커뮤니케이션, 협업, 조정: 성공적인 교차 기능 팀을 안내하는 3C

차세대 제품을 구축하려면 다양한 기술, 관점 및 전문 지식이 필요합니다.

많은 기업이 강력한 교차 기능 팀 관계에 의존하여 고객에게 진정한 가치를 제공하는 제품을 구축합니다. 인터콤도 예외는 아닙니다.

교차 기능 팀이란 무엇입니까?

"교차 기능"이라는 문구는 다른 기능이나 기술을 가진 사람들로 구성된 팀을 설명하는 데 가장 일반적으로 사용됩니다.

예를 들어 Intercom의 제품 팀에는 디자이너, 프로그래머 및 제품 관리자가 포함되어 있으며 고유한 역할이 하나로 함께 작동합니다. 또는 비즈니스의 다른 부분에서 온 팀이 신제품 출시나 릴리스와 같은 큰 프로젝트에서 함께 작업할 때 사용되는 용어를 들을 수 있습니다.

"교차 기능"이라는 문구는 다른 기능이나 기술을 가진 사람들로 구성된 팀을 설명하는 데 가장 일반적으로 사용됩니다.

"조직이 진정으로 효과적이기 위해서는 모든 팀이 프로젝트 단위가 아니라 항상 교차 기능적으로 작업하는 것으로 간주해야 합니다."

이 두 가지 상황 모두에서 프로그램 또는 제품 관리자가 일종의 지휘자처럼 작동하여 모든 악기가 조화를 이루고 있는지 확인하고 모든 사람이 자신의 역할, 타이밍 및 목표를 알도록 하여 주도합니다.

그러나 작업할 큰 프로젝트나 목표가 없고 노래를 불러줄 지휘자가 없는 경우는 어떻습니까? 대부분의 경우 팀과 기능은 임시 Slack 채팅, 이메일, 커피 만남 및 회사 전체의 이상한 프레젠테이션으로 구두점을 표시하여 격리된 작업으로 돌아갑니다.

그러나 일상적으로 더 교차 기능적으로 작업하는 것이 가능합니다.

현실은 조직이 진정으로 효과적이려면 모든 팀이 프로젝트 단위가 아니라 항상 교차 기능적으로 작업하는 것으로 간주해야 한다는 것입니다. 이를 위해서는 팀이 서로 상호 작용하는 방식을 고려하기 위한 포괄적인 프레임워크가 필요합니다. 우리는 이것이 얼마나 중요한지 어렵게 배웠습니다.

교차 기능 팀워크가 우리에게 중요한 이유

제품 교육 팀으로서 우리는 고객을 교육하기 위해 도움말 문서, 비디오, 웨비나 및 메시지를 만듭니다. 즉, 제품 팀에서 고객 지원, 영업 팀에 이르기까지 회사 전체의 거의 모든 팀과 긴밀하게 협력해야 합니다.

우리 작업의 대부분은 다른 기능의 정보에 크게 의존하고, 성공은 우리가 만든 콘텐츠를 공유하고 활용하는 다른 팀에 달려 있습니다. 좋은 교차 기능 관행이 필수적입니다.

일상적인 기능 간 우수성에 초점을 맞추면 세 가지 보편적인 이점이 있습니다.

1. 격리된 동료가 같은 작업을 하거나 잘못된 작업을 하거나 오래된 정보로 작업하는 것을 방지하여 작업을 보다 효율적으로 만듭니다.
2. 필요한 정보가 있거나 정보를 찾을 수 있는 위치를 정확히 알고 있기 때문에 문제를 해결하거나 방지 하는 데 도움이 됩니다.
3. 다른 팀의 우선 순위, 로드맵 및 문제에 대한 광범위한 컨텍스트를 바탕으로 더 나은 결정 을 내리는 데 도움이 됩니다.

교차 기능 관행이 무너지면 정렬 오류, 다양한 해석 및 혼합 결과가 발생합니다. 그렇다면 교차 기능 팀을 위한 훌륭한 일상 업무를 어떻게 구축할 수 있을까요?

교차 기능 팀워크의 세 가지 C

여러 팀과 동시에 작업하면 한계에 도달할 수 있습니다. 제품 교육 팀에서는 부서 간 활동이 많은 바쁜 기간을 탐색하고 완화할 방법이 필요했습니다. 이 기간 동안 수십 개의 움직이는 부품을 짧은 시간에 조립해야 합니다.

이러한 까다로운 시기에 협상하기 위해 우리는 다른 팀과 협력하는 방식에 대한 가시성을 확보하고 궁극적으로 확장하는 데 도움이 되는 기본 프레임워크를 설계했습니다. 그러나 우리는 이러한 원칙이 바쁜 기간뿐만 아니라 모든 교차 기능 작업에 광범위하게 적용될 수 있다는 것을 빨리 깨달았습니다.

프레임워크를 만들기 위해 교차 기능 활동을 세 가지 관련 활동으로 나누었습니다.

• 커뮤니케이션 : 팀은 효율적으로 말하고, 질문하고, 답변하고, 맥락을 제공하고, 서로에게 지침을 제공할 수 있어야 합니다.
• 협업 : 팀은 공유 작업을 수행하기 위해 합의된 방법과 공통 도구가 필요합니다.
• 조정 : 팀은 서로의 진행 상황과 방향에 대한 가시성이 필요합니다.

이러한 각 작업은 효과적인 교차 기능 팀워크에 필수적입니다. 물론 의사 소통, 협업 및 조정이 완전히 별개의 활동은 아니지만 이러한 방식으로 작업을 구성하면 명확성을 높이고 다른 팀과의 프로세스를 이해하고 개선하는 데 도움이 됩니다.

교차 기능 게임 향상

당신의 팀이 무엇을 하고 있고 하지 않는지 파악하려면 현재 다른 팀과 함께 일하는 모든 방식의 목록을 만들고 각 활동이 세 가지 C 중 어느 것에 해당하는지 목록을 만드십시오. 다음은 이러한 활동을 구별하는 방법의 몇 가지 예입니다.

• 커뮤니케이션: 회의, 프레젠테이션, 이메일 및 메시지.
• 협업: 다른 팀과 콘텐츠를 만들거나 그룹 프로젝트에서 함께 작업합니다.
• 조정: GitHub 리포지토리를 통한 버그 추적 또는 프로젝트 진행 상황을 추적하는 Trello 보드 업데이트와 같은 지속적인 팀 간 프로세스.

이러한 프로세스를 매핑하면 다른 팀과 얼마나 많은 작업을 하는지, 어떤 팀과 가장 많이 작업하는지, 각 팀에서 수행하는 작업 유형을 시각화할 수 있습니다.

"현재 교차 기능 관행을 배치하면 최고의 아이디어를 형성하기 시작할 수 있습니다."

또한 다른 팀과 작업하는 방식에서 연결성과 격차를 찾고 프로세스를 개선하는 방법을 찾기 시작할 것입니다.

현재 교차 기능 사례를 배치하면 최고의 아이디어를 형성할 수 있습니다. 아이디어를 수집할 때 아이디어를 커뮤니케이션, 협업 및 조정으로 묶어 영향력을 더 잘 확인해야 합니다.

아마도 많은 아이디어가 있을 것이므로 목록을 줄이고 가장 좋은 것을 식별한 다음 큰 영향과 빠른 성공의 두 섹션으로 나눕니다. 모든 괜찮은 아이디어를 구현하고 싶은 만큼 현실적이 되십시오. 각 팀 구성원이 하나 또는 두 개의 큰 영향을 미치는 아이디어와 빠른 성공을 선택하게 하십시오.

아이디어 세션을 실행한 후에는 교차 기능 기능을 향상시킬 수 있는 명확하고 쉬운 방법이 있음을 알게 될 것입니다. 이러한 세션을 실행함으로써 얻을 수 있는 가치는 소요 시간의 10배입니다.

팀은 일반적인 주간 작업을 축소하고 팀에 대한 전체적인 관점을 포착하고 조직 전체에 즉각적으로나 장기적으로 도움이 될 수 있는 새로운 작업 방식을 만들 수 있습니다.

시작하는 데 문제가 있는 경우 다음은 몇 가지 효과적인 교차 기능 아이디어입니다.

• '우리 팀과 협력하는 방법' 문서를 만듭니다. 이는 여러 가지 이점을 제공할 뿐만 아니라 다른 팀이 귀하와 성공적으로 협력하고 귀하의 프로세스를 이해하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 팀의 신입 사원( 커뮤니케이션 )을 위한 귀중한 자원이 될 것입니다.
• 특정 주제에 대해 팀 간 세션을 실행합니다 . 다양한 팀이 정보 공유 세션을 실행하여 서로 협업하고 교육할 수 있도록 합니다( 협업 ).
• 다른 팀에 대한 팀 보고서를 만듭니다 . 이것은 다른 팀의 작업 가시성을 향상시키는 쉬운 방법입니다( 조정 ).
• 팀에서 임시 요청을 많이 받는 경우 요청 프로세스를 공식화합니다 . 이렇게 하면 다른 팀에서 받는 요청을 더 잘 구성하고 우선 순위를 지정할 수 있습니다( 조정 ).

아이디어 세션을 실행한 후에는 교차 기능 능력을 극적으로 향상시키는 명확하고 쉬운 방법이 있음을 알게 될 것입니다. 세션을 실행하여 얻을 수 있는 가치는 세션을 실행하는 데 걸리는 시간의 10배입니다. 팀은 일상적인 주간 작업을 축소하고 팀에 대한 전체적인 관점을 포착하고 조직 전체에 즉각적으로나 장기적으로 도움이 될 수 있는 새로운 작업 방식을 만들 수 있습니다.

현상 유지에 도전

훌륭한 교차 기능 프로세스를 만드는 것은 양방향 거리입니다. 지속적인 영향을 미치려면 함께 작업하는 모든 팀이 귀하의 노력에 보답해야 합니다. 물론 팀이 수행하는 작업만 제어할 수 있습니다. 그러나 먼저 자신의 작업을 살펴보고 의사 소통, 공동 작업 및 조정을 위한 새로운 방법을 모색하면 다른 팀이 더 쉽게 작업할 수 있으며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 또한 시간이 지남에 따라 회사 내에서 팀의 전반적인 영향력이 커질 것입니다.

교차 기능 프로세스를 비판적으로 주시하십시오. 이전에 하던 방식대로만 하지 마십시오. 틀을 깨고, 새로운 것을 시도하고, 현상 유지에 도전하십시오. 팀이 더 잘 협력할 수 있는 새로운 방법을 찾을 수 있습니다. 작동하는 새로운 교차 기능 관행을 수립할 수 있다면 다른 팀이 이를 따를 것입니다.