성공적인 소프트웨어 계약 협상을 위한 6단계

공급업체에 대한 중요한 정보를 수집하고 소프트웨어 요구 사항을 옹호하는 팀을 구성하십시오.

회사에서 새 소프트웨어를 선택했으며 이제 계약을 협상할 때입니다. 이 겉보기에 단순한 논의가 전체 거래를 성사시키거나 깨뜨리고 소프트웨어가 귀하의 비즈니스에 얼마나 유용한지를 결정할 수 있습니다.

소프트웨어 제공업체는 자신의 도구가 귀하를 위해 작동하기를 원하지만 그들에게 유리한 거래를 최대화하도록 훈련된 숙련된 팀도 있습니다. 전문가처럼 협상할 준비가 되어 있는 테이블로 오십시오. Gartner는 최상의 소프트웨어 거래를 얻기 위한 최적의 소프트웨어 계약 협상을 위한 다음 준비 팁을 권장합니다. 또한 각 단계에서 취해야 하는 주요 조치를 요약했습니다 ( 전체 보고서는 Gartner 고객에게 제공됨 ) .

1. 협상팀 구성

공급업체는 가장 강력한 팀을 협상 테이블로 데려오고 있으므로 거래의 특정 측면에 초점을 맞추기 위해 자신의 팀을 구성해야 합니다. 이 팀의 구성원은 비즈니스 규모와 리소스에 따라 다릅니다. 아래 표는 다양한 중점 영역과 각 중점 영역에 대해 고려해야 할 사항을 보여줍니다.

이 표를 팀 구성원을 위한 체크리스트로 사용하십시오. 물론 모든 회사에 이러한 각 중점 영역에 대한 개인이 있는 것은 아닙니다. 이 경우 여러 책임을 맡을 가장 적합한 팀원을 선택하십시오.

2. 수수료 및 숨겨진 비용 캡처

당신은 아마도 당신이 가장 좋아하는 소프트웨어의 웹사이트에 나열된 가격보다 더 많은 비용을 지불할 것이고, 당신이 묻지 않는 한 공급업체는 실제 가격에 대한 자세한 정보를 제공하지 않을 것입니다. 진정한 비용 평가와 협상을 시작하려면 다음과 같은 가격 책정 측면에 대해 미리 질문하십시오.

가장 정확한 비용을 얻으려면 소프트웨어 가격 측정항목을 자세히 살펴봐야 합니다. 특정 비즈니스 설정에 따라 특정 공급업체 가격 책정 방법은 "윈윈"할 수 있습니다. 예를 들어, 신규 직원을 빠르게 고용하는 회사는 정해진 가격에 무제한 사용자를 허용하는 소프트웨어 구독 모델을 사용하여 비용 대비 더 많은 가치를 얻을 수 있습니다.

과다 지불을 피하기 위해 각 소프트웨어 가격 책정 방법에 대한 절충안을 검토하십시오 ( 전체 보고서는 Gartner 고객에게 제공됨 ) .

3. T&C 이해

소프트웨어 계약의 약관(T&C)은 계약의 위험과 보상을 설명합니다. 각 소프트웨어 제공업체에는 서로 다른 용어가 포함되어 있으므로 비즈니스에 꼭 필요한 항목의 체크리스트를 작성하는 것이 더 간단합니다.

이러한 조건은 배포 방법(귀하의 위치에 소프트웨어를 설치하거나 웹 브라우저를 통해 사용하는지 여부)에 따라 변경됩니다.

다음은 두 가지 유형의 소프트웨어 배포에 대한 일반적인 이용 약관의 예입니다.

4. 레버리지를 얻기 위한 공급업체 동기 파악

공급업체는 귀하의 예산 한도, 소프트웨어 비용 지불 방법, 거래를 승인할 임원 및 최종 결정을 내리는 사람에 대한 정보를 수집할 것입니다.

이를 통해 공급업체는 거래를 유리하게 활용할 수 있는 더 많은 세부 정보를 얻을 수 있지만 동일한 이점이 있는지 확인하기 위해 공급업체의 동기를 밝히기 위해 질문을 할 수 있습니다.

다음과 같은 질문을 고려하십시오.

• 급여는 어떻게 받습니까? 직접 커미션 또는 급여 및 커미션?
• 일년 내내 보너스를 받습니까? 가장 큰 보너스는 언제 받나요?
• 어떤 제품과 서비스에 대해 다른 제품과 서비스에 대해 더 많은 보상을 받고 있습니까? 보상 인센티브 프로그램은 어떻게 작동합니까?

이 정보를 수집한 후 다음 요소가 더 큰 이점을 제공할 수 있는지 확인하십시오.

회계연도 말을 고려하십시오. 곧 거래를 성사시키도록 강요하는 공급업체가 있습니까? 영업 팀은 일반적으로 공격적이지만 회사의 회계연도 말에 압박을 강화하므로 여러분도 그래야 합니다.

더 나은 거래를 얻기 위해 벤더의 긴급성을 활용하려면 회계 분기 또는 연도 말까지 소프트웨어 논의를 늘리는 것이 항상 가장 좋습니다. 영업 팀이 분기의 최종 거래를 완료해야 하거나 년도.

공급업체가 스타트업입니까? 클라우드 기반 소프트웨어의 급성장으로 인해 대기업 경쟁자보다 더 유연한 조건과 계약을 제공할 수 있는 수백 개의 소규모 스타트업 소프트웨어 제공업체가 생겨났습니다. 보다 민첩한 스타트업 공급업체는 기능 요구 사항과 예산을 완벽하게 일치시킬 수 있습니다.

이 스타트업은 자금 조달을 준비하고 있을 수도 있습니다. 이 경우 공급업체는 일련의 자금 조달 라운드에 앞서 고객과 수익을 늘리고 싶어할 것입니다.

소프트웨어 회사의 규모와 유형에 따라 협상 중에 활용할 자금, 인수 및 투자자 세부 정보를 Crunchbase에서 찾을 수 있습니다.

5. 채점 템플릿을 사용하여 최상의 옵션 식별

아래 표에 나열된 기준을 사용하여 상위 몇 가지 소프트웨어 옵션을 서로 비교하여 점수를 매기십시오. 이렇게 하면 거래에 얼마나 투자해야 하는지 또는 포기할 수 있는지 여부를 정확히 알 수 있습니다.

1에서 5까지의 기준에 점수를 매기고 승자를 계산할 때 중요한 고려 사항에 더 많은 가중치를 부여합니다. 공급업체 옵션에 필요한 만큼 다음을 사용합니다.

• 가격
  • 라이선스 수수료
  • 커스터마이징 및 구현 비용
  • 유지비
  • 교육 비용
• 필수(그리고 있으면 좋은) 기능 및 기능
• 작동 요구 사항(호환성 및 이동성)
• 통합
• 지원 및 교육 기능
• 이용약관(T&C) 위험

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6. 떠날 준비를 하세요

각 공급업체에 점수를 매기고, 약관을 검토하고, 공급업체와 귀사의 이해관계를 이해한 후에는 다른 실행 가능한 옵션을 선택할 여유가 있는지 알 수 있습니다.

요구 사항 및 유효한 대안 목록은 점수가 낮은 공급업체가 유리한 방향으로 진행되지 않을 때 협상을 포기할 수 있는 기능을 제공합니다. 협상에서 멀어지면 시간을 내어 팀과 함께 재설정하십시오.

• 기대치를 재구성하십시오
• 협상 전술을 강화하라
• 차기 최고의 소프트웨어 옵션이 정말로 추구할 가치가 있는지 판단

각 토론에서 연구를 더 잘 활용하는 방법과 공급업체의 어려운 질문과 전술에 가장 잘 응답하는 방법을 배우게 됩니다.

소프트웨어 협상을 위한 최고의 리소스 수집

회사가 소프트웨어 수명에서 가장 중요한 대화에 대해 준비되어 있는지 확인하십시오. 요약하자면, 협상가 팀을 모으고, 숨겨진 비용과 수용 가능한 계약 조건을 이해한 다음, 공급업체에 압력을 가하는 효과적인 게임 계획을 개발하십시오.

프로세스를 시작하려면 실제 사용자 리뷰를 분석하고 몇 가지 소프트웨어 데모를 예약한 다음 처음부터 다음 단계를 따라야 각 공급업체에 맞게 협상 계획을 조정할 수 있습니다.