수 있는 내용에 대해 고용주 또는 고객과 합의하십시오. 항목을 추가 또는 삭제하고 설명, 태그, 프로젝트 또는 클라이언트 이름 등을 편집할 수 있습니다. 작업표는 비즈니스 관행을 반영하며 그에 맞게 수정해야 합니다.

말할 필요도 없이 신뢰는 좋은 비즈니스 관계의 주요 요소이므로 오해나 갈등을 피하기 위해 항상 시간 입력 변경을 정당화하십시오.

추가 시간 추적 팁

마지막으로, Clockify 가 꽤 오랫동안 사용되어 왔기 때문에 우리는 사용자로부터 많은 피드백을 보고 들었습니다. 그것은 그들이 자신을 찾는 수수께끼를 추적하는 시간과 그들이 우리 앱을 최대한 활용하도록 도울 수 있는 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다.

이를 통해 모든 사람이 필요하다고 생각하는 팁의 짧은 목록이 있습니다.

• 시간을 추적하는 모든 이유를 나열하십시오.

시간 보고서를 작성하는 것이 가장 힘든 일이라고 느낄 때 왜 작성하는지 스스로에게 상기시키면 상당한 진전을 이룰 수 있습니다. 고객 분쟁이든, 인상을 주장하기 위해 데이터를 수집하든, 아니면 단순히 시간을 낭비하고 있는지 확인하려는 것입니다.

그러한 이유를 업무 관련 만트라로 눈에 보이는 곳에 기록해 두십시오.

• 절대적으로 모든 것을 추적할 필요가 없습니다

커피를 마시기 위해 휴식을 취하거나 10분 미만의 개인 전화를 받는 것은 기록할 가치가 없는 시간입니다.

하루 종일 하는 모든 작은 일에 시간 입력이 필요한 경우 몇 가지 일이 발생합니다.

• 당신은 시간 추적을 싫어하기 시작할 것입니다.
• 사소한 세부 사항에 시간을 낭비하게 됩니다.
• 당신의 두뇌는 너무 시간에 집중하면 소진될 것입니다.
• 당신의 업무 집중도가 떨어질 것입니다.

중요한 데이터가 포함된 시간 항목만 기록하여 얼마를 청구해야 하는지, 언제 생산성이 최대/최저인지 등을 알 수 있습니다.

• 추적 시간은 당신을 로봇으로 만들지 않습니다

이전 요점에서 언급했듯이 근무일의 모든 측면을 추적하는 것만으로도 인간보다 AI가 되는 지름길입니다.

시간 보고서는 업무에 질서와 구조를 가져오고 우리가 한 일과 방법에 대한 "문서 추적"을 보장합니다.

• 매번 항목에 설명이 필요한 것은 아닙니다.

때로는 "이메일에 회신"하는 것이 전부입니다. 응답한 고객이나 회사를 지정할 필요는 없습니다. 우리의 작업이 그러한 세부 사항에 대한 기록을 절대적으로 필요로 하지 않는 한 사소한 작업 설명은 에너지를 낭비해서는 안 되는 추가적인 번거로움입니다.

결론적으로

시간 추적에는 많은 구성 요소와 움직이는 부분이 있을 수 있습니다. 그러나 그것이 반드시 복잡해야 함을 의미하지는 않습니다. 올바르게 설정하면 시간 추적기가 시간을 기록하는 동안 모든 힘든 작업을 수행할 수 있습니다. 태그, 설명을 사용하고 적절하게 분류하고 각각의 새 프로젝트에 대한 템플릿을 만들어 상당한 가치가 있는 시간 보고서 도우미를 만들고 있습니다.