지속적인 성공을 위해 CRM 통합을 감사하는 3단계

CRM 통합을 방금 완료했다면 먼저 잘한 것입니다! 의심할 여지 없이 당신은 머리가 지끈거리고 자동화와 프로세스를 통해 어떻게 그들의 삶을 개선했는지에 대해 영업 및 마케팅 팀의 찬사를 계속 받고 있습니다! 하지만 다음은?

통합에 대한 추진력을 계속 유지하고 팀으로부터 더 많은 하이파이브를 얻으려면 계정을 감사하여 다음에 해야 할 일과 걸림돌이 필요한 사항을 확인해야 합니다.

따라서 감사가 중요한 이유와 걸림돌의 마찰 지점을 식별하는 방법을 살펴보기 전에 "이전"과 "통합"의 차이점을 살펴봐야 합니다.

"이주"와 "통합"의 차이점.

마이그레이션은 한 운영 환경의 사용에서 다른 운영 환경으로 이동하는 프로세스입니다. HubSpot에는 마케팅 및 영업 조정에 중점을 둔 많은 도구가 있으므로 Salesforce 또는 내장된 CRM 시스템에서 HubSpot Enterprise CRM으로 마이그레이션하는 사람들이 많이 있습니다. CRM을 마이그레이션하는 경우 과거 CRM 데이터가 회사에 금이 되므로 손실을 피하는 것이 좋습니다. 이 마이그레이션된 데이터를 통해 팀은 효과적인 판매 전략에 대해 보고하고, 불필요한 노력을 피하고, 판매 속도를 개선하고, 중단을 줄일 수 있습니다.

통합은 한 운영 환경을 다른 운영 환경에 연결하여 한 환경 또는 두 환경 모두의 기능을 향상시키는 프로세스입니다(PCMag에 따름). 어떤 소프트웨어도 단독으로 모든 것을 수행할 수 없으며 통합을 통해 고객은 비즈니스 문제에 대한 완전한 솔루션을 구축할 수 있습니다. 예를 들어 HubSpot은 Vidyard와 통합되어 HubSpot 고객이 HubSpot 마케팅 캠페인에서 비디오 콘텐츠를 사용하고 참여 메트릭을 한 곳에서 분석할 수 있습니다. 고객의 CRM 및 영업 도구를 구현하도록 고용된 경우 고객의 요구 사항을 해결하기 위해 여러 시스템을 통합하라는 요청을 받을 수 있습니다. 경우에 따라 소프트웨어 스택에 따라 여러 시스템을 마이그레이션하고 통합해야 할 수도 있습니다.

데이터를 보존하기 위해 필요한 모든 조치를 취하십시오. 별도의 시스템 마이그레이션 및/또는 통합을 기술적으로 완료한 후에도 작업을 철저히 감사하고 클라이언트로부터 피드백을 수집해야 합니다.

감사가 왜 그렇게 중요한가요?

운 좋게 집을 소유하고 그것을 완성한 사람이라면 첫 번째 수리 후에는 완전히 완성된 것이 아니며 항상 몇 가지 걸림돌과 수리해야 할 것들이 있다는 것을 알게 될 것입니다. CRM의 경우 이는 동일한 프로세스이며 감사는 성공을 가로막는 잠재적인 장애물을 노출합니다.

최근에 Salesforce에서 HubSpot으로 클라이언트를 성공적으로 마이그레이션했습니다. 그러나 마이그레이션을 감사할 때 몇 가지 중요한 속성이 잘못 구성되었음을 발견합니다. 이러한 속성이 없었다면 클라이언트는 운영 활동을 효과적으로 자동화할 수 없었을 것입니다. 이 실수를 조기에 수정하면 고객이 수개월 동안 불필요한 수작업을 수행하지 않아도 됩니다.

두 번째 사실은 감사를 통해 CRM의 전략적 요구 사항을 더 잘 파악할 수 있다는 것입니다. 최근 우리는 HubSpot을 여러 다른 도구 및 내부 맞춤형 CRM과 통합했습니다. 이 과정에서 우리는 세분화된 거래 파이프라인과 자동화를 사용하여 원활한 교차를 통해 회사의 모든 영역을 개선할 수 있음을 발견했습니다. 우리는 팀 전체에 걸쳐 감사와 자문을 제공함으로써 클라이언트를 위한 더 나은 장기적 비즈니스 솔루션을 고안했습니다. 감사와 지속적인 의사 소통은 성공적인 구현의 가능성을 높이고 결과적으로 귀하의 위치를 ​​강화합니다.

3단계로 마이그레이션 및 통합을 감사하는 방법

아래에서 몇 가지 감사 모범 사례를 살펴보겠습니다.

감사를 세 단계로 나눌 수 있습니다.

1. 누락된 데이터 확인 - 개체, 레코드, 연결 및 속성을 다시 확인하여 마이그레이션 또는 통합 중에 누락된 데이터가 없는지 확인합니다.

2. 사용자 요구 분석 - 고객의 이전 CRM에서 주요 보고서 및 목록을 분석하여 HubSpot에서 다시 만들고 사용자와 대화할 수 있는지 확인합니다.

3. 델타 마이그레이션 - "델타 마이그레이션"을 수행하여 초기 마이그레이션 또는 통합에서 제외되었을 수 있는 새로 수정된 데이터를 전송합니다.

이것은 통합 감사를 위한 완벽한 단계는 아니지만 모든 좋은 감사에는 최소한 이러한 조치가 포함되어야 합니다. 이 단계 중 하나를 건너뛰면 불필요한 작업이 발생할 수 있습니다. 순서가 잘못된 단계를 수행하면 작업 부하가 증가할 수도 있습니다. 예를 들어 보고서 작성(2단계)으로 시작하는 경우 중요한 데이터가 마이그레이션되지 않은 것을 발견할 수 있으며 1단계로 돌아가야 합니다. 3단계로 바로 건너뛰면 돌아가서 누락된 데이터를 두 번 수정해야 합니다.

사용 사례 매핑

귀하와 최종 사용자 모두 자신의 HubSpot 계정을 어떻게 사용할 것인지 시각화할 수 있어야 합니다. 그러나 조직의 일부 사람들이 CRM이 무엇인지 또는 CRM이 자신에게 무엇을 할 수 있는지 알지 못하기 때문에 이것은 어렵습니다. 리드 구현자로서 당신은 시간을 할애하여 그들의 문제를 검토한 다음 정상적인 인간 수준에서 CRM을 사용하여 이익을 얻을 수 있는 방법에 대해 논의해야 합니다.

이렇게 하려면 안내식 질문을 사용하여 CRM 및 자동화를 설정하는 방법을 간접적으로 알려줍니다. 다음은 질문할 수 있는 몇 가지 질문입니다.

• 직장에서 가장 시간이 많이 소요되는 시간은 언제인가요? 왜요?
• [이전 CRM] 인스턴스에서 최근에 종료된 클라이언트의 예를 (화면 공유를 통해 또는 직접) 보여주시겠습니까?
• 시스템에서 레코드가 어떻게(리드에서 클라이언트로) 이동했습니까? 연결된 개체는 어떻게 이동했습니까?
• [이전 CRM]에서 이 프로세스가 어떻게 보이는지 정확히 보여줄 수 있습니까?
• 마술 지팡이를 휘두를 수 있다면 이 과정을 어떻게 바꾸시겠습니까?
• 변경할 수 없는 프로세스가 있습니까? 왜요?

이러한 질문을 하면 HubSpot에서 무엇을 재생성 및/또는 개선할 수 있는지 자세히 알 수 있습니다. 최상의 결과를 얻으려면 감사의 세 단계 각각에 대해 명확한 일정을 고객에게 전달해야 합니다. 당신이 할 수 있는 일, 개선할 점, 필요한 단계 및 마찰을 제거하기 위해 제공할 교육에 대한 명확한 개요가 있는 경우에만 고객에게 돌아가십시오. 단계에 대한 명확한 개요와 방향을 제시한 다음 앞으로의 서비스에 대한 일관된 교육 개요를 제공함으로써 중단을 제한할 수 있습니다.

고객은 매주 회의에서 정기적으로 감사 상태를 업데이트해야 합니다. 클라이언트의 피드백 없이는 어떤 단계도 완료할 수 없으므로 클라이언트가 작업을 검토하고, 질문하고, 변경 사항을 제안할 수 있도록 충분한 시간을 할애하십시오. 클라이언트 팀의 주요 이해 관계자와 강력한 업무 관계를 구축하고 정기적으로 만나십시오.F

CRM 구현에 대해 자세히 알아보기

1단계: 누락된 데이터를 확인하는 방법

통합의 1단계가 완료되면 CRM의 모든 구성 요소가 성공적으로 이전되었는지 확인하려고 합니다.

주요 레코드, 개체, 속성 또는 연결이 누락된 경우 향후에 이전하기가 더 어려울 수 있습니다. 실사를 수행하고 마이그레이션 및/또는 통합된 데이터의 오류를 확인해야 하는 동시에 고객의 팀이 고객의 계정을 직접 검사하도록 해야 합니다.

그들은 아마도 일상 업무에서 이 데이터를 사용하기 때문에 누락된 회사, 개인 및 자산을 잡을 가능성이 더 큽니다. 마이그레이션 또는 통합 중에 참여하지 않은 고객은 구현에 만족하지 않을 가능성이 높으므로 고객이 적극적으로 참여하는지 확인하는 것은 귀하에게 달려 있습니다.

HubSpot의 개체, 레코드 및 속성이 작동하는 방식을 설명하기에 충분한 시간을 예약해야 합니다. 이렇게 하면 클라이언트가 요구 사항을 더 잘 평가하는 데 도움이 됩니다.

경우에 따라 사용자가 아직 HubSpot에 대해 충분히 익숙하지 않아 스스로 감사를 수행할 수 있으므로 적극적으로 도와야 합니다.

CRM이 첫 번째 채택 단계까지 이르고 직원에게 몇 가지 기본 프로세스에 대해 교육을 했다면, 잠시 뒤로 물러나 사용자가 문제 해결을 시작하도록 해야 합니다. 새로운 프로세스까지.

예를 들어, 최근 구현에서 HubSpot의 영업 도구를 사용하여 적절하게 조정된 프로세스가 있었지만 우리가 발견한 것은 영업 팀이 솔루션에 압도되었다는 것입니다. 우리는 한발 물러서서 좀 더 기본적인 솔루션을 구현하고 도구의 다양한 측면, 즉 스니펫에 대한 교육을 제공하여 자동화와 시간 절약을 제공하면서도 여전히 제어 권한을 부여했습니다. 그 다음에 일어난 일은 몇 가지 질문에 대한 답이 돌아왔고 일주일 이내에 그들은 스니펫을 사용하여 새로운 프로세스를 완전히 구현했지만 HubSpot 파일 관리자와 통합하여 우리가 계획한 것과는 다른 여러 프로세스를 생성하는 프로세스의 호스트를 생성했다는 것입니다. 플랫폼의 여러 부분에 대한 경험과 채택을 개선했습니다.

특별한 순서 없이 귀하와 사용자는 다음 요소를 독립적으로 또는 공동으로 평가해야 합니다.

• 모든 개체(가능한 한)가 마이그레이션(또는 적절하게 통합)되었습니다. 여기에는 연락처, 회사, 거래, 제품, 견적 및 작업이 포함됩니다.
• #1의 개체와 관련된 모든 속성/필드/태그가 마이그레이션(또는 적절하게 통합)되었습니다.
• 개체(#1)와 속성(#2) 간의 모든 연결이 마이그레이션(또는 통합)되었습니다. 예를 들어, 수백 개의 거래(또는 중요한 속성 값)를 나중에 적절한 연락처/회사와 수동으로 연결해야 하는 것은 고통스러운 일입니다.
• 모든 물리적 데이터를 가져왔습니다.
• 모든 "거래 차단기" 항목이 이전되었습니다. 클라이언트가 없이는 기능할 수 없는 연결, 개체 또는 기타 프로세스입니다.

이 첫 번째 단계를 수행하는 데 최소 1~2주를 허용합니다. 고객이 감사에 참여하기를 꺼리는 것처럼 보이면 고객의 의견 없이는 감사를 수행할 수 없는 이유를 설명하십시오. 모든 경우에, 당신이 그들의 성공을 위해 해결하고 다운스트림 고통으로부터 그들을 보호하기 위해 노력하고 있음을 상기시키십시오.

고객 보고서를 평가, 재생성 및 개선하는 방법

현대 조직은 데이터에 빠져 있습니다. 글로벌 비즈니스 운영에서 개인의 모바일 장치에 이르기까지 모든 곳에서 수집됩니다. 그러나 맥락이나 목적이 없는 데이터는 사하라 사막의 모래와 같습니다. 풍부하지만 생명이 없습니다. 보고서는 회사의 성공에 매우 중요하며 고객이 CRM에 데이터를 저장하는 경우 어떤 방식으로든 이를 보고해야 합니다. 어떤 경우에는 클라이언트가 작성하려는 보고서가 무엇인지 이미 알고 있을 수 있습니다. 다른 경우에는 성공을 위해 적절한 권장 사항을 제시해야 할 수도 있습니다. 다음은 고객의 보고 요구 사항을 결정하기 위해 할 수 있는 몇 가지 질문입니다.

• 이전에 어떤 식으로든 마케팅/영업 활동에 대해 보고한 적이 있습니까?
• 보도를 보고 싶다고 하면 어떤 모습이 머릿속에 떠오르시나요?
• 화면(또는 스크린샷)을 공유하여 보여주실 수 있습니까?
• 경쟁업체가 보고 있는 보고서는 무엇이라고 생각합니까?
• 이상적인 세상에서 상사/VP/CEO에게 어떤 결과를 보여주고 싶습니까?
• 이 보고서를 바탕으로 무엇을 하시겠습니까? 이 보고서를 기반으로 어떤 조치를 취하시겠습니까?
• 팀이 업무를 더 잘 수행하는 데 어떤 데이터가 도움이 될까요? 어떤 데이터가 팀을 더 잘 이끄는 데 도움이 될까요?

이러한 질문에 대한 답변에 따라 보고 대시보드를 구축하는 데 추가 시간을 할당해야 할 수도 있습니다.

예를 들어 고객이 이전에 의미 있는 방식으로 마케팅/영업에 대해 보고하지 않은 경우 검토할 몇 가지 모범 사례 리소스를 보낼 수 있습니다. 고객이 이전 CRM의 보고서에 의존했다면 위의 질문을 사용하여 시각화해야 하는 데이터의 종류에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다. 고객의 보고 기본 설정을 자세히 살펴보고 다른 고객과의 과거 경험을 기반으로 보고 기능을 향상시키십시오.

경우에 따라 사용자 정의 개체와 관련된 보고서는 HubSpot 내에서 다시 만들 수 없지만 HubSpot을 필요한 형식으로 구부리기 위해 최선을 다해야 합니다. 이러한 경우 타임라인 API를 사용하여 사용자 지정 이벤트를 생성하거나 CRM 확장을 사용하여 CRM 사이드바에서 데이터 카드를 생성할 수 있습니다.

할 수 없는 일이 있으면 투명하게 하십시오. HubSpot의 API와 내장된 도구를 사용하여 창의적인 솔루션을 찾기 위해 최선을 다하십시오.

고객이 간단한 거래 수익 보고서를 다시 작성하도록 돕고 있고 Sales Hub가 여러 데이터 세트에 걸쳐 보고할 수 있는 기능을 사용하여 많은 복잡한 Excel 보고서를 HubSpot으로 전송할 수 있는 기회가 있다고 가정해 보겠습니다. 이러한 교차 개체 보고서를 엔지니어링하여 주요 메트릭에 대한 고객의 통찰력을 크게 향상시킬 수 있습니다. 고객의 보고에 대해 자세히 알아보기 전에 대화를 위한 명확한 시간 프레임과 케이던스를 설정해야 합니다. 이 작업에 약 2주를 할당하지만 고객의 필요에 따라 자유롭게 조정할 수 있습니다. 또한 보고를 위해 고객이 필요로 하는 모든 것을 명확하게 문서화하는 것이 좋습니다. 늦은 놀라움을 피하기 위해 이 문서를 그들과 공유하십시오.

델타 마이그레이션을 수행해야 하는 방법과 이유

델타 마이그레이션 수행은 감사 프로세스의 마지막 단계입니다. 델타 마이그레이션은 초기 마이그레이션에서 제외되었을 수 있는 새로 수정된 데이터를 전송하기 위해 마이그레이션 감사가 끝날 때 수행되는 소규모 마이그레이션입니다.

예를 들어 마이그레이션에 2019년 1월 12일까지의 모든 것이 포함되었을 수 있지만 클라이언트가 2019년 12월 30일까지(HubSpot 계정이 설정될 때까지) 이전 CRM 시스템에서 계속 작업했다고 가정해 보겠습니다. 29일치 데이터의 이러한 차이 또는 델타는 HubSpot에서 클라이언트의 보고 및 구현에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

나머지 데이터를 가져오기 위해 작은 델타 마이그레이션을 수행하면 클라이언트에 추가 작업을 많이 저장하고 처음부터 보다 원활한 구현을 보장할 수 있습니다. 이 작업을 수행하지 않기로 선택하거나 클라이언트가 독립적으로 수행하기로 선택하면 타임라인에 상당한 지연이 발생할 수 있습니다. 이상적으로는 클라이언트에 대한 초기 제안에 델타 마이그레이션을 포함해야 합니다.

이러한 요소를 명확히 하지 않으면 델타 마이그레이션을 두 번 이상 수행해야 하며 모든 당사자에게 추가 시간과 비용이 소요될 위험이 있습니다. 델타 마이그레이션을 수행한 후 1단계를 반복하고 누락된 데이터가 있는지 다시 한 번 확인합니다. 사용자가 자신의 데이터를 마지막으로 다시 감사하도록 합니다. 양 당사자가 델타 마이그레이션에 만족하면 시작할 준비가 된 것입니다.

결론적으로

항상 작업을 확인해야 합니다. 이는 표준으로 진행되지만 CRM의 전체 변경을 수행할 때는 더욱 중요합니다. CRM을 변경하는 것은 모든 조직에 어려운 시기이며 여러 면에서 자녀를 다른 학교로 옮기는 것과 같습니다. 아이들에게 그것은 매우 파괴적인 과정입니다. 그들은 그것을 좋아하지 않을 것입니다. 당신은 약간의 화를 내고 말다툼을 할 것입니다. 그러나 장기적으로, 당신은 그것이 그들의 삶을 향상시킬 것이라는 것을 압니다. CRM 감사 및 걸림돌의 중요성은 매우 중요하지만 잘 수행하고 효과적으로 수행하면 프로젝트의 성공을 개선하는 데 도움이 됩니다.