생산성을 잃지 않고 프로젝트와 작업 사이를 전환하는 방법

팁 #3: 특정 작업에 할애할 시간을 제한하십시오

때때로 귀하의 작업은 관련성과 중요성이 다를 수 있습니다. 일부 작업은 우선 순위가 될 것이고 다른 작업은 우선 순위 작업과 비교할 때 주의가 산만해 보일 정도로 관련성이 낮습니다(이메일과 회의가 가장 먼저 떠오릅니다).

그러나 여전히 수행해야 합니다.

이를 위해 Timeboxing이라는 시간 관리 기법을 시도해 볼 수 있습니다.

표면적으로 이 기술은 시간 차단과 동일합니다. 특정 기간에 작업을 할당하고 이 시간 동안 작업을 수행합니다.

그러나 시간 차단은 우선 순위 작업을 위한 시간을 찾는 데 도움이 되지만 시간 박싱은 보조 작업에 할애할 시간을 제한 하는 데 도움이 됩니다. 할당된 시간 안에 작업을 해야 하고 시간이 되면 즉시 이동해야 합니다.

우리는 이미 시간 블록을 정의할 때 주의해야 한다고 언급했는데 이 시간 동안 원하는 것을 완료해야 하기 때문입니다. 하지만 시간 상자를 사용하면 이러한 작업을 가능한 한 빨리 완료하는 것을 목표로 하는 것입니다. 따라서 타임박스가 다 차면 후회 없이 다음 타임박스나 우선순위 작업으로 넘어갑니다. 나중에 시간이 더 있을 때 언제든지 다시 돌아올 수 있습니다.

예시:

하루 동안 자신에게 할당한 첫 번째 시간 블록(오전 9시부터 오전 9시 30분까지 이메일 읽기 및 응답과 관련된 시간)을 사용하여 시간을 제한하는 데 사용할 짧은 시간 상자로 나눕니다. 개별 이메일에 보내는 시간을 5분으로 단축합니다.

팁 #4: 시각적/오디오 알림을 사용하여 작업 안내

이것은 다른 작업이나 프로젝트에 주의를 다시 집중할 때임을 상기시키는 데 도움이 되는 훌륭한 전술입니다.

시각적 및/또는 소리 알람을 설정하고 소리가 꺼지거나 시각적 신호가 나타날 때까지 한 작업/프로젝트에 대해 작업한 다음 다른 작업/프로젝트로 전환합니다.

이를 위해서는 뽀모도로 앱과 같은 적절한 앱을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 시간 차단과 유사하지만 더 구조화된 Pomodoro라는 인기 있는 시간 관리 기술을 기반으로 합니다. 25분 작업 블록과 5분 휴식 블록을 번갈아 가며 4주기에 20분 휴식을 취합니다.

Pomodoro 앱을 사용하면 각 작업 또는 휴식 블록의 끝이 소리 경보 및/또는 시각적 알림으로 표시됩니다.

예시:

제안된 25/5/4/20 루틴은 공식 뽀모도로 테크닉입니다. 그러나 이 시간을 원하는 대로 조정할 수도 있습니다. 연구에 따르면 우리는 90분 단위로 작업하는 것이 가장 좋습니다. 집중력을 높이는 데 도움이 되지만 지칠 정도는 아닙니다.

따라서 다음을 수행할 수 있습니다.

1. 90분 동안 작업 1 작업
2. 5분 휴식
3. 90분 동안 작업 2로 초점을 전환합니다.

더 긴 블록에서 작업할 때 한 번에 2사이클을 일한 다음 더 긴 30분 휴식을 취하는 것이 가장 좋습니다.

이 수정된 루틴을 구현하려면 macOS용 Clockify 앱에서 Pomodore 기능을 사용하거나 Pomodoro 타이머가 내장된 Chrome 또는 Firefox용 Clockify 확장 프로그램을 사용할 수 있습니다.

간단히 확장 프로그램의 설정으로 이동하여 작업, 휴식, 주기 수에 대한 타이머를 설정하고 소리 알림을 켜십시오.

그런 다음 첫 번째 타이머를 시작하고 작업을 시작합니다. 작업 또는 휴식 시간이 끝날 때마다 알람 소리가 들리고 화면 모서리에 시각적 알림이 표시됩니다.

팁 #5: 같은 유형의 모든 작업을 같은 날에 예약하세요.

컨텍스트 전환을 최소화하면서 모든 작업을 수행하는 또 다른 좋은 방법은 무엇입니까? 유형별로 작업을 그룹화하고 하루에 한 유형을 처리합니다.

물론, 여전히 매일 처리해야 하는 작업 유형이 있습니다. 예를 들어 월요일에 이메일을 모두 건너뛰면 화요일에 이메일이 꽉 차게 될 것입니다. 따라서 그렇게 하지 마십시오.

그러나 회의, 성장, 전략 계획 및 이와 유사한 대규모 작업에 이 팁을 사용할 수 있습니다.

예시:

Twitter와 Square의 CEO인 Jack Dorsey는 이 팁을 위해 모방할 수 있는 일상적인 습관을 가진 유명한 예 중 하나입니다. 그는 한 주 전체를 작업 유형별로 분석한 다음 매일 한 가지 유형의 작업에만 집중합니다.

• 월요일 — 회의를 포함한 관리 작업을 위해 예약됨
• 화요일 — 제품 관련 활동을 위해 예약됨
• 수요일 — 마케팅, 성장 및 커뮤니케이션을 위해 예약됨
• 목요일 — 개발자 및 파트너와 함께하는 시간
• 금요일 — 회사 문화를 위한 예약, 새로운 사람 모집
• 토요일 - 휴무
• 일요일 — 전략 작업을 위해 예약됨

또한 'T'로 시작하는 날에는 트위터에서 작업을 시작해 오후에는 스퀘어로 이동한다.

팁 #6: A/B 일정 구현

하루 동안 여러 작업을 해야 할 때 직면하게 되는 가장 큰 문제 중 하나는 죄책감 입니다.

작업 1을 수행하는 동안 작업 2를 수행하지 않기 때문에 죄책감을 느낄 것입니다.

작업 2를 수행하는 동안 작업 1을 더 수행했어야 한다고 생각하기 때문에 죄책감을 느낄 것입니다.

비즈니스 코치 Andee Love에 따르면 그녀가 Fast Company에 쓴 기사에서 이러한 죄책감을 최소화하는 솔루션은 연결에 따라 작업을 두 그룹으로 나누는 두 개의 일정을 만드는 것입니다.

부서의 기반이 될 연결 유형은 다음과 같습니다.

1. 작업을 처리해야 하는 위치
2. 어떤 프로젝트에 속해 있든 작업 유형
3. 유형에 관계없이 하나의 프로젝트에 속하는 작업
4. 프로젝트 관련 작업이 속한 클라이언트

작업 유형을 선택한 경우 유형에 따라 작업을 두 그룹으로 나누어야 합니다. 유형 1은 A 일정 이고 유형 2는 B 일정 이며 한 번에 각각 작업하게 됩니다.

매일 이러한 일정을 번갈아가며 사용할 수 있습니다(Twitter 및 Square의 CEO인 Jack Dorsey와 유사). 또는 매주 또는 격주로 이러한 일정을 번갈아가며 수행할 수 있습니다.

예시:

Andee Love가 두 개의 다른 학교에서 자폐증 프로그램을 감독하는 코디네이터로 일하는 동안 그녀는 작업을 위치별로 나누고 다음 일정으로 그룹화했습니다.

• 일정 A : 월요일, 수요일, 금요일은 한 학교에 배정되었습니다.
• 스케줄 B : 화요일과 목요일은 타 학교로 예약됨

그녀는 매일 자신이 어디로 갈지 미리 알고 있었기 때문에 적절하게 준비하고 한 번에 한 학교에서 자신의 일에 완전히 집중하고 스트레스를 덜 받으면서 모든 것을 마칠 수 있는 충분한 시간을 주었습니다.

팁 #7: 인지적으로 까다로운 작업을 덜 힘들게 만드십시오.

작업을 단순화하거나 어떤 식으로든 더 자동화할 수 있다면 그렇게 하십시오. 주의에 대한 작업의 요구를 줄이고 두 번째 또는 세 번째 작업에 사용할 수 있는 "더 많은" 주의를 남깁니다.

여기에서 자동화 도구 사용에 대해 구체적으로 이야기하는 것은 아닙니다. 그러나 작업 유형에서 허용하고 해당 앱이 있는 경우 도구를 사용하여 일부 작업을 자동화하는 것이 항상 권장됩니다.

또는 작업을 처리하기 위해 수행해야 하는 단계를 자세히 설명하는 체크리스트를 만든 다음 해당 작업을 처리해야 할 때마다 이러한 단계를 따라 작업하여 실제 자동화를 에뮬레이트할 수 있습니다.

예시:

이메일에 응답하는 프로세스를 여러 단계로 나눈 다음 이러한 단계를 자세히 설명하는 체크리스트를 만듭니다. 완료할 때마다 그 옆에 체크 표시를 하십시오.

• 메시지 읽기
• 발신자의 의도 식별(예: 빠른 질문, 임의 요청, 이전 이메일에 대한 응답 등)
• 이메일 응답 여부 결정
• 이메일의 우선 순위 수준(보통, 높음, 긴급)을 식별하고 그에 따라 일정을 잡습니다.
• 이메일에 혼자 답장을 보낼 수 있는지 아니면 팀의 도움이 필요한지 결정하세요.
• 필요한 경우 팀에 추가 정보를 요청하십시오.
• 적절한 인사말로 시작
• 발신자의 의도에 맞게 이메일 본문 작성
• 적절한 아웃트로 이메일을 닫습니다.
• 이메일 길이가 50-125단어인지 확인하십시오.

잠시 후 이메일에 응답하는 프로세스의 단계를 기억하고 자동으로 수행하기 시작하여 인지적으로 까다로운 이 작업을 덜 힘들게 만듭니다.

팁 #8: 적절한 위치에서 작업 또는 프로젝트 작업 일시 중지

작업 1/프로젝트 1에서 작업을 중지하고 작업 2/프로젝트 2로 주의를 전환할 때 "의미 있는 전체"를 완료한 후에 만 작업 1/프로젝트 1에서 작업을 일시 중지해야 합니다.

이 "의미 있는 전체"는 작업을 쉽게 일시 중지하고 나중에 쉽게 다시 시작할 수 있는 곳입니다.

예:

1. 작업 그룹에 대한 작업 일시 중지 — 프로젝트 1을 작업(예: 단계, 범주 또는 단순히 프로젝트의 일부)으로 나눕니다. 프로젝트 2로 전환하기 전에 프로젝트 1의 여러 작업을 한 번에 처리하십시오.
2. 작업 일시 중지 — 프로젝트 1의 작업 1을 완료한 후 작업을 일시 중지하고 프로젝트 2의 작업 1로 전환합니다. 프로젝트 2의 작업 1에서 작업을 마친 후 프로젝트의 작업 2로 이동합니다. 1.
3. 하위 작업에 대한 작업 일시 중지 - 작업 1을 여러 하위 작업으로 나누고 여러 하위 작업을 완료한 후 작업을 일시 중지합니다.

하나의 작업, 하나의 하위 작업, 여러 작업 또는 여러 하위 작업 후에 전환하든 관계없이 나중에 새로운 "의미 있는 전체"에 대한 작업을 시작하기 때문에 나중에 훨씬 더 쉽게 작업을 재개할 수 있습니다.

팁 #9: 항상 모든 것을 문서화하십시오

여러 작업을 수행할 때 이러한 작업이 일종의 종속 관계를 가질 가능성이 있습니다. 즉, 한 작업의 시작 또는 완료가 다른 작업의 시작 또는 완료에 따라 달라질 수 있습니다.

때로는 이러한 모든 종속 작업을 처리하는 사람이 될 것입니다.

다른 경우에는 팀원이 종속 작업 중 일부를 담당하게 됩니다.

두 경우 모두 해당 작업/프로젝트를 가능한 한 많이 설명하여 귀하와 다른 사람들이 이 새로운 작업/프로젝트를 보다 쉽게 ​​진행할 수 있도록 돕습니다.

새로운 작업이나 프로젝트를 시작할 때 일반적으로 가지고 있는 질문과 문제에 대해 생각하고 답변을 시도하여 모두의 향후 작업을 용이하게 하십시오.

예시:

건너뛸 작업과 프로젝트를 설정할 때 중요한 모든 것을 문서화하려면 다음 질문에 답하십시오.

• 작업/프로젝트의 목표는 무엇입니까?
• 이 작업/프로젝트가 왜 중요한가요?
• 작업/프로젝트의 가장 중요한 영역은 무엇입니까?
• 작업/프로젝트의 성공을 결정짓는 것은 무엇입니까?
• 이 작업/프로젝트를 완료하는 데 가장 큰 장애물은 무엇입니까?
• 작업/프로젝트가 실패하면 어떻게 해야 합니까?

팁 #10: 인지 유연성 향상

미래에 컨텍스트 전환 능력을 향상시키려면 인지 유연성을 향상시키기 위해 노력하는 것이 가장 좋습니다.

• 읽기 — 읽기는 뇌의 여러 영역을 동시에 활성화하고 함께 작동하도록 합니다. 독서는 마음을 위한 운동과 같습니다. 독서는 뇌를 자극하고 시간이 지남에 따라 기능을 향상시켜 인지적 유연성을 향상시킵니다.
• 명상 — 마음챙김 명상은 주의력과 인지적 유연성을 증가시킵니다.
• 다른 것을 시도하십시오 — 새로운 것을 배우고, 새로운 경험을 찾고, 습관을 바꾸는 것은 신경 경로를 확장하는 훌륭한 전술입니다.
• 더 많이 잔다 — 수면은 항상 두뇌에 좋으며, REM 꿈을 꾸면 추론 능력과 창의력도 향상될 수 있습니다.
• 지루한 시간을 허용 하십시오 — 때때로 마음을 방황하게 함으로써 다양한 각도에서 문제를 분석하고 지속적으로 일에 집중하는 동안에는 생각할 수 없었던 솔루션을 찾을 수 있는 기회를 갖게 될 것입니다.
• 운동 — 규칙적인 운동은 인지 능력 향상에 도움이 되며 규칙적인 유산소 운동(파워 워킹, 수영 등)은 새로운 뇌 세포의 성장에 도움이 됩니다.
• 잘 먹으 십시오 — 건강한 지방이 함유된 음식은 뇌 염증을 줄이고 인지 기능과 신경 전달을 개선하는 데 도움이 됩니다.
• 게임 을 하세요 — 두뇌를 계속 자극하는 모든 게임이 좋은 선택입니다. 따라서 적절한 비디오 게임, 보드 게임 또는 단어 퍼즐을 선택하여 새로운 신경 경로를 구축하는 데 도움이 됩니다.

팁 #11: 슈퍼태스커를 에뮬레이트하십시오

슈퍼태스커가 아니더라도 프로젝트와 작업 사이를 더 잘 건너뛰기 위해 언제든지 슈퍼태스커의 강점을 모방하려고 시도할 수 있는 몇 가지 전략이 있습니다.

주변의 방해 요소를 제거하십시오 .

캘리포니아 대학의 Adam Gazzalay 박사에 따르면 이것이 핵심 전략입니다. 문을 닫고, 전화를 무음으로 설정하고, 방해가 되는 웹사이트를 차단하고, 이메일 받은 편지함을 닫고, 소음 제거 앱을 켜고, 아무도 방해해서는 안 된다는 신호로 헤드폰을 착용하세요. 이렇게 하면 현재 집중하고 있는 작업에 더 쉽게 집중할 수 있습니다.

당신이 통제할 수 있는 것에만 집중하라

American Red Cross의 재해 부서 임원인 Keith Alvey는 이미 내린 결정을 후회하거나 변경할 수 없는 것에 대해 걱정하지 말라고 조언합니다. 과거와 미래의 일에 대해 생각하는 것을 삼간다면 현재 하고 있는 일의 생산성을 높일 수 있을 것입니다.

비디오 게임을 하여 결과를 향상시키십시오

뇌 및 인지 과학 교수인 Daphne Bavelier는 최소 10-12주 동안 하루에 30-60분 동안 비디오 게임을 하는 것이 여러 데이터 스트림을 더 잘 관리하는 방법을 배우는 데 도움이 될 수 있다고 말했습니다. 권장되는 게임(예: Call of Duty 와 같은 액션 게임)은 게임 내 시각적 및 청각적 산만함에도 불구하고 지침을 읽고, 전략적 결정을 내리고, 작업에 집중해야 하는 게임입니다.

마무리

생산성을 잃지 않고 프로젝트와 작업 사이를 전환하는 것이 가능하지만 접근 방식에 주의해야 합니다. 우리 모두가 멀티태스킹 천재(예: 슈퍼태스킹)이거나 인지적 유연성이 높은 것은 아니지만 슈퍼태스커를 모방하고 미래에 인지적 유연성을 향상시킬 수 있는 방법입니다. 또한 다음을 시도해야 합니다.

• 워크로드를 시간 블록, 타임박스 및/또는 Pomodoro 블록으로 구성하여 작업을 더 잘 전환합니다 .
• 인지적으로 까다로운 작업을 덜 힘들게 만들고, 두뇌의 다른 영역을 필요로 하는 작업 만 결합하고, 유형, 연결 또는 기간별로 작업을 그룹화 하여 한 번에 한 작업 세트에 집중할 수 있습니다.
• 적절한 장소에서 작업/프로젝트에 대한 작업을 일시 중지하고, 프로젝트/작업에 대한 질문에 미리 답변하고, 시각적/오디오 알림을 사용하여 작업을 안내함으로써 새로운 작업으로 이동하고 이전 작업의 작업을 더 쉽게 재개할 수 있습니다.

결과적으로 스트레스 수준을 줄이고 작업의 질을 높이며 전반적인 생산성을 향상시킬 수 있습니다.