팀 시간 관리를 구축하고 개선하기 위한 12가지 팁

시간 관리에 관한 수백 개의 기사와 출판물이 있지만 대부분은 개인에 관한 것입니다. 그리고 우리가 스스로 시간을 추적하는 방법을 개선할 수 있지만, 그것이 우리가 팀으로서 시간을 추적해야 할 때만큼 잘 할 것이라는 의미는 아닙니다. 조금은 다른 사고방식과 접근이 필요합니다.

팀 내에서 시간을 추적하고 관리하는 방법을 파악하는 데 도움이 되거나 단순히 개선하려는 경우 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁이 있습니다.

팀에서 시간 관리가 왜 중요한가요?

먼저 적절한 팀 관리가 전체 워크플로와 팀 간 관계에 어떻게 도움이 되는지 간략하게 살펴봐야 합니다.

스트레스 감소

전문가들은 잘못된 시간 관리가 실제로 스트레스를 유발한다고 종종 경고합니다. 마감 시간을 놓치거나 초과 근무만 하는 것이 아닙니다.

사람들이 주어진 시간을 잘 관리하지 못하고 일의 우선순위를 정하지 못하면 필연적으로 압도감을 ​​느끼게 됩니다. 압도는 신경질, 중요한 정보나 작업을 놓치는 것에 대한 두려움, 상황을 엿듣거나 잘못 읽는 것에 대한 두려움 등을 유발합니다. 이 둘은 함께 사람의 두뇌를 "패닉 모드"로 만들고 실수를 하거나 압박감에 무너질 수 있습니다.

그리고 팀 내에서 서로 다른 사람들은 잘못된 시간 관리로 인한 스트레스에 서로 다른 방식으로 반응합니다. 이것은 A라는 사람이 B가 너무 여유롭다고 비난하거나 B가 A가 너무 신경질적이라고 비난할 수 있기 때문에 팀 간 갈등을 일으킬 수 있습니다.

따라서 팀 수준에서 시간을 잘 관리하면 팀 역학을 크게 개선하고 매일 직면하는 업무 스트레스를 완화할 수 있습니다.

모든 사람을 최신 상태로 유지

투명성은 오늘날에도 큰 문제입니다. 모든 사람이 순간에 무엇을 하는지 추적하는 데 도움이 되도록 설계된 모든 앱과 서비스에도 불구하고 우리는 여전히 동료의 업무 부분에 대해 거의 알지 못합니다. 그리고 작업 진행 상황에 관한 의사 소통은 물론 팀과 프로젝트 자체의 건강에 매우 중요합니다.

팀 시간 관리 습관을 형성하는 것의 한 가지 이점은 투명성이 증가한다는 것입니다. 모든 사람이 자신이 하고 있는 작업과 동료의 접시에 있는 내용을 추적할 때 우선 순위 지정이 더 쉬워집니다. 진행 상황과 확실히 적은 회의에 대해 보고하기 위해 그룹 채팅에서 짜증을 내고 찌르는 일이 줄어듭니다.

프로젝트 진행 상황을 모두에게 알립니다.

팀이 시간을 함께 추적하기 시작하면 시간이 지남에 따라 더 큰 그림을 더 명확하게 볼 수 있습니다. 프로젝트 진행 상황을 더 쉽게 추적할 수 있게 되었으며 모든 일이 어떻게 진행되고 있는지 묻지 않아도 됩니다. 보고서를 작성하고 회의를 개최하는 것이 훨씬 쉽습니다.

팀 구성원은 시간 관리가 전체 프로젝트에 어떻게 반영되는지에 대한 아이디어를 얻기 시작할 것입니다. 동료들도 이를 보고 적절한 시기에 문제를 해결할 수 있습니다.

협업 향상

사람들은 같은 배를 타고 있을 때 서로를 도우려는 경향이 더 큽니다. 팀이 시간을 추적하고 함께 관리하는 방법을 배울 때 실수가 발생했을 때 팁을 공유하고 서로를 격려할 가능성이 높아집니다.

건강한 학습 환경을 조성하는 한 학습 시간 관리를 통해 팀이 훨씬 더 좋아질 것입니다.

직장에서 시간 관리를 개선하는 방법

1. 시간을 추적하여 현재 위치 확인

팀이 시간을 개별적으로 추적하도록 하여 팀의 시간 관리를 개선할 수 있습니다. 모든 사람은 팀 전체의 시간 관리에 진정으로 기여하기 전에 자신의 시간에 대한 책임을 져야 합니다.

예를 들어, 팀을 위한 시간 관리 앱인 Clockify에서 팀 관리자는 프로젝트와 진행 상황에 대한 중요한 이정표를 설정할 수 있습니다. 그때부터 각 팀 구성원이 각 마일스톤에 기여하는 작업에 소요된 시간을 추적하면 타이머가 이를 반영합니다.

Clockify가 잘 문서화된 프로젝트 진행 상황을 만드는 방법을 보려면 여기로 이동하십시오. 시간 관리와 관련하여 팀 작업 공간, 프로젝트 및 진행 보고서의 단계별 설정으로 이동합니다.

또한 팀의 시간 추적 습관과 시간을 보내는 방법을 알아보기 위해 약 2주 또는 심지어 한 달 동안 시간을 ​​추적하는 것이 좋습니다. 이것은 또한 각 구성원이 선호하는 시간 관리 방법과 전체 팀을 반영하는 방법에 대한 자세한 정보를 얻을 수 있는 유일한 방법입니다. 수집된 데이터에서 변경 및 개선을 시작할 수 있습니다.

2. 워크로드 개요 만들기

두 번째 단계로 각 팀 구성원이 직무 설명의 일부로 수행해야 하는 작업에 익숙해지는 것이 좋습니다. 그들이 얼마나 많은 하찮은 일을 하는지, 어떤 일에 가장 많은 시간을 투자하는지, 어떤 일을 하는 데 시간이 가장 적게 걸리는지. 워크로드를 포함하지만 종종 간과되는 추가 작업:

• 피드백을 주고,
• 신입사원 교육,
• 프레젠테이션을 하고,
• 회의 조직,
• 클라이언트 커뮤니케이션,
• 이메일 보내기 등

먼저 해당 부위의 지방을 제거하는 것으로 시작하십시오. 귀하와 직원 모두 중요하지 않은 특정 작업이 필요한 것보다 더 많은 시간을 소비하고 있음을 알게 되면 해당 작업을 중단하십시오.

예를 들어 회의를 합니다.

참석한 사람의 최소 3분의 1이 관심을 갖지 않는 주제를 가진 회의에 자주 참석하게 됩니다. 그들의 시간과 에너지는 그들에게 영향을 미치지 않는 데이터와 대화를 듣는 데 낭비되고 있습니다. 이메일 체인이나 채팅방 토론도 마찬가지입니다.

마지막으로, 협업은 성과가 높은 팀의 이점이지만 다른 사람의 작업을 더 많이 수행하기 시작하는 팀 구성원을 주시하십시오. 하루 종일 작은 불을 끄다가 초과 근무를 하면 업무량에 큰 불균형이 생기므로 최대한 빨리 해결해야 합니다.

3. 팀과 대화

이전 요점에 이어 계속해서 팀과 더 많이 이야기할수록 시간 관리의 어떤 측면을 살펴봐야 하는지 더 쉽게 식별할 수 있습니다. 다음은 집중해야 할 사항입니다.

• 그들의 일상적인 업무가 무엇인지, 업무의 어떤 부분이 지루하고 힘들 수 있는지 확인하십시오.
• 생산성이 가장 높거나 낮을 때를 물어보십시오.
• 주의를 산만하게 하는 요소에 대해 이야기하고 팀에서 가장 흔히 발생하는 요소를 식별합니다.
• 그들의 워크플로와 접근 방식에 맞는 전략을 마련하십시오.
• 때때로 그들과 만나 시간 관리가 어떻게 바뀌었는지 묻거나 월간 설문조사를 하십시오.
• 팀 구성원이 미시적 관리 없이 분석적으로 시간 관리에 접근할 수 있도록 하십시오. 학습 진행 상황을 통제하는 한 결과는 훨씬 더 좋을 것입니다.

부서마다 팀이 다르기 때문에 그들의 관심사와 사무실 애완 동물의 짜증도 다를 것입니다. 중요한 것은 공통점을 찾고 그들이 시간을 더 잘 관리하는 방법을 배우는 데 적극적인 역할을 할 것임을 알리는 것입니다. HR로부터 필연적으로 책상 서랍에 꽂혀 잊어 버릴 것이라는 유익한 유인물을받는 것이 아닙니다.

4. 근무시간 관리에만 집중하지 마세요.

더 나은 팀 시간 관리를 훈련하는 또 다른 유용한 방법은 개인 시간 관리를 포함하는 것입니다. 직장에서 습관을 개선하는 것이 개인 생활에서 사용할 수 있는 좋은 습관임을 팀에 알리십시오.

생산성 코치 Matt East는 사람들에게 시간 관리의 이점을 확신시키고 개선의 길로 안내하는 가장 쉬운 방법을 제시했습니다. 그는 단지 10개의 질문에 답하는 것만으로도 사람들이 시간과 작업의 우선 순위를 정하는 방법에 대해 생각할 수 있다고 믿습니다. 기회가 있다면 이러한 질문을 유인물로 만들고 팀에서 하루나 이틀 동안 고민하게 하십시오. 그런 다음 서로의 우선 순위를 더 잘 이해하고 팀으로 시간을 관리할 때 중간에 서로 만날 수 있는 방법을 더 잘 이해하기 위해 답변을 토론하십시오.

1. 오늘 내가 한 가지를 이룰 수 있다면 그것은 무엇인가?
2. 두 번째로 중요한 것은 무엇일까요?
3. 세 번째로 중요한 것은 무엇입니까?
4. 이 세 가지 후에 해야 할 일은 무엇입니까?
5. 어떤 작업을 다른 사람에게 위임할 수 있습니까?
6. 다른 사람들이 작업 중이고 내 주의가 필요한 다른 작업은 무엇입니까?
7. 오늘 어떤 행동을 하면 목표에 더 가까워질 수 있습니까?
8. 내가 완료할 수 있는 한 가지, 즉 내가 하루를 마감할 때 생산적이고 행복하게 느낄 수 있는 것은 무엇입니까?
9. 오늘 스트레스 수치를 어떻게 낮출 것인가?
10. 내 삶의 어떤 관계가 오늘날 내 에너지를 가장 많이 필요로 합니까? (직장 관계, 가족, 친구, 연인 등)

일부 질문은 매우 간단하지만 다른 질문은 그렇지 않습니다. 오히려 그들은 사람들이 에너지를 어떻게 사용하는지에 대한 좋은 통찰력을 제공하며, 이는 차례로 시간과의 관계 및 우선 순위에 영향을 미칩니다. 누군가가 중요한 다른 사람과 논쟁하는 데 오전 내내 시간을 보낼 때, 너무 지쳐서 동료와의 협력 관계에 집중할 수 없을 가능성이 있습니다.

정서적 에너지를 사용하는 방법을 아는 것은 시간 관리에도 도움이 됩니다.

5. 지루한 일은 삼가하라

가능하면 지루한 작업을 제거하십시오.

예전에 내가 일했던 회사에서는 회의할 때 후배 두 명에게 메모를 하는 습관이 있었다. 그런 다음 그 메모를 비교하고 회의에 참석한 모든 사람에게 배포할 단일 보고서를 작성해야 했습니다. 우리에게 설명했듯이 이것은 모든 정보가 포함되도록 하기 위한 것입니다.

그러나 우리가 할 수 있는 일은 작업을 두 배로 늘리는 것뿐이었습니다. 메모를 비교한 다음 동료가 글머리 기호를 저에게 이메일로 보내고 저는 누락된 항목을 추가(또는 그 반대로)한 다음 형식을 지정하여 전송했습니다. 모두에게.

한 시간 후에야 우리는 정규 작업을 계속할 수 있었습니다.

우리 둘 다 한 사람이 할 수 있는 일과 불필요한 단계를 추가하는 일에 몰두할 것입니다.

따라서 보고서 작성, 메모 작성, 파일링, 조사, 측량 등과 같은 작업에 관해서는 제거할 수 없다면 단순화하십시오. 당신이 할 수 있는 만큼, 당신이 할 수 있는 한 자주. 직원들이 하찮고 중요하지 않은 일에 더 오래 몰두할수록 그들이 실제로 해야 할 일에서 멀어지기 때문입니다.

6. 혁신

공동 시간 관리라는 주제로 Harvard Business Review 의 기사에서 저자 Leslie Perlow는 시간 관리 기술을 통한 혁신에 대한 통찰력 있는 아이디어를 제공했습니다. 그녀는 휴가가 프로젝트의 진행 상황과 전체 워크플로에 어떻게 반영되는지 확인하기 위해 휴가를 제공한 수많은 회사의 검증된 사례에 대해 보고했습니다.

"항시 켜진" 바쁜 문화에 시달리던 회사에서 직원들은 재충전하고 개인 생활에 시간을 할애하기 위해 밤을 소중하게 여겼습니다. 사람들의 스트레스 해소에 도움이 되었습니다.

문제가 거의 없이 정시에 작업을 제공하는 경향이 있는 팀이 있는 회사는 이 시간을 열심히 일한 것에 대한 보상으로 여겼습니다. 그들의 경우에는 그들의 노력을 인정하는 것으로 보았습니다.

그리고 팀이 회의, 팀 간(및 외부) 방해 요소에 압도된 회사의 경우 직원들은 분주한 사무실 밖에서 혼자만의 시간을 가질 수 있었습니다. 그들은 작업을 끝내거나 따라잡기가 더 쉽다는 것을 알게 되었습니다.

평일 오후나 오전에 쉬는 시간을 도입하는 참신함은 직원과 관리자 모두에게 유익할 수 있습니다. 팀은 이러한 휴식 시간에 시간을 관리할 뿐만 아니라 더 잘 협력하는 방법을 배울 수 있습니다. 예를 들어 금요일에 일찍 근무를 종료함으로써 주말 전에 일반적으로 떨어지는 생산성을 높일 수 있습니다. 또는 한 주의 중간에 있고 하루가 가장 길게 느껴지는 경향이 있는 수요일입니다.

7. 마감일에 대한 인식 제고

마감 시간을 좋아하는 사람은 없습니다. 이것은 사실이다.

하지만 생각해보면 우리 모두는 정해진 기한을 잘 지킨다. 우리는 여전히 통제할 수 있는 것들이 있고 우리가 해낼 수 있다는 느낌이 있습니다. 우리가 기한을 싫어하기 시작하는 순간은 필연적으로 기한이 다가오고 계획한 일을 대부분 하지 않았을 때입니다.

따라서 마감일에 대한 우리의 관계는 우리가 마감일을 얼마나 알고 있는지에 달려 있다고 말하는 것이 안전합니다.

팀이 우선 순위를 더 잘 관리하도록 돕기 위해 할 수 있는 일은 프로젝트 진행 상황과 마감일을 시각적으로 지속적으로 상기시키는 것입니다. 물론, 그 어느 것도 위압적이고 두려운 것이어서는 안 됩니다. 오히려 벽걸이 스크린의 유익한 그래프나 화이트보드에 쓰여진 간단한 이정표 추적기.

이러한 방식으로 사람들이 자신의 시간 프레임워크와 제한 사항을 더 잘 알 수 있도록 합니다. 디지털 칸반 보드 및 트래커는 사람들이 자신의 컴퓨터에서 액세스해야 하는 경우 무시하기 쉽습니다. 그러나 그들이 항상 근처의 벽에 붙어 있다면 마감 시간이 누구에게나 "잠시" 끼어들 가능성이 줄어듭니다.

8. 도움 제공

McKinsey의 전문가들은 흥미로운 관점을 제시했습니다. 오늘날 시간 관리는 개인의 문제가 아니라 제도적인 문제입니다. 그들은 또한 자신을 훌륭한 시간 관리자라고 생각하는 사람들이 시간을 계획하고 할당하는 방법에 대해 큰 지원을 받았다고 말했습니다.

그들은 올바른 질문을 함으로써 CEO의 일정을 도와준 행정 보조원의 예를 나열했습니다. 특정 고객을 만났는지, 다른 회사에 더 정기적으로 후속 조치를 취해야 하는지, 특정 우선순위가 규정에 따라 적절하게 설정되어 있는지 회사의 현재 목표 등.

작은 규모에서 관리자는 팀을 위해 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 그들은 팀을 만나 그들의 노력과 시간을 어디에 다시 집중할 수 있는지 확인할 수 있습니다. 시간이 지나면 우선순위가 바뀝니다. 새로운 잠재적 이해 관계자가 도구의 더 완전한 버전을 보고 싶어하기 때문에 새 도구 웹 사이트의 개발이 더 늦어질 수 있습니다. 또는 베타 테스트에서 실제 사용자 기반이 중견기업이 아닌 프리랜서인 것으로 나타났기 때문에 마케팅 전략을 재평가할 필요가 있을 것입니다.

개별 시간 추적에서 프로젝트, 제품 및 팀의 노력을 반영하는 것으로 사고 방식을 변경하십시오. 관리자는 더 큰 그림을 볼 수 있는 여유가 있으며, 이것이 바로 그들이 변화를 통해 팀을 안내하고 시간을 더 잘 관리할 수 있도록 도와야 하는 이유입니다.

9. 몇 가지 일반적인 규칙 설정

모든 팀과 마찬가지로 사람들은 협력하지만 충돌하기도 합니다. 그들은 서로를 짜증나게 하고, 다른 사람의 업무 관행에서 결점과 불만을 찾습니다. 그리고 이러한 좌절감으로 인해 시간을 관리하고 우선 순위를 지정하는 방법에 해를 끼칠 수 있는 상황이 발생할 수 있습니다. 대면 방해 요소, 제대로 전달되지 않은 작업 및 피드백, 투명성 부족... 이 모두는 팀이 한 번에 하나씩 좌절감을 느끼기 시작하도록 만들 수 있습니다.

그리고 시간이 지남에 따라 습관을 고치도록 할 수 있지만 동료가 진정으로 팀으로 시간 관리를 시작하려면 마음의 평화를 보장하기 위해 합의된 일련의 규칙이 필요합니다.

확고한 커뮤니케이션 에티켓

프로젝트 문제, 작업 및 진행 상황을 논의하는 체계화된 방법을 소개합니다. 예를 들어:

• 앞으로 24시간 이내에 해결해야 할 사항이 있으면 이메일을 보내십시오.
• 1~2시간 이내에 주의가 필요한 사항이 있으면 채팅 메시지를 보내십시오.
• 문제가 긴급하고 기다릴 수 없다면 문자 메시지를 보내거나 전화를 겁니다.

이메일을 통해 중요하지 않은 내용을 논의하거나 한 사람의 채팅이 다른 쪽에서 끊임없이 핑핑(ping)을 하기 때문에 긴급한 작업을 간과할 때 너무 많은 시간이 낭비됩니다. 이렇게 하면 각 알림에는 수신자에게 지금 처리해야 하는지 아니면 기다릴 수 있는지 알려주는 설정된 시간 프레임이 있습니다.

이것은 방해와 산만함을 제거합니다.

중단 없는 작업 시간을 위한 코드

많은 경우 직원들은 집중과 중단 없는 시간을 필요로 합니다. 몇 시간 동안이 아니라면 특정 상황에서.

예를 들어, 고객 서비스 에이전트는 마케팅 책임자에게 가서 사용자가 문의하는 기능에 대해 물어볼 수 있습니다. 그러나 마케팅 책임자가 현재 중요한 이메일을 작성하고 있다면 고객 서비스 담당자를 외면할 때 무례하게 들릴 위험이 있습니다. 또는 한 개발자는 코드의 버그에 대한 피드백이 필요하고 다른 개발자는 자신이 발견한 문제를 수정하려고 합니다.

이와 같은 경우 보편적인 "방해 금지" 코드를 사용하는 것이 좋습니다. 컴퓨터 화면의 빨간색 포스트잇부터 책상 위의 실제 방해 금지 표지판에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다. 팀은 코드에 동의하고 코드가 가져오는 경계를 존중하기만 하면 됩니다.

10. 즉석 회의 줄이기

모든 결정이나 문제에 회의실과 몇 시간의 토론이 필요한 것은 아닙니다. 매주 회의가 너무 많으면 팀의 관리 균형이 깨질 수 있습니다. 특히 매니저가 방금 막 일어난 예상치 못한 일로 회의를 소집할 때.

그렇다면 실제로 회의를 언제, 어떻게 해야 할까요?

특정 이정표/마감일에 도달한 후

이는 귀하가 여전히 올바른 방향에 있는지 확인하거나 변경해야 할 사항이 있는지 확인하기 위한 것입니다. 그러나 지금까지 팀의 진행 상황에 대한 피드백을 제공하려면 매우 간략하게 유지하거나 이메일이나 구성원과의 1:1 회의를 위해 저장하십시오.

일정을 짜서 지키세요

모든 회의에는 다룰 요점과 후속 질문 또는 토론이 포함된 의제가 있어야 합니다.

모든 회의 전에 시간을 내어 주제의 글머리 기호 목록을 만들고 전체 팀에 이메일로 보냅니다. 이렇게 하면 모든 사람에게 회의 주제에 대한 정보가 제공되고 그에 따라 준비할 수 있습니다.

대화 간소화

사람들이 논쟁, 불일치 또는 가벼운 수다로 주제를 이탈시키지 마십시오. 브레인스토밍은 회의가 하나의 목적이라면 괜찮습니다. 회의 주제에 계속 초점을 맞추십시오.

적시에 회의를 발표

계획되지 않은 회의는 모든 직원과의 집중을 방해할 수 있습니다. 어느 순간 그들은 책상에 서서 일을 하고 있고, 바로 다음 순간에는 완전히 새로운 것으로 주의를 전환해야 합니다. 그리고 원래 작업으로 돌아가는 데 걸리는 시간으로 인해 애자일 개발에서 "전환 비용"으로 알려진 현상이 발생할 수 있습니다. 이는 생산성에 큰 영향을 미치며 결과적으로 시간 관리 노력이 실패합니다.

11. 검증된 방법과 기술 사용

오늘날 우리 모두는 더 나은 시간 관리를 배우는 데 도움이 되는 최고의 전략을 찾고 있습니다. 그리고 대다수가 개인을 다루지만 가장 유명한 두 가지 기술은 더 큰 그룹에도 적용될 수 있습니다. 다음은 Eisenhower Matrix 및 Time blocking을 팀 개발에 적용하는 방법입니다.

아이젠하워 행렬

Eisenhower 매트릭스는 적절한 우선 순위 지정을 교육하여 생산성과 효율성을 돕는 유명한 시간 관리 방법입니다. 모든 작업이 똑같이 중요하고 시급한 것은 아닙니다. 그리고 이 방법은 적절하게 우선 순위가 지정된 작업이 많은 시간과 에너지를 절약할 수 있음을 증명합니다.

매트릭스는 개인 시간 관리 수단으로 자주 언급되지만 팀에 완벽하게 적용할 수 있습니다.

네 가지 범주를 인식합니다.

1. 중요하고 긴급한 작업 - 내일 마감
2. 중요하지만 긴급하지 않은 작업 - 다음 주 진행 보고서 작성
3. 중요하지 않고 긴급한 작업 - 관리자가 다음 5분 동안 요청하는 다음 주 회의를 설정하고,
4. 중요하지 않고 긴급하지 않은 작업 – 팀의 보관용 계정에서 오래된 파일 정리

보다 명확한 개요를 위해 매트릭스는 종종 다음과 같이 4개의 사분면으로 표시됩니다.

예를 들어, 고객 지원 팀은 다음과 같은 Eisenhower 매트릭스를 만들 수 있습니다.

아래 도식을 따르면 비교적 쉽게 자신의 팀 매트릭스를 공식화할 수 있습니다. 그리고 가능하다면 모든 팀 구성원이 매트릭스 생성에 참여할 수 있는 브레인스토밍 회의를 갖는 것이 가장 좋은 방법입니다. 직원들이 집단적 시간 관리에 더 많은 권한을 부여받을 때 더 빨리 수행하고 배울 가능성이 높다는 것을 기억하십시오.

시간 차단

시간 차단은 두 번째로 효과적인 시간 관리 기법입니다.

하루(또는 한 주)를 미리 예약하여 하루 종일 작업을 원활하게 유지하는 데 도움이 됩니다. 종이에 하루의 작업을 설정하고 각 작업에 소요되는 시간을 기록합니다. 그런 다음 해당 작업을 일정에 연필로 작성하고 그런 방식으로 시간 블록을 만듭니다.

시간 블록에서 작업을 시작하면 할당된 시간을 고수하고 작업이 다른 시간 슬롯에 스며드는 것을 방지하는 것이 요점입니다. 이렇게 하면 한 번에 한 가지에 집중하고 특정 작업을 완전히 잊어버리는 것을 방지할 수 있습니다. 실제로 초과 근무를 방지하는 효과적인 도구입니다.

특히 팀의 경우 차단된 날짜를 설정하는 것이 이보다 더 쉬울 수 없습니다. 예를 들어 Clockify 확장 프로그램을 Google 캘린더에 연결할 수 있으며 시간대가 표시되는 즉시 타이머를 시작하고 시작하기만 하면 됩니다. 브라우저 탭을 종료하거나 완전히 새로운 앱을 열 필요가 없습니다.

그날 전달해야 하는 중요한 작업에 대한 시간 블록을 설정하여 이 기술을 집합적 시간 관리에 적용해 보십시오. 팀 구성원은 작업이 완료되면 해당 작업을 확인할 수 있으며 하루가 끝날 때까지 명확한 개요를 갖게 됩니다.

이는 팀에 더 큰 영향을 미치기 전에 시간 관리 문제를 개별적으로 식별하는 좋은 방법이기도 합니다.

12. 팀 시간 관리 도구 도입

이제 시간 관리에도 외부의 도움이 필요하다는 사실을 잊을 수 없습니다. 앱, 플랫폼, 서비스 및 소프트웨어는 모두 어려움을 겪고 있는 개인과 팀을 지원하기 위해 존재합니다. 또한 분석, 개선, 심지어는 사소한 작업을 제거하는 지름길로도 사용됩니다.

다음은 우리가 가장 좋아하는 것입니다:

시계화하다

우리는 여기에서 편향될 수 있지만 Clockify는 실제로 다면적인 도구입니다. 주로 시간 추적기이지만, 작업 견적을 만들고, 프로젝트 진행 상황 보고서를 만들고, 누가 무엇을 하는지 추적하고, 낭비되는 시간을 식별하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

시간 관리를 개선하려는 모든 관리자와 팀의 오른팔이 됩니다.

개념

Notion은 하나의 여러 도구처럼 작동하는 강력한 기능 목록이 있는 플랫폼입니다. 문서 보관소, 프로젝트 관리 게시판, 작업 개요 플랫폼, 통합 채팅, Wiki 등을 제공합니다. 단일 기능을 제공하는 많은 도구를 대체할 수 있는 매우 다재다능한 작업 공간입니다.

모든 정보와 진행 상황이 한 곳에 저장되면 다양한 앱을 돌아다니며 시간을 낭비할 필요가 없습니다.

낙서

회의 스케줄러로서 Doodle 은 모든 사람의 삶을 더 쉽게 만들 수 있습니다. 긴 이메일 스레드나 사람들이 채팅 메시지에 응답하기를 기다릴 필요가 없습니다. 이 앱을 사용하면 회의와 가능한 시간을 설정할 수 있으며 링크를 전달하면 팀의 모든 사람이 가장 적합한 시간을 선택할 수 있습니다.

와이즈매핑

우리는 회의에서 논의된 사항에 대한 보고서가 필요할 수 있는 방법에 대해 논의했으며, 이로 인해 팀의 누군가가 작업을 수행하는 대신 입력하는 데 시간을 보내는 경우가 많습니다. Wise Mapping 과 같은 도구를 사용하면 그럴 필요가 없습니다. 웹 브라우저에서 아이디어를 브레인스토밍하고 회의를 이끌 수 있는 무료 오픈 소스 도구이며 초대 링크가 있는 모든 사람이 참여할 수 있습니다. 그러면 마인드 맵이 회의의 모든 사람에게 전달될 수 있습니다.

지루한 추가 작업을 제거하는 것은 시간 관리에 큰 장점이며, 이와 같은 도구를 사용하면 회의에 참석한 모든 사람이 토론에 참여할 수 있습니다.

수달.ai

회의도 시간 관리 논의에서 큰 부분을 차지했기 때문에 오디오 녹음기와 같은 도구를 사용하면 추가로 시간을 절약할 수 있습니다. Otter.ai 를 사용하면 모든 오디오(전체 회의, 피드백 또는 지침)를 녹음하고 몇 분 만에 문서로 변환할 수 있습니다. 따라서 오디오 자체를 공유할 수 있을 뿐만 아니라 전달해야 할 내용을 지시하고 다른 쪽 끝에서 자동으로 작성된 양식을 받을 수 있습니다. 이 도구는 Zoom 과도 통합되어 있어 화상 통화도 녹음할 수 있습니다.

결론

팀 시간 관리는 주로 더 큰 목표의 우선 순위를 정하고, 명확하게 의사 소통하며, 지나치게 복잡한 시스템으로 인한 워크플로의 격차를 피하는 방법을 찾는 데 중점을 둡니다. 팀이 시간 관리를 개선하기 위해 협력적으로 참여하도록 하는 방법은 이러한 중요한 기술을 배우도록 돕는 것입니다. 과정의 모든 단계에서 그들을 참여시키는 것은 또한 그들이 당신이 도입할 계획인 새로운 기술과 도구를 더 잘 받아들이도록 도울 것입니다.