중소기업 급여 설정 방법

급여에 인적 오류가 발생할 여지가 거의 없습니다. 무급 직원은 불만을 품은 직원이며 무급 국세청(IRS)은 정말 무섭습니다.

대기업에는 급여 서비스 전담 부서가 있거나 급여 책임을 제3자에게 아웃소싱할 수 있지만 소기업 소유자는 일반적으로 리소스가 더 적습니다.

소규모 사업체를 소유하고 있고 급여 서비스 제공업체에 아웃소싱할 예산이 없다면 혼자가 아닙니다. 전국자영업연맹(National Federation of Independent Business)의 2021년 세금 조사 ^[1] 에 따르면 중소기업의 54%가 제3자 급여 서비스 제공업체를 이용하지 않습니다.

급여 프로세스를 내부적으로 관리하는 것은 가능하지만 상당한 어려움이 따릅니다. 이 기사에서는 중소기업을 위한 급여를 설정할 때 취해야 하는 단계, 일반적인 문제를 완화하는 방법, 중소기업 급여 소프트웨어가 급여 처리의 가장 부담스러운 측면을 줄이는 데 어떻게 도움이 되는지 설명합니다.

중소기업에서 급여를 원활하게 올리고 운영하는 3단계

급여 설정은 궁극적으로 인사 관리와 세금 양식 탐색이 혼합된 것입니다. 급여 설정의 일부 부분 ^[2] 은 명백해 보일 수 있지만 다른 부분은 직관적이지 않을 수 있습니다. 다음은 급여 관리의 토대를 마련하기 위해 취해야 할 세 가지 기본 단계입니다.

1. 직원들로부터 올바른 문서 작업 받기

원활한 급여 시스템은 세금 준비를 위해 직원들로부터 올바른 서류를 받는 데 달려 있습니다. 서류와 급여는 함께 진행됩니다. 직원들로부터 올바른 문서를 얻으려면 먼저 직원이 어떤 직원인지 알아야 합니다.

여기서 일이 까다로워질 수 있습니다.

↛ 과제 : 잘못된 분류를 피하기 위해 직원을 올바르게 식별합니다.

직원을 온보딩할 때 어떤 종류의 직원이 될지 아는 것이 중요합니다. 정규직 또는 계약직으로 간주됩니까? 이는 귀하가 급여를 지불하고 급여세를 납부하는 방법을 결정하기 때문에 중요합니다.

때때로 직원의 오분류는 회사가 초과 근무나 산재 수당을 지급하지 않도록 의도적으로 이루어집니다. 이로 인해 비즈니스에 벌금이 부과될 수 있습니다.

그러나 직원 오분류는 사고인 경우가 더 많습니다.

그것을 피하는 방법:

IRS는 "기업으로서 근로자를 얼마나 통제할 수 있습니까?"라고 자문해 볼 것을 제안합니다. 일반적으로 근로자에 ​​대한 통제력이 높다는 것은 그들이 계약자보다 더 정규직임을 의미합니다.

그 사람에게 어디서 어떻게 일을 하는지, 특정 작업을 마친 후에도 계속 유지하고, 혜택을 준다면 아마도 계약자가 아닌 직원과 거래하는 것입니다.

그 사람이 업무에 따라 왔다 갔다 하고 적합하다고 생각하는 방식으로 작업을 수행할 수 있고 자신의 이익에 대해 책임을 진다면 그들은 아마도 계약자일 것입니다. 그래도 확신이 서지 않으면 법률 고문에게 문의하거나 SS-8 양식을 IRS에 제출하여 결정을 받으십시오.

2. 급여 정책 문서화

변호사와 상담하거나 법률 웹사이트의 도움을 받아 급여 계약 및 정책을 문서화하는 것을 고려하십시오.

소기업 소유주로서 고용하는 모든 사람은 급여를 받는 시기, 급여를 받는 방법(예: 계좌 입금, 현금 또는 수표)에 대해 명확하게 이해하고 있어야 합니다. 직장에서 오는 직원 혜택. 대부분의 법적 문서와 마찬가지로 급여 정책이 문서화되어 있고 필요하지 않은 것보다 필요하지 않은 것이 좋습니다.

고용 조건, 정책 및 기타 인적 자원 문제에 대한 세부 정보와 함께 이 사본을 가지고 서명하고 안전한 곳에 보관해야 합니다.

↛ 과제: 문서 보호 및 데이터 개인 정보 보호법 준수

여러 주에서 온 직원, 계약자 및 직원이 혼합되어 있는 경우 추적하고 저장해야 할 문서와 양식이 많이 있습니다.

이러한 문서에는 사회 보장 번호와 같은 민감한 개인 데이터가 포함되어 있으므로 물리적 문서는 잠긴 파일 캐비닛에, 디지털 문서는 보안 소프트웨어 시스템에 안전하게 저장해야 합니다.

이것은 직원들이 자신의 정보를 신뢰하기를 원할 뿐만 아니라 법률이기도 하기 때문에 중요합니다. 미국의 공정하고 정확한 신용 거래법(FACT Act) ^[3] 및 공정 신용 보고법(FCRA) ^[4] 또는 유럽 연합의 GDPR을 준수하지 않을 경우 중대한 처벌을 받을 수 있습니다.

그것을 피하는 방법:

디지털 파일, 정책 및 직원의 개인 데이터를 안전하게 유지하려면 문서를 안전하게 유지하고 직원과 관련된 데이터 개인 정보 보호법을 준수하도록 도와주는 기능을 갖춘 문서 관리 소프트웨어에 투자하는 것이 좋습니다.

이러한 기능에는 모든 부서가 데이터를 저장하고, 부서 간 사일로를 줄이고, 반복적인 작업을 자동화하고, 문서 스캔, 저장, 검색 및 보관 프로세스를 간소화할 수 있는 중앙 집중식 위치가 포함됩니다.

3. 급여 프로세스를 관리하는 데 도움이 되는 소프트웨어에 투자하십시오.

급여를 한두 번 늦게 받는 것보다 더 빨리 직원의 사기를 떨어뜨리는 것은 없습니다. 급여 소프트웨어는 급여 프로세스를 간소화하고, 오류 가능성을 최소화하고, 급여 기록을 안전하게 저장하고, 급여세를 더 쉽게 납부할 수 있도록 도와줍니다.

여러 주에 정규직 직원, 계약업체 및 직원이 함께 있는 경우 급여 소프트웨어는 기록을 체계적이고 안전하게 유지하고 계산 및 예금을 자동화하여 스트레스를 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 물론 이것은 귀하의 비즈니스 요구에 가장 적합한 급여 소프트웨어를 선택하는 것에 달려 있습니다.

↛ 과제: 급여 소프트웨어 선택

간소화된 급여 프로세스를 통해 비즈니스 성장의 여지를 줄 수도 있습니다. 급여 사례 연구에서 스타트업인 VYRL은 급여 시스템에 투자하면 직원과 계약자에게 더 빨리 급여를 지급하고 문서를 정리하며 더 경쟁력 있는 직원 복리후생 패키지를 제공할 수 있다고 보고했습니다. 이것은 궁극적으로 비즈니스 성장을 시작하는 데 도움이 되었습니다.

그러나 급여 시스템에 대한 쇼핑은 너무 많은 옵션으로 인해 어려울 수 있습니다. 다른 시스템과 기능을 비교하면 쉽게 압도될 수 있습니다. “내가 옳은 결정을 하고 있는 걸까?”라고 생각할 수도 있습니다. 그리고 당신이 잘못 선택했는지 걱정하십시오.

그것을 피하는 방법:

급여 소프트웨어(또는 모든 유형의 소프트웨어)를 구입할 때 항상 원래 문제를 염두에 두어 중요한 기능의 우선 순위를 정하도록 하십시오.

염두에 두어야 할 급여 소프트웨어의 몇 가지 중요한 기능은 다음과 같습니다.

• 계좌 입금
• 세금 신고(급여세, 메디케어 세금 등)
• 준법경영
• 직원 셀프 서비스(ESS)
• 회계 및 시간 추적 통합

급여 소프트웨어는 기본 급여 기능에서 더 복잡한 기능에 이르기까지 다양한 기능을 제공합니다. 평가판 제안을 활용하여 회사에 적합한지 확인하고 공식적으로 출시하기 전에 시스템을 테스트 실행하여 소프트웨어를 "시도"하는 것은 결코 나쁘지 않습니다.

급여 스트레스 해소

급여는 모든 움직이는 부분과 높은 이해관계로 인해 쉽게 압도될 수 있습니다. 그러나 처음부터 올바른 문서, 급여 기록을 위한 안전하고 조직적인 문서 저장 시스템, 비즈니스에 적합한 소프트웨어가 있으면 프로세스가 더 쉬워질 수 있습니다.

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출처

1. 전국자영업연맹 2021년 세무조사, NFIB연구센터
2. 직원 고용 및 관리, 미국 중소기업청
3. 공정하고 정확한 신용 거래법, 연방 거래 위원회
4. 연방 관보, 공정 신용 보고법에 따른 권리 요약